1. ESCUELA VIRTUAL DE GOBIERNO EN LINEA

2. 1
Contenido
DESCRIPCIÓN DEL MODULO............................................................................................................ 2
CONCEPTO ......................................................................................................................................... 3
FORMULARIOS DE DESCARGA......................................................................................................... 4
IMPACTO DE USO DE VENTANILLA ÚNICA .................................................................................... 5
IMPACTO DE LOS FOMRULARIOS DE DESCARGA .......................................................................... 6
ANTECEDENTES................................................................................................................................ 7
MARCO LEGAL ................................................................................................................................... 7
GLOSARIO........................................................................................................................................... 9
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................. 11

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DESCRIPCIÓN DEL MODULO
Transacción en línea: comprende todas las actividades para que las entidades
dispongan sus trámites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales
podrán gestionarse por diversos canales electrónicos, permitiéndoles realizar desde
la solicitud hasta la obtención del producto sin la necesidad de aportar documentos
que reposen en cualquier otra entidad pública o privada que cumpla funciones
públicas. Lo anterior haciendo uso de autenticación electrónica, firmas electrónicas
y digitales, estampado cronológico, notificación electrónica, pago por medios
electrónicos y actos administrativos.
La actividad a adelantar por parte de las entidades para dar cumplimiento al
Componente de Transacción en línea está relacionada principalmente con la
posibilidad del ciudadano de realizar Trámites y servicios en línea, lo cual implica:
1. Formularios para descarga y/o diligenciamiento en línea,
2. Expedición en línea de certificaciones y constancias.
3. Automatización de trámites y servicios,
4. Ventanillas Únicas Virtuales.
5. Pagos en línea,
6 .Uso de firmas electrónicas y digitales, entre otros.
PREGUNTA ORIENTADORA
¿Qué es una Ventanilla Única?
La ventanilla única, constituye el agrupamiento en una sola instancia u
organismo de todos los trámites diferentes que el ciudadano debe realizar ante la
Administración pública con un fin particular.
En el Reino Unido, recibe el nombre de One stop shop, aunque esta denominación
se vinculaba en origen a los ayuntamientos o administraciones locales.
Las ventanillas únicas se crean para agilizar los pagos y los procedimientos
oficiales en la consecución de permisos, acreditaciones, recursos, servicios o
presentación de solicitudes, evitando que la ciudadanía sufra las consecuencias de

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la dispersión espacial impuesta por la estructura de las diferentes administraciones
y el complejo organigrama de cada una de ellas.
El concepto "ventanilla única" hay que entenderla desde el punto de vista del
ciudadano, es decir como un punto en el que el ciudadano puede encontrar toda la
información que necesita.
¿Para qué nos sirve los formularios de descarga?
Los formularios de descarga son herramientas que permiten facilitar la interacción
entre el Estado y los ciudadanos, con una comunicación armoniosa, facilita el
acceso a la información y descarga de responsabilidades y colas losfuncionarios de
las entidades públicas y privadas
CONCEPTO
El concepto de Ventanilla Única corresponde a la unidad de correspondencia, es
la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada los
servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que
tramite, esta unidad debe cumplir con las fases de recepción, distribución y trámite
del Programa de Gestión Documental.
Características de la Ventanilla Única Documental
 Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan
de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva,
con oportunidad y en orden consecutivo.
 Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se
tiene acceso y los asuntos de su competencia.
 Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías,
que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de
correspondencia.

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 Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones
oficiales a las dependencias que lo requieran.
 Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el
vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes por
los ciudadanos.
 Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y
respetando el derecho de turno.
Una ventanilla única de gobierno electrónico es aquel sitio o portal en
Internet que ha sido estructurado y diseñado de modo tal que permite crear un
único espacio virtual, en donde de manera centralizada se pone a disposición de
los ciudadanos y las empresas una amplia variedad de servicios y trámites, los
cuales son ofrecidos por una diversa gama de instituciones del Estado.
Dichos trámites y servicios deben basarse en estándares de interoperabilidad
tecnológica5 que permitan la generación de una interfaz entre la administración
pública y el ciudadano, de modo que este último sólo requiera validarse en una
ocasión y a partir de ésta se le dará la debida autorización y acceso a todos los
servicios de la ventanilla, según corresponda. Bajo esta “capa visible” se debe
contemplar una gran cantidad de aspectos políticos y tecnológicos como soluciones
para la integración de bases de datos y sistemas, mecanismos de seguridad y
protección de datos, modelos de financiamiento y mecanismos de coordinación,
entre otros.
FORMULARIOS DE DESCARGA
Según el manual 3.1 “La entidad, en concordancia con el artículo 26 del Decreto
Ley 019 de 2012, pone a disposición gratuita de los particulares, a través del
Portal del Estado Colombiano – PEC (haciendo uso del SUIT), todos los formularios
cuya diligencia se exija para la realización de los trámites y servicios de acuerdo
con las disposiciones legales. Los formularios se deben acompañar de un demo,
guía o ayuda de diligenciamiento y debe contar con mecanismos que permitan a
los usuarios la verificación de los errores cometidos en el proceso de

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diligenciamiento. Para el diseño de formularios se deben utilizar los conceptos y
formatos del lenguaje común de intercambio de información. Los formularios del
orden nacional que se utilicen en entidades del orden territorial o entes autónomos
deben conservar el logotipo del Ministerio al cual pertenezcan”.1
IMPACTO DE USO DE VENTANILLA ÚNICA
A partir de la definición y aplicaciones es posible inferir el impacto que producirá
en el gobierno, los Ciudadanos y las empresas la implementación de una ventanilla
única de gobierno electrónico.
EN LOS CIUDADANOS. El mayor impacto en las personas puede apreciarse en
aspectos como:
 Aumentar el acercamiento con el gobierno.
 Participar en la toma de decisiones.
 Poseer más información sobre el uso de los recursos públicos.
 Reducir costos en trámites.
 Evitar desplazamiento físico a múltiples instancias de gobierno.
 Disminuir tiempos necesarios para completar los trámites.
EN EL GOBIERNO. La ventanilla única electrónica genera impactos como:
 Implantar un modelo de gestión moderno y eficiente.
 Mejorar la comunicación con los ciudadanos y las empresas.
 Fomentar la gestión orientada al servicio de los ciudadanos y empresas.
 Disminuir las colas en las oficinas públicas.
 Simplificar los trámites.
 Disminuir los gastos operativos en materiales y suministros como papel,
combustible y alquileres.
 Hacer transparente el uso de los recursos del Estado.
 Trabajar bajo un modelo de rendición de cuentas continuo.
 Mejorar clima laboral de los empleados públicos.
1
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-
3.1.pdf Pág. 55

7. 6
EN LAS EMPRESAS. Una ventanilla electrónica favorece un clima de negocios
más positivo y permite a las empresas una mayor concentración en temas propios
del quehacer diario empresarial.
Adicionalmente a las ventajas previamente citadas, otros beneficios que obtendrá
el sector empresarial son:
 Mejor comunicación con el gobierno.
 Mayor facilidad para cumplir requisitos de formalización.
 Disminución de costos operativos en trámites y servicios.
http://www.intenalco.edu.co/MVUIES_V01.pdf
http://redgealc_red2
IMPACTO DE LOS FOMRULARIOS DE DESCARGA
Los formularios web son el mecanismo más eficientes para la obtener datos útiles
de los visitantes a tu sitio.
EN LOS CIUDADANOS. El mayor impacto en las personas puede apreciarse en
aspectos como:
 Reducir costos en trámites.
 Evitar desplazamiento físico a múltiples instancias de gobierno.
 Disminuir tiempos necesarios para completar los trámites.
EN EL GOBIERNO.
 Implantar un modelo de gestión moderno y eficiente.
 Mejorar la comunicación con los ciudadanos y las empresas.
 Fomentar la gestión orientada al servicio de los ciudadanos y empresas.
 Disminuir las colas en las oficinas públicas.
 Simplificar los trámites.
 Hacer transparente el uso de los recursos del Estado.
 Mejorar clima laboral de los empleados públicos.

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http://www.youtube.com/watch?v=AXHpiZ_7nSI Impuesto Predial en Línea
ANTECEDENTES
HISTORICOS
La política pública de Gobierno en línea en Colombia que inició en el año 2000 con
la directiva presidencial 02 de dicho año y continuó de manera decidida desde el
2008 con la expedición del Decreto 1151 que definió los lineamientos generales de
la Estrategia de Gobierno en línea, ha evolucionado de forma permanente en el
país, tanto en su alcance hacia un mayor número de entidades, como en su
implementación por parte de las mismas, pues cada vez más las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones se han convertido en una herramienta por
excelencia para mejorar la gestión de lo público y la relación Estado-ciudadano.
MARCO LEGAL
Ley 962 de 2005 “Disposiciones sobre la racionalización de trámites y
procedimientos administrativos, y la oferta a través de medios electrónicos de
información y servicios relacionados”.
Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014
“Prosperidad para todos”. Todas las entidades deberán adelantar las acciones
señaladas por GEL.
CONPES 3650 de 2010
Declara la importancia estructural de GEL. MINTIC y DNP deben formular los
lineamientos de la estrategia.
DECRETO 2692 DE 2012

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Documento que contiene los lineamientos y criterios de los componentes de
Gobierno en línea.
Ley 1450 de 2011
Art. 230. “Todas las entidades de la administración pública deberán adelantar las
acciones señaladas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la estrategia de Gobierno
en Línea. Esta estrategia (…) contemplará como acciones prioritarias (…) estimular
el desarrollo de servicios en línea del Gobierno por parte de terceros basados en
datos públicos(…).”
Artículo 26 Decreto Ley 019 de 2012.
El artículo 4 de la Ley 962 de 2005, quedará así:
"Artículo 4. Divulgación y gratuidad de formularios oficiales para la presentación de
declaraciones y realización de pagos. Cuando sea del caso, los destinatarios a
quienes se les aplica el presente Decreto-Ley, deberán habilitar los mecanismos
necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el
formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse el
deber u obligación legal, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o
electrónicas.
Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones administrativas
deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los
formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales. En todo caso,
para que un formulario sea exigible al ciudadano, la entidad respectiva deberá
publicarlo en el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un
plazo de tres meses contados a partir de la publicación del presente decreto, para
publicar los formularios hoy existentes.

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Para todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que se
obtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales."2
Ley 1437 de 2011.
Por medio de la cual “se crean la Comisión Especial de Modernización y las
Unidades Coordinadoras de Asistencia Técnica Legislativa y Atención Ciudadana del
Congreso de la República”. Siendo la Comisión Especial de Modernización, entre
otros temas, la encargada de Estudiar, proponer y crear procesos de
modernización en forma permanente dentro de la Institución Legislativa, a través
del Sistema de Información Parlamentaria y la responsable de establecer los
términos y procedimientos necesarios para la actualización de la información
contenida en la página de Internet del Congreso de la República.
Lineamientos nacionales NTC 5854
Verificar el cumplimiento con el nivel de conformidad A en todos sus desarrollos
web, de acuerdo con lo establecido en la Norma NTC 5854. Implementar de forma
transversal un lenguaje claro al ciudadano
Ley 872 de 2003. Artículo 4.
El artículo 4º de la Ley, señala que el Sistema tendrá como base fundamental el
diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia,
de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos
y de los organismos de control, estando a disposición de los usuarios o
destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas
electrónicas de cada una de las entidades.
GLOSARIO
 Ventanilla Única: constituye el agrupamiento en una sola instancia u
organismo de todos los trámites diferentes que el ciudadano debe realizar
ante la Administración pública con un fin particular.
2
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45322 Artículo 26 Decreto Ley 019 de
2012

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 Tramites: es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un
resultado, en pos de algo, o los formularios necesarios para resolver una
cosa o un asunto.
 Gobierno electrónico: consiste en el uso de las Tecnologías de la
Información y el conocimiento en los procesos internos de gobierno, así
como en la entrega de los productos y servicios del estado tanto a los
ciudadanos como a la industria.
 Interoperablidad: habilidad de dos o más sistemas o componentes para
intercambiar información y utilizar la información intercambiada.
 Cadena de Tramites: Las cadenas de trámites se dan por las
interdependencias que tienen ciertos trámites para que la entidad que
ofrece un servicio pueda contar con toda la información relevante para su
prestación. Su existencia es válida en la medida en que las entidades tienen
competencias diferentes y muchas veces complementarias, pero se debe
evitar que sea el ciudadano el responsable de realizar el intercambio de
información entre diferentes entidades para realizar el trámite que necesite.
 Accesibilidad: Medio por el cual todas las personas pueden utilizar un objeto,
visitar un lugar o acceder a un servicio, independientemente de sus capacidades
técnicas, cognitivas o físicas..
 Usabilidad: Se refiere a la facilidad con que las personas pueden utilizar una
herramienta particular o cualquier otro objeto fabricado por humanos con el fin de
alcanzar un objetivo concreto

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BIBLIOGRAFÍA
 Guía para administración de comunicaciones oficiales- Archivo General de la
Nación.
 Documento Ventanilla única de Gobierno Electrónico.
 Manual 3.1 Gobierno en línea.
 Decreto 2693 de2012
 Portal de Estado colombiano.
 Normatividad/Política Artículo 26 Decreto Ley 019 de 2012.
 Lineamientos nacionales NTC 5854