2. Un formulario es un objeto de base de datos que se puede
usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla
o consulta.
Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los
datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar.
Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo
algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos
campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con
sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos.
Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un
formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
3. USAR LA HERRAMIENTA FORMULARIO
PARA CREAR UN NUEVO FORMULARIO
En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene
los datos que desee ver en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
4. Access crea el formulario y lo muestra en la vista
Presentación. En la vista Presentación, se pueden
realizar cambios de diseño en el formulario
mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede
ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que
quepan los datos si es necesario. Para obtener más
información sobre las vistas de los formularios.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una
relación uno a varios con la tabla o consulta usada
para crear el formulario, agregará una hoja de
datos al formulario basado en la tabla o consulta
relacionada.
5. Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede
usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de
formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se
ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina
con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información
sobre la creación de relaciones.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente
para formularios .
Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en
Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta
en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una
tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A
continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
6. Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft
Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos
datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
Las dos vistas están conectadas al
mismo origen de datos y están en todo
momento sincronizadas entre ellas. Si
se selecciona un campo en una parte
del formulario, se selecciona el mismo
campo en la otra parte del formulario.
Se pueden agregar, editar o eliminar
datos de ambas partes (siempre y
cuando el origen de registros sea
actualizable y el formulario no esté
configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las
ventajas de ambos tipos de formularios
en un solo formulario.
7. CREAR UN FORMULARIO MEDIANTE LA
HERRAMIENTA FORMULARIO EN BLANCOSi el asistente o las herramientas de creación de formulario
no se ajustan a sus necesidades, puede usar la
herramienta Formulario en blanco para crear un formulario.
Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario,
especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos
campos.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En
blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista
Presentación y muestra el panel Lista de campos.
8. En el panel Lista de campos, haga clic
en el signo más (+) situado junto a la
tabla o las tablas que contienen los
campos que desee ver en el formulario.
Para agregar un campo al formulario,
haga doble clic en él o arrástrelo hasta el
formulario. Para agregar varios campos a
la vez, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en varios campos. A
continuación, arrástrelos todos juntos
hasta el formulario.
Con las herramientas del grupo
Controles en la ficha Formato, se puede
agregar al formulario un logotipo, un
título, números de páginas o la fecha y la
hora.
