Este documento describe cómo crear formularios e informes en Access. Explica que un formulario permite ver y editar datos de una tabla de manera más sencilla. Ofrece dos métodos para crear formularios: la herramienta Formulario y Formulario dividido. También detalla cómo crear informes mediante la herramienta Informe o el Asistente para informes para mostrar datos de tablas y consultas de forma organizada.

1. CREACIÓN DE FORMULARIOS
E INFORMES
ACCESS
FABRICIO CAIZA

2. FORMULARIOS
 Un formulario es un objeto de base de
datos que se puede usar para escribir,
modificar o mostrar los datos de una
tabla o consulta.
 Los formularios se pueden usar para
controlar el acceso a los datos, como qué
campos o filas de datos se van a mostrar

3. PARA QUE SIRVE UN
FORMULARIO?
 Puede que algunos usuarios necesiten ver
sólo algunos de los campos de una tabla
que contiene numerosos campos. Si se
proporciona a esos usuarios un
formulario con sólo esos campos, les será
más fácil usar la base de datos. Asimismo,
se pueden agregar botones y otras
funciones a un formulario con el fin de
automatizar las acciones frecuentes.

4. Crear un formulario mediante la herramienta
Formulario
 Puede usar la herramienta Formulario
para crear un formulario con un solo clic.
Cuando usa esta herramienta, todos los
campos del origen de datos subyacente
están colocados en el formulario. Puede
comenzar a usar inmediatamente el nuevo
formulario, o bien, puede modificarlo en la
vista Presentación o Diseño para ajustarlo
a sus necesidades.

5. Usar la herramienta Formulario
para crear un nuevo formulario
 En el panel de exploración, haga clic en la
tabla o consulta que contiene los datos
que desee ver en el formulario.
 En el grupo Formularios de la
ficha Crear, haga clic en Formulario.

6. Crear un formulario dividido
mediante la herramienta Formulario
dividido Un formulario dividido es una característica nueva de
Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos
vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario
y una vista Hoja de datos.

7.  Las dos vistas están conectadas al mismo origen de
datos y están en todo momento sincronizadas entre
ellas. Si se selecciona un campo en una parte del
formulario, se selecciona el mismo campo en la otra
parte del formulario. Se pueden agregar, editar o
eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el
origen de registros sea actualizable y el formulario no
esté configurado para evitar estas acciones).
 Los formularios divididos aportan las ventajas de
ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por
ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la
hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a
continuación, usar la parte correspondiente al
formulario para ver o editar el registro

8. Crear informes
 Elegir un origen de registros
Los informes constan de información
extraída de una tabla o consulta, así como
de la información almacenada en el diseño
del informe, como etiquetas, encabezados y
gráficos. La tabla o consulta que
proporciona los datos subyacentes también
se conoce como origen de registros del
informe.

9.  Si los campos que desea incluir se encuentran
todos en una sola tabla, utilice dicha tabla
como origen de registros. Si los campos se
encuentran en más de una tabla, le será más
conveniente utilizar una o más consultas como
origen de registros. Puede que dichas
consultas ya existan en la base de datos, o
bien, puede ser necesario crear consultas
específicas que cubran las necesidades del
informe.

10. Crear un informe mediante la
herramienta de informes
 La herramienta Informe es la manera más rápida
de crear un informe, porque lo genera
inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de
información. El informe muestra todos los
campos de la tabla o consulta subyacente. La
herramienta Informe puede no crear el producto
final terminado que desea obtener en última
instancia, pero resulta muy útil para ver
rápidamente los datos subyacentes. Después,
puede guardar el informe y modificarlo en la vista
Presentación o en la vista Diseño para que se
adapte mejor a sus propósitos.

11.  En el panel de exploración, haga clic en la tabla o
consulta en la que desea basar el informe.
 En el grupo Informes de la ficha Crear, haga
clic en Informe.
 Access crea y muestra el informe en la vista
Presentación.
 Después de ver el informe, puede guardarlo y, a
continuación, cerrar tanto el informe como la
tabla o consulta subyacente que ha utilizado
como origen de registros. La próxima vez que
abra el informe,Access mostrará los datos más
recientes del origen de registros.

12. Crear un informe mediante el
Asistente para informes
 Puede utilizar el Asistente para informes
para ser más selectivo acerca de los
campos que van a aparecer en el informe.
También puede especificar cómo se
agrupan y se ordenan los datos, y puede
utilizar los campos de más de una tabla o
consulta, siempre que haya especificado
de antemano las relaciones entre las
tablas y consultas.

13.  En el grupo Informes de la ficha Crear, haga
clic en Asistente para informes.
 Siga las instrucciones de las páginas del
Asistente para informes. En la última, haga clic
en Finalizar.
 En la Vista preliminar del informe, éste aparece
tal y como se imprimirá. También puede
ampliarlo para ver mejor determinados
detalles. Para obtener más información acerca
de cómo ver e imprimir el informe,

14.  NOTA Si desea incluir en el informe campos
de varias tablas y consultas, no haga clic
en Siguiente ni en Finalizar después de
seleccionar los campos de la primera tabla o
consulta en la primera página del Asistente
para informes. Al contrario, repita los pasos
para seleccionar una tabla o consulta y haga
clic en los campos que desee incluir en el
informe hasta haber seleccionado todos los
campos necesarios. A continuación, haga clic
en Siguienteo en Finalizar para continuar.