Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos y mostrar sólo los campos necesarios para diferentes usuarios. Existen varias herramientas en Access para crear formularios como Formulario, Formulario dividido, Varios elementos, el Asistente para formularios y Formulario en blanco.

2. ¿Qué es un formulario? Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Formulario : elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

3. ¿Para qué se puede usar? Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, hay usuarios que necesitan ver sólo algunos de los campos. En un formulario con sólo esos campos, a los usuarios les será más fácil usar la base de datos.

4. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario. Cuando se usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

5. Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido Un formulario dividido es una característica de Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

6. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas, si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario.

7. Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

8. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas.

9. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas.

10. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.