Introduccion a la gp

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Introduccion a la gp

  1. 1. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA CARRERA: Ingeniería en Informática AUTOR: Ing. Juan Carlos Espinoza Ojeda MATERIAL DE USO DIDÁCTICO PARA ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA, PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL POR CUALQUIER MEDIO ABRIL - AGOSTO 2009 Reciba asesoría virtual en: www.utpl.edu.ec ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN CICLO 10 A Guía Didáctica DMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORMATICOS 181002
  2. 2. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS Guía Didáctica Juan Carlos Espinoza Ojeda UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA Ecuador 3.0 By NC ND Diagramación, diseño e impresión: EDITORIAL DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA Call Center: 593 - 7 - 2588730, Fax: 593 - 7 - 2585977 C. P.: 11- 01- 608 www.utpl.edu.ec San Cayetano Alto s/n Loja - Ecuador Primera edición Segunda reimpresión ISBN-978-9942-00-100-9 Septiembre, 2008 Esta versión impresa, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento - No comercial - Sin Obras Derivadas; la cual permite copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra, mientras se reconozca la autoría original, no se utilice con fines comerciales ni se realicen obras derivadas. http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-nd/3.0/ec/ CC
  3. 3. ÍTEM PÁGINA INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 5 OBJETIVOS GENERALES ............................................................................................................... 6 BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................................... 6 ORIENTACIONES GENERALES .............................................................................................. 7 PRIMER BIMESTRE OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................................................................... 9 CONTENIDOS....................................................................................................................................... 9 DESARROLLO DEL APRENDIZAJE ........................................................................................... 10 Capítulo 1: Proyectos Informáticos............................................................................... 10 Capítulo 2: Planificación de Proyectos ........................................................................ 15 SEGUNDO BIMESTRE OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................ 23 CONTENIDOS ................................................................................................................................. 23 DESARROLLO DEL APRENDIZAJE ........................................................................................ 24 Capítulo 3: Ejecución y Control de Proyectos....................................................... 24 Capítulo 4: Finalización de Proyectos ...................................................................... 29 SOLUCIONARIO.................................................................................................................................. 31 GLOSARIO............................................................................................................................................. 31 EVALUACIONES A DISTANCIA ÍNDICE
  4. 4. PRELIMINARES Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja Introducción La figura del proyecto surge como una herramienta efectiva para establecer esa ventaja competitiva que las empresas requieren dentro de su nicho de mercado. Los proyectos se originan y desarrollan principalmente por dos motivos: en primer lugar, con el objeto de aprovechar una oportunidad de negocio y en segundo término, para resolver alguna situación particular que se esté presentando en la empresa. La formulación y gestión adecuada de un proyecto, requiere conocer los aspectos relacionados con la formulación adecuada, las áreas y herramientas disponibles para su administración y los aspectos del entorno que determinan los resultados obtenidos en la ejecución del mismo. El presente curso trata de la administración profesional de proyectos, su estudio se basa en las fases de administración de proyectos dadas por el PMI (Project Management Institute); los contenidos del capítulo uno, Preliminares, le permitirán comprender el enfoque global del porque de los proyectos en las organizaciones o en la labor profesional, además de comprender la importancia de agregar a las tareas empresariales un desarrollo profesional, sean estas pequeñas o grandes. Este capítulo incluye la fase inicial de la administración de proyectos, Inicio del Proyecto; la comprensión de los fundamentos sobre la Administración de Proyectos y con el estudio de las herramientas presentadas en el texto base, para la fase primera de la administración de proyectos, permitirán identificar e iniciar un proyecto. El segundo capítulo se desarrolla con la fase segunda de un proyecto, la Planificación, se presentara lo que se debe realizar antes de ejecutar un proyecto, que no es más que la planeación oportuna, la cual permitirá prever situaciones conflictivas del proyecto, así como también establecer la medida para controlar la ejecución del proyecto. Las herramientas que dispone el texto base para este capítulo, es fundamental practicar con estas para entender, comprender y beneficiarse de su uso. Por lo extenso de los contenidos que se exponen en el capítulo 2, el mismo se desarrolla en todo el primer bimestre. Luego de establecer la planificación de proyecto y por consiguiente el desarrollo de los entregables para la APP (los documentos que generan las herramientas planteadas en la planeación), el segundo bimestre empieza con el capítulo tercero, Ejecución y Control, la ejecución es la tercera fase de la administración de proyectos, la cual se desarrolla paralelamente con la fase cuarta, el Control. El capítulo se fundamenta en la ejecución del proyecto, ejerciendo control de acuerdo a la planeación realizada. Finalmente, luego de revisar todo lo que se debe tener presente en la administración de proyectos, el último capítulo hace referencia a la última fase de la administración de proyectos, el Cierre. Una vez terminados los procesos de ejecución y control, el proyecto debe cerrarse. La calificación del proyecto esta estrechamente ligada con el cumplimiento de objetivos. Bien, sigamos entonces con nuestro aprendizaje.
  5. 5. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja PRELIMINARESGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos ¸ Comprender los fundamentos de la Administración Profesional de Proyectos, en función de sus procesos, y adaptación de estos en proyectos informáticos. ¸ Identificar las ventajas que se obtienen al ejecutar un proyecto con una planificación y control profesional que permita llegar al cierre profesional del proyecto. Libro básico. CHAMOUN NICOLÁS Juan Yamal, Administración Profesional de Proyectos-La Guía, Editorial McGraw-Hill Interamericana, México, 2002. Yamal Chamoun, ingeniero civil de profesión, tiene amplio conocimiento en la administración profesional de proyectos. Si bien, la experiencia del autor se basa en proyectos de construcción, el libro detalla experiencias y herramientas que permiten adaptar el conocimiento a la administración de proyectos de cualquier rama. Bibliografía complementaria. GUÍA DEL PMBOK, Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, Tercera Edición. Este texto, lo podrá encontrar en los recursos del curso dispuestos en el EVA. Este recurso bibliográfico es el fundamento del libro base y expone las directrices fundamentales en la administración de proyectos. Sitios de Internet. Web Site: http://www.pmi.org. Web de Project Management Institute (PMI). PMI, es el creador del estandar de administración de proyectos expuesto en el PMBOK. Web Site: http://www.pm4lat.org. Web dedicada a la publicación de documentos de gestión de proyectos en base a las normas del PMI, para Latinoamérica. Objetivos generales Bibliografía
  6. 6. PRELIMINARES Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja El curso de administración de proyectos informáticos, ha enfocado su desarrollo en la práctica de la creación, planificación y administración de un proyecto informático, este puede ser alguno realizado en otras asignaturas, su trabajo o alguno que desee emprender. En el avance de los temas se plantearán las actividades a realizar; por tanto es de alta prioridad que Ud. acceda regularmente al EVA (Entorno Virtual de Aprendizaje), por este medio guiaré todo el trabajo a realizar. Con el fin de enriquecer conocimientos, acudiremos al uso de foros, en estos analizaremos experiencias y aportes respecto de la gestión de proyectos informáticos, obteniendo así ideas para el trabajo del curso. Es importante tome en cuenta el desarrollo de las autoevaluaciones tanto de la guía como del texto base, estas permitirán que Ud. se prepare para las evaluaciones presenciales. Recuerdo que la participación o interacción en el campus virtual es obligatoria para todos los estudiantes con un valor de 2 puntos en la nota del trabajo a distancia. En el estricto caso de los alumnos que residan en ciudades pequeñas en donde no es posible o es muy complicado el uso de Internet, por favor comunicar, con el fin de establecer alternativas para la participación. Cualquier inquietud que Ud. obtuviera sobre los contenidos del curso, por favor remítalo por EVA o al email jcespinozax@utpl.edu.ec, además telefónicamente al 07-2570275 Ext. 3110, 2903 preferentemente en las horas dispuestas para las tutorías. Con el fin de que Ud. pueda estudiar de mejor manera los contenidos del curso a continuación la distribución de capítulos por bimestre conjuntamente con las secciones del libro base. Capítulos de la Guía Didáctica. Capítulos del libro básico. Secciones del libro básico. PRIMER BIMESTRE Capítulo I: Preliminares. Capítulo 1 y Capítulo 2. 1.1 - 1.11, 2.1 - 2.19. Capítulo II: Planificación. Capítulo 3. 3.4 - 3.10. SEGUNDO BIMESTRE Capítulo 3: Ejecución y Control. Capítulo 4 y Capítulo 5. 4.2 - 4.6. 5.2 – 5.12. Capítulo 4: Finalización. Capítulo 6. 6.2 – 6.5. Orientaciones generales
  7. 7. PRIMER BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja ÿ Introducir al estudiante en los conceptos de inicio de proyectos y las herramientas para el inicio. ÿ Establecer relaciones y diferencias entre las áreas de la administración profesional de proyectos. capÍtulo 1: PROYECTOS INFORMÁTICOS. Datos Generales: Conceptos Clave Contenidos 1.1 Introducción a la administración profesional de proyectos. 1.1.1 ¿Qué es un proyecto? 1.1.2 Participantes. 1.1.3 Procesos. 1.1.4 Áreas de la Administración Profesional de Proyectos 1.2 Inicio del Proyecto. Autoevaluación Capítulo 2: Planificación DE PROYECTOS. Datos Generales: Conceptos Clave Contenidos 2.1 Desarrollo del Plan del Proyecto. 2.2 Administración del Alcance. 2.3 Administración de los Recursos Humanos. 2.4 Administración de la Comunicación. 2.5 Administración del Tiempo. 2.6 Administración del Costo. 2.7 Administración de la Calidad. 2.8 Administración del Riesgo. 2.9 Administración de los Abastecimientos. 2.10 Administración de la Integración. Autoevaluacion PRIMER BIMESTRE Objetivos específicos Contenidos
  8. 8. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja10 PRIMER BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos CAPÍTULO 1 PROYECTOS INFORMÁTICOS. Datos Generales: TEXTO BASE CHAMOUN NICOLÁS Juan Yamal, Administración Profesional de Proyectos-La Guía, Editorial McGraw-Hill Interamericana, México, 2002. CAPÍTULOS Capítulo 1: Introducción a la Administración Profesional de Proyectos Capítulo 2: Como iniciar el Proyecto SECCIONES 1.1 - 1.11, 2.1 - 2.19. Horas de estudio empleadas para el desarrollo del contenido 10 horas Conceptos Clave Involucrados.- Son las organizaciones y personas que serán afectados o beneficiados por el desarrollo del proyecto. Administración Profesional de Proyectos (APP).- Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados. Mapas mentales.- Técnica para bosquejar ideas, facilitar el entendimiento, trabajar en equipo y otros usos. Chárter.- Documento que formaliza la iniciativa informal de inicio de un proyecto. Interactividad en el Campus Virtual Participe en el foro planteado para este capítulo. Además remita en la sección respectiva los documentos de los ejercicios solicitados en cada sección y al final del capítulo. Desarrollo del aprendizaje
  9. 9. PRIMER BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 11 contenidos 1.1 Introducción a la administración profesional de proyectos. 1.1.1 ¿Qué es un proyecto? Un proyecto tiene características que lo diferencian de las otras actividades de una organización: • Dirigidos a un objetivo específico • Utiliza recursos • Tiempo definido de inicio y conclusión • Su desarrollo es programado • Obligaciones con el cliente: tiempo, calidad, presupuesto.... `… es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver una necesidad humana...` A través de los proyectos la gente convierte sus ideas en actividades y productos para lograr un cambio benéfico. Con estas pautas entonces revisemos entonces el capítulo 1 del texto base, sección 1.2, página 27; aquí encontrará mayor detalle de este tema. Practique identificando proyectos vuestros, de su empresa, comunidad o trabajo. 1.1.2 Participantes. ¿Quiénes son los participantes claves en un proyecto? Todo proyecto tiene clientes o usuarios, que son las personas que se beneficiarán directa o indirectamente. Los participantes clave de un proyecto se abordan más profundamente en el capítulo 1 del texto base, sección 1.4, página 29. Bien, ahora de esos proyectos que identifico en la sección anterior, ¿cuáles son los participantes? 1.1.3 Procesos. Inicio Planeación Ejecución Control Cierre
  10. 10. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja12 PRIMER BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos Estos son los cinco procesos en el desarrollo de proyectos, cada una de estos procesos tienen definiciones propias respecto de la administración de proyectos, revise el capitulo 1, sección 1.5, página 31 del libro base; aquí se explica con mayor detalle este tema. Es importante notar que en lo más común de nuestras actividades siempre tenemos en menor o mayor medida estos procesos, la diferencia está en que no lo aplicamos profesionalmente, o teniendo en cuenta ciertas consideraciones que en una correcta aplicación y secuencia llevaran de seguro a obtener mejores resultados. 1.1.4 Áreas de la Administración Profesional de Proyectos Son nueve las áreas que se plantean en la Administración Profesional de Proyectos, las cuales afectan a todo proyecto, como son: ÿ Alcance ÿ Comunicación ÿ Tiempo ÿ Riesgo ÿ Costo ÿ Abastecimiento ÿ Calidad ÿ Integración ÿ Recursos Humanos De las áreas descritas lo importante es identificar la relación entre ellas y lo que aportan en la correcta ejecución y control del proyecto. El texto base hace referencia a las fases del proyecto en la administración tradicional, así como también la influencia en los proyectos según el tipo de organización. El manejo de las habilidades, técnicas y herramientas es crucial en la administración de un proyecto, refiérase al texto base sobre toda esta temática, en el capítulo 1, sección 1.6-1.9, página 33-42 del libro base. 1.2 Inicio del Proyecto. La administración profesional de proyectos se apoya en herramientas; en el texto base se exponen 36 técnicas y herramientas para cada uno de los procesos, en el capítulo 1, sección 1.9.3, página 43 del libro base, se detallan. Utilice la herramienta de mapas mentales para bosquejar estas herramientas, para saber más de la herramienta refiérase al capítulo 1, sección 1.11, página 45 del libro base. Lo primero a realizar es identificar los proyectos.
  11. 11. PRIMER BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 13 En qué consiste la identificación de proyectos. Un proceso de investigación y análisis de información para evaluar la pertinencia de invertir recursos adicionales en la Planificación detallada de la puesta en marcha del proyecto. ¿Cómo y dónde identificar los proyectos? Las fuentes donde se puede identificar proyectos pueden ser: Externas a la organización, como: Clientes, Competencia, Estado, Organismos de desarrollo, Comunidad, Cambios tecnológicos, Universidades y centros de investigación...; Internas en la organización, como: Investigaciones, Talleres de creatividad, Cultura organizacional, Consultoría, Alta dirección, Procesos de calidad y mejoramiento continuo, Reingeniería, Juntas directivas - Alta gerencia, Innovación... Los proyectos se pueden clasificar según: • Grado de complejidad • Tecnología que usan • Según el tipo de producto o servicio que aportan • Duración • Según el tipo de beneficio que ofrecen • Según la infraestructura que implementan • Según el tipo de cliente Ejemplos • El desarrollo de un nuevo producto • El montaje de una empresa • La ampliación de una línea de producción • El desarrollo e implementación de un sistema de información • El desarrollo de una nueva tecnología • La realización de un evento deportivo • La construcción de una obra civil • Un proyecto de inmunización de niños • Un proyecto de capacitación de adultos
  12. 12. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja14 PRIMER BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos Con todo lo antes citado de seguro ya tenemos identificados algunos proyectos, quizá ahora la pregunta que debe surgir es ¿y ahora qué hago?, bien justamente de eso trata de la administración profesional de proyectos, el proporcionar técnicas y herramientas para responder a esta pregunta. Con la idea o la iniciativa informal del proyecto debe llevarse esta al siguiente nivel, que es la formalidad del proyecto. La formalidad la constituimos elaborando el primer documento del proyecto, El Chárter, que no es más que un documento formal de la idea del proyecto. En el capítulo 2 del libro base, se destaca el cómo y para que de esta herramienta; así como también se detalla un caso de ejemplo. Ejercicios 1. Plantéese un pequeño proyecto de diseño y construcción de software para hospitales; de este elabore el Chárter del proyecto. AUTOEVALUACION PREGUNTAS V F 1. A continuación se cita los procesos en el desarrollo de proyectos. Inicio, Planeación, Control, Ejecución, Cierre. ¿El orden es correcto? 2. El proceso de “ejecución” también puede identificarse por “actuar”. 3. El cliente es quien lidera al equipo del proyecto. 4. El gerente del proyecto es el beneficiario del mismo. 5. El Chárter formaliza la iniciativa de un proyecto. 6. Los proyectos siempre se originan por la necesidad de inversión. 7. El Chárter permite identificar necesidades y requerimientos del cliente. 8. Quien prepara y autoriza el Chárter es el cliente. 9. Una de las causas por las cuales se origina un proyecto es por necesidad de negocio.
  13. 13. PRIMER BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 15 CAPÍTULO 2 Planificación DE PROYECTOS. TEXTO BASE CHAMOUN NICOLÁS Juan Yamal, Administración Profesional de Proyectos-La Guía, Editorial McGraw-Hill Interamericana, México, 2002. CAPÍTULOS Capítulo 3: Como desarrollar el Plan del Proyecto. SECCIONES 3.4 - 3.10. Horas de estudio empleadas para el desarrollo del contenido 30 horas Conceptos Clave WBS: Desglose estructurado del trabajo. Estructura de entregables de lo general a lo particular para definir el alcance total del proyecto. Entregable: Descripción específica y medible de los productos intermedios y finales que el proyecto requiere entregar. Actividad: Elemento de trabajo que se lleva a cabo durante el transcurso del proyecto. Riesgo: se prevé que algo puede funcionar mal. Se puede o no conocer la probabilidad de ocurrencia. Es posible disminuir su impacto. Restricciones: se conocen por adelantado. Interactividad en el Campus Virtual Participe en el foro planteado para este capítulo. Además remita en la sección respectiva los documentos de los ejercicios solicitados en cada sección y al final del capítulo. contenidos 2.1 Desarrollo del Plan del Proyecto. El primer paso en la planeación de un proyecto de programación es preparar un enunciado breve del problema que se solucionará y de las restricciones que existen en su resolución. La definición del problema requiere de un entendimiento cabal del dominio del problema y del entorno de éste. Las técnicas para obtener este conocimiento, por parte del planeador, son entrevistas con el cliente, observación de las tareas problemáticas, y desarrollo de las reales.
  14. 14. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja16 PRIMER BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos El segundo paso en la planeación de un proyecto de programación es determinar lo apropiado de una solución computacional. En este proceso de la administración profesional de proyectos (APP, en adelante me referiré a este así) se integran las nueve áreas descritas anteriormente. En el capítulo 3 del texto base, en la sección 3.1-3.4 página 71-74, se detalla las consideraciones sobre el documento que se transforma en uno de los entregables principales del proyecto. El documento de la planeación del proyecto. Seguidamente en este capítulo se detalla las áreas que estudiaremos en este curso. 2.2 Administración del Alcance. El planeador debe ser muy hábil en las técnicas de definición del problema, ya que distintos representantes del cliente tendrán diferentes puntos de vista, y prejuicios que influirán en la percepción del alcance del problema. En la APP se plantean dos documentos que permitirán definir de mejor manera el alcance de un proyecto, la declaración del alcance y el desglose de actividades (WBS, Work Breakdown Structure; EDT, Estructura de desglose de trabajo) , en adelante a este me referiré como WBS. La declaración del alcance se elabora a partir del Chárter del proyecto, entre el Gerente y su equipo. Con este documento, elaboramos el WBS, que no es más que un desglose más detallado de las expectativas del cliente, de tal manera que se tenga control sobre cada elemento del proyecto. El WBS consiste en dividir el proyecto en una serie de actividades secuenciales que permitan desarrollarlo con eficiencia. En proyectos de baja complejidad pueden desglosarse utilizando el sentido común del analista. Ejemplo Un proyecto de ampliación de planta industrial posee tres objetivos básicos: 1. Determinación del tamaño óptimo de planta. 2. Diseño de planta. 3. Montaje y puesta en marcha de planta. El análisis consiste en determinar para cada objetivo cuales actividades generales requieren hacerse para cumplirlo. En el caso del objetivo 1 se identificaron las siguientes actividades: 1.1 Estudio de mercado 1.2 Análisis de capacidad actual
  15. 15. PRIMER BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 17 Para el objetivo 2 se determinó: 2. 1. Estudio técnico 2. 2. Presupuestario Para el objetivo 3 se identificaron: 3.1. Compras. 3.2. Construcción e instalación. 3. 3. Puesta en marcha Revisemos el capitulo 3, sección 3.4, página 74-92 del libro base; para obtener una apreciación más amplia del tema; preste mucha atención a los ejemplos dados. Es importante no dejar de analizar la relación de los tres documentos de la APP generados hasta el momento, en la sección 3.4.14 del texto base se plantea tal relación. 2.3 Administración de los Recursos Humanos. Los proyectos requieren trabajo en equipo y especialización en las tareas. Los proyectos generalmente no permiten procesos detallados de aprendizaje. ¡No pretenda que todos hagan de todo! Definir la estructura operativa del proyecto consiste en diseñar los mecanismos por medio de los cuales se ejecutarán las actividades programadas, con los niveles de calidad requeridos, en el tiempo estipulado y dentro del presupuesto calculado. La ejecución del proyecto exige en primer lugar definir una estructura funcional, niveles jerárquicos, (los mínimos posibles), cargos y responsabilidades. En segundo lugar, una estrategia de dirección que permita liderar el equipo de trabajo del proyecto con adecuados niveles de motivación en un entorno de creatividad y de crecimiento del individuo. Un tercer componente necesario consiste en el pre- diseño de procesos administrativos que faciliten la realización de las múltiples tareas que comprende el proyecto disminuyendo las posibilidades de duplicación de trabajo y de pérdida de control en las mismas. En cuarto lugar es útil diseñar un sistema de información y monitoreo que provea a cada nivel del proyecto de la información necesaria para la toma de decisiones así como los ajustes requeridos. Para conseguir la administración de los recursos humanos la APP plantea dos herramientas, el diagrama organizacional del proyecto y la matriz de roles y funciones. Revisemos el capitulo 3, sección 3.5, página 92-97 del libro base, ampliemos el tema con los detalles y casos de estos dos documentos. Es importante revise un ejemplo de práctica común respecto de los recursos humanos en la página 95.
  16. 16. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja18 PRIMER BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos 2.4 Administración de la Comunicación. La comunicación se debe manejar en forma proactiva por el administrador del proyecto, debe estar planeada y ser ejecutada con un propósito en mente. La administración de la comunicación es una de las áreas críticas en un proyecto, y fundamental en la administración de los objetivos y los receptores de los beneficios del mismo. Se consigue evitar las sorpresas, factor crítico ante la presencia de un imprevisto. La APP para una correcta administración de la comunicación destaca cuatro documentos o herramientas útiles, que son: la matriz de comunicación, calendario de eventos, estatus semanal y reporte mensual. Cada una de estos documentos tiene un objetivo los cuales se abordan con más detalle en el capítulo 3, sección 3.6, página 98-105 del libro base. Se plantean formatos que se pueden usar tanto en el estatus semanal como en el reporte mensual; sin embargo, queda a decisión de cada equipo de proyectos el utilizado. 2.5 Administración del Tiempo. Las actividades de los proyectos pueden tener una duración variable. Las razones de dicha variación tienen que ver con la habilidad de las personas que realizan la actividad, la disponibilidad de las materias primas o equipos, las variaciones en el rendimiento de las máquinas, la presencia de eventos que inciden en el proyecto y en general la ocurrencia de eventos inesperados. La administración del tiempo en proyectos informáticos casi siempre es la que mas falla. Es aquí donde se refleja la experiencia y capacidad del gerente de proyecto, pues tendrá que definir conjuntamente con su equipo el tiempo adecuado, oportuno y sobre todo con un porcentaje de precisión bastante alto, básicamente el tiempo que se defina implica en los costos del proyecto. Es fácil darse cuenta que a más tiempo, mas costo en el proyecto. En el capítulo 3, sección 3.7, página 106-117 del libro base; se plantea con más detalle el tema. La administración del tiempo se realiza utilizando la herramienta denominada “El programa del proyecto”. En la sección 3.7.2 se hace referencia a distintas definiciones que Ud. debe tener en cuenta antes de empezar a desarrollar el programa del proyecto. Nopaseestetemasinantesrevisarlasección3.7.6,aquísedestacanalgunasconsideraciones para elaborar el programa del proyecto; así mismo revise el caso de ejemplo de manera que tenga una idea más clara a que se refiere el tema.
  17. 17. PRIMER BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 19 2.6 Administración del Costo. Además de ser eficaz en términos de costo, un sistema computacional debe aceptarse social y políticamente. Para ser eficiente en costo, un nuevo producto de programación debe proporcionar los mismos servicios e información que el sistema antiguo, usando menos tiempo y personal, o proporcionar servicios e información que antes eran inaccesibles. Un sistema que desplace a muchos trabajadores puede ser económica y técnicamente posible, pero inaceptable social o políticamente para el usuario. Cuando se inicia un proyecto informático se conocen muy pocas de las funcionalidades que se deben implementar. A pesar de todo, a veces debe realizarse una estimación de los costes necesarios para construir un software de aplicación, del cual, al empezar, no se conoce ni siquiera el alcance que pueda llegar a tener. En la APP se plantean tres herramientas que permiten administrar mejor los costes de un proyecto, estas son: el estimado de costos, el presupuesto base y el programa de erogaciones. En el capítulo 3, sección 3.8, página 118-127 del libro base, se detallan cada una de estas herramientas; si bien los ejemplos están orientados a la construcción de obras civiles son muy prácticos, revíselos le permitirán nutrirse de experiencia de terceros, esta le servirá realizar de mejor manera el trabajo de curso. 2.7 Administración de la Calidad. La administración de la calidad no es más que el conjunto de acciones que permiten garantizar la conformidad. Es claro que en este caso me refiero a la conformidad del cliente, del patrocinador; sin embargo, la administración de la calidad de la APP no solo se enfoca en el producto final, sino, en todas las fases del proyecto. En proyectos de software la gestión de la calidad se la efectúa desde el mismo momento de la recolección de requerimientos. En el texto base en el capítulo 3, sección 3.9.1-3.9.4, página 128-129, se hace referencia al nuevo enfoque de la calidad, revíselos le darán una mejor perspectiva del tema. Como herramienta para administrar la calidad, la APP plantea la herramienta diagrama causa-efecto con lista de verificación, detalles de esta encontrará en la sección 3.9.9, página 132-133. Por supuesto no deje de revisar los modelos de madurez de calidad que si bien no son abordados con detalle en el curso, podrá revisar los mismos en la sección 3.9.5, página 130-131.
  18. 18. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja20 PRIMER BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos 2.8 Administración del Riesgo. En un sentido filosófico, inclusive se puede decir que un riesgo no tiene una existencia real en el presente, sino que solamente existe en el futuro. La identificación de los riesgos requiere un análisis del entorno del proyecto y la organización, para determinar aquellos factores que amenazan la ejecución del mismo, con el objeto de diseñar un plan de contingencia adecuado que minimice su impacto. Una vez identificados los riesgos es posible desarrollar un plan de gestión de riesgos para el proyecto. La planeación del riesgo en la APP se realiza a través de dos herramientas que son: el mapa de riesgos y la matriz de administración de riesgos. En el capítulo 3, sección 3.10, página 134-137 del libro base; se destacan algunas sugerencias, así como también como desarrollar los documentos de la planeación del riesgo. Revise con atención la sección 3.10.4, le será bastante útil. 2.9 Administración de los Abastecimientos. La optimización de la adquisición de bienes y servicios externos a la organización donde se ejecutará el proyecto, es el objetivo de esta área, para ello la APP plantea como herramienta la matriz de abastecimientos. En el capítulo 3, sección 3.11, página 138-147 del libro base; se destacan algunas sugerencias, así como también como desarrollar los documentos de la administración del abastecimiento, aquí Ud. podrá constatar como uno de los primeros documentos generados en la planeación es usado para generar este documento. Generalmente en proyectos ejecutados en sub unidades de la organización no se cumple a detalla esta área por cuanto los niveles superiores de la organización asumen estas responsabilidades. 2.10 Administración de la Integración. Esta es una de las áreas más importantes en proyectos de desarrollo de software. En la administración de la integración se destacan dos herramientas, el sistema de control de cambios y las lecciones aprendidas. ¡Porque un control de cambios, si ya todo se ha planeado!
  19. 19. PRIMER BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 21 Precisamente no existen proyectos que cumplan al 100% su planificación inicial, es por eso que necesitamos documentar todos los cambios que se realicen en el proyecto. En el capítulo 5, sección 5.8, página 202-203 del libro base; Ud. puede acceder a un ejemplo o caso de control de cambios. Las lecciones aprendidas se transforman en ese recurso intangible (bueno muchas veces puede realmente ser muy tangible) que sirve de base para futuros proyectos similares. En el capítulo 3, sección 3.12, página 147-152 del libro base; se destaca con claridad la administración de la integración. Revise además la sección 3.12.10, presenta un excelente resumen para elaborar el plan del proyecto. Ejercicios 1. En base al ejercicio del capítulo 1, desarrolle los documentos de las áreas de administración de la calidad y de administración del riesgo. AUTOEVALUACIÓN PREGUNTAS V F 1. El objetivo de la administración de recursos humanos es controlar el tiempo del equipo del proyecto. 2. Al igual que el Chárter el WBS se define en el inicio del proyecto. 3. A partir del WBS se realiza la estimación de costos. 4. El diagrama de Gantt permite establecer los costos del proyecto. 5. El método de la ruta crítica permite identificar los posibles conflictos entre recursos y actividades. 6. El SBS es un desglose estructurado de costos. 7. El CBS es un desglose estructurado del programa. 8. La administración de calidad verifica se cumpla con los costos estimados. 9. La administración de riesgos prevé posibles problemas para llevar a cabo acciones de tiempo.
  20. 20. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja22 PRIMER BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos 10. El proceso de “control” también puede identificarse por “verificar”. 11. La planeación de recursos humanos es una actividad que no debe relacionarse con el WBS. 12. Al igual que el Chárter la declaración del alcance se define en el inicio del proyecto. 13. A partir de la matriz de roles y funciones se realiza la estimación de costos. 14. El método PERT calcula en forma probabilística los costos de un proyecto. 15. El SBS es un desglose estructurado del programa. 16. El CBS es un desglose estructurado de costos. 17. La administración de calidad verifica se cumpla con los estándares de calidad relevantes. 18. El Chárter identifica los riesgos relacionados con el desarrollo del proyecto. 19. El WBS permite obtener los entregables finales.
  21. 21. SEGUNDO BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 23 ÿ Identificar la relación entre ejecución y control de proyectos, en una ejecución con controles establecidos por el plan del proyecto. ÿ Comprender la importancia de efectuar un cierre profesional de proyectos, en función de la posible reutilización de la información para futuros proyectos. CAPÍTULO 3: EJECUCIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS. Datos generales: Conceptos clave Contenidos 3.1 Ejecutar y controlar siguiendo el plan del proyecto. 3.2 Integración de equipos, comunicación y distribución de la información. 3.3 Aseguramiento de la calidad. 3.4 Administración de concursos y cotizaciones. 3.5 Administración de contratos. 3.6 Control del programa del proyecto. 3.7 Control presupuestal. 3.8 Valor ganado. Autoevaluación CAPITULO 4: FINALIZACIÓN DE PROYECTOS. Datos generales: Conceptos clave Contenidos 4.1 Cierre del proyecto. Autoevaluación SEGUNDO BIMESTRE Objetivos específicos Contenidos
  22. 22. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja24 SEGUNDO BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos CAPÍTULO 3 Ejecución Y CONTROL DE PROYECTOS Datos Generales: TEXTO BASE CHAMOUN NICOLÁS Juan Yamal, Administración Profesional de Proyectos-La Guía, Editorial McGraw-Hill Interamericana, México, 2002. CAPÍTULOS Capítulo 4: Como ejecutar siguiendo el Plan del Proyecto. Capítulo 5: Como controlar el Proyecto. SECCIONES 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 5.2 – 5.12. Horas de estudio empleadas para el desarrollo del contenido 30 horas Conceptos Clave Aseguramiento de Calidad: Proceso que considera la confirmación del desempeño total de un bien o servicio, se lleva a cabo desde el concepto, hasta la entrega de acuerdo con lo criterios de calidad. Control Presupuestal: Es la herramienta mas importante para monitorear el desempeño del presupuesto en el proyecto. Valor Ganado: Es el porcentaje del presupuesto equivalente al avance del trabajo actualmente terminado. Interactividad en el Campus Virtual Participe en el foro planteado para este capítulo. Además remita en la sección respectiva los documentos de los ejercicios solicitados en cada sección y al final del capítulo. Desarrollo del aprendizaje
  23. 23. SEGUNDO BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 25 contenidos 3.1 Ejecutar y controlar siguiendo el Plan del Proyecto. En el primer bimestre se desarrollo toda la documentación que permitirá ejecutar un proyecto. Sin embargo, la real ejecución de un proyecto empieza en el desarrollo de la planeación del mismo. Si revisamos el gráfico de la página 159 del texto base, podremos observar el traslape de los cinco procesos de la APP, donde la ejecución y control del proyecto empiezan en el mismo punto, de allí que no puede haber ejecución sin control. La ejecución y control del proyecto se apoya en cada una de las herramientas generadas en la planeación del proyecto; en la sección 4.3 del capítulo 4 página 160-161 y en la sección 5.3 del capítulo 5 página 187-189 del texto base, puede Ud. revisar como se utiliza cada una de estas. Existen herramientas adicionales para facilitar la ejecución, como: la administración de concursos y cotizaciones, la matriz de evaluación de alternativas, estado de cuenta del contrato y requisición de pago a proveedores. Para el control también se generan nuevas herramientas, como: control presupuestal y valor ganado. Cada una de estas nuevas herramientas se explica en el texto base. 3.2 Integración de Equipos, Comunicación y Distribución de la Información. Tarea principal del gerente del proyecto es justamente integrar el proyecto. En el texto base en el capítulo 4 sección 4.5 se destacan las responsabilidades y herramientas que permitirán integrar los equipos y mejorar la comunicación. Preste atención a las sugerencias, son de gran utilidad para comprender el tema. 3.3 Aseguramiento de la Calidad. En proyectos de software generalmente el aseguramiento de la calidad, erróneamente se transforma en una simple validación de la funcionalidad del mismo.
  24. 24. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja26 SEGUNDO BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos Como se cito anteriormente el aseguramiento de la calidad se desarrolla en todo el tiempo de duración del proyecto, revisemos lo expuesto en el texto base en la sección 4.6 página 166. En el capítulo 5, sección 5.12, página 208 del libro base; Ud. puede acceder a información adicional acerca de control de calidad. 3.4 Administración de Concursos y Cotizaciones. El texto base en la sección 4.7 página 166-173, hace referencia a algunos puntos que debemos tener en cuenta en la ejecución de todo proyecto, como: Los objetivos al concursar y cotizar los trabajos, de este se plantea una excelente ejemplificación de mala práctica. Relaciones esto con nuestra profesión y veremos que es igual. Proceso para concursar los trabajos, el proceso de flujo definido muestra como debemos llevar a cabo la administración de concursos. Matriz de Evaluación de Alternativas, herramienta de gran utilidad para la selección de proveedores, relaciones y practiquemos con áreas de nuestra especialidad. Entre las secciones 4.7.4-4.7.7, se detalla información respecto de contratos, si bien no se profundiza en esta temática en el curso, revíselas le ayudaran a comprender otros temas. 3.5 Administración de Contratos. Para que el proveedor cumpla con los requerimientos contractuales, la APP plantea dos herramientas, estado de cuenta de contrato y la requisición de pago. En la sección 4.8 se muestran detalles y casos de ejemplo que permiten comprender de mejor manera. 3.6 Control del Programa del Proyecto. El control del proyecto respecto del programa del proyecto, lo realizamos en función del programa base autorizado. Sobre este se mide el avance del proyecto.
  25. 25. SEGUNDO BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 27 Existen consideraciones y controles sobre el programa del proyecto y el programa de erogaciones, que se detallan en el capítulo 5 sección 5.5.2-5.5.4 página 190-193; revise la teoría expuesta y los casos de ejemplo, le permitirán comprender la verdadera utilidad de la APP en el control del tiempo del proyecto. 3.7 Control Presupuestal. El control presupuestal permite monitorear el desempeño del presupuesto en el proyecto. La APP justamente destaca la herramienta control presupuestal para llevar a cabo tal objetivo. En el capítulo 5 sección 5.6 página 194-195, se detalla tal herramienta y caso de ejemplo. 3.8 Valor Ganado. Seguimiento y Control en un proyecto debe de permitir conocer la situación actual de este en cualquier momento. Earned Value es una técnica que permite obtener todo el conocimiento y comprensión de la información de seguimiento y control del proyecto. La información obtenida con Earned Value se refiere a Tiempo (diferencia entre el trabajo planificado en una duración determinada y el trabajo realizado en esa misma duración); Coste (diferencia entre el coste planificado para un trabajo a realizar y el coste real de ese trabajo ya realizado). En el capítulo 5 sección 5.7 página 196-201, se expone el tema con mas detalle; preste mucha atención a la descripción de la herramienta propuesta por la APP y al caso de ejemplo. Ejercicios 1. Elabore un cuadro comparativo de la utilidad que tienen las herramientas para la administración profesional de proyectos en las fases de ejecución, control y cierre.
  26. 26. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja28 SEGUNDO BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos AUTOEVALUACIÓN PREGUNTAS V F 1. El inicio de la ejecución de un proyecto empieza en la etapa de planeación del mismo. 2. El control de un proyecto, inicia y termina junto con la ejecución. 3. Una de las responsabilidades del gerente de proyectos en la ejecución es proveer soluciones creativas. 4. Asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo; es responsabilidad del equipo ejecutor del proyecto. 5. El control de un proyecto tiene como objetivo controlar el costo y la calidad. 6. En el control de un proyecto el WBS ayuda a ejercer el control de calidad requerido. 7. Ante cualquier cambio el Programa Base debe modificarse. 8. El Control de Calidad se realiza a partir de la lista de verificación elaborada en el plan del proyecto. 9. Una vez ejecutado un proyecto nunca se actualiza el plan del mismo. 10. En la ejecución la Matriz de Comunicación, sirve para identificar todo el trabajo por ejecutar. 11. El control de un proyecto es también proponer estrategias para corregir las desviaciones al plan. 12. La herramienta adicional Valor Ganado, sirve para indicar las utilidades económicas del proyecto. 13. Una buena práctica para recolectar las lecciones aprendidas es penalizar los errores. 14. Ante cualquier cambio el Programa Base no debe modificarse.
  27. 27. SEGUNDO BIMESTRE Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 29 CAPÍTULO 4 FINALIZACIÓN DE PROYECTOS. Datos Generales: TEXTO BASE CHAMOUN NICOLÁS Juan Yamal, Administración Profesional de Proyectos-La Guía, Editorial McGraw-Hill Interamericana, México, 2002. CAPÍTULOS Capítulo 6: Cómo cerrar el Proyecto. SECCIONES 6.2 – 6.5. Horas de estudio empleadas para el desarrollo del contenido 10 horas Conceptos Clave Cierre Administrativo: Consiste en verificar y documentar los resultados del proyecto para formalizar la aceptación del producto, ya sea por parte del cliente o del patrocinador. Incluye la recolección de documentos, asegurándonos que reflejen las especificaciones finales, análisis de efectividad, el éxito del proyecto y el archivo de toda esta información para su uso futuro. Cierre Contractual: Es la conclusión profesional de los acuerdos legales, incluyendo documentos tales como: fianzas, garantías, manuales, comunicados, etc. Involucra la verificación del producto y el cierre administrativo de cada contrato. Interactividad en el Campus Virtual Participe en el foro planteado para este capítulo. Además remita en la sección respectiva los documentos de los ejercicios solicitados en cada sección y al final del capítulo. contenidos 4.1 Cierre del Proyecto. Luego de haber formalizado el inicio del proyecto, planificarlo y ejecutarlo estableciendo controles de acuerdo a la planificación realizada; corresponde como proceso final de todo proyecto el cierre o finalización de este. El proceso de cierre empieza cuando el proyecto a cumplido con los objetivos por los cuales se creo, o, por decisiones empresariales es cancelado o suspendido.
  28. 28. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja30 SEGUNDO BIMESTREGuía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos Al finalizar un proyecto se debe entregar toda la documentación generada en la creación-ejecución- control, esta información se convierte en información valiosa para futuros proyectos tanto similares como otros. El cierre de un proyecto puede darse por definición contractual o administrativa, de estos Ud. encontrará más información en el capítulo 6 página 213-220 del libro base Ejercicios 1. Analice la utilidad de las herramientas del plan del proyecto que apoyan el cierre. Simule el cierre de un proyecto. AUTOEVALUACIÓN PREGUNTAS V F 1. Las lecciones aprendidas en el cierre de un proyecto, capitalizan la experiencia y el conocimiento adquirido. 2. La evaluación del cierre de un proyecto esta dado por un estándar estricto de la APP. 3. Los proyectos siempre terminan por un cierre administrativo.
  29. 29. SOLUCIONARIO - GLOSARIO Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja 31 Capítulo 1 1 F 4 F 7 V 2 F 5 V 8 F 3 F 6 F 9 V Capítulo 2 1 F 8 F 14 F 2 F 9 V 15 V 3 V 10 V 16 V 4 F 11 F 17 V 5 V 12 F 18 V 6 F 13 F 19 F. 7 F Capítulo 3 1 V 6 F 11 V 2 V 7 F 12 F 3 F 8 V 13 F 4 F 9 F 14 V. 5 V 10 F Capítulo 4 1 V 2 F 3 F. APP: Administración Profesional de Proyectos. Chárter: Documento que formaliza el inicio del proyecto. PMI: Project Management Institute. PMBOK: Project Management Body of Knowledge. Otros términos se detallan en el texto base en la página 249-258. JCE/mj/02-09-08/31 Solucionario Glosario

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