Jornada sobre Gestión Documental
Ayer tuvo lugar la sesión técnica sobre Gestión Documental, que llevó a cabo Carlos Biosca, consultor de Avanttic
A lo largo de la misma se presentaron las ideas básicas de los “gestores documentales” que nos pueden ayudar a gestionar la gran cantidad de información no estructurada que movemos día a día, y se presentaron diferentes productos del mercado e ideas generales sobre cómo abordar un proyecto de estas características.
4. El fundador de la Gestión Documental
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà
Zenodoto de Efeso (s. III a.C.)
Primer bibliotecario de la Biblioteca de Alejandria
400.000 rollos de papiro
¿Cómo localizar cada uno de los rollos?
5. Los problemas de Zenodoto
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¿Qué rollos forman parte de la biblioteca?
¿Cómo puedo saberlo de una forma rápida?
¿Cómo encuentro el rollo dentro de la biblioteca?
¿Cómo consigo encontrar el conocimiento que busco?
6. Zenodoto en la era digital
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Los rollos son ahora documentos digitales.
Ya no llenan estantes si no bytes
Hoy en día, llevaría toda su
Biblioteca en el bolsillo
¿Tendría problemas similares?
7. Zenodoto trabaja en una organización
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Tiene un portátil con 500 Gb de disco duro
El documento medio pesa 0,5 Mb
500.000 Mb / 0,5 Mb = 1.000.000 documentos
La empresa tiene 50 trabajadores con portátiles similares
1.000.000 documentos x 50 = 50.000.000 documentos
¿Como consigue la organización saber donde está la
información que requiere en cada momento?
8. Gestión documental
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Subtítol apartat 1
La Gestión Documental busca ofrecer a las
organizaciones herramientas para gestionar sus
documentos:
Con seguridad
Con trazabilidad
Colaborativa
Hablamos más de Enterprise Content Management
(ECM) porque esta última tiene una visión más ámplia. No
sólo gestiona documentos, si no, todos los contenidos
digitales de la organización (imágenes, videos…)
9. ¿Información o conocimiento?
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La información acumulada en una organización es
mayor a cada día que pasa
Existen 2 grandes tipos de información
Estructurada (20%): es posible procesarla de
manera automática
No estructurada (80%): es heterogénea tanto en la
forma como en el contenido
La información estructurada se puede transformar en
conocimiento (por ejemplo, con Business Intelligence)
ECM intenta organizar la información no estructurada
para que pueda extraerse conocimiento de ella
10. ¿Porque implantar ECM?
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Reducir riesgos
Deslocalización de información importante
Acceso no autorizado a la información
Indeterminación del origen
No conocer qué versión es la última
Mejorar la eficiencia
Reducir duplicidades
Reducir tiempos de búsqueda de la información
Reducir ciclos de vida documentales
Cumplimiento estándares de calidad (ISO 9001, ISO
14001)
12. Enterprise Content Management
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Componentes
Gestión de documentos
Procesamiento de imágenes
Workflow/Business Process Management
Capacidades de Socialización
Web Content Management (WCM)
Records Management
Digital Asset Management (DAM)
13. Gestión de documentos: El Core de ECM
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Un documento es el conjunto formado por un soporte de
información y los datos registrados en el mismo.
Un documento digital es un archivo en un formato
concreto (pdf, jpeg…)
Los metadatos son datos estructurados que se pueden
asociar
El primer paso hacia la estructuración de la información,
es la definición de conjuntos de metadatos asociados a
tipos de documentos
14. Gestión de documentos: Funcionalidades
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Incorporar/obtener documentos
Control de versiones
Control de la seguridad de acceso
Búsqueda por metadatos
Búsqueda por contenido
Texto
Audio reconocido
15. Procesamiento de imagenes
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Para hacer una gestión documental completa se requiere
convertir el documento en papel a documento electrónico
Captura de documentos
Hardware (fuera del alcance de los productos)
Software (OCR)
Procesamiento de formularios
Capacidades de automatización del proceso
Capturar Guardar en el repositorio Iniciar proceso
16. Workflow/Business Process Management
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El Business Process Management (BPM) intenta
alinear el negocio con las TIC mediante herramientas de
diseño e implementación de procesos
A nivel de ECM, se exige que admita la definición de
procesos de negocio orientados a la revisión y
aprobación de nuevos contenidos
Definir participantes
Definir flujo de tareas (paralelo o secuencial)
Es deseable que ofrezca alguna herramienta gráfica para
el diseño de estos procesos
17. Capacidades de Socialización
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Ofrecer la posibilidad de compartir y anotar documentos
y contenidos.
Herramientas 2.0:
Blogs
Wikis
Foros
Los usuarios (empleados o externos) de la organización
complementan la información de los documentos,
transformándola en conocimiento compartido
En esta interacción social, cada vez tienen más peso los
contenidos de video. Cada vez más organizaciones
ofrecen este tipo de contenidos
18. Web Content Management (WCM)
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Los contenidos generados en la empresa son material
susceptible de formar parte de:
Portales corporativos
Portales de clientes
Webs externas
El Web Content Management facilita la gestión de todo
este contenido, de tal manera, que no requiera la
intervención de IT.
Los usuarios responsables pueden:
Añadir nuevas páginas
Modificar contenido existente
Ligar con documentos almacenados en el repositorio
19. Record Management
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Un record es un contenido que:
No debería ser alterable una vez creado
Debe ser conservado por un periodo mínimo de
tiempo
Normalmente está asociado a requisitos legales o
corporativos
ECM debe facilitar la gestión y control de este tipo de
contenidos
20. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà
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www.eug.es
Productos de Gestión Documental
23. Documentum (EMC)
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Fortalezas
Solución muy integrada
Ofrece soluciones verticales de negocio
Alto nivel de integración con generadores de contenido
Mensajería para la gestión del ciclo de vida
Debilidades
Reciente enfoque al Case Management vs posicionamiento del ECM
WCM poco elaborado. Delegado a Fatwire
Ausencia de soluciones 2.0
Alto coste de consultoría para su implementación
Licenciamiento por usuario + CPU
24. Sharepoint (Microsoft)
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Fortalezas
Percepción de bajo coste/libre en el mercado
Atractivo a usuarios de negocio, con alto nivel de integración con el escritorio
Integración del ECM en Office y Aplicaciones de Windows Server
Genera funcionalidad completa - ECM, BI, Portal, colaboración, búsqueda y formularios
Debilidades
•Fomenta particiones de contenido contra la filosofía de ECM
•Sin funcionalidades de escaneado
•Integración parcial con DAM de terceros 3 ª mediante infraestructuras separadas
•WCM poco elaborado
•La solución completa sale cara
25. IMB ECM (IBM)
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Fortalezas
Una de las plataformas con más historia
Muy buena organización de los servicios que ofrece
Muy potente comercialmente
Debilidades
Suite de productos con funcionalidades duplicadas
Implementación costosa y compleja
Funcionalidad de búsqueda dependiente de un producto externo (Verity)
WCM poco elaborado
Mala integración con .NET
26. Alfresco (Open source)
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Fortalezas
Percepción en el mercado de solución “gratuita” o de “bajo coste de suscripción”
Comunidad en alza
Canal de partners
Debilidades
Servicios básicos de contenido
WCM poco elaborado
Ausencia de DAM
Sin funcionalidades de escaneado
Sin workflow propio
Elevado coste de integración (desarrollos a medida)
28. Una herramienta completa
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Oracle WebCenter
Desarrollar un portal de Oracle Fusion Middleware
empresa que concentre nuestras
aplicaciones Oracle WebCenter
Gestionar documentación Portal Content
Composite Applications Enterprise
asociada al negocio & Mash-ups Content Management
Proveer de herramientas Social Sites
Web Experience
colaborativas para facilitar el Enterprise
Social Software Management
trabajo de los empleados
Gestionar webs orientadas a
clientes
29. WebCenter en Fusion Middleware
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Oracle WebCenter
Marca única y plataforma integrada:
Portales, Sites, WCM, WEM, ECM,
Colaboración, Document
Management, Records
Management, Imaging, DAM
Componente Clave:
+ de 90.000 clientes Middleware
+ de 19.000 clientes WebCenter
Crecimiento tecnológico
Adquisición de Fatwire
Fuerte inversión en personas & I+D
30. WebCenter en Fusion Middleware (Oracle WebCenter)
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Oracle WebCenter
1. Gestión documental y de contenidos integrada
Completa 2. Aplicaciones Ricas y Aplicaciones Compuestas
3. Colaboración, Servicios 2.0 y Redes Sociales
4. Basada en estándares web y Java.
5. Integración con sistemas existentes. Muchos conectores
Abierta preexistentes.
6. Multiplataforma y multicanal
7. Interfaz de usuario y administración unificada.
Integrada
8. Pila de software empresarial integrada (FMW).
9. Reconocimiento de Analistas (Gartner)
Líder
10. Presencia en el Mercado
31. Oracle WebCenter Sites
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WebCenter Sites
Antiguo fatwire Oracle Fusion Middleware
Publica toda la información Oracle WebCenter
proveniente de cualquier canal o
sistema Portal Content
Composite Enterprise
Applications Content Management
Sitio web de canal para la & Mash-ups
comunicación, marketing,
clientes y el comercio.
Social Sites
Web Experience
Solución web integradora y Enterprise
Social Software Management
abierta
33. Oracle WebCenter Social
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WebCenter Social
Oracle Fusion Middleware
Creado y optimizado para
realizar todo tipo de redes Oracle WebCenter
sociales empresariales con
usabilidad compartida por las Portal Content
Composite
redes más extendidas Applications
Enterprise
Content Management
& Mash-ups
Entorno de colaboración 2.0
profesional, privado, seguro y Social Sites
Web Experience
organizado según tipos de Enterprise
Social Software Management
mensajes.
35. Oracle WebCenter Content
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Gestor documental 2.0
Gestor documental colaborativo Oracle Fusion Middleware
y abierto
Oracle WebCenter
Gestión de Documentos y
Contenidos en muy diferentes Portal Content
Composite
formatos Applications
Enterprise
Content Management
& Mash-ups
Integración con Contenidos y
Documentos de Oracle Fusion:
BPM, Portal, CRM, Apps, … Social Sites
Enterprise Web Experience
Social Software Management
Conjuntamente con Sites tiene
un motor de conversiones para
entregar documentos y
multimedia en formatos
optimizados para su consumo en
sitios Web
37. Portal integrador de aplicaciones
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Oracle WebCenter Portal
Creación de aplicaciones Oracle Fusion Middleware
compuestas
Oracle WebCenter
Acceso a Contenidos y
Portal Content
Documentos Composite Enterprise
Applications Content Management
& Mash-ups
Colaboración basada en
Software Social para compartir y Social Sites
Web Experience
comunicarse de una forma más Enterprise
Social Software Management
ágil y eficiente
39. Oracle Content Management
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E-BUSINESS SUITE
PEOPLESOFT
SIEBEL | JD EDWARDS
Oracle Enterprise Content Management
SOA, BPM, JDev Desktop &
Portal OOTB Application Mobile
Connectors Office
Web Apps Connectors Delivery
Integrations
Identity Mgmt
A
High Values Features and Services D Notes /
Business Capture Web Content Archiving Imaging A Domino
FUSION
Intelligence P File
MIDDLE T Systems
WARE
Digital Assets Document Rights Records
E 3rd Party
R
Application Core Content Services S
Grid
Oracle Database Oracle 3rd Party
SecureFiles, AuditVault, Storage Database,
Database Vault, RAC File System
Archive Manager
41. Eliminación de facturas en papel
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Arquitectura de la solución
Facturas de Proveedores
Facturas de Proveedores
Oracle UCM Oracle OSB
Oracle OFR Oracle BPM
(gestor (bus)
(captura) (proceso)
documental)
Sistema
Sistema
Intermedio SerhsNET
legalización
(SQL Server)
42. Modernización de la fuerza comercial
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Arquitectura de la solución