Yerbabuena Software es una empresa española que desarrolla soluciones de gestión documental. Ofrece dos productos principales: Nuxeo DM, basado en la plataforma de código abierto Nuxeo, y Athento, un sistema de gestión de contenidos desarrollado internamente. La visión de la empresa es convertirse en un referente internacional en innovación tecnológica y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresarial.

1. Katerine Ana Comezaña Brent
Octubre 9 del 2010
YERBABUENA
– Proveedor de sistema de
información documental -

3. Yerbabuena Software, desde sus inicios, trata de mejorar la
sociedad aportando innovación y tecnología punta.
Creada como un Spin-Off de la Universidad de Málaga por
estudiantes en último año de carrera, la empresa tiene desde sus
inicios vocación por exportar, por ser una referencia como empresa
española a nivel mundial de la capacidad y profesionalidad de sus
ingenieros en el ámbito del Software Empresarial (Enterprise
Software).
En este sentido, Yerbabuena trata de emular ejemplos de otras
empresas españolas tecnológicas de éxito, como Panda Software,
OpenBravo o Bitrock.

4. Visión, Valores
La visión de Yerbabuena Software, es la de “ser una empresa
internacional de referencia en el campo de la innovación
tecnológica y en el desarrollo de soluciones de gestión de
contenido empresarial”. Compromiso con nuestro propio
entorno, tanto de forma interna, como externa, apoyándose en
los valores:
EMPATÍA
LIBERTAD
SENSATEZ
EFICIENCIA

5. Calidad
Yerbabuena Software, en su afán de ofrecer a sus clientes el
máximo nivel de calidad en sus productos y servicios, está
poniendo en marcha la implantación de varios sistemas de
gestión y su correspondiente certificación.
En noviembre de 2009, la empresa ha obtenido la certificación en
la norma ISO 27001 por parte de la certificadora AENOR.

6. La gestión documental,, supone
ahorros considerables en las
empresas en el consumo de
ingentes cantidades de papel. Estos
ahorros tienen consecuencia directa
en la tala de árboles, ya que trabaja
con clientes de gran tamaño y con
muchos usuarios accediendo a los
documentos en vez de utilizar papel.
El papel es un producto altamente
contaminante en su fabricación, no
sólo por la cantidad de árboles que
son cortados cada día sino por lo
contaminante que es el propio
proceso de fabricación.

7. Sistema de información documental
En los últimos tiempos el gran
volumen, la complejidad y
diversidad de información
estructurada y no estructurada que
maneja una empresa, sin importar
el tamaño de la misma, ha
provocado que apoyarse y
ayudarse en herramientas software
de gestión documental sea algo
imprescindible en cualquier tipo de
organización para evitar el caos en
los sistemas de información.

8. Sistema de información documental
Información no estructurada
Imágenes
Documentos de oficina
Gráficos y Dibujos
Páginas web y contenidos
Correo electrónico
Video

9. Sistema de información documental
Información estructurada
Procesada por los sistemas
Bases de datos
Datos ordenados
Ventas y Facturación
Contabilidad
Recursos Humanos

10. Ventajas de un Sistema de información
documental
Colaborar, de un modo similar a como
funciona la Wikipedia (con tipos de
documentos colaborativos, pero sobre
información privada y crítica de la
empresa.
Preservar documentos, como por
ejemplo, preservar facturas durante 5
años por normativa legal, sin ocupar
ingentes cantidades de espacio como lo
harían en papel.

11. Ventajas de un Sistema de información
documental
Crear contenidos, crear documentos
dentro de la herramienta y distribuirlos
de manera sencilla
Realizar workflows con control, de
forma que se pueden aprobar
documentos, firmándolos digitalmente
incluso, y sin tener que desplazar los
documentos físicamente alrededor de la
organización.

12. Ventajas de un Sistema de información
documental
Disminuir los tiempos de búsqueda de
información interna, de forma que
buscar un documento sea igual de
sencillo que realizar una búsqueda en
un buscador como Google, Yahoo etc.,
pero con la posibilidad de configurar
los resultados.
Gestionar de forma eficiente el exceso
de emails.

13. Ventajas de un Sistema de información
documental
Controlar las versiones de los
documentos, de forma que podamos
recuperar las versiones anteriores,
estudiar las diferencias entre las
mismas, pedir la comparación a un
compañero entre dos versiones
diferentes de un mismo informe... etc.
Tener un Histórico de acciones sobre el
documento, lo que permitirá conocer en
cada momento qué personas han
modificado un documento concreto,
qué cambios ha hecho cada uno, en
que hora fueron modificados los
documentos, quién lo ha firmado
digitalmente etc.

14. Ventajas de un Sistema de información
documental
Gestionar permisos de acceso, de
forma que podamos, en un interfaz
intuitivo, elegir qué personas o grupos
pueden acceder a una documentación
concreta.
Gestionar documentos de forma
inteligente, de forma que podamos
crear un documento en un directorio
raíz del sistema, y el documento será
colocado en la carpeta donde debería ir
siguiendo la lógica de clasificación
establecida

15. Usuarios

16. Partner
NUXEO se halla ubicada en París (Francia) y con sede en
Boston (USA), ha sido fundada en 2000. Esta empresa es uno
de los primeros vendedores de código abierto (open source)
responsable de la ola disruptiva que está cambiando
radicalmente la industria del software actual.
Nuxeo centra sus esfuerzos en proporcionar soluciones
innovadoras y pragmáticas de Enterprise Content Management
(ECM) -Gestión de Contenidos Empresariales- de software que
abordan específicamente las necesidades de los clientes
relacionadas con contenidos.

17. Partner
Nuxeo es partner de Yerbabuena Software, junto a la que
realiza un Proyecto Europeo (EUREKA) de I+D denominado
Nuxeo 2010, desde el inicio de las actividades de Yerbabuena
en 2005.
Además, Nuxeo es un modelo de empresa de éxito en la
comercialización de soluciones software de gestión documental
Open Source debido a su constante innovación, al uso de
estándares y a una brillante elección de la Arquitectura
Tecnológica que compone Nuxeo 5, y los productos Nuxeo DM
(Gestión Documental), Nuxeo DAM (Gestión de Activos
Digitales), Nuxeo CMF (Case Management Framework) y
Nuxeo EP (Enterprise Platform), además de las soluciones de
valor añadido como el soporte oficial Nuxeo Connect.

18. Software de Gestión Documental
Yerbabuena ha creado el producto Athento, un sistema de gestión de
contenidos (basado en Nuxeo), totalmente integrado en el
funcionamiento de la empresa, se puede gestionar y controlar toda la
documentación de la misma. Procesa información que hay en
documentos no estructurados.
 Clasificación automática de documentos (OCR)
 Contabilización Automática de Facturas (extrae el
contenido de la factura y se lo proporciona a un
software de facturación o ERP como SAP)

19. Software de Gestión Documental
El Sistema de Gestión
Documental Athento dispone de
interfaces que lo permiten
integrarse en cualquier
organización sin necesidad de
pasar por un proceso traumático
de adaptación (Los módulos
más interesantes en este
aspecto son los de directorio
LDAP, directorio SQL y SOA.).
De igual modo que cumple con los estándares abiertos más
extendidos en todos los dominios posibles como el de los
metadatos, la gestión documental y de archivos y la accesibilidad
(estándares W3C).

20. Mapa de productos
Gestión
Documental
Firma Digital
OCR, etc
Gestión
Documental
Inteligente
Gestión
Documental
Móvil

21. Conclusión
Yerbabuena Software es una de las empresas
españolas que desarrolla soluciones eficaces
para el tema de sistema de información
documental con dos productos: NUXEO DM y
ATHENTO.