Este documento provee instrucciones para el manejo de una base de datos en Access. Explica los pasos para 1) ingresar al programa Access, 2) abrir una base de datos existente, 3) alimentar tablas ingresando registros, 4) importancia de los campos obligatorios, y 5) cerrar el programa y base de datos. Proporciona detalles sobre los componentes clave de una base de datos como tablas, formularios, consultas e informes.
2. TABLA DE
CONTENIDO
¿Qué es una base de datos? …………………………….. 01
Elementos de la base de datos ……………………………. 02
Diferencias entre tabla y formulario…………………….. 06
Explicación 1. Ingreso al programa …………………….. 07
Explicación 2. Ingreso a la base de datos …………….. 10
Explicación 3. Alimentación de tablas………………….. 13
Explicación 4. Ingresar un registro …………………….. 15
Explicación 5. Importancia de campos obligatorios. … 17
Explicación 6. Eliminación de registros………………….. 18
Explicación 7. Abrir, cerrar y guardar un formulario …. 21
Explicación 8. Cerrar programa .………………………… 23
3. ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar
información. En las bases de datos, se puede almacenar
información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier
otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en
un programa de procesamiento de texto o en una hoja de
cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer
repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más
complicado comprender los datos presentados en la lista y
existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de
datos para revisarlos.
4. ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS
En esta parte del manual se describen brevemente los
componentes de una base de datos de Access típica.
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos
TABLAS
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de
cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de
cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos
es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información
tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por
ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se
insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener
únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se
5. almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también
tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.
FORMULARIOS
Los formularios
se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las
interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo,
contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se
puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de
las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de
datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las
tablas.
INFORMES
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.
Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como
"¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué
ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para
presentar la información de la mejor manera posible.
CONSULTAS
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de
datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más
común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea
ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas,
puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente
6. no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee.
Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e
informes.
MACROS
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de
programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una
macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se
ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones
que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar
la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que
normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante
macros, ahorrando así mucho tiempo.
MÓDULOS
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se
crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el
lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un
módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un
módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos
7. específicos del formulario o el informe al que se adjunta. Los módulos
estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a
ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el
panel de exploración, pero los módulos de clase no.
DIFERENCIAS ENTRE TABLA Y FORMULARIO
La TABLA es una cuadrícula en la que se ingresa, campo por
campo, toda la información necesaria para ingresar en la base de
datos que vamos a realizar y con la cual se te facilitará tener toda
la información a la mano, en cambio los FORMULARIOS son
un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes
fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de
diseños personalizados para la entrada y visualización de datos
de las tablas. La mayor parte de la información de un
formulario proviene de los registros originales de una tabla,
aunque normalmente existen algunos otros elementos que
forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser
modificados mientras no se cambie el diseño.
8. 1. INGRESO AL PROGRAMA.
El primer paso es dar clic izquierdo en el botón inicio.
9. De este botón se desplegara una ventana en la cual aparecerán
todos los programas, así que damos clic en el icono de “ACCESS”
Si el icono de Access no se encuentra en la primera ventana
damos clic en el icono de Inicio, luego en
10. Todos los Programas, seguido de Microsoft Office y por
ultimo en Microsoft office Access.
11. 2. INGRESO A LA BASE DE DATOS.
Luego de dar clic en el icono de Access se abre la ventana del
programa, damos clic en nuestra base de datos que lleva por
nombre “Base de Datos American Extingas”.
12. Al abrirse la base de datos se verán todos los elementos que
hacen parte de la misma como lo son Clientes, Productos,
Proveedores, Empleados, Venta y Tipo de Producto.
13. Ahora abrimos cada una de las tablas que se encuentran en la
base de datos dando doble clic en cada una de ellas, se abrirán
mostrando su contenido.
14. 3. ALIMENTACIÓN DE TABLAS
Para realizar el ingreso de un registro se debe tener en cuenta un
orden, y este es verificar que la primera tabla que se va
alimentar no contenga en ella información de relaciones, es
decir si vamos alimentar la tabla Clientes es necesario que
dentro de sus datos no se encuentre una casilla con los datos de
otra tabla como Id Proveedores o Id Productos etc.
15. Datos como Id proveedor o Id empleados se encuentran en otra
tabla por lo cual es muy importante alimentar estas tablas
primero para luego poder alimentar aquellas que contienen
datos similares.
16. 4.INGRESAR UN REGISTRO
Para realizar un registro se debe empezar por la primera celda
que nos muestra la tabla, para identificar que se está realizando
en la fila se muestra un signo (*), hay que tener en cuenta que
aquellas casillas en las cuales aparece ID pueden ser numéricas
o de texto, es decir se pueden introducir números o letras según
su configuración.
17. Se realiza el registro de todas las casillas que se encuentran en la
tabla de la base de datos, hay que tener en cuenta que hay
algunas casillas en las cuales solo se admite texto o solo numero
u otras en las cuales se admiten números y letras.
18. 5. IMPORTANCIA DE CAMPOS OBLIGATORIOS.
En el momento de estar el registro hay algunos campos que son
requeridos, por lo cual deben ser diligenciados de forma
obligatoria ya que no nos permitirá seguir realizando el registro
y saldrá un anuncio haciéndonos saber que campo no hemos
diligenciado.
19. 6.ELIMINACION DE REGISTOS.
Para realizar la eliminación de un registro se debe dar clic en la
parte principal del la fila (lado izquierdo), luego damos clic
derecho y se despliega una ventana en la cual aparece la opción
de ELIMINAR REGISTRO, damos clic en esa opción y
confirmamos que deseamos hacer la eliminación.
20.
21. 7. ABRIR, CERRAR Y GUARDAR UN
FORMULARIO
Para abrir un formulario nos desplazamos a la parte inferior de
la tabla y damos doble clic en el siguiente icono
22. Para guardar el formulario damos clic en la parte superior
donde aparece el icono del mismo y damos clic derecho, se
despliega una ventana en la cual da la opción de guardar demás
clic en esa opción y guardamos.
23. Para cerrar realizamos el mismo procedimiento anterior pero
este no se guarda sino por el contrario se cierra.
24. 8. CERRAR PROGRAMA.
Para finnalizar guardamos los cambios de cada una de las tablas
y las cerramos, desplazamos el cursor a la X que se encuentra en
la parte superior y cerramos.
