Este documento contiene preguntas sobre Microsoft Access. Habla sobre la importancia de usar bases de datos Access, las herramientas más utilizadas como las tablas, registros, formularios e informes. Explica cómo crear tablas y agregar registros, y las funciones de consultas, botones de comando y paneles de control. También cubre la inserción de objetos Ole y los diferentes tipos de datos.

1. CONSULTA
MicrosoftAccess
1. Importancia de utilizar las bases de datos Access
2. Cuales herramientas en acces son las más utilizadas
3. Que son las tablas en access y su función principal
4. Que son los registros en access y su función principal
5. Pasos para ingresar al programa Acces
6. Pasos para realizar una tabla
7. Pasos para ingresar un registro
8. Función principal de los formularios
9. Función principal de los informes
10.Función principal de las consultas
11.Función de los botones de comando
12.Enumera paso a paso la creación de un panel de control
13.Como insertar un objeto Ole
14.Enumera los tipos de datos y su funcion
15.Diferencia entre campo y registro
No consideres el estudio
como una obligación,
sino la oportunidad de
entrar al maravilloso
mundo del conocimiento

2. Solución:
1.Access es una herramienta perteneciente a Microsoft que nos permite
manejar bases de datos. las bases de datos son sistemas informativos en los
que el usuario tiene la capacidad de introducir y eliminar información en el
momento en que sea requerido. soncreadas para manejar
mucha información, ofrecen muchas ventajas como la coherencia y no
permiten la repetición de datos, además de que se puede restringir el acceso
a ellas.
también hacen parte de acces las tablas que sonrecopilaciones
de información a cerca de una persona, lugar o evento. porotro
lado, están los formularios, una interfaz manejadas por access
para ínter-actuar conel usuario, a través de ellas se puede modificar la
información de una o varias tablas. las consultas sonparte fundamental
de access y a través de ellas se solicita información conciertos criterios
a la base de datos que puede procedera una o varias columnas.
finalmente están los informes, que son a través de los cuales se dan
datos de la basepara la impresión. los datos porlo general son
significativos y distribuidos.
2. herramientas de acces:
1. La barra de Herramientas de acceso rápido
Esta barra no presenta ningún cambio con respecto a la de los otros programas
de Office 2010. Puedes ubicar allí los comandos que más uses para tenerlos a
un clic de distancia.
Puedes escogerqué comandos quieres que aparezcan en esta barra de

3. herramientas. Pordefecto, allí encontrarás los comandos:Guardar, Deshacer y
Rehacer.
2. La Cinta de Opciones
Está en la parte superior de la ventana de Access 2010, justo debajo de la
Barra de Herramientas de Acceso Rápido y es donde se hallan las
pestañas Archivo, Inicio, Crear, Datos externos, etcétera.
Allí, tendrás acceso a todas las funciones para trabajar en Access 2010. Cada
pestaña cuenta con varios grupos de comandos que puedes ejecutar de acuerdo
con tus necesidades, ya que ellos permiten ejecutar acciones.
3. El panel de navegación

4. El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base de
datos. Verás que aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para que
los encuentres con más facilidad.
Desde el panel de navegación, puedes cambiar el nombre de los objetos,
abrirlos y eliminarlos.
Minimizar el panel de navegación
Con el panel de navegación te será mucho más sencillo gestionar los objetos
de tu base de datos, pero si consideras que ocupaun espacio importante de tu
pantalla, intenta minimizarlo.
Para hacerlo, haz clic en la pequeña flecha de dos puntas situada en la parte
superior derecha del panel de navegación.

5. 3. Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque
en ellas es donde se conserva toda la informacióno los datos. Así, una
base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que
almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo
electrónicoy los números de teléfono. En este artículo se ofrece
información generalsobre las tablas de las bases de datos de Access.
Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida
cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y
diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de
una base de datos.
Información general
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos
sobreun tema en concreto, como empleados o productos.Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de
datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un
determinado empleado o un producto.
2. Un campo: contiene datos sobreun aspecto del asunto de la tabla, como el
nombre o la dirección de correo electrónico.
3. Un valor de campo:cada registro tiene un valor de campo. Porejemplo,
Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.
4.registros:
Esta barra te permite dirigirte rápidamente a la ubicación de un registro
específico o habilitar los campos para agregar uno nuevo.

6. Haz clic en las pequeñas flechas para moverte por los registros o escribe en el
campo el ID del registro al que quieres saltar. Para agregar un nuevo campo,
haz clic en la flecha con la estrella amarilla.
5. !!!Pasos para entrar ACCES!!!
Para poder acceder a este programa necesitas hacer una serie de pasos muy
sencillos que a continuación les mostraré:
Al encender la computadoravemos la barra deherramientas y el botóndeinicio
en la parte inferior dela pantalla. Damos clic en el botóndeinicio y sedespliega
una lista en donde hay varias opciones, aparece la opción "Todos los
programas", damos clic y se despliega otro menú.
Ejemplo:
Después buscamos la opción
"Microsoft Office" , le damos clic
y nos despliega otro pequeño
menú con varias opciones,

7. buscamos la que dice "Microsoft
Office Acces" damos clic y listo,
ya podemos trabajar con el
programa.
Entorno de ACCES
Es una basededatos, permite crear
formularios para insertar y modificar datos fácilmente. También tiene un
entorno gráfico para ver las relaciones entre las diferentes tablas de la base de
datos.
Tiene un sistema de seguridad de
cifrado bastante primitivo y puede
ser la respuesta a proyectos de
programación de pequeños y
medianos tamaños.
6. Tablas:
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante
fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal
diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en
una basede datos es la forma en la que están organizados los datos.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos
deben organizarse en tablas para que no se produzcanredundancias. Por
ejemplo, si quiere almacenar información sobrelos empleados, cada empleado
debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos
de los empleados. Los datos sobrelos productos sealmacenarán en su propia

8. tabla y los datos sobrelas sucursales se almacenarán en otra tabla. Este
proceso sedenomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena
información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los
campos equivalen a las columnas de la tabla. Porejemplo, puede tener una
tabla llamada "Empleados" dondecada registro (fila) contiene información
sobreun empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de
información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben
designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora,
número o algún otro tipo.
Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de
tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador correspondea
un registro de la basede datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor,
título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.
7. Agregar registros en Access
Una vez que hemos creado la estructura de la base de datos, ya sea en la vista
Diseño o en la vista Hoja de datos, el siguiente paso es insertar registros en
una tabla de Access. Un registro es una fila de datos la cual tendrá un valor
para cada campo de la tabla.
Abrir la tabla en la vista Hoja de datos
El primer paso para iniciar conla inserción de un registro es abrir nuestra base
de datos de Access y posteriormente abrir la tabla dondeinsertaremos la
información. Es importante abrir la tabla en la vista Hoja de datos y para ello
es suficiente con hacer doble clic sobreel nombre de la tabla o hacer clic
derecho y seleccionar la opciónAbrir.

9. Una vez abierta la tabla de nuestra base de datos podremos observaruna
cuadrícula con los títulos de los campos de la tabla en la parte superior.
Cómo agregarregistros enAccess
Para iniciar con la captura de datos en la tabla solamente debes hacer clic por
debajo del título del primer campo y capturar la información correspondiente.
De inmediato observarás un pequeño icono al lado izquierdo de la fila que
indicará que has iniciado conal captura de los datos de ese registro. Para
capturar la información de otro campo tenemos dos opciones:pulsar la
tecla Tabuladorlo cual nos llevará a la siguiente columna o simplemente
hacer clic sobreel campo que deseamos capturar.
Ingresaruna fecha en Access

10. Cuando tengas un campo que ha sido previamente definido como un campo de
tipo Fecha observarás que Access muestra un pequeño icono en forma de
calendario a la derecha de la celda de captura.
Al pulsar sobreeste icono se mostrará un calendario de dondepodrás
seleccionar la fecha adecuada.
Si no deseas utilizar este calendario simplemente introduce la fecha
directamente en el campo con el formato adecuado que es utilizando una
diagonal “/” como separadordel día, mes y año. Porejemplo, la siguiente
fecha sería un dato válido en Access:23/02/12.
Ingresardatos monetarios en Access
Para ingresar un dato en una columna de tipo Moneda no es necesario capturar
el símbolo “$” ni tampoco será necesario capturar el carácter separador de
miles. Porejemplo, si deseo especificar un salario de $45,000 para un registro
de la tabla solamente debo ingresar el valor: 45000.

11. Una vez que sea capturado este dato Access presentará la información
adecuadamente, es decir, agregará el símbolo “$” y también colocará los
separadores de miles correspondientes.
Para capturar la información de un nuevo registro solamente debes hacer clic
en el inicio de la nueva fila y capturar la información para cada uno de los
campos.
Finalmente debemos pulsar el botónGuardar para asegurarnos que los datos
ingresados sean permanentes en la tabla.
Una alternativa para agregarregistrosenAccess
El método que acabamos de revisar es muy útil cuando tú mismo agregarás
datos a una tabla. Sin embargo, cuando será una tercera persona la que hará el
ingreso de información a la base de datos es recomendable utilizar
Formularios especialmente si la otra persona no tiene conocimientos en
Access ya que los Formularios nos ayudarán a evitar errores de captura.
8. Formularios
Los formularios se conocena veces como "pantallas de entrada de datos". Son
las interfaces que se utilizan para trabajar conlos datos y, a menudo,
contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Sepuede
crear una basede datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de
las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar
formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

12. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los
datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de
comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en
el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas
diversas. Porejemplo, podríacrear un formulario denominado "Formulario de
cliente" para trabajar condatos de clientes. El formulario de cliente podría
tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir
un pedido nuevo del cliente.
Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios
interactúan conlos datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un
formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen
únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse
de que los datos se especifican correctamente.
9. Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.
Normalmente, un informe respondea una pregunta específica, como "¿Cuánto
dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están
nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la
información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los
datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato
que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla,
exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
10. Consultas
Las consultas sonlas que verdaderamente hacen el trabajo en una base de
datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común
es recuperar datos específicos delas tablas. Los datos que desea ver suelen
estar distribuidos porvarias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en
una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos
los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar"
los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo
sirven de origen de registros para formularios e informes.

13. Ciertas consultas son"actualizables", es decir, puede modificar los datos de
las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está
trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan
en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de
acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone
a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la
pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el
resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un
informe.
Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea conlos
datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar
datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
11. El botón de comando.
se utiliza para acelerar una operación (apertura de un formulario,
desplazamiento entre informes, etc.), para lo cual se precisa escribir una macro
o un procedimiento de evento de Access Basic. Podemos utilizar los botones
predefinidos realizables con el asistente o bien los podemos diseñar nosotros
mismos.
Crear un botón de comando con el asistente.- Para ello deberemos:
-Elegir el botón Asistente para controles si no se encuentra ya activado.
-Hacer click en el formulario en el punto en el que se desea situar el ángulo
superior izquierdo del botón y arrastrar a los tamaños deseados.
-Seguir las instrucciones de la ventana que se abrirá inmediatamente (elegir

14. entre insertar un título o una imagen).
Cambiando a Vista formulario se puede verificar si la posición del botón es la
deseada o, si no, se puede modificar regresando a Vista diseño.
Crear un botónsin el asistente.- Para ello deberemos seguir los siguientes pasos:
-Desactivar la herramienta Asistente para controles
-Hacer click sobre la herramienta Botón de comando
-Hacer click en el punto de formulario en donde se desea situar el ángulo
superior izquierdo del control y arrastrar.
-Hacer click en el interior del botóny teclear el nombre que deseamos asignarle.

15. -Hacer click con la tecla derecha en el interior del botón y elegir Generar
evento>Generador de macros y escoger la columna Acciones de la función que
debe desarrollar la macro.
Existe la posibilidad de asignar un título al botónoperando a través de la tabla
de propiedades (Propiedades>Formato>Imagen>seleccionar el Generador de
imágenes).
Añadir efectos especiales.- La funcionalidad de un formulario estriba en la
capacidad de evidenciar las informaciones más importantes y en la
simplificación en la introducción de datos. Para tal fin, algunos retoques
gráficos podríanmejorar estos dos aspectos(detodos modos,debemos tener en
cuenta que si el formulario debe imprimirse es contraproducente el uso de
colores y efectos tridimensionales), así como también puede recurrirse al uso
de elementos gráficos tales como rectángulos, efectos tridimensionales,
sombreados, etc.
12. Vamos a crear un Panel de Controlcon 3
páginas para que el usuario puedanavegar
cómodamente por el contenido de la base de datos.
1 Selecciona la pestaña Herramientas de base de datos y haz clic en la
opciónAdministrador del Panel de Control.
2 Access te advertirá de que no hay ningún Panel de Control creado y te
preguntará si quieres crear uno. Pulsa Sí.

16. 3 Pulsa Nueva para crear una nueva página.
4 Dale el nombre de Formularios.
5 Vuelve a pulsar Nueva para crear una tercera página.
6 Dale el nombre de Informes.
Ahora vamos a editar el panel de control predeterminado: Panel de control
principal (Predeterminado).
7 Selecciónalo y pulsa Modificar.
8 En el nuevo cuadro de diálogo cámbiale el nombre para que se lea Panel de
Control.
9 Pulsa el botón Nueva para añadir un nuevo elemento a la página.
10 En el nuevo cuadro de diálogo escribe Formularios como Nombre.
11 En Comando selecciona Ir al panel.
12 En Panel de control selecciona Formularios (lo acabamos de crear).
13 Pulsa Aceptar para crear el elemento.
14 Vamos a crear otro pulsando Nueva.
15 En Nombre escribe Informes.
16 En Comando selecciona Ir al panel.
17 En Panel de control selecciona Informes.
18 Pulsa Aceptar.
19 Por fin crea otro elemento pulsando Nueva.
20 En Nombre escribe Cerrar.

17. 21 En Comando selecciona Cerrar la aplicación.
22 Pulsa Aceptar para crear este elemento que hará que la base de datos se
cierre.
23 Cierra el cuadro de diálogo de Modificar página haciendo clic en Cerrar.
Ya tenemos una página creada. Vamos a por la siguiente.
24 Selecciona la página Formularios y pulsa Modificar.
25 Pulsa el botónNueva en el cuadro de diálogo que aparecerá para añadir un
elemento.
26 En Comando selecciona Abrir el formulario en modo Edición.
27 En Formulario selecciona alumnos de un curso.
28 En Texto escribe el mismo nombre del formulario.
29 Pulsa Aceptar para crear el elemento.
Repite los pasos 25 a 29 para cadauno de los formularios en la base de datos.
30 Cuando hayas añadido todos los formularios añadiremos otro
elemento para volver a la página inicial del Panel de control, así que vuelve a
pulsar Nueva.
31 En Texto escribe Volver.
32 En Comando selecciona Ir al panel.

18. 33 En Panel de control selecciona Panel de Control.
34 Pulsa Aceptar.
35 Cierra el cuadro de diálogo de Modificar página de control haciendo clic
en Cerrar.
Repite los pasos desdeel número 24 para la página de Informes. Añade todos
los informes a la página seleccionando el comando Abrir el informe y al final
añade un elemento para volver a la página anterior.
Cierra el Administrador del Panel de control y habremos terminado.
Si en la configuración de Inicio seleccionamos Panel de control en el
desplegable Mostrar formulario/página para que se muestre automáticamente
al abrir el archivo tendremos la aplicación completa.
13. Método para importar objetos OLE
1. Cree la siguiente tabla en vista de diseño. Guárdela como
tblLoadOLE
Tabla: tblLoadOLE
------------------------
Campo llamado: OLEID
Tipo de datos: Auto Numérico
Campo llamado: OLEPath
Tipo de datos: Texto
Tamaño de campo: 255

19. Campo llamado: OLEFile
Tipo de datos: Objeto OLE
Clave principal: OLEID
2. Usando el asistente de Autoformulario en columnas, cree un nuevo
formulario basado en la tabla tblLoadOLE y guárdelo como
frmLoadOLE.
3. Abra el formulario frmLoadOLE en modo diseño.
4. Inserte tres Cuadros de texto independientes en la sección de
Encabezado del formulario.
Formulario: frmLoadOLE
------------------------
Cuadro de texto:
Nombre: SearchFolder
Cuadro de texto:
Nombre: SearchExtension
Cuadro de texto:
Nombre: OLEClass
5. Inserte un botónde comando en el formulario:
Botón de comando
----------------

20. Nombre: cmdLoadOLE
Título: Cargar ficheros
6. Escriba el siguiente código en el evento "Al hacer click" del botón
cmdLoadOLE(seleccionando Procedimiento de evento)
Private Sub cmdLoadOLE_Click()
Dim MyFolder As String
Dim MyExt As String
Dim MyPath As String
Dim MyFile As String
Dim strCriteria As String
MyFolder = SearchFolder
' Obtienen la ruta de búsqueda.
MyPath = MyFolder & "" & "*." & [SearchExtension]
' Obtiene la primera línea en la búsquedacon la extensión.
MyFile = Dir(MyPath, vbNormal)
Do While Len(MyFile) <> 0
[OLEPath] = MyFolder & "" & MyFile
[OLEFile].Class = [OLEClass]
[OLEFile].OLETypeAllowed = acOLEEmbedded
[OLEFile].SourceDoc = [OLEPath]
[OLEFile].Action = acOLECreateEmbed
' Busca el siguiente fichero OLE en el directorio.

21. MyFile = Dir
' Va a un nuevo registro en el formulario.
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 12, 4, acMenuVer70
Loop
End Sub
7. Guarde el formulario frmLoadOLE y ábralo en modo formulario.
8. Escriba la ruta completa del directorio en el que tiene almacenados
los ficheros OLE en el cuadro de texto SearchFolder.
9. Escriba la extensión del tipo de fichero que se insertarán en la
tabla, como .BMP, .JPG, .DOC, .XLS, .TIF o .GIF en el cuadro de
texto SearchExtension. No escriba el punto delante de la extensión.
Por ejemplo, para insertar ficheros de mapas de bits, escribir
"bmp" (sin comillas).
10.Escriba el nombre de la clase de ese tipo de fichero en el cuadro
de texto OLEClass. Por ejemplo, Paint.Picture para ficheros BMP.
NOTA: Para determinar el nombre de la clase de un objeto OLE,
consulte la documentación de la aplicación que crea ese objeto.
11.Clic en el botón"Cargar ficheros". Todos los ficheros
especificados en los cuadros de texto del formulario son
insertados en la tabla tblLoadOLE.

22. Propiedades
Id. de artículo: 550721 - Última revisión: 02/16/2004 20:07:02 - Revisión: 3.0
La información de este artículo se refiere a:
Microsoft Access 95 Standard Edition, Microsoft Access 97 Standard Edition
Palabras clave:
object ole programatically table KB550721
14. Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como
dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud pordefecto de 50
caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se
utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número
que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access
recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el
archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo,
pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del
tipo número la propiedad tamaña del campo nos permite concretar más. En
resumen, los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números
sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo
Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.

23. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desdeel año 100 al año
9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separadordecimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access
recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la
izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda
ocupa8 bytes de espacio en disco.
Auto numeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o
número aleatorio que Microsoft Access asigna cadavez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numeración no se pueden
actualizar.
Sí/No:valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros
datos binarios. Si trabajas conbases de datos creadas con otras versiones de
Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando
perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos,
es interesante que no utilices este tipo de datos, porquea partir de la versión
2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos
adjuntos que veremos más adelante.

24. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto
y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo
puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o
control. Dirección: ruta de acceso deun archivo o
página. Subdirección: posicióndentro del archivo o página. Sugerencia: el
texto que aparece como información sobre herramientas.
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo,
gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos
de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo
electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los
campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de
manera más eficaz porqueno crean una imagen de mapa de bits del archivo
original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una
operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por
ejemplo, podríaser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio
* Cantidad en una línea de pedido.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... quecrea un
campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opciónse inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft
Access establece el tipo de datos basándoseen los valores seleccionados en él.
15.diferencia entre campo y registro:
Los campos y los registros sondos componentes básicos de una basede
datos, que es una colección organizada de información, o datos. El término

25. "campos" serefiere a columnas, o categorías verticales de datos. El término
"registros" se refiere a las filas, o agrupaciones horizontales de datos de
campo. Es posible ver ejemplos de ambos componentes de bases de datos en
las viejas bases de datos impresas y también en las bases de datos modernas
asistidas por computadora.
Estructuradebasededatos
Algunos ejemplos habituales de bases de datos son una libreta de teléfonos, un
catálogo de una biblioteca o el motor de búsquedade un sitio web de venta.
Una base de datos está construida normalmente en formato de tabla confilas y
columnas. Por ejemplo, un listado telefónico tiene un apellido, un nombre, una
dirección y un número de teléfono para cada entrada. Estas categorías forman
las "columnas" de la base de datos. Cada entrada en el listado telefónico tiene
una cualidad identificativa única, que es el nombre de la persona. Cada
entrada pornombre en el listado telefónico forma una fila, que contiene datos
únicos en cada una de estas cuatro columnas.
Funcióndelasbasesdedatos
Las bases de datos están organizadas en campos y registros para que sea
sencillo accedera ellas. Para encontrar un número de teléfono en el listado
telefónico, simplemente tienes que encontrar el nombre de la persona, que es
único. Cuando lo hayas encontrado, el número de teléfono correcto estará en
la columna "número de teléfono" en la misma fila. La mayoría de las bases de
datos siguen esta organización básica y principios funcionales.
Campo
En el ejemplo del listado telefónico, las cuatro categorías de datos del
apellido, el nombre, la dirección y el número de teléfono se llaman "campos".
Un campo es una unidad sencilla de datos que es única dentro de la entrada o
fila, pero la categoría de datos general es común a todas las entradas. Por
ejemplo, "dirección" es un campo común a todas las entradas nombradas en el
listado telefónico, pero el contenido del campo de dirección será único para
cada entrada. Como regla, el campo de la base de datos se refiere a las
columnas, o categorías de datos, que son utilizadas portodas las entradas o
filas.
Registro
Un registro es una fila de una basede datos, una agrupación horizontal de
datos. El contenido de estos campos es único para esa fila. En el ejemplo del
listado de teléfonos, cadaapellido empieza una fila o registro que contiene

26. datos en los campos del nombre, dirección y número de teléfono. Un registro
se suele usar en una búsquedade base de datos porquecada registro tiene una
cualidad identificativa única (o valor). Un registro de base de datos es,
básicamente, una fila que contiene datos únicos en cada uno de los campos.
Una base de datos normalmente tendrá un gran número de registros, pero sólo
un pequeño número de campos.