TUTORIAL

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TUTORIAL BASICO DE BASES DE DATOS EN ACCESS
STEVEN JOEL WALTON VARGAS
CENTRO DE FORMACION INTEGRAL PARA EL TRABAJO
TECNICA LABORAL EN SISTEMAS
ENVIGADO
2017

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CONTENIDO
INTRODUCCION 3
1. BASE DE DATOS 4
1.1. TABLAS 4
1.1.1. CAMPO 4
1.1.2. LLAVE 5
1.1.3. REGISTRO 5
1.2. RELACIONES 5
2. CREAR UNA BASE DE DATOS 6
2.1. CERRAR LA BASE DE DATOS 8
2.2. ABRIR UNA BASE DE DATOS 9
2.3. CREAR UNA TABLA DE DATOS 9
2.3.1. GUARDAR UNA TABLA 10
2.4. CREAR UNA CONSULTA 12
2.5. CREAR UN FORMULARIO 13
2.5.1. COMO CREAR UN PANEL DE CONTROL 14
2.6. COMO CREAR UN INFORME 16
BIBLIOGRAFIA 17

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INTRODUCCION
Access es un programa que permite crear y editar bases de datos. Dependiendo el
uso que se le dará a la información el usuario sabrá si necesita una base de datos
de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos.
A través de este programa se puede ordenar la información de diferentes formas,
tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y edición
de información que contenga la base de datos.

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1. BASE DE DATOS
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Cada base
de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada
tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la
información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la
tabla conforma un registro1.
1.1. TABLAS
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es
donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una
empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los
proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En
este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos
de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida
cuántas necesita.2
1.1.1. CAMPO
Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una
persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un
registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a
información de los empleados de una empresa, un registro sería la información
relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información
específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el
número de seguridad social.3
1 Walder Pontón Flórez. TUTORIAL PRÁCTICO DE BASES DE DATOS EN ACCESS “CREAR UNA
AGENDA”.
https://centronuevaespanha.wikispaces.com/file/view/CREAR+BASE+DE+DATOS+ACCESS.pdf
[citado en 2 de febrero de 2017]
2 Introducción a lastablas.https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-las-tablas-78ff21ea-
2f76-4fb0-8af6-c318d1ee0ea7
[citado en 2 de febrero de 2017]
3 Nora Tarr. ¿Qué es un campo en Microsoft Access?. http://www.ehowenespanol.com/campo-microsoft-
access-sobre_300800/
[citado en 2 de febrero de 2017]

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1.1.2. LLAVE
La clave o llave principal de una tabla, está compuesta por uno o varios campos que
identifican en forma única cada registro almacenado.
Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan
para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm. de
Empleado, es la clave principal de esta tabla.4
1.1.3. REGISTRO
Es una colección de datos descriptivos de los campos, que se relacionan uno a uno.
Por ejemplo, un campo es tu altura, otro tu peso y otro el color de tus ojos.
Un registro sería el valor de tu talla, peso y color de ojos5
1.2. RELACIONES
La ventana Relaciones permite definir la Relación entre los elementos almacenados
en varias tablas de Access. Puede visualizarla haciendo clic en Herramientas de
base de datos > Relaciones.
Botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos
Relaciones son similares a las reglas que determinan cómo se conectan los datos
en la base de datos. En una base de datos de procesamiento de pedidos bien
4 Las llavesde access o clave principal.https://accessena.wordpress.com/las-llaves-de-acces-o-clave-principal/
[citado en 2 de febrero de 2017]
5 Víctor. ¿Qué es un campo y un registro?. http://adrian-startagain.blogspot.com.co/2011/05/que-es-un-
campo-y-un-registro.html [citado en 2 de febrero de 2017]

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normalizado, por ejemplo, probablemente tendrá información del cliente en una
tabla y la información del pedido en otra tabla. ¿Desea asegurarse de que los
clientes no obtener separados de los pedidos, derecha? Y no quiere que un pedido
que se cree que no tiene un cliente válido conectado a ella. La ventana Relaciones
es donde vaya a configurar estas reglas para que se aplican a lo largo de la base
de datos.6
2. CREAR UNA BASE DE DATOS
De momento vamos a crear una base de datos en blanco y luego la rellenaremos.
Para crear una nueva base de datos debemos:
Dirigirnos a la esquina superior izquierda y hacer click sobre la pestaña Archivo >
Nuevo > Base de datos del escritorio en blanco
y nos pedirá que le asignemos un nombre y una dirección donde será almacenada.
6 ¿Qué es la ventana Relaciones?. https://support.office.com/es-es/article/%C2%BFQu%C3%A9-es-la-
ventana-Relaciones-20c66348-854f-47f8-819a-5cce2518ee1d
[citado en 2 de febrero de 2017]

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Después de crear la base de datos, Access por defecto abrirá una nueva tabla
llamada Tabla1 como se puede apreciar en la siguiente imagen.

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2.1. CERRAR LA BASE DE DATOS
Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access abierto
debemos dirigirnos a la esquina superior izquierda, en la pestaña Archivo
seleccionamos la opción Cerrar.
Otra forma de cerrar la base de datos es cerrando Access, obviamente la base
también se cerrará.

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2.2. ABRIR UNA BASE DE DATOS
Desde la opción Abrir de la pestaña Archivo.
2.3. CREAR UNA TABLA DE DATOS
Para crear una tabla de datos tenemos dirigirnos a la pestaña Crear. En el grupo
Tablas podremos ver estas opciones:
 El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la
columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

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 Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
 Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista
o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
 Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de
aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles.
Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
2.3.1. GUARDAR UNA TABLA
Para guardar una tabla, debemos pulsar el botón Archivo ubicado en la esquina
superior izquierda y elegir la opción Guardar.

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Otra manera es haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Como no le hemos asignado un nombre a nuestra tabla aun, aparecerá el siguiente
mensaje
Escribimos el nombre que le queremos asignar a nuestra tabla y damos clic en el
botón Aceptar.

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2.4. CREAR UNA CONSULTA
Para crear una consulta debemos seleccionar la tabla a la cual deseamos crear la
consulta, dirigirnos a la pestaña Crear y seleccionamos la opciónDiseño de consulta
Una vez creada la consulta podremos agregarle criterios para reducir la búsqueda
Los cuales deberán ir dentro de unos corchetes.

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2.5. CREAR UN FORMULARIO
Para crear un formulario deberemos seleccionar la tabla a la cual deseamos crear
el formulario, dirigirnos a la pestaña Crear y seleccionar la opción Formulario.
Una vez creado el formulario podremos editarlo con la tabla de propiedadesubicada
en el lado derecho del formulario

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Para agregar imágenes, tablas, cuadros de texto, logotipos y demás las podremos
encontrar en la parte superior del formulario
2.5.1. COMO CREAR UN PANEL DE CONTROL
Para crear un panel de control debemos dirigirnos a la opción Administrar panel de
control; si Access no tiene la opción Administrar panel de control, debemos dirigirnos
a la pestaña opciones, dentro de esta Personalizar cintas de opciones,
seleccionamos Todos los comandos y agregamos la opción Administrar panel de
control a una Nueva carpeta

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Una vez creado el panel de control podremos agregar los formularios de las tablas
que creamos para así tener un mejor acceso a ellas

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2.6. COMO CREAR UN INFORME
Para crear un informe, debemos dirigirnos a la pestaña Crear y le damos clic a la
opción Informe
Al crear el informe podremos editarlo en la cinta de opciones ubicada en la parte
superior y también en la pestaña de propiedades ubicada en el lado derecho del
informe

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BIBLIOGRAFIA
Introducción a las tablas. https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-las-tablas-78ff21ea-
2f76-4fb0-8af6-c318d1ee0ea7
[citado en 2 de febrero de 2017]
Las llavesde access o clave principal.https://accessena.wordpress.com/las-llaves-de-acces-o-clave-principal/
[citado en 2 de febrero de 2017]
Nora Tarr. ¿Qué es un campo en Microsoft Access?. http://www.ehowenespanol.com/campo-microsoft-access-
sobre_300800/
[citado en 2 de febrero de 2017]
¿Qué es la ventana Relaciones?. https://support.office.com/es-es/article/%C2%BFQu%C3%A9-es-la-ventana-
Relaciones-20c66348-854f-47f8-819a-5cce2518ee1d
[citado en 2 de febrero de 2017]
Víctor. ¿Qué es un campo y un registro?. http://adrian-startagain.blogspot.com.co/2011/05/que-es-un-campo-
y-un-registro.html [citado en 2 de febrero de 2017]
Walder Pontón Flórez. TUTORIAL PRÁCTICO DE BASES DE DATOS EN ACCESS “CREAR UNA
AGENDA”.
https://centronuevaespanha.wikispaces.com/file/view/CREAR+BASE+DE+DATOS+ACCESS.pdf
[citado en 2 de febrero de 2017]