Este documento presenta información sobre el proceso de compras. Explica conceptos clave como compra técnica, selección y evaluación de proveedores, y reevaluación periódica. También describe los objetivos de cada etapa del proceso y los documentos necesarios para su implementación como procedimientos, instructivos y formatos de evaluación de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001.

1. EL CONCEPTO DE
COMPRAS
HERNAN JIMENEZ & ASOCIADOS
DIVISIÓN DE CONSULTORÍA
(Versión 1.70 de Febrero de 2012)

2. HJ & ASOCIADOS 2
COMPRA TÉCNICA
SELECCIÓN PROVEEDORES
EVALUACIÓN PROVEEDORES
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
HERNAN JIMENEZ & ASOCIADOS
TEMAS A TRATAR

3. HJ & ASOCIADOS 3
Entradas Salidas
Responsabilidad
Gerencial
Administración
de Recursos
Medición.
análisis,
mejoramiento
Ejecución del
Producto
(y/o Servicio)
Producto/
Servicio
R
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
MEJORAMIENTO CONTINUO
5
6
7
8
COMPRAS

4. HJ & ASOCIADOS 4
PROVEEDORES
SUMINISTRA EQUIPOS
SUMINISTRA INSUMOS
SUMINISTRA MATERIAS PRIMAS
SUMINISTRA REPUESTOS CRÍTICOS PARA LA
OPERACIÓN
SUMINISTRA PRODUCTOS QUÍMICOS CON HOJAS DE
SEGURIDAD.

5. HJ & ASOCIADOS 5
CONTRATISTA
 HACE PARTE DEL PROCESO PRODUCTIVO
 LLEVAA CABO LA PRESTACIÓN DE UN SERVICIO EN
INSTALACIONES DEL CLIENTE
 HACE REPARACIONES O CALIBRACIONES EQUIPOS

6. HJ & ASOCIADOS 6
OBJETIVO: COMPRA TÉCNICA
 FICHAS TÉCNICAS
 REQUISICIÓN TÉCNICA
INTERNA
 COMPRA TÉCNICA
 VERIFICACIÓN DEL
PRODUCTO COMPRADO
 PROCEDIMIENTO DE
DEVOLUCIONES.
REGISTRO DEL
SISTEMA DE
GERENCIA DE LA
CALIDAD
ISO9001:7.4
DESCRIPCIÓN NUMERO:
RESPONSABLE: FECHA:
CANTIDAD REFERENCIA DESCRIPCIÓN
FIRMA AUTORIZADA PRESUPUEST
O:

7. HJ & ASOCIADOS 7
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
 CRITERIOS DE SELECCIÓN
 COMERCIAL
 FINANCIEROS
 TÉCNICOS
 HOMOLOGACIÓN DE COMPONENTES
 HOMOLOGACIÓN DE OFICINAS Y
PROVEEDORES
 HOMOLOGACIÓN DE SERVICIOS Y
VALORES AGREGADOS.
 SOPORTE Y MANTENIMIENTO
 OUTSOURCING

8. HJ & ASOCIADOS 8
SOLICITUD
AMPLIACIONES
CONVOCATORIA
PROVEEDORES
INFORMACIÓN
PARA LOS
PROVEEDORES
RECIBO DE
DOCUMENTOS
REGISTRO
DE
PROVEEDOR
ANÁLISIS
PROVEEDORES
¿APROBADO?

9. HJ & ASOCIADOS 9
COMPRAS
 CUANDO SE REALIZA UNA COMPRA,
DEBE SER CLARO EN LO QUE
REQUIERE SIN QUE HAYA NINGUNA
AMBIGÜEDAD.
 SE REQUIERE COMPROMISO PARA
PODER GARANTIZAR EL
CUMPLIMIENTO DEL SUMINISTRO POR
PARTE DEL PROVEEDOR.

10. HJ & ASOCIADOS 10
SON EXTERNAS,
SUMINISTRADAS
POR EL
PROVEEDOR Y
RELACIONADAS EN
EL LISTADO
MAESTRO DE
REGISTROS, PUES
PERMITEN
VERIFICAR EL
PROCUCTO
COMPRADO Y
ADQUIRIRLO EN
FORMA TECNICA. A
VECES INCLUYE
SU MANIPULACION
Y
ALMACENAMIENTO
.

11. HJ & ASOCIADOS 11
CUANDO LA EMPRESA REALIZA OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR, DEBE
INCLUIR SUS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS RELACIONADOS.
ES POSIBLE CERTIFICARSE EN ISO28000 PARA ASEGURAR LIMITAR LAS
POSIBILIDADES DE CONTRABANDO DENTRO DE LAS OPERACIONES DE LA
EMPRESA. ESE SISTEMA ES COMPATIBLE CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD Y TAMBIÉN TIENE CERTIFICACIÓN Y AUDITORIA.

12. HJ & ASOCIADOS 12
VERIFICACIÓN DE PRODUCTO
COMPRADO
 VERIFICACIÓN DE
PRODUCTO
SUMINISTRADO
 CERTIFICADOS DE
LOTE, EMBARQUE Y
ESTACIÓN.
 ANÁLISIS DE
LABORATORIO

13. HJ & ASOCIADOS 13
REQUISICION
CONSULTA
BASE DE DATOS
SOLICITUD
COTIZACIÓN
RECIBO
COTIZACIONES
ANÁLISIS
CONDICIONES
ADJUDICACION
VERIFICACIÓN
PRODUCTO
COMPRADO
DEVOLUCION
INGRESO
BODEGA
ENTREGA AL
CLIENTE
INTERNO

14. HJ & ASOCIADOS 14
 PERIÓDICA
 SENCILLA Y SIMPLE
 CRITERIOS DE EVALUACIÓN
 EVALUACIÓN TÉCNICA
 EVALUACIÓN COMERCIAL
 DESARROLLO DE PROVEEDORES
 SOCIOS EN LAS UTILIDADES
 VISITA TÉCNICA DE EVALUACIÓN
 DEBE ARROJAR CIFRAS

15. HJ & ASOCIADOS 15
EMPRESA: FECHA:
CRITERIOS EVALUACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES
CONDICIONES COMERCIALES
CONDICIONES TÉCNICAS
INFORMACIÓN TÉCNICA
GARANTÍAS
RESPONSABILIDAD SOCIAL
TOTAL

16. HJ & ASOCIADOS 16
ES RESPONSABILIDAD DEL
PERSONAL DE COMPRAS
RECIBIR LAS HOJAS DE
SEGURIDAD DE LAS SUSTANCIAS
PELIGROSAS Y SUMINISTRAR
ESA INFORMACIÓN A TODOS LOS
EMPLEADOS Y CONTRATISTAS
QUE VAYAN A TRANSPORTAR,
ALMACENAR, USAR O REALIZAR
LA DISPOSICIÓN FINAL DE ESOS
PRODUCTOS.

17. HJ & ASOCIADOS 17
PROCESO
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVOS
HERNAN JIMENEZ & ASOCIADOS
DOCUMENTACION

18. HJ & ASOCIADOS 18
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
 SELECCIÓN DE PROVEEDORES
 COMPRA TÉCNICA
 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
 VERIFICACIÓN DE PRODUCTO COMPRADO
 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

19. HJ & ASOCIADOS 19
DOCUMENTOS
RELACIONADOS:
-PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
-PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
DE PROVEEDORES
-PROCEDIMIENTO DE EVALUACION
DE PROVEEDORES
SEGUIMIENTO Y MEDICION:
- COMITÉ DE COMPRAS
REALIZA SEGUIMIENTO
SEMANAL Y MANTIENE
ACTAS DE COMPRAS
REQUERIMIENTOS ISO:
- COMPRAS 7.4
Entradas:
Requerimientos en las
requisiciones
Requisiciones
Informes de bodega
Plan de mantenimiento
Salidas:
Materias primas y fungibles
acordes con los
requerimientos de calidad de
la organización.
Servicios acordes requisitos
Desarrollo de proveedores.
Destrucción de partes
retiradas
Proceso:
Selección de proveedores
Cotizaciones
Orden de compra
Verificación de producto comprado
Si es del caso devolución
Aceptación y administración de la
bodega.
Evaluación y reevaluación
proveedores
Indicador proceso:
Numero de requisiciones
atendidas en forma oportuna
Devoluciones del mes.
RECURSOS HUMANOS:
-Todo jefe
-Personal auxiliar de
compras
-Director de compras
Procesos con los cuales
interactúa:
- Realización del producto
y prestación del servicio
- Suministro de recursos
RECURSOS FÍSICOS:
- KARDEX
- INTERNET
- SOFTWARE COMPRAS
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA
DE LA CALIDAD
7.4
PROCESO DE COMPRAS Versión 1.04

20. HJ & ASOCIADOS 20
DOCUMENTOS DE COMPRAS
 MANUAL DE CALIDAD: UNA HOJA
CON TODOS LOS DEBES DEL 7.4
ATENDIDOS
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DE COMPRAS. 7.4
 PLAN DE LA CALIDAD DE 7.4
 PROCEDIMIENTOS ESCRITOS
RELACIONADOS CON EL TEMA 7.4
SOBRE SELECCIÓN, EVALUACIÓN,
COMPRA Y REEVALUACIÓN.
 INSTRUCTIVOS DE TRABAJO:
FICHAS TÉCNICAS, PROTOCOLO DE
RECIBO DE MATERIAS PRIMAS

21. HJ & ASOCIADOS 21
IMPLEMENTACIÓN
 SENSIBILIZACIÓN DEL
PERSONAL
 DIVULGAR LOS DOCUMENTOS
 HACER LISTADO DE
MATERIALES INCIDEN EN LA
CALIDAD
 HACER SELECCIÓN DE
PROVEEDORES NUEVOS
 HACER EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES ANTIGUOS
 COMPRAR TÉCNICAMENTE
 VERIFICAR COMPRAS
 USAR EL PROCESO DE
DEVOLUCIÓN SI ES DEL CASO

22. HJ & ASOCIADOS 22
AUDITORIA SEGUNDA PARTE
 VISITA A PROVEEDOR
 REVISA LA DOCUMENTACIÓN
DE COMPRAS, PRODUCCIÓN,
SELECCIÓN Y FORMACIÓN DE
PERSONAL, MANTENIMIENTO,
CONTROL DE CALIDAD,
LOGÍSTICA Y DESPACHOS
 VERIFICA SERVICIOS
TÉCNICOS Y DE SOPORTE.
 VERIFICA PROCEDIMIENTOS
DE QUEJAS Y RECLAMOS

23. HJ & ASOCIADOS 23
DESARROLLO DE PROVEEDORES
 SOCIOS GANANCIAS
 AUDITORIA ES UNA OPORTUNIDAD DE
MEJORA PARA EL PROVEEDOR
 LA CERTIFICACIÓN APOYA QUE EL
PROVEEDOR DESARROLLE SU PROPIO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
 SE LOGRA UN MEJOR SERVICIO AL MISMO
COSTO

24. HJ & ASOCIADOS 24
CONTROL CALIDAD FUENTE
FLEXIBILIDAD DEL X-PROCESO
INFORMACIÓN X-PROCESO
TIENE COMPETENCIAS PERSONAL
MANEJA CUADRO MANDO INTEGRAL
MANEJA SEIS SIGMA
INVENTARIO JUSTO A TIEMPO
OPERARIOS MULTIFUNCIONALES
ALISTAMIENTO EQUIPOS REDUCIDO
OPERARIOS APLICAN RUTA CALIDAD
CALIDAD EN LA FUENTE
CAPACIDAD PROCESOS
MANEJO NO CONFORMIDADES
CALIDAD EN LA FUENTE
CAPACIDAD PROCESOS
MANEJO NO CONFORMIDADES
PERIODO 1 PERIODO 2 PERIODO 3 PERIODO 4
NIVEL DE
COMPETITIVIDAD

25. HJ & ASOCIADOS 25
 ELABORE SU CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
 ELABORE SUS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
RELACIONADOS CON EL TEMA
 RECOPILE LAS FICHAS TÉCNICAS DE SUS
PROVEEDORES PARA GARANTIZAR CALIDAD.
 APLIQUE EL CASO PARA FORMALIZAR
CONOCIMIENTOS

26. HJ & ASOCIADOS 26
 HJ & ASOCIADOS
 MAIL: hernan.jimenez.barrero@gmail.com
 TELÉFONO: 313-3210580
 BOGOTA - COLOMBIA
APLIQUE LOS
CONOCIMIENTOS EN SU
ORGANIZACIÓN