Estimados usuarios.
Bienvenidos a nuestro sitio virtual de la UNIVERSIDAD MAGISTER en Slide Share donde podrá encontrar los resultados de importantes trabajos de investigación prácticos producidos por nuestros profesionales. Esperamos que estos Mares Azules que les ponemos a su disposición sirvan de base para otras investigaciones y juntos cooperemos en el Desarrollo Económico y Social de Costa Rica y otras latitudes.
Queremos ser enfáticos en que estos trabajos tienen Propiedad Intelectual por lo que queda totalmente prohibida su reproducción parcial o total, así como ser utilizados por otro autor, a excepción de que los compartan como citas de autor o referencias bibliográficas. Toda esta información también quedará a su disposición desde nuestro sitio web www.umagister.com,
Disfruten con nosotros de este magno contenido bibliográfico Magister esperando sus amables comentarios, no sin antes agradecer a nuestro Ing. Jerry González quien está administrando este sitio.
Rectoría, Universidad Magister. – 2014.
Similar a DISEÑO DE UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA DIGITALIZAR Y ALMACENAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS EXPEDIENTES ESTUDIANTILES DE LA UNIVERSIDAD MAGÍSTER
Similar a DISEÑO DE UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA DIGITALIZAR Y ALMACENAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS EXPEDIENTES ESTUDIANTILES DE LA UNIVERSIDAD MAGÍSTER (20)
DISEÑO DE UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA DIGITALIZAR Y ALMACENAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS EXPEDIENTES ESTUDIANTILES DE LA UNIVERSIDAD MAGÍSTER
1. UNIVERSIDAD MAGISTER
INGENIERIA DE SISTEMAS
“DISEÑO DE UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA DIGITALIZAR Y ALMACENAR
LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS EXPEDIENTES ESTUDIANTILES DE LA
UNIVERSIDAD MAGÍSTER”
Ing. JUAN CARLOS CHAVES CARRANZA
21 DE SETIEMBRE, 2012
2. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
La Universidad Magíster desea contar con la información de los
expedientes estudiantiles de una manera totalmente digital.
La Universidad Magíster también quiere modernizar los sistemas de
información que actualmente posee.
La información de los estudiantes se encuentra distribuída en varios
lugares.
La información de los estudiantes que está almacenada tiene
diferentes formatos.
3. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Según estudios de la empresa GBM arrojan que en un periodo de
un año el almacenamiento en papel crece en un 22%, que el 40%
de los datos no se accesan facilmente, y que el 60 % del tiempo
laboral se utiliza en búsqueda de información.
Con el escaneo de documentos se aumenta la productividad y el
rendimiento, además se optimizan los procesos con documentos.
También se experimenta una reducción de gastos en la
administración de documentos, reduciendo a la vez los costos de
operación.
4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Por qué es necesario diseñar una solución informática para
digitalizar
y
almacenar
la
información
contenida
expedientes estudiantiles de la Universidad Magíster?
en
los
5. OBJETIVO GENERAL
Realizar el diseño de una solución informática para digitalizar y
almacenar la información de los expedientes estudiantiles de la
Universidad Magíster…..
6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Evaluar el sistema actual de almacenamiento de la
información de los estudiantes de la Universidad Magíster en
los expedientes…..
2. Identificar los requerimientos para el respectivo diseño de
una herramienta automatizada…..
3. Comparar las opciones de digitalización de información que
el mercado ofrece…..
4. Establecer el impacto económico y ambiental al digitalizar la
información de los expedientes de los estudiantes…..
5. Proponer el diseño de una solución informática
digitalización de los expedientes estudiantiles….
de
7. VARIABLES
1. Almacenamiento de la información.
2. Requerimientos de diseño.
3. Opciones de digitalización en el mercado.
4. Impacto económico.
5. Impacto ambiental.
6. Solución informática.
8. MARCO TEÓRICO
Ingeniería de Sistemas: (Ian Sommerville)
“La Ingeniería de Sistemas es la actividad de especificar, diseñar, implementar,
validar, utilizar y mantener los sistemas socio-técnicos. Los ingenieros de sistemas
no solo tratan el software, sino también con el hardware y las interacciones del
sistema con los usuarios y su entorno. Deben pensar en los beneficios que el
sistema proporciona, las restricciones sobre las que el sistema se debe construir y
funcionar y las formas en las que el sistema es usado para cumplir con su
propósito.”
Sistemas de Información:
(Vincenc Fernández Alarcón)
“Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr
un objetivo común. Aunque existe una gran variedad de sistemas, la mayoría de
ellos pueden representarse a través de un modelo formado por cinco bloques
básicos: elementos de entrada, elementos de salida, sección de transformación,
mecanismos de control y objetivos.”
9. MARCO TEÓRICO
Procesos de mejora continua: (Joaquín Membrano Martínez)
“La mejora continua implica un constante esfuerzo de los individuos y equipos en la
búsqueda de soluciones y acciones de mejora. La mayor parte de las veces, no
consistirá en un cambio del proceso gracias a la adquisición de unos nuevos
equipos, sino que será el resultado del talento creativo de los empleados. La
organización no debe dejar que dicho talento aparezca de forma espontánea sino
que debe estimular su aparición de modo que se obtenga el máximo potencial de
los empleados.”
Continuidad de Servicios: (Laudon y Laudon)
“Los proveedores de servicio de continuidad de negocios ofrecen servicios
recuperación de desastres y de disponibilidad continua en la Web para ayudar a
las empresas a continuar sus operaciones esenciales cuando sus sistemas tienen
problemas de funcionamiento.”
10. MARCO TEÓRICO
Digitalización: (Laudon y Laudon)
“Los sistemas de digitalización de documentos son sistemas que convierten los
documentos en papel e imágenes a un formato digital para que se puedan
almacenar y a los que se pueda tener acceso por computadora. Tales sistemas
almacenan, recuperan y manipulan una imagen digitalizada de un documento,
permitiendo desechar el documento en papel. Una vez que el documento se ha
almacenado electrónicamente, se puede recuperar de inmediato o compartir con
otros.”
Expediente Estudiantil: (Medina y Verdejo)
“Todas las escuelas, ya sean públicas o privadas, hacen acopio de diversa clase
de documentación que contiene información acerca de los estudiantes, de manera
que se facilite el proceso de planificar su programa educativo y ofrecerle aquellos
servicios que sean necesarios. Estos datos forman el expediente estudiantil o
record acumulativo, el cual puede definirse como un conjunto organizado de
formularios que contiene el historial y otros documentos relativos a la vida y los
años escolares de los estudiantes.”
11. MARCO METODOLÓGICO
Tipos de Investigación:
1. MÉTODO EXPLORATORIO
Hasta ahora no se ha realizado un estudio referente a este tema en la Universidad.
2. MÉTODO DESCRIPTIVO
Se miden o evalúan aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a
investigar.
3. MÉTODO COMPARATIVO
Se comparan los resultados de un aspecto específico de la investigación con
diferentes proveedores.
12. FUENTES DE INFORMACIÓN
1. Primarias
Se consideran éstas las respuestas a las preguntas de los cuestionarios
y las de las entrevistas.
2. Secundarias
Se consideran éstas las tesis, las revistas, los libros, las normas y los
reglamentos consultados.
13. POBLACIÓN
Para establecer la población se deben tomar en cuenta las personas
activas e inactivas. Actualmente se contabilizan 4,550 expedientes entre
unos y otros.
El incremento anual se obtiene dividiendo el total de expedientes entre el
número de años de operación de la Institución (4,550 / 33) dando como
resultado un incremento de 200 expedientes anualmente.
Si se proyecta un Sistema de Información con una Vida Util de 20 años,
el número de experientes aumentaría en 4,000.
Se puede estimar una población total de 15,000 estudiantes con sus
respectivos expedientes.
Para efectos de este estudio el personal administrativo con que cuenta la
Universidad Magíster es de 3 personas.
14. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
1. Observación.
Las observaciones de las reacciones e investigaciones del tema.
2. Cuestionario.
A los funcionarios que realizan labores en relación con la información
de los estudiantes de la Universidad Magíster.
(9 preguntas cerradas)
3. Entrevista.
1) A la Rectora de la Universidad Magíster sobre la información
contenida en los expedientes estudiantiles de dicha universidad.
(9 preguntas abiertas).
2) A un Agente de Ventas de una de las empresas proveedoras de
equipos y servicios de digitalización de documentos.
(10 preguntas abiertas).
15. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN RESULTADOS
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Conocimiento de la diversidad de formas y lugares de almacenamiento de la información
de los estudiantes de la Universidad Magíster
16. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN RESULTADOS
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Conocimiento de la información contenida en los expedientes de los estudiantes de la
Universidad Magíster
17. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN RESULTADOS
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Conocimiento de los procesos de ingreso y manejo de la información de los estudiantes
de la Universidad Magíster
18. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN RESULTADOS
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Opinión acerca de la ayuda proporcionada por un Sistema Informático en el manejo de la
información de los estudiantes de la Universidad Magíster
19. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN RESULTADOS
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Opinión acerca del ahorro de recursos de un Sistema Informático en el manejo de la
información de los estudiantes de la Universidad Magíster
20. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN RESULTADOS
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Opinión acerca de la amigabilidad con el medio ambiente de un Sistema Informático para
el manejo de la información de los estudiantes de la Universidad Magíster
21. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
REQUERIMIENTOS DE DISEÑO
Se deben almacenar todos los documentos físicos en los expedientes de los
estudiantes ya que el CONESUP exige verificarlos como parte del
procedimiento para aprobar la entrega de títulos.
La documentación de los expedientes está organizada y clasificada por
clases, se tiene un Protocolo establecido para su manipulación, así como
procesos de ingreso de documentos o extracción de información.
Es necesario que todos los documentos en los expedientes estudiantiles
sean sistematizados y digitalizados para su mejor conservación.
23. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
OPCIONES DE DIGITALIZACIÓN EN EL MERCADO
Se requiere un Sistema Informático con una Vida Util de 20 años, y una
proyección de 15,000 expedientes que contienen 80 documentos a
digitalizar resultando en un total de 880,000 documentos.
La Universidad Magister tiene una red y disponibles 3 computadoras para el
proceso.
Se consulta a la empresa GSI para saber los requerimientos mínimos de las
computadoras y la red.
Se solicitan cotizaciones a 2 empresas, para adquirir una solución de
digitalización de documentos, de ambas se obtuvo respuesta.
24. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
- La información al estar almacenada en
diferentes formas y lugares no guarda
uniformidad de formatos, no se interrelacionan
y se pierde eficiencia.
- Elaborar un Manual de procedimientos de
manera escrita para el almacenamiento y
manipulación de documentos de los
expedientes físicos (Se realiza de manera
verbal).
- Los funcionarios manifiestan no tener
problemas al manejar la información, pero el
cliente percibe un servicio lento.
- Existen procedimientos y restricciones en la
incorporación
y
manipulación
de
los
expedientes físicos de los estudiantes.
- La información de los expedientes
estudiantiles se encuentra clasificada por
clases.
- Implementar un Sistema Informático que
agrupe y organice toda la información de los
estudiantes.
- Al digitalizar documentos, sus componentes
se deben ingresar en una Base de Datos.
25. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
REQUERIMIENTOS DE DISEÑO
CONCLUSIONES
- Se confirma la existencia de
procedimientos para inclusión y manejo
de los documentos del expediente físico,
estos son adecuados y proporcionan
controles.
- La información en medios electrónicos
se encuentra en 2 grandes fuentes
(Programa de registro de notas, hoja
electrónica para datos personales).
- No existe relación entre los medios
electrónicos, y entre estos con los
físicos.
- Al Haber manipulación del expediente
físico hay en consecuencia desgaste del
material.
RECOMENDACIONES
- Elaborar un Manual de tareas de las
personas involucradas en los procesos
de manejo de información acorde a un
sistema informático.
- Que en el desarrollo de un Sistema
Informático sean incluidos todos ítems
como campos de la Base de Datos con
el fin de agruparlos y estandarizarlos.
- Cuando el Sistema Informático esté en
producción se limite la manipulación de
los expedientes físicos para su
conservación.
26. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
OPCIONES DE DIGITALIZACIÓN EN EL MERCADO
CONCLUSIONES
- La red de la universidad cumple con los
requerimientos mínimos, no así los
equipos que solo lo hacen en parte.
- Se necesita adquirir equipos de captura
de imágenes, cuyo valor varía por su
capacidad en volumen de digitalización
entre los $2,000 y los $20,000.
- Las empresas proveedoras ofrecen
venta de soluciones y también alquilan
dicho servicio con precios que oscilan
entre los $18,000 y los $22,550.
RECOMENDACIONES
- Se actualicen los equipos existentes
para incrementar su capacidad.
- Se adquieran 2 equipos con los
requerimientos
de
captura
y
almacenamiento de imágenes.
- Se adquiera un dispositivos de captura
de bajo volumen por la carga de
trabajo.
- Destinar $1,700 para compra de
computadoras y licencias, $2,000 para
scanner y $11,300 para el servicio de
digitalización.
-Definir el tipo de servicio de
digitalización, sea compra o alquiler.
27. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
IMPACTO ECONÓMICO
CONCLUSIONES
-Con un Sistema Informático se da ahorro
en recursos materiales.
- Con un Sistema Informático habrá
ahorro en el tiempo de los funcionarios
en investigaciones con los expedientes.
- Con un Sistema Informático se podrá
utilizar el tiempo de los funcionarios en
otras tareas.
RECOMENDACIONES
-Desarrollar e implementar un sistema
informático que digitalice y administre
la información de los expedientes de
los estudiantes de la Universidad
Magíster.
28. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
IMPACTO AMBIENTAL
CONCLUSIONES
-Al existir ahorro en recursos materiales
estos no serán utilizados bajando el
consumo de materiales producidos por la
naturaleza o materias contaminantes en
ella.
-Como efectos indirectos que se
producen con el ahorro de recursos, al
ahorrar papel habrá disminución en la
tala de árboles.
-Al ahorrar materiales habrá disminución
de sustancias contaminantes y en
desechos no degradables fácilmente por
la naturaleza.
RECOMENDACIONES
-Desarrollar e implementar un sistema
informático que digitalice y administre
la información de los expedientes de
los estudiantes de la Universidad
Magíster.
29. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
SOLUCION INFORMÁTICA
CONCLUSIONES
Es urgente desarrollar un Sistema
Informático
que
administre
la
información de los estudiantes de la
Universidad Magíster.
RECOMENDACIONES
Considerar el desarrollo de la solución
informática
denominada
“Sistema
Informático de Control de Información
de los Expedientes Estudiantiles
(SICIEE)”.
30. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
OTRAS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
- Falta definir directrices en lo referente a
Tecnologías de Información y aplicaciones
de este tipo.
- No hay políticas de Respaldo de la
Información de los esudiantes.
- No
hay
políticas
de
Seguridad
Informática en la información almacenada
en medios electrónicos.
RECOMENDACIONES
- Analizar si el Sistema Informático
puede ampliarse a otras áreas de la
administración de la Universidad
Magíster.
-Que las autoridades pertinentes
definan las directrices en lo referente
a las Tecnologías de Información.
-Definición e implementación de
Políticas de Respaldos de Información
Digital.
31. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
COSTO ECONÓMICO DE LA INVESTIGACIÓN
La estimación del costo de la investigación anteriormente presentada es
de $8.800 (ocho mil ochocientos dólares americanos).
$3,017 (tres mil diecisiete dólares americanos) por desarrollo de
estrategia, aplicación de instrumentos y análisis de la información. $5,783
(cinco mil setecientos ochenta y tres dólares americanos) por concepto de
análisis de resultados y elaboración de la Propuesta.
A continuación se desglosan los costos de esta investigación.
32. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
COSTO ECONÓMICO DE LA INVESTIGACIÓN
PRIMERA PARTE:
Cantidad
Descripción
15
Papel
15
Impresión
1
Cintas de impresora
1
Luz
360
Analista
Unidad
Hoja
Hoja
Cinta
Hora
Hora
Costo Unitario
$ 0,03
$ 0,83
$ 5,00
$ 0,04
$ 8,33
SEGUNDA PARTE:
Cantidad
Descripción
897
Papel
897
Impresión
2
Cintas de impresora
8
Luz
480
Analista
Unidad
Hoja
Hoja
Cinta
Hora
Hora
Costo Unitario
$ 0,03
$ 0,83
$ 5,00
$ 0,04
$ 10,42
Costo Total
$
0,45
$ 12,45
$
5,00
$
0,04
$ 2.998,80
$ 3.016,74
Costo Total
$ 26,91
$ 744,51
$ 10,00
$
0,32
$ 5.001,60
$ 5.783,34
34. PROPUESTA
Objetivo General
Proponer la estructura básica del Sistema Informático de Control
de la Información de los Expedientes Estudiantiles (SICIEE)…..
Objetivos Específicos
1. Establecer la estructura principal de la Base de Datos del SICIEE.
2. Establecer los conceptos fundamentales de cómo debe estar
cimentado el SICIEE.
3. Establecer cuáles opciones de digitalización de documentos se
adaptan mejor a la realidad de la Universidad Magíster.
4. Establecer un Manual de usuario del SICIEE.
35. PROPUESTA
Alcance
Se espera con la presente propuesta, dar los fundamentos
necesarios para el desarrollo e implementación del sistema de
cómputo, Sistema Informático de Control de la Información de los
Expedientes Estudiantiles (SICIEE) en la Universidad Magíster.
36. PROPUESTA
CONTENIDO
1. Establecer la estructura principal de la Base de Datos del
SICIEE.
2. Establecer los conceptos fundamentales para el cimentado
del SICIEE.
3. Establecer las opciones de digitalización de documentos que
se adaptan mejor a la realidad de la Universidad Magíster.
4. Elaborar los manuales del SICIEE.
37. PROPUESTA
CONTENIDO
Establecer la estructura principal de la Base de Datos del SICIEE
Se presenta la estructura de las tablas que conforman la Base de Datos del Sistema
Informático de Control de la Información de los Expedientes Estudiantiles (SICIEE).
TABLAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Personas
Teléfonos de la persona
Correos de la persona
Trabajo de la persona
Teléfonos del trabajo
Correos del Trabajo
Parientes
Estudiantes
Carreras
Materias de Carreras
Requisitos de materias
•
•
•
•
•
•
•
•
Títulos Obtenidos
Convalidaciones de materias
Cursos por Cuatrimestre
Matrícula por Cuatrimestre
Trabajo Comunal Universitario (TCU)
Trabajo Final de Graduación (TFG)
Comité Asesor
Jurado Calificador
39. PROPUESTA
CONTENIDO
Establecer los Conceptos Fundamentales para el cimentado del SICIEE
Se da la orientación en la forma que se debe presentar al usuario el Aplicativo del
Sistema Informático de Control de la Información de los Expedientes Estudiantiles
(SICIEE),
Se sugiere el desarrollo por prototipos. El Sistema debe ser amigable y fácil de
manipular por los usuarios.
A continuación se presentará un recorrido por las pantallas de dicho Sistema
Informático.
47. PROPUESTA
CONTENIDO
Establecer las opciones de digitalización de documentos que se adaptan
mejor a la realidad de Universidad Magíster
Las empresas proveedoras consultadas fueron: Grupo de Soluciones Informáticas
(GSI) e Integracom de Centroamérica S.A.
Primero se centran en una labor de orientación de los requerimientos mínimos que
deben tener los equipos donde se instala la solución de digitalización. Luego envían
cotizaciones de los servicios que ellos ofrecen.
La oferta más ventajosa, para la Universidad Magíster, es la propuesta por la
empresa Grupo de Soluciones Informáticas (GSI).
Ninguna de las cotizaciones tiene toda la información requerida, se propone que la
rectoría, acompañada por un asesor informático, establezca conversaciones con
ambas empresas para que diagnostiquen los equipos de la Universidad.
48. PROPUESTA
CONTENIDO
Elaborar los manuales del SICIEE
Manuales
•
•
•
Manual de Base de Datos
Manual del Sistema
Manual de Usuario
Manual de Base de Datos: En él se conocen la estructura de las tablas y la
distribución de los datos en ellas. En dicho manual se describen las tablas que
componen la base de datos.
Manual del Sistema: Por medio de él se conoce la estructura lógica del sistema.
También describe la estructura de las pantallas en lo que se refiere a su construcción
y estructura interna.
Manual de Usuario: Con él se capacita al funcionario-usuario acerca del
funcionamiento del sistema. En él se debe describir desde la manera de ingresar
hasta la manera de salir, pasando por las diferentes pantallas que lo conforman..
49. IMPACTO DE LA PROPUESTA
IMPACTO ECONOMICO
Será medible solo cuando esté en producción el sistema que se plantea. Habrá
reducción en los gastos de papelería y suministros de oficina al evitar impresiones
excesivas.
IMPACTO SOCIAL
Puede medirse por la posibilidad de efectuar un trámite más expedito y ágil,
impactando en la satisfacción de los usuarios. El personal puede enfocar su
atención en otras labores promocionales a la población meta de la Universidad.
Habrá más tiempo para la labor de ayuda social que la Universidad Magíster hace
en favor de sectores sensibles de la población y que esta universidad le brinda
especial atención.
IMPACTO AMBIENTAL
Puede medirse en la reducción de los desechos de la utilización de suministros,
tales como cintas de impresoras, lapiceros de plástico, de lápices de madera o
papel y papel carbón. Habrá ahorro en el consumo de energía eléctrica, ya que el
proceso manual requiere más tiempo, en el proceso de estudio de documentos
también hay gasto de energía lumínica y recursos materiales.
50. PROPUESTA
COSTO DE LA PUESTA EN PRÁCTICA DE LA PROPUESTA
Consultada la empresa Vista Verde Soft, establece que el costo económico se
estima en $4.000 (cuatro mil dólares americanos) (Producción, Instalación y
Adaptación del Sistema y la capacitación de usuarios); y Costo mensual de
Operación de $400 (cuatrocientos dólares americanos) (Derecho de Uso,
Actualizaciones y Soporte preventivo y correctivo).
ITEM
COSTO DE IMPLEMENTACIÓN
(Producción, Instalación, Adaptación del
Sistema y Capacitación de los Usuarios)
COSTO DE OPERACIÓN
(Derecho de Uso, Actualización de
software, soporte preventivo y correctivo)
COSTO
COSTO
FIJO MENSUAL
($)
($)
4.000
400
51. DEDICATORIA
A Dios, a la Virgen María, a mis padres, mi esposa y mi
familia, que son el motor que ha impulsado y da sentido a
mi vida.
A ellos, que día a día han creído en mí y han forjado mi
carácter, que me han acompañado en mis luchas, alegrías
y tristezas para llegar hasta aquí.