1. El sistema para bibliotecas, completamente integrado, ALEPH 500 es líder en el
mercado de automatización de bibliotecas. Esta completa solución, avanzada y
basada en estándares industriales, refleja la filosofía de Ex Libris de flexibilidad
y facilidad de uso. Basado en Oracle®, el sistema ALEPH 500 ofrece soporte
completo de Unicode, administración de reportes con XML y enlaces API hacia
otras aplicaciones de primera línea. Cuatro generaciones de diseño de ALEPH
500 desarrolladas en más de dos décadas, han producido clientes leales en
todo el mundo. Más de 1.800 sistemas ALEPH están actualmente instalados en
bibliotecas y consorcios de 50 países.
En el siempre evolucionante mundo de la automatización de bibliotecas, Ex
Libris ofrece a su organización la solución perfecta. En ALEPH 500 Usted
encontrará:
Flexibilidad: Los componentes modulares pueden adaptarse para cumplir los
requerimientos de su institución o consorcio.
Facilidad al usar: Los flujos de trabajo amigables e interfases gráficas
intuitivas incrementan la eficiencia del personal staff y de los usuarios.
Personalización: Los componentes modificables permiten a las bibliotecas y
consorcios de cualquier tamaño, crear su propio sistema de administración. En
este contexto se tienen en cuenta las mayores exigencias aplicadas a todo tipo
de biblioteca.
Abierto: Basado en estándares industriales como Open URL, XML, OAI, NCIP y
ODBC, los productos de Ex Libris ofrecen lo último en capacidad para compartir
recursos, completa conectividad e interacción transparente con otros sistemas
y bases de datos.
La arquitectura de ALEPH 500 incluye clientes staff basados en Microsoft®
Windows®; navegadores web para el público y servidores/clientes Z39.50 para
búsqueda y recuperación remota.
Multilingüe: El soporte completo de Unicode ofrece capacidades de texto
multi-direccional y de múltiples juegos de caracteres.
Confiable: La inherente estructura cliente/servidor multicapas garantiza que
ALEPH 500 satisfará sus necesidades actuales y en el futuro.

2. Arquitectura Multi Nivel
OPAC WEB
Nuestro OPAC Web, sofisticado y fácil de utilizar, funciona como la
entrada para el usuario al sistema ALEPH 500. Como está basado en páginas
HTML, puede personalizarse para adecuarse a las especificaciones de su
biblioteca. Como solo se requiere un navegador estándar para la web en la
estación de trabajo del usuario, el OPAC ofrece acceso a la información de la
biblioteca a cualquier hora y desde cualquier lugar, aún durante los
procedimientos de respaldo del sistema y generación de reportes. Los usuarios
descubrirán que buscar materiales que existen en su biblioteca o en otras
instituciones, o simplemente verificar su registro en la biblioteca, no requiere
mayor esfuerzo.
Poderosas y directas herramientas de búsqueda ofrecen a los usuarios la
opción de elegir búsquedas básicas o avanzadas, así como un número ilimitado
de índices de palabras y alfabéticos. Su biblioteca puede utilizar los índices
estándar proporcionados con ALEPH 500 o definir su propio conjunto de puntos
de acceso.
El sistema completamente integrado ALEPH 500 soporta funcionalidad de
Préstamo Interbibliotecario ISO. Esto permite a los usuarios el acceso a
recursos electrónicos y en Internet a través de los campos de enlace basado en
MARC y una función de búsqueda Z39.50. Utilizando la tecnología de enlaces
sensibles de contexto, SFXTM de Ex Libris, ganadora de reconocimientos, los

3. usuarios pueden conectarse a los servicios definidos por la biblioteca. Estos
servicios, creados dinámicamente, pueden incluir enlaces hacia bases de datos
de referencia, recursos basados en web, depósitos locales de información,
texto completo de una publicación electrónica y un rango de otros servicios.
ADAM, el Modulo de Recursos Digitales de ALEPH, permite a las
bibliotecas administrar recursos digitales y sus metadatos asociados dentro del
ambiente de ALEPH 500. Esta extensa y mejorada propuesta, soporta
bibliotecas a medida que se insertan en el nuevo ambiente de la integración de
materiales bibliográficos en el cual los libros y publicaciones seriadas coexisten
con video, imagen y sonido. Su biblioteca ahora puede ofrecer a los usuarios
contenido integrado incluyendo material digital y registros bibliográficos
tradicionales.
El mejorado OPAC Web de ALEPH 500 permitirá a los usuarios recorrer índices
de metadatos, realizar búsquedas de texto completo de material textual y
recuperar y ver objetos digitales con facilidad. Una vista miniatura o icono
indica el tipo de material disponible. La biblioteca puede agregar los derechos
técnicos y metadatos de conservación relevantes.
Basado en Unicode, ALEPH 500 ofrece soporte multi-lenguaje y multi-script.
Su biblioteca puede seleccionar entre 20 opciones para el idioma de la interfaz.

4. Los usuarios de ALEPH 500 pueden interactuar con el sistema en cualquiera de
los idiomas seleccionados por su biblioteca y cambiar el idioma de la interfaz
en cualquier momento. Una vez especificado, este lenguaje se vincula al
registro del usuario en la biblioteca; después, todas las funciones de la
biblioteca se llevan a cabo en el idioma preferido del usuario.
Un conjunto completo de características poderosas permiten a los usuarios
ejecutar una variedad de tareas con facilidad:
• Ver los préstamos actuales y renovar materiales, de acuerdo a las
políticas de circulación de la biblioteca.
• Solicitar material utilizando funciones como reserva, entrega de
documentos, y préstamo interbibliotecario.
• Ver historial de préstamos.
• Definir un idioma de interfaz y un formato de despliegue de registros por
omisión.
• Guardar resultados de búsquedas específicas y estrategias de búsqueda
en un estante electrónico personal para fu futura recuperación y enviar
esta información por correo electrónico a otras partes interesadas.
• Definir múltiples perfiles para DSI (Diseminación Selectiva de
Información). El servicio de DSI notifica a los usuarios acerca de la
disponibilidad de nuevas publicaciones de interés para ellos.

5. CATALOGACION
El módulo de catalogación de ALEPH 500 integra funciones de catalogación con
todos los demás aspectos del sistema. Al interactuar con las utilerías
bibliográficas mayores, los datos son almacenados en Unicode. El sistema
soporta una variedad de formatos MARC y formatos No-MARC
simultáneamente, ofreciendo a los usuarios una sola base de datos y al
personal la posibilidad de definir libremente campos locales con su
correspondiente validación e indexación. Esta adopción de estándares de
catalogación asegura la compatibilidad hoy en día, mientras que se prepara el
camino para la implementación de nuevos estándares como el FRBR.
Para alcanzar eficiencia en la catalogación, las instituciones pueden optar
por utilizar las plantillas de catalogación estándares de ALEPH 500 o sus
propias plantillas personalizadas. Existen combinaciones de teclas de acceso
rápido diseñadas específicamente para minimizar el número de clicks del
mouse para contribuir a una rápida captura de datos. Las funciones tipo
procesamiento de texto aceleran el flujo de trabajo de catalogación. Las
rutinas de arreglos definidas por la biblioteca agilizan el flujo de trabajo ya que
generan automáticamente datos de catalogación. ALEPH 500 verifica y valida
los registros cuando son guardados y mantiene mensajes en una bitácora para
darles seguimiento.

6. La indexación se realiza en tiempo real y así los beneficios de catalogación son
obtenidos inmediatamente y los nuevos registros catalográficos están
disponibles instantáneamente para los usuarios en el OPAC Web. Se pueden
importar registros y datos de proveedores, utilerías bibliográficas (OCLC y
RLIN) y registros de otras bibliotecas a través de programas cargadores o a
través del protocolo Z39.50.
El mantenimiento de la base de datos en producción se facilita ya que el
personal de la biblioteca puede consultar los archivos de autoridades, hacer
búsquedas en el catálogo, importar y exportar registros desde bases de datos
externas, editar registros múltiples, utilizar técnicas de copiado y pegado, e
indexar cualquier etiqueta del registro bibliográfico. El control de autoridades
ayuda a mantener una base de datos de alta calidad.
Combinando ADAM con el robusto módulo de catalogación de ALEPH 500, su
biblioteca puede administrar el rango completo de libros digitales,
publicaciones seriadas, videos, imágenes y sonido. Su personal crea datos
bibliográficos asociados en el formato MARC de su elección y agrega derechos
técnicos pertinentes y metadatos de conservación.
CARACTERISTICAS
• Valida datos de campos fijos por registro, etiqueta o subcampo.
• Soporta cambios globales en las bases de datos por campo, subcampo,
o palabra específica.
• Reporta los registros a ser cambiados, basados en criterios definidos por
los bibliotecarios.
• Busca archivos de autoridades locales y remotos dentro del ambiente de
catalogación.
• Crea y mantiene ligas entre registros de autoridades y bibliográficos
automáticamente.
• Genera reportes para administrar la integración de registros de
autoridades y bibliográficos.

7. ADQUISICIONES Y SERIADAS
ADQUISICIONES
La funcionalidad de apuntar y dar clic del módulo de
Adquisiciones/Seriadas de ALEPH 500 reduce el esfuerzo de navegación al
tiempo que la integración transparente hace que los procesos de ordenar,
facturar, reclamar y recibir todo el material, sean fáciles y eficientes. El
formato de la orden de Adquisiciones/Seriadas, permite al personal especificar
el tipo de solicitud predefinido por la biblioteca (monografías, seriadas, u
órdenes abiertas) y determinar el texto que se incluirá en el formato de la
orden de compra. Las órdenes pueden generarse en línea o en lotes.
El cada vez mas común uso de protocolos EDI (Intercambio de datos
electrónicos) en ALEPH 500 agiliza las funciones de adquisición (ordenes,
facturas y reclamos). El sistema también incluye una gama completa de
opciones para crear ligas a sistemas de información financiera de instituciones.

8. ALEPH 500 soporta una estructura de presupuestos jerárquica con un rango
ilimitado de presupuestos y tipos de presupuestos (tales como donaciones,
concesiones y presupuestos departamentales). Un mecanismo sofisticado y
seguro controla el acceso a los presupuestos en una base individual o global.
ALEPH 500 realiza conversiones de monedas extranjeras a moneda local. El
componente de facturación permite a las instituciones generar reportes del
impuesto al valor agregado de acuerdo a las regulaciones locales.
CARACTERISTICAS
Ordenes
• Opcionalmente genera registros de ítem cuando el personal crea las
órdenes.
• Crea una bitácora de órdenes que registra todas las actividades
relacionadas a órdenes, recepción y facturación. La bitácora incluye la
fecha, hora y nombre de la persona que realiza la operación.
• Aplaza las órdenes cuando los costos no son cubiertos por el
presupuesto.
Facturas
• Proporciona acceso a la información de proveedores, presupuestos,
órdenes de compra y formatos de recepción.
• Calcula automáticamente los descuentos para cada orden de la factura.
Reclamos
• Se generan electrónicamente o se imprimen de acuerdo a parámetros
definidos por la biblioteca.
• Se generan automáticamente para monografías y primeros fascículos de
suscripciones seriadas de acuerdo a los valores predefinidos para tipo de
material, tipo de orden y metodo de envío.
• Son generados en intervalos definidos por la biblioteca, pueden ser
configurados de acuerdo el proveedor y/o tipo de material.

9. SERIADAS
El módulo de Adquisiciones / Seriadas ofrece al personal acceso transparente a
datos bibliográficos y de acervos, así como a información de órdenes, fondos y
proveedores. El personal puede acceder a la información de las publicaciones
seriadas utilizando una variedad de puntos de indexación definidos por la
biblioteca, incluyendo SICI, ISSN, palabras clave y títulos.
El sistema soporta el estándar MARC21 para patrones de predicción y
proporciona la opción de recepción instantánea para la mayoría de
publicaciones no predecibles. A los nuevos clientes de ALEPH 500 se les ofrece
la opción de importar patrones de publicaciones existentes definidos en otros
sitios ALEH 500. Una vez establecidos estos patrones de preedición, pueden
ser fácilmente modificados para adecuarse a publicaciones irregulares.
Las funciones de ruteo incluyen listas múltiples para una sola copia de un titulo
y rastreo de ejemplares enrutados a través del modulo de circulación. Cuando
se devuelve un fascículo, se imprime automáticamente un comprobante de
ruta con los rectores registrados.
ALEPH 500 interactúa con dos de los mas grandes programas de
encuadernación en uso, ABLETH y LARS/LINCPlus. El Personal puede crear
nuevos registros de ítem para volúmenes encuadernados, seleccionar
ejemplares individuales al libro recientemente encuadernado y asignar nuevos
códigos de barras. ALEPH 500 actualiza automáticamente el estatus de los
ejemplares en envíos a encuadernación. Las devoluciones de todos los ítems
en un envío a encuadernación o los ítems individuales se registran en un
procedimiento de un solo paso.
ALEPH 500 actualiza automáticamente la información de los acervos cuando
una publicación seriada se reporta como encuadernada.
CARACTERISTICAS
• La recepción de fascículos puede ser centralizada o descentralizada.
• Los cambios hechos en el estado de la suscripción (como las
cancelaciones) se reflejan automáticamente en el número de copias
esperadas.
• ALEPH 500 puede “deshacer” el estatus de fascículos recibidos
erróneamente.
• Pueden definirse categorías como faltante, dañado, perdido o atrasado.

10. • El sistema genera automáticamente mensajes del estado de la
suscripción para el OPAC a través de valores codificados en la etiqueta
008 de los registros MARC Holdings.
CIRCULACION
El ágil y preciso módulo de circulación, permite a los bibliotecarios acceder a
todas las funciones con un simple clic o un comando del teclado equivalente.
Esta característica agiliza el flujo de trabajo, aumentando la precisión y la
eficiencia. Para determinar la fecha y hora de vencimiento, la política de
préstamo flexible del modulo toma en cuenta el estatus del usuario definido
por la biblioteca y el calendario así como la ubicación de los ejemplares. El
sistema verifica instantáneamente las sanciones del usuario y las solicitudes de
los ejemplares asegurando el manejo adecuado de los materiales.

11. Un sistema integrado de manejo de dinero despliega las multas y otras
transacciones de efectivo definidas por la biblioteca y permite concluirlas
rápidamente. Los pagos pueden ser totales, parciales, o pueden cancelarse por
el personal autorizado. Un registro de auditoria detallado ofrece un monitoreo
preciso de todas las transacciones de efectivo. Las multas y cuotas pueden
intercambiarse con sistemas de contabilidad o de recaudación externos.
ALEPH 500 permite administrar ejemplares de préstamo corto para periodos
tan breves como 30 minutos y permite préstamos cortos fijos y dinámicos.
Dependiendo de las políticas de la biblioteca, los usuarios pueden hacer
reservas avanzadas de ejemplares incluidos en un calendario definido por la
biblioteca.
La reserva avanzada de Materiales en ALEPH 500 permite a sus usuarios
apartar material de la biblioteca para horarios específicos. Los usuarios estarán
complacidos de saber que las solicitudes de reserva avanzada tienen prioridad
sobre las solicitudes regulares y que las fechas de inicio y vencimiento de
préstamos son lo suficientemente flexibles para adecuarse a sus necesidades
específicas. Los permisos para hacer reservas avanzadas dependen del estatus
de los ejemplares y del usuario.
Las funciones de reserva y lectura de cursos proporcionan acceso tanto a
materiales de reserva de cursos tradicional como electrónicos. Estas funciones
incluyen herramientas para administrar colecciones de reserva de cursos y
para crear y actualizar listas de lecturas de cursos. La interfaz de Lecturas de
Curso, disponible para los usuarios a través del OPAC Web, permite acceso a
través de varios índices, incluyendo datos bibliográficos, nombre del curso,
numero de curso y nombre del instructor.
ALEPH 500 soporta un sofisticado sub-módulo de Sala de Lectura que registra
los materiales prestados a usuarios para uso en la Sala de Lectura. Esta
funcionalidad administra la transferencia de materiales desde la estantería
cerrada a la sala de lectura y dentro de la sala de lectura.
La circulación fuera de línea integrada asegura que el trabajo en la biblioteca
continúa discretamente aún cuando se interrumpe la conexión con el servidor.
Las transacciones de préstamo y devolución pueden ser registradas y
guardadas en un archivo local de la estación de trabajo.
ALEPH 500 interactúa con dispositivos compatibles con SIP2 como el de auto
préstamo (self-check) y renovación telefónica. Existen enlaces adicionales
disponibles para transacciones como pagos electrónicos y RIFD. La función de
auto préstamo verifica el estado del usuario y permite el préstamo y
devolución de materiales sin la asistencia del personal de la biblioteca.

12. Las extensas estadísticas y reportes de Circulación son parte del sistema
ALEPH 500, que ofrece e incluye estadísticas de uso local. El ALEPH Report
Center (ARC) de ALEPH 500 ofrece a los usuarios un ambiente funcional de
reportes y filtros.
CARACTERISTICAS
• Permite la solicitud de fotocopias.
• Producción de avisos completamente configurables.
• Creación discreta de registros de usuarios desde otros formatos, a
manera de importación.
• Soporta un ambiente de consorcios a través de registros de usuarios
jerárquicos.
• Facilidades para circulación de material fuera de línea.

13. Los bibliotecarios encontrarán la información operacional, en un formato de
reporte muy accesible.
Diferenciar los datos operacionales y la generación de reportes de un ambiente
para el análisis se vuelve una tarea fácil y rápida.
ARC es un centro de reportes basado en WEB, un ambiente de consultas y
generación de estadísticas sobre la información contenida en el sistema ALEPH
500. Esto le permite tener acceso a las estadísticas Ad hoc, sobre cualquier
aspecto en su biblioteca o institución. ARC está integrado con el novedoso
software Cognos ReportNet(TM), que es fácil de administrar y puede ser
integrado para cualquier ambiente o uso dentro de la biblioteca.

14. Características principales:
ARC viene con una selección de 86 reportes predefinidos y de estadística,
usando las fuentes de datos dentro de los módulos del sistema ALEPH.
El cliente WEB de escritorio podrá personalizar estos reportes predefinidos de
ALEPH y guardarlos para el futuro uso de la biblioteca.
ARC también incluye un conjunto de herramientas que le proporcionará el
ambiente requerido para crear y generar informes específicos de biblioteca.
El centro de Reportes ARC, está basado en un conjunto adaptable y reglas
definidas por la biblioteca, y de los tres componentes principales:
Extracción, Transformación y Carga (ETL) - Este componente extrae e
integra los datos de todas las tablas Oracle(R) de ALEPH y los transforma en
una estructura clara para definir reportes y lenguajes dentro de la biblioteca.
Almacenamiento - Este componente mantiene y administra los datos
integrados y transformados, recibidos desde el componente ETL.
Acceso - El personal de biblioteca usa este componente para buscar y analizar
los datos almacenados para generar reportes personalizados y de estadística.
PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO (PIB)
ALEPH 500 incluye un módulo de préstamo interbibliotecario (PIB) totalmente
integrado, compatible con el protocolo ISO 10160/10161 y el perfil de la
compañía IPIG.
Integrado con los módulos de Circulación y OPAC Web, los servicios del PIB
aceptan solicitudes de PIB hacia y desde otras bibliotecas. Los usuarios pueden
usar el OPAC Web para hacer sus solicitudes y pueden verlas a través de la
función de información para los usuarios del sistema. Todas las funciones de
circulación están completamente integradas con el módulo de Circulación.
Las funciones de PIB de ALEPH 500 se enlazan con otros productos de Ex Libris
incluyendo Metalib y SFX. Cuando los usuarios hacen una solicitud a través de
Metalib o SFX, ALEPH 500 los reconoce como usuarios de PIB, basado en sus
atributos de usuario. Los usuarios pueden obtener material disponible en
instituciones externas enviando la solicitud directamente a su biblioteca local.

15. Los reportes integrados ayudan a la biblioteca en el registro efectivo del uso de
prestamos interbibliotecarios en el sistema.
Ex Libris
www.exlibrisgroup.com
Colombia
Consultores Nacionales Asociados Ltda – CNA Ltda
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