1. ACTIVIDAD PRACTICA
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION
JOSE WALTER RENGIFO BRIÑEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II G-3
ARMENIA

2. ACTIVIDAD PRACTICA
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION
JOSE WALTER RENGIFO BRIÑEZ
DOCENTE
LUZ ESTELLA GIRALDO GALLEGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II G-3
ARMENIA

3. OBJETIVO
Identificar un Sistema de Información implementado y funcionando en una
biblioteca en donde se puedan identificar los diseños de entradas y salidas
creados o parametrizados para uso de los usuarios administrativos y de
consulta.

4. BIBLIOTECA AGROPECUARIA DE COLOMBIA
CORPOICA
1. Nombre del Sistema de Información: Aleph 500
2. Objetivo del Sistema de Información:
Administrar todos los recursos bibliográficos que se disponen en la biblioteca
para poner a disposición de los usuarios de tipo general y de carácter particular
las diferentes colecciones y fuentes de información contenidas en la biblioteca.
3. Principales Características del Sistema ALEPH 500
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Facilita la administración de las tablas y la configuración del sistema.
Facilita el control y la gestión de todo el proceso de pedidos y la
recepción de materiales.
Permite importar y exportar registros.
Cataloga en diferentes versiones de formato MARC o en formato libre.
Crear plantillas o revisar la catalogación de documentos.
Controla la base de datos de los encabezamientos de títulos, personas,
entidades y materias.
Contiene la condición multilingüe.
Controla los préstamos, los ítems, las renovaciones, las reclamaciones,
las devoluciones, las reservas, las peticiones de fotocopias, la gestión de
salas de lectura y el número de los usuarios dentro de la biblioteca.
Permite realizar la circulación, las búsquedas catalográficas y los
préstamos interbibliotecarios (personaliza el entorno según el tipo de
usuario).
Gestiona la solicitud de préstamos interbibliotecarios (tanto entrantes
como salientes) realizándolas a través de herramientas web.
Facilita el acceso, la información relacionada de los cursos impartidos y
la creación de bibliografías recomendadas.
Permite gestionar colecciones digitales y de multimedia y los metadatos
asociados a los objetos de estas.
Es perfecto para integrar libros o revistas con documentos de
vídeo, sonido, imagen y texto.

5. 4. Diseño de Salidas
Pantallas de Consulta
4.1.
Para hacer uso del catálogo de la biblioteca es necesario ingresar a la sección inferior
de la página web de Corpoica, www.corpoica.org.co donde se encuentra el acceso al
sitio web de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia BAC.
Para hacer uso del catalogo se ofrecen diversos componentes los cuales están
divididos en:
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Localización de la información
Consulta de los resultados
Selección de los resultados
Perfección de los resultados
Otras opciones del catálogo
Visualización de los resultados
-----------------------LOCALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Dentro del catálogo se tienen las siguientes opciones para localizar la documentación
almacenada en la biblioteca
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Hojear
Esta función es útil para generar un listado en forma de índice de diferentes campos
como son: autor, título, clasificación y materias; puede ser de utilidad para localizar
diferentes autores con el mismo apellido, para localizar libros que inicien con el mismo
nombre o para ver cuando registros existen en la biblioteca con el mismo número de
clasificación y para conocer cuántas unidades bibliográficas.

6. -
Búsqueda:
existen 3 tipos de búsquedas definidas y son búsqueda básica, búsqueda multicampo y búsqueda avanzada.
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Búsqueda básica: se digiae una palabras o frase, en seguida se selecciona en el
campo de búsqueda la opción que desee.

8. Se puede realizar hasta 3 campos los cuales arrojan un resultado independiente por
cada término utilizado más un resultado común que corresponde a aquellos que
combinan todos los términos registrados.
-----------CONSULTA DE LOS RESULTADOS

9. Despliegue por ficha de documento
-----------SELECCIÓN DE LOS RESULTADOS

10. --------------PERFECCIONAMIENTO DE LOS RESULTADOS
En la opción despliegue de resultados el catálogo tiene la opción de mejorar la
búsqueda con el fin de optimizar los resultados y así dejar únicamente aquellos
adecuados a las necesidades requeridas. Estas dos opciones son: ordenar, refinar y
filtrar
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Ordenar : organiza alfabéticamente (ya sea de menor a mayor o viceversa) el
título, la clasificación física ( en el sistema esta nombrado como solicítelo
como), el año y el autor.

11. -
Refinar: genera una opción de búsqueda sobre los resultados ya obtenidos con
el fin de especificar el resultado
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Filtrar: genera una opción de búsqueda sobre los resultados ya obtenidos con
el fin de especificar el resultado

12. --------------OTRAS OPCIONES DEL CATÁLOGO
Así mismo el catálogo trae dos opciones extra de utilidad para diferentes momentos de
la consulta al catálogo de la biblioteca son lista de resultados y búsquedas anteriores.
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Lista de resultados: devuelve al usuario, sin importar la función o sección
donde se encuentre, al listado de la última búsqueda realizada.
-
Búsquedas Anteriores: presenta un listado de las búsquedas realizadas
durante la sesión, al seleccionar alguna el sistema presenta los resultados

13. obtenidos anteriormente.
--------------VISUALIZACIÓN DE LOS RESULTADOS
Para consulta la documentación resultante de los procesos anteriores existen tres
opciones:
Visualizar el texto completo– aquellos que presentan el documento digitalizado es
posible visualizarlos directamente en la base de datos haciendo click en el link acceso
a texto completo.

15. Informes Gerenciales, operativos (Reportes y Consultas)
4.2.
ALEPH 500 posee una funcionalidad particular que se denomina ARC (Centro de
Reportes de Aleph) que permite al personal de biblioteca crear los reportes que
desee sin que sea necesario tener un conocimiento técnico específico. (Estructura de
datos o el SQL)
Desde ARC se pueden crear reportes con cualquier número de objetos – caracteres,
tablas cruzadas, listas, gráficas, enlaces a la información – y sobre cualquier módulo
de ALEPH.
Estos reportes pueden visualizarse en varios formatos y mandarse vía mail o
imprimirla directamente en su impresora local.
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ARC tiene un paquete de 98 reportes predefinidos y estadísticas que cubren
todos los aspectos del sistema.
Los reportes predefinidos son fácilmente personalizables y guardarlos para uso
posterior en la biblioteca.
Además, ARC incluye un conjunto de herramientas intuitivas para crear
reportes ad hoc.
Reportes proporcionados con mayor valor para la biblioteca.
Reportes para todos los módulos de ALEPH.
Reportes Predefinidos
Circulación
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Circulación de Ítems por año de publicación

16. • Ítems sin eventos de circulación
• Reportes de reserva
Catalogación
• Ítems agregados por tipo y clasificación
• Creación de registros bibliográficos
OPAC
• Uso de OPAC por Estatus de usuario
• Uso de OPAC por IP
Usuarios
• Usuarios registrados (varios criterios)
• Ítems perdidos por tipo de usuario.

17. Reporte General de Adquisiciones
Otro ejemplo de reporte

19. 5. Diseño de Entradas
Entre los procesos que administra la biblioteca se tiene:
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Catalogación
Circulación
Adquisiciones
Para ello se requiere incluir una serie de datos en el sistema que permitan reconocer
los usuarios y en fin toda la colección que se pondrá a disposición para consulta,
control y administración.
Veremos unos pantallazos que tiene ALEPH para la captura de dicha información.

20. La pestaña de información del panel inferior proporciona una guía con los valores
válidos para llenar la forma

21. Se puede llenar el contenido de un campo o sub-campo digitando directamente,
hacienda clic en buscar encabezados de campo o sub-campo, o a través de las
opciones de búsqueda en sub-campo
Para crear un registro administrativo

22. Este es un ejemplo de la ventana del módulo de circulación con información del
usuario ( es una salida para el usuario administrativo o staff):
Y este es un pantallazo de la plantilla definida para ingresar información del usuario

24. Otro formato para registro de información del usuario
Formato para ingreso de sanciones

25. Formato para catalogar
Formato utilizado para modificar datos de un item
El módulo Adquisiciones/Seriadas permite gestionar registros de proveedores,
presupuestos, ordenes y facturas. Registraré algunos diseños de entrada que soportan
el proceso.

26. Ficha del presupuesto
El formato de entrada para ir seleccionando la opción que se desee trabajar.
Corresponde a la pestaña general.

27. 6. Diseño de Archivos
Por razones de confidencialidad, la Biblioteca no enseña sus modelos de entidad –
relación, sin embargo, y de acuerdo con la conversación sostenida con el grupo
técnico de la biblioteca, un esquema de diseño de archivos podría ser como el que se
indica a continuación: