Modelo Funcional Transversal Integrado Para Las Secretarias

Análisis, homologación y rediseño para la
automatización de los procesos de las Oficialías
Mayores: Un objetivo compartido

Proceso MAB-Administrar bienes
Subproceso MAB-020 Administrar la flota
vehicular

Versión: 1.00

Definición del modelo funcional
transversal integrado para las
Secretarías

Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel

Macroproceso Recursos Materiales
Proceso MAB- Administrar bienes
Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular

(A) = Automatizable a través de SIPAR 1


vehicular

Versión: 1.00

Índice

1 Introducción............................................................................................................................. 3
1.1 Objetivo del documento. ............................................................................................. 3
1.2 Arquitectura del Proceso ............................................................................................ 3
2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular ................................... 4
2.1 Descripción general del subproceso .......................................................................... 4
2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la
flota vehicular .......................................................................................................................... 4
2.2.1 Recibir vehículos..................................................................................................... 4
2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI .................................... 5
2.2.3 Regularizar los vehículos........................................................................................ 6
2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ......................................... 7
2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A)...................................................... 8
2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ........................................................ 9
2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir........................................................ 10
2.2.8 Determinar asignaciones ...................................................................................... 10
2.2.9 Notificar rechazo de asignación ........................................................................... 12
2.2.10 Asignar vehículo y notificar ............................................................................... 12
2.2.11 Administrar parque vehicular (A) ...................................................................... 13
2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular ........................................................ 15
2.2.13 Evaluar la baja de la unidad ............................................................................. 16
2.2.14 Dar de baja vehículos ....................................................................................... 16
2.2.15 Verificar la existencia de multas ....................................................................... 18
2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable ................................................. 18
2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado .......................................................... 19
2.2.18 Turnar caso a contraloría.................................................................................. 20
3 Diagrama del subproceso ..................................................................................................... 21
4 Anexo de formatos ................................................................................................................ 24
4.1 Petición de asignación de vehículos ........................................................................ 24
4.2 Petición de préstamo de vehículos .......................................................................... 24
5 Documentos anexos ............................................................................................................. 25
No aplica ............................................................................................................................... 25



vehicular

Versión: 1.00

1 Introducción
1.1 Objetivo del documento.

El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y
escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso MAB-020 Administrar la flota
vehicular.

1.2 Arquitectura del Proceso

El subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular forma parte del proceso MAB-Administrar
bienes dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos
Materiales

Recursos Materiales

Administrar
Adquirir bienes y servicios Administrar bienes
mantenimiento
MABS MAB
MAPM

Desarrollar la estrategia Actualizar Pólizas y
Administrar Legalidad de Planear y Calendarizar
y plan anual de Administrar Inventarios
Contratos Administrar Siniestros el Mantenimiento
adquisiciones MAB-010
MABS-050 MAB-030 MAPM-010
MABS-010

Recibir, Revisar y
Atender solicitudes de Administrar la Flota Disponer y Dar de Baja Atender Solicitudes de
Aceptar Bienes y
adquisición Vehicular Bienes Mantenimiento
Servicios
MABS-020 MAB-020 MAB-040 MAPM-020
MABS-060

Desarrollar Administrar y Controlar
especificaciones y Administrar Proveedores las Actividades de
adjudicar contratos MABS-070 Mantenimiento
MABS-030 MAPM-030

Comprar bienes y
servicios
MABS-040



vehicular

Versión: 1.00

2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota
vehicular
2.1 Descripción general del subproceso
El subproceso de Administrar la flota vehicular comienza con la entrada de vehículos a la
dependencia y/o peticiones vehiculares de las áreas, y continúa con la regularización, registro y
asignación de los mismos hasta el análisis del desempeño vehicular de distintos temas como
mantenimiento y rendimiento de combustible.

2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020
Administrar la flota vehicular
2.2.1 Recibir vehículos
ID (1) Evento(s) de inicio:

MABS-060 - Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios
Notificación de vehículo recibido

Descripción:

Recibir el vehículo mediante la realización de las siguientes tareas:

Realizar una revisión física, revisar los documentos vehiculares (número de
serie, número de motor, carta factura, etc.) y documentar el inventario que
contenga el vehículo (refacciones, cables, etc.)

Descripción específica para escenarios:

1.- Autos nuevos
Realizar una revisión física contra la orden de compra.

2.- Autos usados (donaciones, transferencias, comodato, etc)
Realizar una revisión física contra los documentos que amparan la donación.

Adicionalmente, realizar una revisión de adeudos para verificar multas, pagos



vehicular

Versión: 1.00

pendientes o recargos que puedan estar asociados al vehículo.

3.- Reasignación de autos
En caso que el auto sea regresado por el área usuaria para su reasignación,
se debe realizar una revisión física contra los documentos de inventario de
cuando fue asignado.

Evento(s) de salida:

Vehículo recibido

Documento físico o información generada:

No aplica

Rol:

Operador de administración de flota vehicular

2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI

No aplica

Descripción:

Solicitar a Finanzas los recursos para el pago de derechos de alta vehicular
para autos nuevos y usados ante la Secretaria de Transporte y Vialidad
(SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades.

Dichos pagos incluyen:

• Pago de tenencia correspondiente
• Alta vehicular o regularización (en caso de perdida placa))
• Placas y engomado
• Tarjeta de circulación

Solicitar a Finanzas otros recursos para pagos como:



vehicular

Versión: 1.00

• Verificación
• Multas (en caso que aplica)


No aplica


Recursos solicitados
FECG-020: Ejercer presupuesto
Pago de derechos vehiculares solicitados


No aplica

Rol:

Supervisor de administración de flota vehicular

2.2.3 Regularizar los vehículos

No Aplica

Descripción:

Regularizar los vehículos mediante las siguientes tareas:

Reunir la documentación para el alta vehicular, verificación del vehículo, el
pago de placas, permisos de circulación, tenencias y multas ante la Secretaria
de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para
las demás localidades.



vehicular

Versión: 1.00


No aplica


Vehículos regularizados, continua con actividad #8


Documentos regularizados de la unidad vehicular: (placas, permisos de
circulación, certificados de verificación, tenencias pagadas.)

Rol:


2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo

Petición de asignación identificada

Descripción:

Recibir las peticiones de asignación o préstamo de unidades por parte de las
áreas administrativas justificando plenamente las necesidades vehiculares del
área.


1.- Solicitudes de préstamo
Cada una de las áreas deberá revisar con su enlace administrativo si existen
vehículos que cubran su necesidad para periodos cortos antes de enviar una
petición de préstamo a la Administración de la flota vehicular.




vehicular

Versión: 1.00

Petición de asignación recibida (ver formato 4.1 y 4.2)


No aplica

Rol:


2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A)

No Aplica

Descripción:

Evaluar la petición del área conforme a sus necesidades vehiculares para la
asignación y/o préstamo de unidades, y revisar la existencia de vehículos
registrados en la plantilla autorizada de unidades.


No aplica


Petición evaluada, continua con actividad #8
Información de peticiones consolidada #7


No aplica

Rol:

Autorizador de administración de flota vehicular



vehicular

Versión: 1.00

2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A)

MABS-010 - Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones
Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
(información de referencia)

Descripción:

Determinar el tipo de vehículo a adquirir mediante las siguientes tareas:

Identificar el tipo de uso o las necesidades para vehículos a adquirir en la
Secretaría y compararla con el desempeño vehicular (información histórica del
SIPAR) de la flota, analizar el mercado con base a estas necesidades, y
analizar la información referente a las especificaciones técnicas para elaborar
un cuadro comparativo.

Con este cuadro, comparar las necesidades de las áreas y desarrollar un
cálculo económico tomando en cuenta factores como costo de mantenimiento,
consumo de gasolina y especificaciones técnicas del vehículo.

Al final, con base en estos factores, determinar el tipo de vehiculo a comprar.


No aplica


Tipo de vehículo determinado


No aplica

Rol:




vehicular

Versión: 1.00

2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir

Información de peticiones consolidada, viene de actividad #5

Descripción:

Determinar la cantidad de vehículos a adquirir, tomando en cuenta las
necesidades o peticiones validas de las áreas que no fueron asignadas, las
bajas próximas de vehículos y el ciclo de vida de las unidades para su
sustitución.


No aplica


Adquisición de vehículo solicitada
MABS-020: Administrar Solicitudes de Adquisición
Cantidad de vehículos determinada
MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones
Cantidad de vehículos determinada


No aplica

Rol:


2.2.8 Determinar asignaciones

Vehículos regularizados, viene de actividad #3
Petición evaluada, viene de actividad #5



vehicular

Versión: 1.00

Descripción:

Determinar asignaciones y préstamos para aquellas peticiones que hayan sido
evaluadas como procedentes, en caso que existan vehículos disponibles.

Para el caso de vehículos de reciente adquisición que no hayan sido
asignados todavía, se deberá elaborar una tabla de asignaciones de
vehículos. Esta tabla de asignaciones es autorizada por el Oficial Mayor.


1.- Falta de vehículos para asignar
En caso que el número de vehículos dentro del parque vehicular sea menor, al
número de vehículos solicitados, asignar las unidades a aquellas áreas
administrativas con vehículos cuyo costo de mantenimiento sea mayor y con
las necesidades de mayor prioridad para la estrategia de la dependencia.

2.- Prestamos
En caso de préstamos por periodos cortos de tiempo, revisar la existencia de
vehículos para el apoyo en el tiempo solicitado. Si existen vehículos
disponibles, se deberá prestar al área solicitante.


Asignaciones autorizadas, continua con actividad #10
Asignaciones no autorizadas


Documento con la tabla de asignaciones

Rol:




vehicular

Versión: 1.00

2.2.9 Notificar rechazo de asignación

No aplica

Descripción:

Notificar al área solicitante los motivos de su rechazo, en caso que las
peticiones de asignación o préstamo no hayan sido autorizadas por falta de
vehículo


No aplica


Notificación enviada, termina


No aplica

Rol:


2.2.10 Asignar vehículo y notificar

Asignaciones autorizadas, viene de actividad #8

Descripción:

Asignar vehículos mediante un oficio la asignación o sustitución de la unidad
al área correspondiente. Al entregar la unidad, documentar el inventario y


vehicular

Versión: 1.00

firmar de resguardo. Notificar al área responsable de activo fijo para que
realice el resguardo en el Sistema integral de procesos de administración de
recursos (SIPAR).

Entregar el vehículo con toda la documentación correspondiente:

• Póliza de seguros
• Tarjeta de circulación
• Póliza de garantía y manual del usuario


1.- Préstamo de vehículos
Se deberá documentar y revisar el inventario de la unidad al recibir y entregar
el vehículo al solicitante. En este caso no existirán resguardos asignados.


Resguardo asignado
FRC-020 – Realizar la contabilidad de activos fijos
Vehículo asignado y notificado


Documento de entrega/recepción de vehículos

Rol:


2.2.11 Administrar parque vehicular (A)

MABS-030 – Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros
Registro de vehículo actualizado

Descripción:

Administrar el parque vehicular mediante las siguientes tareas:


vehicular

Versión: 1.00

Dar seguimiento, regularizar y controlar por medio del SIPAR toda aquella
información relacionada con la flota vehicular.

Llevar el registro y control de asignaciones de unidades y dotaciones de
combustible (tarjetas), responsables de resguardo de vehículos, servicios de
mantenimiento y el consumo de gasolina de las unidades.

Registrar y verificar información con respecto a la regularización de los
vehículos, seguros, incidentes, verificaciones, multas, pagos pendientes
(tenencia y revista vehicular) o recargos que puedan estar asociados al
vehículo.

Adicionalmente, verificar que el expediente vehicular se encuentre completo y
actualizado.

La información actualizada que debe contener el expediente es el siguiente:

Número de placa
Número de Serie
Datos de la Unidad Administrativa asignada
Número de motor
Tipo de motor (numero de cilindros y tipo de transmisión)
Número y copia de Factura
Color
Nombre del proveedor
Valor de Adquisición
Tipo de vehículo, marca y modelo
Numero de póliza y nombre de aseguradora
Nombre del resguardante
Bitácora
Número de activo fijo
Documentación de inventario físico


No aplica




vehicular

Versión: 1.00

Parque vehicular administrado, continúa con actividad #15


No aplica

Rol:


2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular

No aplica

Descripción:

Analizar información de rendimientos, costo de combustible, servicios de
mantenimiento, y accidentes.

Analizar detalles como kilómetros recorridos, costo de mantenimiento por km.,
consumo por km., litros totales cargados por unidad y periodo.

Analizar toda la información relacionada para conocer el desempeño de la
flota vehicular y comparar entre los diferentes tipos de unidades, necesidades
y áreas, etc.


No aplica


Desempeño analizado


No aplica



vehicular

Versión: 1.00

Rol:

Planeador de administración de flota vehicular

2.2.13 Evaluar la baja de la unidad

No aplica

Descripción:

Evaluar si se debe o no dar de baja la unida, una vez analizado el desempeño
de cada una de las unidades de la flota vehicular.

Costos altos de mantenimiento, consumos de gasolina mayores a los
normales y vida útil del vehiculo finalizada son los principales factores para
determinar la baja de la unidad.


No aplica


Programa de mantenimiento requerido
MAPM-010 Planear y calendarizar el mantenimiento
Baja de vehículo detectada


No aplica

Rol:


2.2.14 Dar de baja vehículos


vehicular

Versión: 1.00

No aplica

Descripción:

Dar de baja vehículos mediante las siguientes tareas:

Elaborar el listado de vehículos a dar de baja.

Notificar la entrega de los vehículos a las áreas que tienen asignado una
unidad que será dada de baja.

Reunir la documentación necesaria (tenencias, copia de factura, certificados
de verificación, permisos de circulación (en su caso), etc. para tramitar la baja
ante la SETRAVI o las autoridades correspondientes para las demás
localidades.

Solicitar los recursos para el pago de la baja vehicular, y entregar vehículo y
documentación para la disposición final.


No aplica


Vehículo a disponer registrado
MAB-040- Disponer y dar de baja bienes
Área notificada, termina


Lista de vehículos para enajenación

Rol:




vehicular

Versión: 1.00

2.2.15 Verificar la existencia de multas

Parque vehicular administrado, viene de actividad #11

Descripción:

Verificar la existencia de multas para cada una de las unidades dentro de la
flota vehicular.

En caso de existir multas imputables a la dependencia, realizar el pago
correspondiente


No aplica


Multa pagada, termina
Multa no pagada


No aplica

Rol:


2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable

No aplica

Descripción:

Solicitar la liquidación de multas y/o recargos por medio de un oficio al
responsable del vehículo.



vehicular

Versión: 1.00


No aplica


Pago no recibido, continua con actividad #18
Pago recibido


Documento de multas y cargos vehiculares

Rol:


2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado

No aplica

Descripción:

Recibir el comprobante de pago de multa y recargos (en su caso) y firma de
comprobante de recepción.

Anexar este comprobante como parte del expediente vehicular.


No aplica


Comprobante recibido, termina




vehicular

Versión: 1.00

No aplica

Rol:


2.2.18 Turnar caso a contraloría

Pago no recibido, viene de actividad #16

Descripción:

Turnar el caso al Órgano Interno de Control (OIC) cuando no se acuerde el
pago de multas y/o recargos (en su caso). La contraloría intervendrá con el
área de relaciones laborales para que el responsable de las multas lleve a
cabo los pagos.

Anexar copia de la notificación al OIC como parte del expediente vehicular.


No aplica


Caso turnado, termina


No aplica

Rol:




vehicular

Versión: 1.00

3 Diagrama del subproceso

Desarrollar la
estrategia y plan anual Recibir, revisar y
Petición de
de adquisiciones aceptar bienes y
asignación
identificada servicios

Programa Anual Recibir
Operador de
de Adquisiciones petición de
administración de
Arrendamientos asignación o
flota vehicular
y Servicios... prestámo d... Notificación de
vehículo
recibido
Petición de
Determinar tipo Autorizador de asignación
de vehículo administración de recibida
para adquirir flota vehicular
Operador de
Recibir
administración de
vehiculos
flota vehicular
Evaluar
Autorizador de
petición de
administración de
asignación o
flota vehicular
préstamo
Vehículo
recibido
Tipo de
vehículo
determinado

Solicitar
Supervisor de
recursos para
administración de
pagos y
flota vehicular
registro ant...

Ejercer presupuesto
Pago de
Información de
Petición derechos Recursos
peticiones
evaluada vehiculares solicitados
consolidada
solicitado

Determinar
Autorizador de Supervisor de
cantidad de Documentos Regularizar los
administración de administración de
vehiculos a regularizados vehículos
flota vehicular flota vehicular
adquirir



vehicular

Versión: 1.00

Vehículos
regularizados
Cantidad de Adquisición de Cantidad de
vehículos vehículo vehiculos
determinada solicitada determinada

Desarrollar la Atender solicitudes de
estrategia y plan anual adquisición
de adquisiciones

Documento con la Autorizador de
Determinar
tabla de administración de
asignaciones
asignaciones flota vehicular

Asiganciones Asignaciones no
autorizada autorizada

Documento de Asignar Operador de
entrega/recepción vehículo y administración de Notificar Operador de
de vehículos notificar flota vehicular rechazo de administración de
asignación flota vehicular

Notificación
Vehículo enviada
Resguardo
asignado y
asignado
notificado

Realizar la
contabilidad de Actualizar pólizas y
activos fijos administrar siniestros
Registro de
vehículo
actualizado

Administrar Supervisor de
parque administración de
vehicular flota vehicular



vehicular

Versión: 1.00

Parque vehicular
administrado

Analizar Planeador de Verificar la Supervisor de
desempeño de la administración de existencia de administración de
flota vehicular flota vehicular multas flota vehicular

Desempeño
analizado

Autorizador de Multa no pagada Multa pagada
Evaluar baja de
administración de
la unidad
flota vehicular

Solicitar
Documento de Operador de
liquidacion de
multas y cargos administración de
multas al
vehiculares flota vehicular
responsable

Baja de vehiculo
detectada

Supervisor de
Lista de vehíules Dar de baja
administración de
para enajenación vehiculos Pago no
flota vehicular Pago recibido
recibido

Operador de Recibir Operador de
Turnar caso a
administración de comprobante de administración de
contraloria
flota vehicular pago realizado flota vehicular
Programa de Vehículo a
mantenimiento disponer Área notificada
requerido registrado

Comprobante
Caso turnado
recibido

Planear y calendarizar Disponer y dar de baja
el mantenimiento bienes



vehicular

Versión: 1.00

4 Anexo de formatos

4.1 Petición de asignación de vehículos

Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo asignado por un periodo
largo de tiempo
Formato (Electrónico (SIPAR), Correo electrónico
Papel o correo electrónico)
Principal contenido del El formato contiene los siguientes datos:
formato - Justificación del requerimiento
- Área
- Fecha requerida del vehiculo
- Firma y nombre del responsable

4.2 Petición de préstamo de vehículos
Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo a préstamo por un periodo
corto de tiempo
Formato (Electrónico (SIPAR), Correo electrónico
Papel o correo electrónico)
Principal contenido del El formato contiene los siguientes datos:
formato - Justificación del requerimiento
- Área
- Fecha y hora requerida del vehiculo
- Fecha y hora de entrega del vehiculo
- Firma y nombre del responsable



vehicular

Versión: 1.00

5 Documentos anexos
No aplica


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