Este documento explica los fundamentos de la combinación de correspondencia en Word, que permite generar múltiples documentos personalizados a partir de un documento principal con texto fijo e información variable de otro archivo. Se requieren dos archivos, uno principal con el texto que se repite y otro con los datos variables como nombres y direcciones. Al insertar campos de combinación en el archivo principal, Word reemplazará esos campos con la información variable de cada registro para crear documentos individualizados como cartas, etiquetas o sobres.

1. Fundamentos de Combinación<br />La opción Combinar correspondencia es una utilidad para confeccionar copias de un mismo documento con datos variables de otro texto. Para realizar este proceso, son necesarios dos documentos, el principal, donde irá el texto fijo, (una carta por ejemplo), y otro donde irán los datos variables (las direcciones de la gente a quien se envía la carta).<br />Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto fijo (contenido que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. <br />Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, imprimir sobres, generar recibos, etc. coincidencia <br />Información General<br />Cómo se puede iniciar una combinación de correspondencia?<br />1. Abra o cree un documento principal (main document) que contenga la información genérica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo.<br />2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word.<br />3. En el documento principal inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.<br />4. Proceda a la Combinación los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de catálogo individual. Puede enviar los documentos combinados directamente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a números de fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisión e impresión. <br />Documento principal (Main document)<br />El Documento principal (llamado también carta o sobre modelo) es el documento en el que se diseña el texto que será fijo para todas las cartas o sobres, es decir, que es un modelo en el cual se debe elaborar el contenido que no debe variar y de esta forma mantenerse para todas las cartas.<br />Ejemplo:<br />Como podemos observar en el ejemplo anterior, los espacios que están en blanco representan el texto que varía, por tal motivo no se muestra, mientras que el texto fijo aparece como cuerpo del documento.<br />