Producción documneta2

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

1. Producción documental.

1.1. Carta comercial.
1.1.1. Partes de la carta.
1.1.2. Diseño de Carta Estilo bloque Extremo.
1.1.3. Diseño estilo bloque.
1.2 memorando.
1.2.1. Partes del memorando.
1.3. nota interna.
1.3.1. Partes de la nota interna.
1.4. Circular Externa y Interna.
1.4.1. Partes de la circular.
1.4.2. Ejemplo de circular.
1.4.3. Ejemplo de circular externa.
1.5. Acta.
1.5.1. Diseño del acta.
1.5.2. Ejemplo de la nota interna.
1.6. Certificado.
1.6.1. Tipos de certificados.
1.6.2. Ejemplos de certificados.
1.7. Constancia.
1.7.1. Tipos de constancias.
1.7.2. Ejemplos de constancias.
1.8. Hoja de vida.
1.8.1. Elaboración de hoja de vida.
1.8.2 aspectos generales.
1.8.3 partes dela hoja de vida.
1.8.4 Modelo de hoja de vida.
1.9 acto administrativo.
1.9.1 características.

1.9.2 clasificación.
1.10 resolución
1.11. Decreto.
1.12 acuerdo
1.13. Ordenanza.
1.14 promesa de venta.
1.14.1 modelo promesa de venta.
1.15. Informe administrativo
1.15.1 informe cortó.
1.15.2 informe largo.
1.16 sobres.
1.16 tipos de sobres
1.16.1 diseño de sobres
1.17. Fax.
1.18 telégrafo
1.18.1 partes del telégrafo

1.19 Gramática
1.19.1 tipos de gramática
1.20 redacción
1.21 técnicas digitación
1.22 posición ergonómica

PRODUCCIÓN DOCUMNETAL

NATALIA NARVAEZ GARCIA

TECNLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

SENA

2012

PRODUCCION DOCUMNETAL

NATALIA NARVAEZ GARCIA

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

INSTRUCTOR

TECNLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

SENA

2012

INTRODUCCION

La producción documental es la principal fuente de vida de las empresas, en
ello constatamos de todos los acontecimientos de actividades que se
desarrollan en una empresa.

Hay diferentes tipos de documentos los cuales son utilizados según la
necesidad y actividad que se va a realizar, ya que cada documento empresarial
tiene un objetivo, también debemos tener en cuenta que para la redacción de
dichos documentos tenemos que estar capacitados y aptos para la creación de
cada uno de los diferentes documentos.

JUSTIFICACION

La elaboración de este trabajo, es con el fin de poner en práctica el
conocimiento en producción documental y digitación de textos, ya que estamos
culminando con la primera parte en producción de documentos en gestión
administrativa.

TECNÓLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS GENERALES

Este trabajo ha sido elaborado, con el fin de poner en práctica lo aprendido en
el trascurso de este tiempo, en el programa de producción documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Con este trabajo se pretende dar la continuidad al programa de producción de
documental para tener un buen desempeño en el trabajo asignado.

1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Realización de documentos hechos en la empresa por cumplimiento de sus
necesidades y funciones para llevar a cabo un buen servicio empresarial.

Documentos

1.1. Carta comercial: comunicación escrita de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientación y pautas a las dependencias regionales,
personas de común y de la empresa con sus empleados.

Márgenes: superior 5cm izquierdo 4cm inferior y derecho 3cm.

Paginación:se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho, de dos a cuatro interlineas
debajo del número de paginase escribe el primer párrafo de la (s) pagina (s)
subsiguiente (s).

1.1. 1 partes de la carta

Membrete: se inserta el logotipo, nombre y NIT de la empresa.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512

REFERENCIA: el numero debe ser consecutivo según lo establecido por la
cámara de comercio.se escribe a dos a tres interlineas de la margen superior.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512

Ofic – bac- caq- 0012

LOCALIDAD Y FECHA: va el nombre de la ciudad de origen y la fecha de
envió, se escribe de 2 a 3 interlineas del número y en forma completa, en orden
día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512


Florencia, 13 de febrero de 2012

DESTINARIO: estos datos se dirigen de forma personalizada, es decir a un
funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela

CARGO: se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado
extenso puede repartirse en dos sesiones.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512

OIC – back- can- 0012


Doctora

Susana pórtela

Alcaldesa de Florencia

Empresa: va a una interlinea siguiente del cargo, va con la siguiente
denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o
acrónimo, así: en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con
mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que
puedan contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de
cada palabra de la razón social, se escribe en mayúscula sostenida. Con punto
o no según lo haya registrado la institución.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela


Alcaldía municipal de Florencia

ASUNTO: lo constituye el tema de la carta, expresada en máxima 4 palabras,
con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del
destinatario.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela



Asunto: Programa Actividad de talento humano

SALUDO: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el
apellido ejemplo:

 Apreciado Señor rodríguez:

 Apreciada Ingeniera Liliana:

 Señora alcaldesa:

 Cordial saludo Señor rojas:

Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y
a 2 cuando lo hay.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela




Cordial saludo, señora alcaldesa

TEXTO: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se
debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.

Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni
saludo independiente. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludo
independiente, cuando los hay.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja
nuestro banco. La dependencia de talento
humano decidió realizar una actividad en la cual
están sus auxiliares invitados por este motivo
me permito remitir a su despacho el cronograma
de actividades a desarrollar durante el primer
semestre de 2012.

DESPEDIDA: expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto,
tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedida breve
seguida de coma (,):

 Atentamente,

 Cordialmente,

 Sinceramente,

 Sin otro particular,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

 Agradecemos su gentil colaboración.

 Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.

 Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

 Para nosotros es un gusto servirle.

FIRMA: firma del funcionario que posee la representación legal de la empresa,
se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida. Y el cargo
se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja
nuestro banco. La dependencia de talento
humano decidió realizar una actividad en la cual
están sus auxiliares invitados por este motivo
me permito remitir a su despacho el cronograma
de actividades a desarrollar durante el primer
semestre de 2012.

Cordialmente.

ANEXOS: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentos
adjuntos, si los hay.

COPIA: se pone a dos interlineas del firmante o a dos renglones del anexo. La
identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre
con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de
transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra más pequeña.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja nuestro banco. La dependencia
de talento humano decidió realizar una actividad en la cual están sus
auxiliares invitados por este motivo me permito remitir a su despacho el
cronograma de actividades a desarrollar durante el primer semestre de
2012.

Cordialmente.

Rodrigo cárdenas rojas

Jefe talento humano

Copia archivo:

Rodolfo R

DATOS DE LA EMPRESA: se coloca dirección, dirección electrónica, fax,
teléfono, en la parte inferior de la página.

BANCO CAJA SOCIAL

NIT:2886436512



Doctora

Susana pórtela





De acuerdo con la monotonía que maneja nuestro banco.
La dependencia de talento humano decidió realizar una
actividad en la cual están sus auxiliares invitados por este
motivo me permito remitir a su despacho el cronograma
de actividades a desarrollar durante el primer semestre de
2012.

Cordialmente.

Rodrigo cárdenas rojas

Jefe talento humano

Copia archivo:

Rodolfo R

CRA 16 Nº 10 E52 CENTRO

TEL: 4361524- FAX 4362589

ZONA 1: espacio destinado para el logo, sigla, acrónimo. Se necesita un
espacio de 14cm horizontales y de 3 a 4cm en verticales desde el borde
superior de la zona 1.

ZONA 2: espacio para la dirección apartado dirección electrónica, fax, teléfonos
y otras según lo estipule la empresa.

ZONA3: se deja este espacio en blanco para que el destinario imprima el sello
de registro o la fecha del recibo del documento desde el borde de la hoja.

1.1.2 DISEÑO CARTA COMERCIAL BLOQUE EXTREMO

Membrete

………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas

Fecha
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...

Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...

Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas

Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………

Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas

Despedida
………………………………………… 4 Interlineas
…………………………………………

Firma
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas

Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea

Copia
………………………………………….. 1 Interlinea

Datos del transcriptor

1.1.3 ESTILO BLOQUE
Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas

Fecha
………………………………………...
….……………………… 3 interlineas
………………………………………….
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
I…………………………………………
………………………. 4 Interlineas
…………………………………………..
Firma
………………………………………
.……………………… 1 Interlinea

Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
pie de pagina

1.2 MEMORANDO:

Comunicación escrita de carácter interno el cual se emplea para dar
orientaciones pautas solicitudes aclaraciones felicitaciones entre otras
relacionadas con la entidad.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre 2 a 3 cm del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)
subsiguiente(s).

1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO:

ENCABEZADO: se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla

MEMORANDO: se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

CÓDIGO: después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican
la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la
serie y/o sub serie, separando estos dos números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad
y la fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: después de dos tabulaciones, se debe escribir
en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el
memorando. en la línea siguiente escribir el cargo.

DE: seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la
dependencia productora.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de
dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial
y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas
personales y tratando sólo un asunto por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.).

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División,
Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo
autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva
dependencia.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.

Superior e izquierdo 3 a 4 cm

2 a 3 interlineas

------------------------------ MEMORANDO
2 a 3 interlineas
-------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
----------------------ciudad de origen y fecha
3 interlineas
PARA:---------------
2 interlineas
DE:------------------
2 interlineas
ASUNTO:-----------
3 a 4 interlineas
Texto:----------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------
2 interlineas
Despedida ---------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
4 a 6 interlineas
Firmante---------------------------------------
2 interlineas
Anexos: (si lo hay)
2 interlineas
Copia: (si la hay)
2 interlineas
Identificación del transcriptor

Derecho e inferior 3cm

Código 12-03-52

Florencia 12 de marzo 2012

PARA: LILIANA RODRIGUEZ

Secretaria

DE: GERARDO RIOS

Jefe inmediato

ASUNTO: LLAMADO DE ATENCIÓN

Me dirijo a usted para recordarle la obligación de cumplir con el horario de su puesto de trabajo, todo ello por el cual

He venido observando su incumplimiento a este, sin ninguna justificación.

Sin más que decir a lo referente.

GERARDO RÍOS

JEFE INMEDIATO

Lorena D

1.3 NOTA INTERNA

Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo
objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las
dependencias del AGN y sus funcionarios.

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones
o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las
incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota
interior por cada uno de los temas.

Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a mano
palabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...

Las partes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final.

1.3.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: registrar fecha de envió. Día, mes y año

PARA: nombre a quien va dirigida

DE: nombre de la dependencia que remite

CUADRO DE OPCIONES: seleccionar donde corresponde

OBSERVACIONES: describa brevemente lo que considere pertinente

FIRMA: solo firma el funcionario autorizado de la entidad

DATOS DE RECIBO: datos del funcionario que recibe

NOTA INTERNA

No. 001

FECHA: ________________________________________________________________

PARA: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DE: -------------------------------------------------------------------------------------------------------

URGENTE ______
ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA -----------
PARA SU INFORMACIÓN ______
DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA -------------
FAVOR DAR CONCEPTO ______
FAVOR TRAMITAR -----------
INFORMAR POR ESCRITO ______

ARCHIVAR -----------
ENCARGARSE DEL ASUNTO ______

OTRO: ___________________________
ENTERARSE Y DEVOLVER -----------

DILIGENCIAR Y DEVOLVER----------

OBSERVACIONES:---------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________

FECHA: ______________

HORA: ______________

1.4 CIRCULAR

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o
normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer
actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios,
políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en
papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán
firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben
elaborar en papel con membrete y logotipo.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)
subsiguiente(s).

1.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, sólo para circulares internas. No se hace
necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en
papel membretado.

TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida
sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la
Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y
externas e inicia con 001 cada año).

CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen
izquierdo se escribe el código de la serie y/o sub serie al cual corresponde la
circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con
un punto.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma se
escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el
Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta
dependencia.

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o
jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).

ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.
Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo
un asunto por Circular.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.)

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente
con mayúscula inicial.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

CIRCULAR INTERNA

2 a 3 interlineas
----------Número (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor

EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

CENTRO TECNOLOGICO LA AMAZONIA

CIRCULAR INTERNA No.001

400-02.01


PARA: aprendices gestión administrativa

Asunto: fondos acumulados

Se le informa a todos los aprendices de gestión administrativa que el día 25 de mayo se recogerá los
fondos acumulados, para dicha celebración, ya que se acerca la celebración del sampedrito.

Gracias por su atención prestada.

FERNANDO GRANADA

Líder de Grupo

Paola c.

CIRCULAR EXTERNA

2 a 3 interlineas
----------Número (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor

EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No.001

400-02.01

Florencia

PARA: aprendices Sena

Asunto: jornada de aseo

Se le informa a todos los aprendices Sena, que el día 15 de mayo se realizara jornada de aseo, por ello deberán venir
con el uniforme de educación física sin excusa alguna.

Gracias por su atención prestada.

Mercedes rojas

Líder de talento humano

Adriana c.

1.5 ACTA ADMINISTRATIVA

Concepto: es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por
objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una reunión.

Algunos tipos de acta:

actas policiales
actas notariales
acta administrativa
acta de nacimiento

Ventajas:

Dejan claro y por escrito todo lo sucedido así no abran inconvenientes a la hora
de revisar o volver a tomar dicha conversación

Son muy importantes a la hora de constatar algo dicho por alguien sin
oportunidad de hacer reclamos por algo que no haya dicho.

Hace parte de lo judicial y lo conforman muy bien.

Desventajas:

Tienen mucha información y solo la comparten entre importantes de lo judicial.

Solo comparten estos comunicados a la hora de tomar decisiones correctas y
concretas.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho e izquierdo 2 a 3 cm.

Título: toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además se
debe aclara cuando el carácter de la reunión es extraordinario.

Numeración: en las catas de comité interno puede iniciarse la numeración
cada año.

Paginación Subsiguiente: Para las paginaciones subsiguientes de las actas
administrativas, se establecen los siguientes requisitos:

Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y
que tenga impresión alguna.

El encabezado se utiliza entre 2 y 3 cm. del borde superior, contra el margen
izquierdo y con la mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre
el número correspondientes separados por guión. En la misma línea, contra el
margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo
(#) ni la abreviatura (Nº).

Presentación: las actas se pueden presentar en hojas sueltas con membrete.

Se redactan en tiempo pasado, ningún párrafo del acta se inicia gerundio
(conjugación del verbo)

El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar
errores técnicos, ortográficos gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.

Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y
tamaño.

Denominación del documento y numero: después del título y a tres
interlineas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida centrada y a
continuación el numero consecutivo que le corresponda.

FECHA: contra el margen izquierdo, a tres interlineas de la denominación del
documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de
dos puntos, (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión la
fecha completa (día mes y año) separados por coma (,).

HORA: contra el margen izquierdo a dos interlineas de la fecha se digita la
palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Al frente se anota la hora de inicio y de finalización en formato de 24 horas.

ASISTENTES: se escribe contra el margen izquierdo a dos interlineas se
escribe la palabra Asistentes en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos.
Al frente se escribe la relación de los nombres con mayúscula inicial. El cargo
se separa del nombre con una coma,

Ejemplo en orden jerárquico:

ASISTENTES: Padre Alejandro Vásquez, Rector

Alejandro A. Mesa, Coordinador Académico

Nota: el tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.

Ejemplos de igual jerarquía:

ASISTENTES: Rubén Acosta Z.

Patricia Campos P.

Rosa Restrepo V.

ASISTENTES: Mauricio Álvarez, Jefe de Departamento

Gloria Patricia Álzate, Jefe de Departamento

Zoraida Cano Ríos, Jefe de Departamento

Representaciones: en la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una
persona lleva la representación de otra.

Ejemplo:

ASISTENTES: Mario Restrepo en representación

Alberto González, Vocal

INVITADOS:

A continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último nombre se
anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de
dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con
mayúscula inicial, a interlineación sencilla.

AUSENTES:Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de
dos puntos (:) se anota la palabra ausentes, si los hay, a dos interlíneas del
último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Ejemplo:

AUSENTES: Pedro Páez, Secretario (con justificación)

Javier Suárez, Delegado (sin justificación

ORDENE DEL DIA:

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con
mayúscula sostenida se escribe ORDEN DEL DÍA seguido de dos puntos (:). A
dos interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de
la reunión con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.

DESARROLLO:

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:).

A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el
primer tema identificándolo con número arábigo.

A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre
párrafos.

El tema puede ser Verificación del quórum, discusión y aprobación del acta
anterior. En el tema “Discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue
aprobada o se anotan las modificaciones que se presenten.

FIRMA NOMBRE Y CARGO:

El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula
sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro renglones a partir de la última línea
del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula
inicial y sin centrar.

Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que
el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el
mismo renglón hacia la derecha.

Ejemplo:

P. ANDRÉS VALENCIA HENAO JUAN PABLO RESTREPO

Rector Secretario

En caso de varios firmantes (Consejo Directivo), sus nombres se escriben a
cuatro interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es
impar, la última se centra.

ASPECTOS GENERALES:

Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles
intrascendentes.

Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las
determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las
discrepancias.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción.

Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se
hace con su nombre completo la primera vez y luego sólo el nombre (excepto
cuando dos o más tienen el mismo nombre).

1.15 Diseño de acta

------------- (1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

------------ (1 interlínea) ACTA No. VI

------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de-
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta
anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por-
unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................

Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

COMPAÑÍA DROGAS LA REBAJA

REUNION EXTRAORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA

ACTA No. I

FECHA: Florencia 12 de junio de 2012

HORA: DE 10:00 a 12:00 horas

LUGAR: Sala de Junta

ASISTENTES: Carlos Julio Beltrán, Presidente

Julián Martínez Castro, Vicepresidente

Verónica Díaz Rodríguez, Secretaria

INVITADOS: Fernanda Mora Ramírez, Tesorera

JOSÈ COCIO, Jefe de Grupo

AUSENTE: CLARA MARIA, Profesional en División

ORDEN DEL DIA: Verificación de Quórum. Discusión y aprobación

DESARROLLO: Se efectuó la verificación de quórum dando inicio
a la reunión.

1.6 CERTIFICADO:

Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado
hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando
se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para
demostrar la formación y la experiencia.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm

Derecho e inferior 2 a 3 cm

1.6.1 Tipos de certificados:

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto.
Los resultados académicos
La docencia de determinado curso o seminario
La experiencia profesional de determinado campo
La pertenencia a un grupo o jerarquía
Los conocimientos de lenguas extranjeras
La realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica
La adecuación de un objeto o norma
El estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona

1.7 Constancia:

Documento en el que se hace constar algún hecho.

1.7.1 Tipo de Constancias:

Tiempo de servicio

Experiencia

Salario u honorarios

Clase de trabajo

Jornada laboral

Cumplimiento de comisiones

Comportamiento del trabajador

1.7.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIA:

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la
siguiente manera:

Número (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica
de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede
anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en
particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y
constancias en forma secuencial.

Fecha:

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a
tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior,
cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin
separarlo con punto.

EJEMPLO:

Florencia, 13 de abril de 2011

Cargo:

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenido, centrado,
precedido de los artículos él o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.

EJEMPLO:

LA GEFE DE ARCHIVO

Identificación:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se
escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula
sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).

Florencia 31 de febrero del 2012

A quien corresponda:

por medio de la presente nos permitimos hacer constar que la Sra.
LILIANAGARCIA identificada con el número de cc 40080781.labora en esta
empresa desde el día 01 de enero del 2007 a la fecha, ocupando el puesto de
INGENIERA INDUSTRIAL en el departamento de INGENIERÍA recibiendo un
salario mínimo mensual de $12.618.400M.N

Se extiende esta constancia de trabajo a petición del interesado (a), para los
fines legales que se desee destinarla.

Agradeciendo de antemano las atenciones que se sirvan dar a la presente
quedo como su más seguro servidor.

Atentamente

Rosa Martínez

Jeme inmediato Ing.

1.8 HOJA DE VIDA

la hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional
y de su experiencia laboral, de su correcta elaboración y presentación,
dependerán el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la
misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo,
que posibilite una entrevista posterior.

1.8.1 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE VIDA

De manera genérica no existe un modelo especifico a seguir. A qui le propongo
algunas orientaciones que pueden serle de gran utilidad a la hora de redactar
su hoja de vida.

Lo primero que hay que tener en cuenta son las reglas del ICONTEC. Existen
varios tipos de hoja de vida que también puede usar, lo importante es que sea
clara, breve, sencilla, concreta y verdadera. Los datos que siempre debe
contener son los siguientes:

1. Datos personales
2. Nombre y apellidos
3. Edad
4. Dirección
5. Ciudad
6. Teléfono (también el numero celular)
7. Email
8. Formación académica
9. Cursos de extensión
10. Experiencia profesional y laboral
11. Nivel de idiomas e informática
12. fecha

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho e inferior 2 a 3 cm.

1.8.2 ASPECTOS GENERALES:

la hoja de vida se debe enviar en original y acompañada de una carta
remisora
los datos escritos en la hoja de vida deben ser veraces, estos son
contactados por la entidad que los recibe.
Se debe adjuntar una fotografía reciente, que se adhiere en la parte
superior derecha de la primera hoja
Cuando se desee se puede citar fortalezas y experiencias

1.8.3 PARTES DE LA HOJA DE VIDA

Aunque existen formas impresas para diligenciar la hoja de vida, se
recomienda emplear hojas en blanco, teniendo en cuenta que la
presentación y contenido, contribuyen a despertar el interés de quien
analiza la información.

Identificación del documento centrada en mayúscula sostenida se puede
utilizar negrilla HOJA DE VIDA

1.9 ACTO ADMINISTRATIVO

Es toda declaración de voluntad administrativa; es decir una decisión que
toma una persona de la administración pública y que tiene efectos
jurídicos sobra el administrado.

1.9.1 características
Se trata de una declaración, por lo que quedan excluidos los actos
administrativos puramente materiales (redacción de un oficio, una
demolición, el asfalto de una calle.
Procede de un sujeto de administración por competencia para
realizar el acto.
Deben constituir ejercicios de protestad administrativa y estar
sujetos al derecho administrativo
Los actos administrativos pueden ser objeto de recurso judicial
L9s actos administrativos pueden ser unilaterales

1.10 RESOLUCION:

Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de Servicio Público que tiene
carácter general obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de
competencia.

Público, en cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquello
que complemente desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del
servicio público.

Las resoluciones pueden tener un alcance de orden nacional o local.

1.11 decreto

Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y
que generalmente posee un contenido normativo reglamentado.

Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,
normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras
específicamente tasadas. Es una norma con rango de ley, emanada del poder
ejecutivo, sin que necesariamente medie intervención o autorización previa de
un Congreso o Parlamento.

1.12 acuerdo

Es un derecho, una decisión tomada en común por dos o mas personas, por
junta, asamblea o tribunal

1.13 ordenanza: es un tipo de norma jurídica que se incluye dentro de los
reglamentos y que se caracterizan por estar subordinada a la ley.

Ordenanza es una disposición o mandato. El término se utiliza para nombrar
al tipo de norma jurídica que forma parte de un reglamento y que está
subordinada a una ley. La ordenanza es emitida por la autoridad que tiene el
poder o la facultad para exigir su cumplimiento.

De acuerdo al ordenamiento jurídico en cuestión, la ordenanza recibe distintos
nombres. La ordenanza municipal es aquella dictada por la máxima autoridad
de una municipalidad o un ayuntamiento y con validez dentro del municipio o
comuna. La ordenanza provincial, en cambio, extiende su alcance a toda una
provincia.

Por ejemplo: “Por la ordenanza municipal 10.245, se prohíbe ingresar a la playa
con animales”, “Lo siento, no puedo vender bebidas alcohólicas después de las
22 horas: hay una ordenanza provincial que lo prohíbe”, “El cantante fue
demorado por violar una ordenanza local y pasó varias horas en la
comisaría”, “Las ordenanzas, por más absurdas que parezcan, deben ser
cumplidas”.

1.14 promesa de venta

Pretende fundamentalmente asegurar la celebración de un contrato futuro que
por circunstancias diversas no puede celebrarse en el momento presente

1.14.1 MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE
COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Entre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía
No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en
representación de _________, identificada con el nit_______) y quien en adelante se
denominará el VENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________, mayor de edad,
identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en
__________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el
nit ________) y quien en adelante se denominará el COMPRADOR, se ha acordado celebrar un
contrato de compraventa de establecimiento de comercio que se regirá por las siguientes
cláusulas : Primera: OBJETO- EL VENDEDOR transfiere al COMPRADOR a título de
compraventa el derecho de dominio que tiene sobre el establecimiento de comercio
denominado _________, ubicado en _______________, matriculado en el registro mercantil de
la Cámara de Comercio de _______ con el No.______ como una unidad económica en los
términos del art.525 del Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El precio de la venta se fijó
por las partes en la suma de _____ ($_____) moneda legal colombiana que el COMPRADOR
se obliga a pagar al vendedor, o a su orden, en la ciudad de _______ y en la siguiente forma :
con la firma del presente documento la suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mes de
____ del año _____. Tercera: SITUACION DEL ESTABLECIMIENTO.- EL VENDEDOR declara
que el Establecimiento que vende está libre de demandas civiles, o embargo judicial, o pleito
pendiente; que su derecho de dominio no está sujeto a condiciones resolutorias, y que en todo
caso se obliga al saneamiento de la venta conforme a la ley. EL VENDEDOR declara que la
información contable contenida en los Estados Financieros y en los libros de contabilidad refleja
adecuadamente la situación financiera y económica del establecimiento. Cuarta:
OBLIGACIONES DEL VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a
los acreedores. La entrega del establecimiento se hará el día ____ del mes de____ del año
_____. Quinta: RESERVA DE DOMINIO.- EL VENDEDOR vende el establecimiento de
comercio reservándose el dominio sobre el mismo hasta tanto no le sea pagada por EL
COMPRADOR la totalidad del precio pactado al tenor y en armonía con lo dispuesto por el
artículo 750 del Código Civil y la ley 45 de 1930, lo mismo que por los artículos 1935,1936, 1937
y demás concordantes del Código Civil. La tradición del objeto queda subordinada a la
condición suspensiva del pago total del precio pactado y, entre tanto, EL COMPRADOR no será
poseedor sino mero tenedor del establecimiento de comercio. Sexta: CLAUSULA PENAL.- Si
cualquiera de las partes incumpliera una cualquiera de las obligaciones a su cargo deberá
pagar a la otra la suma de _____ ($_____) a título de pena derivada de dicho incumplimiento

En constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de _________ el día
_____ del mes de _______ del año ________

__________________

Nombre

Cédula

Comprador

Cedula

________________

Cédula

Vendedor

1.15 INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de
carácter administrativo.

El informe contiene hechos o actividades concretas de un determinado lector o
lectores.

La intención del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de
una empresa, agencia, o institución.

Ventajas del informe:

Son muestras de trabajo que se han efectuado

Se consideran como archivos esenciales de este trabajo

Puede servir de base para tomar decisiones

Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo

Contribuye al prestigio de una empresa o agencia

1.15.1 Partes del informe cortó:

Encabezamiento: el informe corto no lleva portada si no encabezamiento.

Razón social: se ubica en 3cm y 4cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene
impresa.

Transcriptor: se describe a 2 interlineas del firmante, se anota el nombre con
mayúscula inicial e inicial del apellido, se emplea letra más pequeña.

Objetivos: lleva un objetivo breve.

1.15.2 Informe largo: informe que exceden las cuartillas y de mas, y hay
informes que llegan a ocupar varios tomos.

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario

REQUISITOS

Márgenes
En el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

1.16. Sobres: es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas,
tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobré está diseñado
para incorporar el franqueo y el destinario en el anverso y el remitente

1.16.1 tipos de sobres por su sistema de cierre, se pueden distinguir

Colores:

1.16.2 Diseño de sobre:

Ciudad remitente

Tratamiento

Nombre del destinatario

Cargo

Empresa

Dirección

Destino

Dirección y teléfono del remitente

1.17 Fax: es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de
documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.

Es la forma más ágil y sencilla de enviar, en cuestión de segundos todo
tipo de textos, dibujos y fotografías, tanto si el destinatario reside cerca como si
se encuentra en otro continente.

Es una verdadera caja de correos electrónica y una copiadora normal,
que funciona por medio del sistema telefónico. El tiempo y el coste de
transmisión no son elevados.

Es un servicio nacional e internacional. Ofrece:

- Recepción automática y manual.

- Gran velocidad de transmisión.

- Sistema de codificación eficiente.

- Tonalidades de color gris para transmitir figuras y tonos.

1.18 TELÉGRAFO

Telégrafo es un dispositivo de telecomunicación destinado a la transmisión de
señales a distancia. El de más amplio uso a lo largo del tiempo ha sido el
telégrafo eléctrico, aunque también se han utilizado telégrafos ópticos de
diferentes formas y modalidades funcionales.

Funcionamiento

Cuando en la estación emisora se cierra el interruptor, comúnmente
llamado manipulador, circula una corriente desde la batería eléctrica hasta la
línea y el electroimán, lo que hace que sea atraída una pieza metálica
terminada en un punzón que presiona una tira de papel, que se desplaza
mediante unos rodillos de arrastre, movidos por un mecanismo de relojería,
sobre un cilindro impregnado de tinta, de tal forma que, según la duración de la
pulsación del interruptor, se traducirá en la impresión de un punto o una raya en
la tira de papel. La combinación de puntos y rayas en el papel se puede traducir
en caracteres.

1.18.1PARTES DEL MENSAJE TELEGRÁFICO

Tamaño medio oficio

Ciudad de origen y fecha. A dos renglones de la zona 1 se consignarán el
nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío del mensaje.

Destinatario. A renglón y medio de la línea anterior se deberán ubicar tanto el
nombre de la persona a quien va dirigido el mensaje como el de la empresa
correspondiente, si es el caso.

Nota. El nombre del destinatario se escribe con un solo apellido, en caso de

homónimo se colocan los dos.

Dirección. Si la empresa destinataria tiene dirección telegráfica, ésta se deberá
usar. En caso contrario se utilizará la dirección de nomenclatura. Esta línea se
ubicará a renglón y medio de la anterior.

Destino. A renglón y medio de la línea anterior se ubicará el nombre de la
ciudad o municipio de destino, separado por una coma (,) del departamento o
división geográfica a que pertenece.

Nota. Si va dirigido al exterior se coloca al nombre del país.

Número (Referencia). A dos renglones de la zona 3, contra el margen izquierdo
se ubicará el número consecutivo del mensaje telegráfico.

Saludo y despedida. El mensaje telegráfico no requiere saludo ni despedida.

Texto. A dos renglones del número se inicia el texto. Se deberán tener en
cuenta los siguientes puntos:

a) El texto se escribirá a doble renglón entre líneas y en mayúscula sostenida.

b) No se deberán dividir silábicamente las palabras.

c) Se deberán eliminar palabras innecesarias como: artículos, conjunciones y
preposiciones.

d) Se usarán términos enclíticos, como "solicítale", "agradezcámosle".

e) Se deberá, en lo posible, utilizar palabras que no pasen de 10 caracteres.

f) Se deberán considerar como palabras, los signos de moneda, unidades de
medida, símbolos y otros.

g) Los teleimpresores admiten puntuación, pesos, porcentajes y otros símbolos
y las medidas con los signos correspondientes. No será necesaria la expresión
en letras.

Ejemplos. , . ; : $ !¡ " " ¿?

h) Las cantidades se podrán expresar en números o en letras.

Firmante. A dos renglones de la última línea del texto, contra el margen
izquierdo se deberá colocar el nombre de quien envía el mensaje. Si la persona
es funcionaria, a un espacio vertical se escribirán el cargo y la razón social
correspondiente.

Remitente. Por exigencia de la entidad encargada de transmitir el mensaje se
requieren los siguientes datos: nombre y apellido del firmante o del responsable
de enviar el mensaje; firma del mismo y dirección o teléfono. Estos datos se
ubicarán en la zona 4.

1.19 Gramática:

La gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de
las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También
se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un
lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.

1.19.1 Tipos de gramática:

Entre los principales tipos de gramática o enfoques en el estudio de la
gramática se encuentran:

 La gramática prescriptiva, o gramática normativa es la que presenta
normas de uso para un lenguaje específico, tendiendo a desaconsejar las
construcciones no estandarizadas. La gramática tradicional es típicamente
prescriptiva.
 La gramática descriptiva intenta describir el uso actual de una lengua,
evitando juzgar en forma prescriptiva. Se vincula a una determinada
comunidad hablante y pretende proveer reglas de uso para
cualquier palabra considerada gramaticalmente correcta en esa comunidad.
 La gramática tradicional es la colección de ideas acerca de la gramática
que las sociedades occidentales han heredado de Grecia y Roma. La
gramática prescriptiva es formulada usualmente en términos de los
conceptos descriptivos heredados de la gramática tradicional
 La gramática funcional, es una visión general sobre la organización
del lenguaje natural, formulada por SimonDik, que contempla tres normas
básicas de adecuación: la tipológica, que implica la aplicación de reglas a
cualquier lengua.
 La gramática generativa es un enfoque formal para el estudio sintáctico de
las lenguas que puede en algunos sentidos generar las expresiones bien
construidas de una lengua natural. Una rama de la teoría lingüística
(psicolingüística) se basa en la gramática generativa.
 Las gramáticas formales aparecen en lingüística computacional. La
sintaxis de cada lenguaje de programación se define de hecho por una
gramática formal. En teoría de la informática y en matemática, la gramática
formal define lenguajes formales. La Jerarquía de Chomsky describe varias
clases importantes de gramática formal.

1.20 Redacción:

La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la
escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al
pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita
a dar forma escrita a un tema determinado.

LO QUE DEBEMOS TENER EEN CUENTA ALA HORA DE REDACTAR

Claridad: Corresponde al código. Hay que escribir con un máximo de
sencillezPara que el código no haga de filtro, sino que permita el paso del
mensaje.

Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la máxima información en un
Mínimo de palabras.

Precisión: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo que
Interesa sin rodeos ni añadidos.

Corrección: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo
Las normas gramaticales y estructurales y presentar el texto formalmente digno.

Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresión de que
transmite un mensaje incompleto.

Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas.

Digitación:es la técnica mediante la que se elige cuáles dedos y posiciones de
la mano se han de utilizar para tocar un instrumento musical. Por ejemplo al
tocar el piano, los acordes y melodías pueden interpretarse mediante distintas
combinaciones de dedos.Digitar información con precisión y rapidez es una de
las competencias básicas demandas por la sociedad contemporánea.
Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente
Manejo del Teclado en el currículo de informática (TIC). Además, la mayoría de
las que si lo hacen, no pueden asegurar que sus estudiantes adquieran
idoneidad en su manejo.

RECONOCER EL TECLADO

El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del
computador. Sus teclas, como se puede apreciar en la siguiente ilustración,
están agrupas en cuatro zonas: alfanumérica, numérica, de navegación y de
funciones.

La zona alfanumérica del teclado es la más utilizada, en ella se encuentran
números, letras, símbolos y signos de puntuación. Las teclas de esta zona
están distribuidas en cinco filas conocidas con los nombres de “superior”
(contiene números y símbolos), “dominante”

Al observar la ilustración anterior, se puede notar que las letras F y J, ubicadas
en la fila “guía” tienen cada una un relieve (_) que sirve para los estudiantes
ubiquen sobre ellas, como posición inicial de digitación, la punta de los dedos
índice, de ambas manos. Por su parte, la fila “dominante” contiene cuatro
vocales (e, u, i, o), esto hace que se la utilice para escribir la gran mayoría de
las palabras del español.

Para facilitar el aprendizaje de las teclas que le corresponden a cada mano, se
recomienda trazar una línea en el teclado como se muestra en la siguiente
ilustración:

1.20.1TÉCNICA DE DIGITACIÓN
Adquirir y mantener una técnica apropiada de digitación, también hace parte de
la primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe incluir,
desde los primeros años escolares, la explicación a los estudiantes de por qué
es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos para sentarse
correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausas en el trabajo
con alguna frecuencia.

Esta técnica apropiada de
digitación, también debe
incluir la realización de
ejercicios para memorizar
la localización de cada
una de las teclas y el
dedo y mano con el cual
se deben pulsar. En esta
etapa de la instrucción,
resulta positivo utilizar
software especialmente
diseñado para ayudar a
alcanzar los objetivos
específicos propuestos
para aprender a Manejar
el Teclado. Vea una
reseña de software
disponible en Internet
para aprender a

Técnicas para una buena digitación:

1. Acatar las normas básicas de ergonomía.
2. Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice, de ambas
manos, sobre las teclas guía (F y J).
3. No mirar el teclado mientras digita.
4. Repetir 10 veces cada serie (renglón).
5. Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada serie.

1.21 Posición ergonómica:

Disciplina que trata del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas
que coinciden con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las
capacidades del trabajador.

El uso generalizado de computadores en los sitios de trabajo obliga a
reorganizar el espacio y a considerar nuevos hábitos. Para lograrlo, la
ergonomía establece unas normas que hacen que la relación entre las personas
y su entorno laboral contribuya a su bienestar.

El trabajo con computador no presenta grandes
riesgos
en cuanto a accidentes o patologías laborales,
pero puede producir en las personas trastornos
que se traducen en fatiga mental, problemas
visuales, dolores de espalda, cuello, brazos,
manos y muñecas.

Buena parte de ellos se solucionan al adoptar las
normas de construcción y diseño de los muebles de oficina, de igual manera, al
seguir las recomendaciones de uso que son impulsadas tanto por los
ergónomos como por las propias empresas.

Producción documneta2

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (19)

Similar a Producción documneta2

Similar a Producción documneta2 (20)

Producción documneta2