1. MIRANDA RUIZ , BRIZELA
OCMIN, ERNESTO

2. *
Todo documento administrativo es una comunicación
escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la
administración publica como en la privada, con el fin de
permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de
derechos reconocidos por la Constitución Política , las
leyes y las normas internas de cada entidad o
institución.

3. *
El oficio es un documento o comunicación escrita de
carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por
las autoridades o funcionarios de las diferentes
dependencias públicas o privadas.

4. *
*A nivel externo, establece comunicación con personas
ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que
ocupan cargos directivos.
*A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones
de dirección dentro de una entidad o institución

5. *
*Los oficios de circulación externa, son firmados
solamente por la máxima autoridad de la institución o
por quien hace sus veces. abandonando asuntos
específicos del trabajo.
*Los oficios de circulación interna, confirmados por quien
desempeñan cargos directivos en la institución.

6. *
*Tiene la función de relacionar a los órganos
administrativos de la más alta jerarquía y por
consiguiente debe ir firmado por el máximo
representante legal de la Institución que lo
emita.
*El oficio se usa para comunicar disposiciones,
consultas, órdenes, informes o también para
llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
invitación, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento.

7. *
* ENCABEZAMIENTO.-Damos el nombre del
encabezamiento al extremo superior del documento y
comprende las siguientes partes: membrete, nombre
del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y
referencia.
* TEXTO.- Denominamos texto a la parte central y
principal de todo documento. Las partes del texto
reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y
denominación depende de cada clase o tipo de
documento.
* TÉRMINO.

8. 1)Membrete
2)Nombre del año
3)Lugar y fecha
4)Código
5) Destinatario
Encabezamiento
6)Asunto
7)Referencia
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Texto ……………………………..
1Antefirma
2Firma
3Postfirma
4Sello
5Anexo
6“con copia”
Término
7Pie de pagina

9. *
1. MEMBRETE:
Es la inscripción que identifica a la
institución, organismo, entidad o
empresa que remite el documento.
Ejemplo:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO
“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO

10. 2. NOMBRE DEL AÑO.
En nombre de año es la denominación que da el gobierno a cada año
calendario, mediante ley o decreto supremo. Ejemplo:
2009 “AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”.
3. LUGAR Y FECHA.
El lugar y la fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora
el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes
y el año de su elaboración.
Lima, 21 de noviembre de 2009.
Lima, noviembre 23 de 2009.
En documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de
diferentes maneras:
21 noviembre 09 21/11/09 21-11-09 09-11-21

11. 4. CODIGO.
El código es la parte que individualiza al documento e identifica a
la institución y/o dependencia de la referencia. Esta compuesta
por:
El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra
“numero”, con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO No.
El número correlativo asignado al documento, integrado por tres
dígitos, que se renuevan anualmente: 001.
Las dos ultimas cifras del año calendario en el cual se redacta el
documento, entre guiones: - 09-.
Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora
el documento, separadas por guión o barra inclinada. UJCM-
DREMO.
OFICIO Nº. 001-09-UJCM-DREMO

12. 5. DESTINATARIO.
Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución
o empresa a quien se remite el documento
6. ASUNTO.
Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del
motivo que le da origen. Está integrado por los siguientes
elementos:
La palabra asunto seguida de dos puntos; y,
Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento,
en forma breve y precisa, tipo telegrama.
Asunto: Concurso de plazas docentes

13. 7. REFERENCIA
Es la parte que hace mención a los antecedentes del documento
que se elabora.
Es una parte complementaria porque su uso es opcional. La
llevan únicamente las comunicaciones que contestan o reiteran
documentos anteriores. Esta parte comprende:
El termino referencia (completo o abreviado) seguido de dos
puntos; y
El código y la fecha simplificados o abreviados del documento
que sirve de antecedente. Por ejemplo:
Ref.: Ofic. No. 123-09-OR
DE 21 de nov. de 2009

14. 3. PARTES DEL TEXTO
1. NOTA SOBRE EL VOCATIVO.
Es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de
empezar la redacción del texto.
Actualmente manuales de correspondencia moderna y normas
internas de los organismos del Sector Público, no consideran al
vocativo parte del documento administrativo.
Señor Director
Muy señor mío
De mi mayor consideración

15. 2. CUERPO O TEXTO.
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de
la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su
conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de
nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO
2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito,
confraternizando deportivamente toda la familia del ISTLEV, en
el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo
agradecemos por el apoyo brindado para este evento.

16. 2. DESPEDIDA.
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Existen, también, expresiones conocidas.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para
reiterarle las consideraciones de mi estima personal.

17. *
1. ANTEFIRMA.-Es la palabra o frase de cortesía que se
emplea cuando se ha concluido la redacción del texto
de un documento administrativo, precede a la firma
del responsable de la comunicación. Pueden ser:
Atentamente,
Cordialmente,
Afectuosamente, entre otros.
2. FIRMA.- Comprende el nombre, el apellido o los
apellidos y la rúbrica establecida y estilizados de la
persona que se responsabiliza el documento.

18. 3. POSFIRMA.- La postfirma es la parte que
identifica al responsable de la comunicación. Esta
compuesta por los siguientes elementos:
Profesión o grado académico, en forma abreviada.
Nombre(es) y apellidos del con mayúsculas.
Lic. CARLOS GUTIERRES PORTALES
Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos
se escriben con letra inicial mayúscula:
Jefe de Planificación

19. 4. SELLO.-EL sello es el instrumento que autentica
o legaliza el documento que se envía: refrenda la
firma del responsable de la comunicación. Este es de
forma circular en los organismos dependientes del
Estado. Lo usan las personas que tienen cargos
directivos. Lleva el nombre de sello de legalización.
5. ANEXO.- ES una parte opcional. Se emplea
únicamente cuando al documento que remitimos hay
necesidad de acompañar objetos u otros documentos
tales como: recibos, facturas, certificados,
testimonios, fotografías, grabaciones, etc.
6. CON COPIA.- la con copia es la parte que identifica
o hace mención a las autoridades, dependencias y/o
servidores a quienes se envían las copias del
documento que se redacta.

20. Comprende los siguientes elementos:
Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase “con
copia”, así : c.c., y
La relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a
quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:
c.c.:
Dirección
Subdirección
Archivo.
7. PIE DE PAGINA.- el pie de pagina es la parte que identifica a los
responsables de la elaboración del documento. Comprende las
iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona
que se menciona en la postfirma y de aquélla que se encargó de
su mecanografiado o digitación
TCL: Dir.
mzs: sec.

21. *
1. BLOQUE. “--------------------”
---o--- ---, -----------
El estilo bloque se caracteriza ------------
por iniciar la redacción de los ------------
------------
párrafos del texto sin dejar
--------------------------------------
sangría. ---------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------
-----------------------
Sin sangría ---------------------------------------------------------------
-------
---------------
O ---------
-------
--/--

22. *
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO
“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO
“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “
Ilo, 18 de Junio de 2009
OFICIO N°005-09-ISTLEV.
SEÑOR : Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente
ASUNTO : Eleva Informe
De mi mayor consideración:
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra Institución, se realizó
las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia del
ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.
Atentamente,
………………………………………………
Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.
DELEGADO DE DEPORTES
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.

23. “------------------------”
-----o-------
-------,----------
---------
---------
---------
--------------------------------------------
---------------------------------------------------
Con sangría ---------------------------------------
------------------------------------------------
---------------
------------
2.SEMIBLOQUE ----------
o---------
Éste se singulariza por comenzar la ---/---
redacción de los párrafos del texto
dejando sangría, que por lo general es
de 5 espacios horizontales en blanco,
el cual puede aumentar o disminuir,
sólo y únicamente es a inicio del
párrafo.

24. *
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO
“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO
“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “
Ilo, 2009 noviembre 21
OFICIO N°005-09-ESFA.
AL : Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente
ASUNTO : Eleva Informe
De mi mayor consideración:
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra
Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando
deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para
este evento.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.
Atentamente,
………………………………………………
Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.
DELEGADO DE DEPORTES
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.

25. 3. BLOQUE EXTREMO
El estilo bloque extremo se distingue por
comenzar la redacción de todas las partes “-------------------”
del documento en el margen izquierdo, a -----o-------
excepción del nombre del año que mantiene ------,----------
su ubicación habitual y del sello de ---------
---------
legalización que se imprime al lado derecho ---------
de la firma ------------------------------------------------
------------------------------------------------
Todo al margen izquierdo -----------------------------------------------
------------------------------------------------
----------------------------------------------
----------,
------o
--------
---/---

26. *
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO
“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO
“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “
Ilo, 21 de noviembre de 2009
OFICIO N°005-09-ESFA.
SEÑOR :
Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente
ASUNTO : Eleva Informe
De mi mayor consideración:
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de nuestra
Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando
deportivamente toda la familia de la ESFAP, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo
brindado para este evento.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.
Atentamente,
………………………………………………
Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.
DELEGADO DE DEPORTES
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.
www.themegallery.com

27. *
*Oficio Simple o Directo .- Este tipo de documento se
utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola
persona.
*Generalmente en caso de una invitación, una petición,
agradecimiento o información de eventos o actividades
culturales o deportivas. También cuando un gerente se
dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

28. *Oficio Múltiple
Es un documento que se usa cuando
un mismo tema o texto va dirigido a
distintos y varios destinatarios y por
esta razón las instituciones o
dependencias tiene hasta el número
de oficio, dejando puntos suspensivos
para escribir el nombre y el cargo de
destinatario, sólo para colocar cuando
el caso lo requiera; además esto
ayuda a agilizar el proceso que dure
la documentación.

29. La estructura del oficio múltiple, básicamente, es
igual que la del oficio simple, no obstante es
importante recordar que:
1. El número de oficio es el mismo para todos los
ejemplares que se van a distribuir.
2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la
palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte
de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).
Oficio de Transcripción.