Este documento presenta las instrucciones para completar una ficha técnica de gestión documental. Explica cómo codificar y nombrar los documentos, indicar su almacenamiento, estado, recuperación y disposición final. Además, brinda recomendaciones sobre la organización física de archivos y el manejo adecuado de documentos.

1. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CODIGO:
El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede
basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la
actividad)
Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer
corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe
aparecer en la ficha.
NOMBRE DEL
DOCUMENTO:
El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se
archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la
carpeta física y digital)
Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB,
Consulta Bibliográfica, Recorte periódico,
etc.
CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

2. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Estudiante:
Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR
TIEMPO DE
RETENCIÓN
MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL

3. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALMACENAMIENTO:
El estudiante deberá indicar el lugar físico
de archivo de los documentos.
Ejempl
o:
Para archivo físico: archivador horizontal
(H), vertical (V), lateral (L).
Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del
documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)
El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento
(tiempo que debe conservar su documento en el archivo)
Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A),
6 meses (6m) u otro.
El estudiante deberá indicar el medio en
que ha archivado el documento.
Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD,
Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)
ESTADO:
El estudiante deberá indicar el estado en
que conservará el archivo.
Marcar con una X si es:
Original, Copia, Digital.
CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

4. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Estudiante:
Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR
TIEMPO DE
RETENCIÓN
MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL

5. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RECUPERACIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación
o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.
Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM),
Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto
(ASU).
DISPOSICIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la
Tipología de Disposición de los documentos archivados.
Ejemplo: Conservación Total (CT),
Selección (SL), Eliminación (EL)
CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

6. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Estudiante:
Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR
TIEMPO DE
RETENCIÓN
MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL

7. 3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA
1
2
3
A
INFORME DE GESTIÓN
PLAN DE DESARROLLO
RESOLUCIONES DE DECANATURA
DE ESTUDIANTES
DE MANEJO PRESUPUESTAL
DE PESONAL DOCENTE
2009
2010
2011
2012

8. ORGANIZACIÓN FISICA

9. ORGANIZACIÓN FISICA
Relación de Series y Subseries por Gaveta
ACTAS
COMITÉ DE ARCHIVO U.N.
COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.
ASESORÍAS
INTERNAS
EXTERNAS
INFORMES
DE GESTIÓN
INTERNOS
PROYECTOS DE ARCHIVO
CORRESPONDENCIA
INTERNA: Recibida, Enviada
EXTERNA: Recibida, Enviada

10. INVENTARIO DOCUMENTAL
Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental. Es el registro de la
documentación producida.
En las unidades de gestión se utiliza para la
transferencia al archivo central y eliminación de series
o tipos documentales según formatos de aplicación

11. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
(Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00)
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos
de gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad
que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los
cronogramas establecidos por el archivo.

12. RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.
•Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados
(ganchos plásticos, carpetas no perforadas)
•Evitar el uso de máquinas perforadoras
•Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de
marca sobre el documento original
•Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios
destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos
anexándolo al documento que se conserva en la oficina
(Ley General de Archivos 594/00 )(Ley General de Archivos 594/00 )

13. •No humedecer las yemas de los dedos
•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben
documentos
•No colocar los documentos en el piso
•Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos
•No manipular los documentos más de lo necesario
•No se debe empastar ni legajar la documentación.
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

14. • No guardar documentación que llegue por fax si es
importante se debe sacar copia.
• No exponer los documentos a la luz.
• No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado.
• Evitar el contacto con todo tipo de material metálico
directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario
hacerlo así:
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES