Este documento presenta información sobre la visita que realizó el autor a dos archivos, uno público (Escuela Superior de Administración Pública) y uno privado (Universidad Santiago de Cali). En cada archivo, el autor realizó preguntas sobre temas como la documentación que se maneja, las tablas de retención documental, el control de correspondencia, y las etapas del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, el documento define conceptos archivísticos como fondo documental, serie, tipos documentales, tablas de valoración y retenc

2. INTRODUCCIÓN
Con este taller, se busca entender los conceptos
básicos que nosotros como profesionales de las
ciencias de la información debemos tener, al hablar
de gestión documental en cuanto a la formación de
los archivos según el ciclo vital de los documentos.

3. PUNTO 1 …
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una
entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección,
nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono.
elabore un comentario como se encuentra organizada su
documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada
uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas
que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en
dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los
documentos.

4. ARCHIVO ESAP
 Nombre: Escuela superior de administración
Publica
 Dirección: Calle 44 No 53-37 CAN
 Atendió la visita: Andrea Duarte Navarrete Teléfono
: 3144891129
 El archivo en este momento esta haciendo lo de
los periodos
http://nodo-comunicativo-ocana-
nco8.webnode.com.co/news/la-esap-
tiene-abiertas-las-inscripciones-/

5. 1. QUE DOCUMENTACIÓN MANEJA LA
ENTIDAD?
 Historias Laborales de los decanos
 Nominas
 Correspondencia
 Boletines.
 Calificaciones
2. LA ENTIDAD CUENTA CON TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL?
 No hay tabla de retención documental , se trabaja
sobre los organigramas donde se clasifica la
información por periodos.

6. 3. ¿QUE ES UN PERIODO?
 Es como cuando crean una nueva dependencia ,
desde que inicia la institución hasta las
modificaciones que se han hecho en la institución.
 Entonces cuando se realizan cambios en el
organizacionales, se da por terminado un periodo.
http://actualicese.com/actualidad/2012/06/12/periodo-de-prueba-su-uso-
mas-alla-de-lo-permitido-seria-una-clausula-ineficaz/

7. 4. ¿HAN REALIZADO ELIMINACIONES
DOCUMENTALES?
 No aun no se han realizado, estamos esperando
terminar de organizar los documentos por periodos
para iniciar con la etapa de eliminación.
5. ¿TIENEN COMITÉ DE ARCHIVO?
 Si existe un comité de archivo. Lo integran cuatro
Bibliotecólogos y un encargado de área.

8. 6.CUALES SON LAS UNIDADES
DOCUMENTALES QUE SE MANEJAN
 En su mayoría son tomos, y las cajas
/www.google.com.co/search?q=unidades+documentales&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=vqZ
vU-SaIo2lsATZ7YG4CA&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1066&bih=665&dpr=0.75

9. ¿MANEJAN UN CONTROL DE
CORRESPONDENCIA?
 Si hay una persona encargada de esto, se manejan
los consecutivos por área en un software.
¿CUÁLES SON LAS BASES PARA ORGANIZAR
LA DOCUMENTACIÓN?
 Nos guiamos por medio de una tabla con las
fechas de cada periodo, se clasifica la
documentación por períodos.

10. UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI
 Doctora Martha Leonor Dorado, ( Directora Archivo
Central) .
 Administradora de Empresas, Egresada de la
Universidad Santiago de Cali. Especialista en
Administración Total de la Calidad y Productividad
de la Universidad del Valle.
 Calle 5 Carrera 62-00
 PBX: 57 +2 5183000 http://www.usc.edu.co
http://www.google.com.co/imgres?imgurl=http%3A%2F%2Fedutecno.files.wordpress.com%2F20
07%2F11%2Flogousc.jpg&imgrefurl=http%3A%2F%2Fedutecno.wordpress.com%2F2007%2F1
1%2F03%2Funiversidad-santiago-de-
cali%2F&h=591&w=594&tbnid=SyCTI2hRnt0vjM%3A&zoom=1&docid=YPq-
u2CIx4p4QM&ei=MqhvU9jpIM2nyATBs4CYDg&tbm=isch&ved=0CGYQMygAMAA&iact=rc&uact
=3&dur=184&page=1&start=0&ndsp=8

11. PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL:
 El programa de Gestión Documental se ha
implementado desde hace unos 8 años, algunos
inconvenientes se deben a los desconocimientos
de las normas y las políticas del archivo.
 Es necesario normalizar y racionalizar la
producción documental, desde su inicio hasta su
etapa final, con el fin de preservar el patrimonio,
documental de la Institución.

12. PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL:
 El nuevo proyecto Gestión Documental, un proceso de
calidad; proyecto impulsado desde la vicerrectoria y
Registro y Control Académico para la digitalización y
agilización de documentos acogiéndose a la ley de
archivo No. 594 del 2000.
 Este es un proceso de calidad en el cual se tiene mucha
expectativa pues es pretende mejorar el servicio que se
ofrece al usuario interno y externo; Registro y Control
Académico certifica la información que tiene en su
custodia a toda la comunidad universitaria.
 Los usuarios podrán solicitar certificaciones de notas,
estudio o copia de documentos que reposan en archivo
en cuestión de segundos gracias al acceso rápido al que
tendrá el usuario; las historias académicas del
estudiante podrán ser entregadas de forma ágil, rápida y
muy segura.

13. SOFTWARE Y HARDWARE PARA
MANEJO ARCHIVOS.
 Con la TRD aprobada se presentará un proyecto a
la Universidad con el fin de implementar
tecnologías para la conservación de los
documentos.
 De acuerdo a la información suministrada por la
directora, se piensa utilizar el sistema de Gestión
Documental ORFEO.

14. UNIVERSIDAD DEL VALLE
 Luis Alberto Hernández y Raúl Luna.
 Dirección: Ciudad Universitaria Meléndez, Cali,
Valle Del Cauca
 Teléfono: (0)2 3212100
ttps://www.google.com.co/search?q=universidad+del+valle&source=l
nms&tbm=isch&sa=X&ei=XK5vU-3jG-
jNsQTlvIDACw&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1066&bih=665&dpr=0.7
5

15. GESTIÓN DOCUMENTAL
 Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 La Sección de Gestión Documental, a través de la
Unidad de correspondencia se encarga de
gestionar de manera centralizada y normalizada los
servicios de recepción, radicación, registro,
clasificación y distribución de las comunicaciones
oficiales.

16. GESTIÓN DOCUMENTAL
 En contribución con la observancia plena de los
principios que rigen la Administración pública, ésta
Unidad de correspondencia cuenta con el recurso
humano suficiente y capacitado, así como de los
medios necesarios que permitan la recepción,
distribución, dirección y control oportuno del trámite
de las comunicaciones internas y externas.

17. GESTIÓN DOCUMENTAL
 Para llevar a cabo el proceso de trámite de las
comunicaciones oficiales en la Universidad del
valle, cada dependencia cuenta con un funcionario
designado para recibir y entregar comunicaciones a
los auxiliares de oficina de la Sección de Gestión
Documental para su respectivo trámite, previo
cumplimiento de los horarios establecidos para el
desarrollo de éstas actividades.

18. GESTIÓN DOCUMENTAL
 El área del archivo deberá cumplir con las
condiciones de espacio, almacenamiento,
ambiente, seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los
documentos.
 *Contar con el espacio suficiente para albergar la
documentación acumulada y su natural incremento.
 *La estantería deberá tener un sistema de
identificación visual, que permita ubicar con rapidez
los documentos.

19. DE CONSERVACIÓN
 *El área de archivo debe estar acondicionada de tal
forma que se minimicen o eviten los riesgos de
humedad, temperatura, ventilación, contaminantes
atmosféricos e iluminación.
 *No permitir la entrada al área del archivo de
cualquier tipo de líquido o alimento que pueda
dañar los documentos.
 *El área debe estar situada lejos de contaminantes.
http://1.bp.blogspot.com/-
EDywpDvDntc/UgqL42IN9lI/AAAAAAAAAyg/
DUw8ajeQYY8/s1600/SAM_0021.JPG

20. DE SEGURIDAD.
 *El área de archivo debe contar con los elementos
de control y aislamiento que garanticen la
seguridad.
 *El área debe garantizar la máxima seguridad para
la conservación de los documentos.
 *Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona
contratada para tal fin.
 *Solo podrá ingresar personal autorizado.
/www.google.com.co/search?q=universidad+del+valle&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=XK5vU
-3jG-
jNsQTlvIDACw&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1066&bih=665&dpr=0.75#q=seguridad+de+docume
ntos&tbm=isch&facrc=_&imgdii=_&imgrc=5T7p6EGF9Sq5eM%253A%3BtFiJZCEd79Py8M%3B
http%253A%252F

21. PUNTO 2 …
2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y
luego, explique con sus propias palabras que entiende por:
ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS,
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE,
SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN,
TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR
SECUNDARIO

22. 2. DEFINICIONES:
 ARCHIVO TOTAL: Proceso completo de los documentos en
su ciclo vital.
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: El ciclo vital de los
documentos se puede definir como las fases a las que se ven
sometidos los documentos desde su proceso de creación
hasta su disposición final.
 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es el que designa que
cada documento debe estar situado en el fondo documental
del que procede, y dentro del mismo en su lugar de origen.,
hace respetar el orden donde se crearon los documentos.
 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Facilita el uso de la
documentación es decir, localiza mejor los papeles de
acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en
su función administrativa, Así mismo se refiere a la reflexión
sobre hechos o serie de actividades y pasos relacionados con
el cumplimento de un trámite o problema.

23. 2. DEFINICIONES:
 FOLIO: Hoja de papel de un libro o de un cuaderno.
 LEGAJO: Unión de papeles, generalmente vinculados,
por estar relacionados entre sí y tratar sobre un mismo
asunto.
 FONDO: Conjunto de libros, documentos u obras
artísticas que posee una institución o entidad.
 SUBFONDO: Subdivisión del fondo que esta
conformado por un conjunto de documentos que tienen
relación entre si y corresponden a la subdivisión
administrativa de la institución u organismo que lo
origina.
 SERIE: Una serie es un conjunto de cosas que tienen
una relación entre sí y que se suceden unas a otras.

24. 2. DEFINICIONES:
 SUBSERIE: Conjunto de documentos de una serie,
agrupado según un criterio de clasificación.
 TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental motivada por
una entidad en el desarrollo de una competencia
concreta, regulada por una norma de procedimiento y
cuyo formato, contenido informativo y soporte son
semejantes, se origina en una actividad administrativa,
con diagramación, formato y contenido distintivos que
sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarla categoría diplomática.
 TABLAS DE VALORACIÓN: Resultado del análisis y
organización de un fondo recolectado que presenta un
listado de agrupaciones documentales o series
documentales con anotación de fechas externas, su
valoración, y los procedimientos que se deben seguir
para aplicar el resultado final.

25. 2. DEFINICIONES:
 TABLAS DE RETENCIÓN: Es un listado de series
con sus correspondientes tipos de documentales
los cuales se les asignan en el tiempo de
permanencia en cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos.
 VALOR PRIMARIO: Es el que contiene los
documentos en la primera y segunda fase del ciclo
vital.
 VALOR SECUNDARIO: Busca la utilidad social de
la información que contienen los documentos,
estos se conservan con diferentes fines de aquellos
para lo que fueron credos.

26. PUNTO 3 …
3) De ejemplos de documentos que se conservan en
dichos archivos por sus valores primarios y
secundarios (mínimo 4 documentos)

27. DOCUMENTOS PRIMARIOS
 Los memorandos internos (si no corresponden a
historias laborales).
 Controles de entrada de almacén.
DOCUMENTOS SECUNDARIOS
 Las nominas.
 Los aportes de parafiscales
 Historias Laborales.
 Contratos

28. PUNTO 4 …
4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

29. SERIE – SUB SERIE – TIPO DOCUMENTAL
SERIE SUB SERIE TIPO DOCUMENTAL
Actas Actas de comité
académico
Especialización en
derechos humanos
Historias Historias académicas Formulario de
inscripción
Boletines Boletines de caja y
bancos
Comprobantes de
ingreso

30. SERIE – SUB SERIE – TIPO DOCUMENTAL
SERIE SUB SERIE
Actas Actas de comité
archivo
Actas de eliminación
de documentos
Circulares Circular informativa
Informes Informe gestión
Informe de
seguimiento
Control de tablas de
retención.

31. PUNTO 5 …
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas,
es decir, no son archivados.

32. DOCUMENTOS QUE NO SON ARCHIVADOS
 Folletos
 Revistas
 Catálogos
 Posit
 Documentos
de biblioteca
http://www.socializatte.com/tag/linkedin/

33. PUNTO 6 …
6) Observe y explique en forma resumida como se
lleva a cabo la foliación de los documentos.

34. FOLIACIÓN
 Se toma una caja donde vienen 10 carpetas y cada
persona comienza a numerar las hojas en forma
consecutiva.
https://encrypted-
tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR2CikMhzuWioV
cz_k5IZCDIh4btTdy_YWScPnTh5jr7utgVVGMGQ

35. PUNTO 7 …
7) Indique como se organizan los
documentos dentro de las carpetas.

36. DOCUMENTOS EN CARPETAS
Los documentos son clasificados por asunto, luego al momento
de ordenarlos dentro de la carpeta se realiza en forma
cronológica colocando el documento más antiguo debajo y el
más reciente arriba, posteriormente cuando la carpeta ya
llegue al tope de los folios (300) se procede a la marcación de
la carpeta colocando la fecha del primer y último documento y
el número de total de folios.
Después de depurar y limpiar la
documentación se llevan a las carpetas
donde el primer folio queda de frente o
inicialmente y el último folio queda de último

37. PUNTO 8 …
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

38. DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE
LAS CARPETAS Y CAJAS
 CARPETA
 Unidad administrativa
 Unida productora
 Serie
 Sub serie
 Asunto
 Fechas extremas
 No carpeta
 No caja
 CAJAS
 Ubicación topográfica
 Unidad administrativa
 Unida productora

39. PUNTO 9 …
9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que
se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué
consiste cada uno de ellos.
b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que
se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué
consiste cada uno de ellos
c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que
se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la
entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

40. *Para ver el mapa conceptual, se debe dar clic en el siguiente enlace
http://prezi.com/x0irk1qqo446/?utm_campaign=share&utm_medium=copy&rc=ex0share

41. PUNTO 10 …
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que
se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y
explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde
que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación

42. INTEROILCOLOMBIAE&P
 RECIBIDA
Registro
Radicación
Distribución
Desempaque
REGISTRO No___________
DD. MM. AAAA. _______
DIRIGIDO A __________
ARCHIVAR EN:___________
RECIBIDO PARA ESTUDIO,
NO IMPLICA APROBACION
Esto solo para
correspondencia que no sea
confidencial.
Se coloca el sello de
recibido al documento.
Se diligencia
el formato
Se distribuye la correspondencia a quien va dirigido
el documento.
CORRESPONDENCIA RECIBIDA

43.  Después del trámite del documento se
entrega al área de archivo para su registro y
control (No represar la documentación en
los puestos de trabajo, ni retener).
IMPORTANTE

44. CONSERVACION
 Se conserva el
documento hasta que
pase su tiempo vital, este
esta definido en las TRD.
 Después se evalúa si la
carpeta se debe
conservar o eliminar,
según su valor primario o
secundario.
http://www.google.com.co/imgres?imgurl=http%3A%2F%2Fw110.bcn.cat%2FArxiuContemporani
%2FContinguts%2FMultimedies%2FFitxers%2FIV%252520documents%252520malmesos.jpg&i
mgrefurl=http%3A%2F%2Fw110.bcn.cat%2Fportal%2Fsite%2FArxiuMunicipal%2Fmenuitem.a0
9d14181a8397aaca63ca63a2ef8a0c%2F%3Fvgnextoid%3D12a31d6342c10310VgnVCM10000
074fea8c0RCRD%26vgnextchannel%3D12a31d6342c10310VgnVCM10000074fea8c0RCRD%2
6lang%3Des_ES&h=401&w=600&tbnid=Zgm6MQXCCdnRIM%3A&zoom=1&docid=AkfLBFjCyv
RadM&ei=E4RuU5rbE4OOyASZgYHYDw&tbm=isch&ved=0CHAQMygKMAo&iact=rc&uact=3&d
ur=175&page=1&start=0&ndsp=20

45. DOCUMENTO
“DERECHO DE PETICIÓN”
 Se recibe por la ventanilla única
 Debe ser radicado y digitalizado
 Se clasifica al área de atención a ciudadano
 El funcionario proyecta respuesta
 Se da la respuesta al DP entrante
 Después de proyectada la respuesta, será archivado
conservando el principio de procedencia, se une la
solicitud a la proyección de la respuesta.
 Debe ser contestada al ciudadano antes de 15 dias.
 Se clasifica según la TRD Como PSQR se conserva
en gestion 1 año, en central 5 y se realiza selección
según el tipo de derecho de petición, para
eliminación

46. DOCUMENTO
“HOJAS DE VIDA EMPLEADOS”
 Se abre una carpeta con el nombre del
Funcionario que ingresa.
 Se archivan los documentos que
soportan la hoja de vida como:
experiencia laboral, estudios,
capacitaciones; otros documentos como
exámenes médicos, permisos, etc.
 Las carpetas se guardan en la respectiva
oficina en un cajón que se nombra Hoja
de Vida de Funcionarios, de manera
alfabética de acuerdo al apellido, para su
fácil consulta.
 Estas hojas de vida se conservan en el
archivo activo hasta que el usuario se
pensiona, o deja de trabajar en la
empresa.
 Después es trasladado al archivo
inactivo

47. PUNTO 11 …
11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoración documental
en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que
conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

48. DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN SEGÚN
SUS VALORES
 Valor Primario:
Requisiciones , se
conserva 2 años , tienen
valor administrativo.
 Valor Secundario:
Historia Laboral
Este documento tiene valor
secundario, después de
pasar por los ciclos
documentales se debe
conservar por tener valor
histórico.

49. PUNTO 12 …
¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos
003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e
indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo
siguiente:

50. DECRETO 2609-2012
 La importancia de este
decreto, cierra los vacíos
en cuanto a
normalización y
procedimientos o
documentos que regulen
la gestión del archivo
publico y privado.
 Explica el como cumplir
con la Ley 594 del 2000
https://encrypted-
tbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTh8YKif0Z0757ppq6BY8f1SPEM5pDWp459dmE6U14
WQcs9LQcJ

51. PUNTO 12 …
-¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la
Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?
Realice un cuadro comparativo entre los procesos
del Programa de Gestión Documental antes del
Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de
la Gestión Documental a partir de la expedición de
dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que
hacer para dar cumplimiento a la norma.

52. CAMBIOS A EN LOS PROCESOS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
Antes Después
 No tenia de forma
explicita el como se
realiza y que elementos
se requerían para la
elaboración del plan de
gestión documental
 reglamentar el capitulo 5
(gestión documental
Específicamente)
 Se nombra gestión de
los documentos, No
Gestión de la
información
 Plasmar en la practica
las actividades de
archivo y la de gestión
informática

53. CAMBIOS A EN LOS PROCESOS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
Antes Después
 En La ley general de
archivo también nombra
que es responsabilidad
de las entidades
publicas
 Resposabilidades de las
entidades publicas
 No es incluida la
correspondencia en red,
ni las nubes en las
cuales se mueve la
información, tampoco
que es incluido en un
plan de gestión
documental
 gestión de documentos
electrónicos con las
competencias que
corresponden

54. CAMBIOS A EN LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Antes Después
 En la ley general de
archivo casi que el único
soporte que vale es el
papel
 la preservación de la
documentación en el
tiempo sin importar su
soporte
 En la ley 694 del 2000
No nombran la
importancia de las
Tecnologias de la
información, como parte
importante dentro de un
archivo.
 Aplicación de las TIC en
la función archivística

55. PUNTO 12 …
¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en
cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

56. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL
DECRETO 2609 DE 2012
 Uno de los cambios notables es la incorporación de las
tecnologías de la información y la inclusión de la
documentación electrónica.
 La regulación del plan de gestión documental
 Los conceptos nuevos tomados resaltando la inclusión de
las medios de tecnología.
 Inclusión de todos los tipos de información,
independientemente del soporte y medio de registro
Análogo y digital.

57. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL
DECRETO 2609 DE 2012
 Incluye también el correo
electrónico uso de
tecnologías en la nube
entre otros. y el control
por parte del área de
archivo de las entidades
publicas.
 Nombran la Palabra
Metadatos como
inclusión de Gestión
documental.

58. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL
DECRETO 2609 DE 2012
 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado.
 El orden de los pasos , La planeación, eficiencia,
economía, control y seguimiento, oportunidad,
transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo
archivístico, Protección del medio amiente,
autoevaluación, Coordinación y acceso, cultura
archivística, modernización, interoperabilidad,
orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica,
protección de la información y los datos.

59. PUNTO 12 …
- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003,
004 y 005 de marzo 15 de 2013

60. ACUERDO NO 005-2013
 Por el cual se establecen los criterios básicos paro la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos
en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
 Clasificación documental:
 Ordenación documental
 Descripción documental
 Sistemas Automatizados de descripción documental

61. ACUERDO NO 004-2013
 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental.
 Elaboración y aprobación de las TRD y las TVD
 Publicación y presentación
 Evaluación y convalidación
 Implementación y actualización

62. ACUERDO NO 003-2013
 Por el cual se reglamentan el decreto 2578 de 2012, se
adopta y reglamenta el comité evaluador de
documentos del Archivo general de la Nación y se
dictan otras disposiciones.
 Integrantes del comité evaluador de documentos
 Cambio del representante ante el comité evaluador de
documentos
 Funciones del comité evaluador de documentos
 Reuniones de comité.

63. CONCLUSIONES
 Los conceptos estudiados han sido mejor
interiorizados por medio del ejercicio práctico que se
realizo al visitar el archivo documental de algunas
entidades.
 A pesar de ser un poco extenso el taller, se realizo
positivamente con los compañeros de grupo.

64. Bibliografía
 Archivo general de la Nación. (15 de Marzo de 2013).
http://www.archivogeneral.gov.co/. Recuperado el 11 de
Mayo de 2014, de
http://www.archivogeneral.gov.co/content/acuerdos
 Archivo general de la Nación. (s.f.).
http://www.youtube.com/. Recuperado el 11 de Mayo de
2014, de Socialización del Decreto 2609 de 2012 en el
AGN Colombia:
http://www.youtube.com/watch?v=BLgHFQBC0Zw