1. EXPRESION ORAL Y ESCRITA
ANA SORAYDA SERRANO AGUDELO
GRUPO 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y
BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMAACION Y DE
LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
DUITAMA
2. ANA SORAYDA SERRANO AGUDELO
TRABAJO FINAL
Instructora
María Alexandra león Martínez
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS
HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA
INFORMAACION Y DE LA DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
DUITAMA
3. INTRODUCCIÓN
La gestión documental es el conjunto de tecnologías,
normas y técnicas que permiten a la empresaadministrar su
flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del
mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando
tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de
rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso
los sistemas de gestión documental pueden enlazar
información contenida en bases de datos de otros sistemas
como los ERP´s con documentos y bibliotecas.
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
4. OBJETIVOS
Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la
producción y el Manejo de los documentos logrando regularizar
el flujo de los mismos.
Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que
garanticen la conservación y uso del patrimonio documental de
Inversiones Eldorado S.A.S.
Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión
de la documentación producida y recibida por la empresa
Inversiones Eldorado S.A.S en desarrollo de sus funciones.
Sensibilizar a los funcionarios de Inversiones Eldorado S.A.S
sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido
de responsabilidad en el manejo de los documentos.
5. DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS
PROPUESTOS
¿Cómo debo archivar?
1. GESTIÓN DOCUMENTAL
• La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno
de
los funcionarios responsables de los documentos que en
cumplimiento a sus
funciones genere, maneje o tramite.
• Para crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los
documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas
de Retención Documental, definidas para cada una de las
dependencias Inversiones Eldorado S.A.S a fin de identificar series,
subseries y tipos documentales.
http://www.youtube.com/watch?v=wNzX6yCeNqM
6.
7. NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de
ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de radicación del
documento.
• Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto,
al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un
expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o
documento, mas no la fecha de los anexos.
• Depurar la documentación, labor que consiste en retirar
documentos
duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una
de las carpetas o expedientes. Los faxes en papel térmico se
deben remplazar por fotocopias del mismo documento.
• Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como
ganchos de
cosedora, ganchos de legajar y clip.
8. 1.3 ¿COMO SE HACE LA FOLIACIÓN
DOCUMENTAL?
O La foliación consiste en
numerar cada una de las hojas
que conforman un expediente o
carpeta. La numeración debe
ser consecutiva. No se debe
omitir ni repetir números, como
tampoco adicionar subíndices.
O Los documentos deben estar
debidamente foliados en el
momento de ser transmitidas
las carpetas al Archivo Histórico
para así poder verificar el
consecutivo de la foliación.
O • Para el proceso de foliación se
debe utilizar lápiz de mina
negra y blanda tipo HB o B,
iniciándose desde el número
uno (1), el cual corresponde al
primer folio del documento que
dio inicio al trámite, en
consecuencia corresponde a la
fecha más antigua.
9. Alinear los folios de
cada carpeta o
expediente, teniendo
en cuenta el
borde superior de cada
folio.
10. Perforar los folios de cada
carpeta o expediente tomando
como referencia
una hoja tamaño oficio
Las hojas a perforar que
contengan información en
forma horizontal, se deben
ubicar teniendo en cuenta que el
título o encabezado quede hacia
el lomo de la carpeta .
11. 3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La realización de las
transferencias documentales
debe ser acorde al
cronograma de transferencias
establecido por el Área de
Recursos Humanos.
Las transferencias
documentales se realizaran
por escrito utilizando el
Formato Único de Inventario
Documental, debidamente
diligenciado y adjuntando
dicha información vía email.
12. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
Se refiere a la eliminación ,
documental determinando
aquellos documentos que
hayan cumplido el tiempo de
retención por haber perdido su
valor jurídico y administrativo.
El área de gestión Recursos
Humanos «Archivo»
comunicará la fecha en que se
realizará la
eliminación documental, de
acuerdo con el cronograma
establecido.
13. CONCLUSIONES
O Hemos creado una conciencia más crítica sobre la
importancia de preservar debidamente nuestro
patrimonio documental.
O El ser un archivista suena al que recibe papeles y los
organiza o arruma, esto va mas alla de dicha definición,
me atreveria a decir que la importancia del cargo se la
da el mismo ARCHIVISTA, en la medida en que
maneje un Vocabulario y sus correctas aplicaciones, en
que sepa utilizar las herramientas suministradas por la
empresa tales como la tecnología, la mano de obra, y las
que este pueda aportar como el orden y la actitud, la
sensiblidad para la conservación de los documentos, la
capacidad de análisis y el manejo de redes de
información.