El documento describe los requisitos para la presentación de la gestión documental de archivos físicos y digitales de los estudiantes. Deberán entregar carpetas con documentos archivados y su correspondiente ficha técnica para cada materia, así como también deberán evidenciar el archivo digital de cada materia en un sitio web con su ficha técnica respectiva.

1. PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para sustentar de la siguiente manera:
• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Técnica en cada carpetaFicha Técnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante.
• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando un sitio en la WEBcreando o utilizando un sitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.

2. 1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,
jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos,
CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

3. REGISTRO
Documento que presenta
resultados obtenidos o
proporciona evidencia
de Actividades
desempeñadas

4. LO PRINCIPAL
Garantizar:
 Fácil acceso a los registros
 Preservación adecuada
 (Orden - Ambiente)
 Verificables
 No manipulables
CONTROL DE LOS REGISTROS

5. PARÁMETROSPARÁMETROS
RESPONSABLE
DE ARCHIVAR
Persona asignada
para archivar . (Quién
los archiva?)
IDENTIFICACIÓN
Por tipo de registro /
área / proyecto /
servicio (Cómo los
archivo?)
RECUPERACIÓ
N
Quiénes tienen
acceso. Cuáles no
tienen acceso
(Quién los
consulta?)
CÓMO RECUPERAR
Alfabético /
cronológico / código /
consecutivo (Cómo
los consulto?)
ALMACENAMIENT
O
Sitio específico
donde se va a
guardar (Dónde los
archivo?)
TIPO DE
REGISTRO
Escrito, magnético,
óptico, etc. (Cómo los
registro?)
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Archivo activo:
período/año / eventos
(Cuánto los archivo?)
Por tablas de
retención documental
DISPOSICIÓN
Qué hacer con el
documento después del
período de conservación.
CONTROLDELOSREGISTROSCONTROLDELOSREGISTROS

6. a. APROBAR
ANTES DE EMISIÓN
b. REVISAR, ACTUALIZAR
Y APROBAR CAMBIOS
c. IDENTIFICAR
CAMBIOS Y ESTADO
DE REVISIÓN
d. DISTRIBUIR
DOCUMENTOS A
INTERESADOS
f. IDENT. Y CONTROL DE
DOC EXTERNOS
g. PREVENIR USO DE
OBSOLETOS E
IDENTIFICARLOS

7. 1. Quién1. Quién debe
aprobar los
documentos?
2. Cuándo2. Cuándo se deben
revisar y actualizar los
documentos?
3. Quién3. Quién debe
aprobar las
modificaciones?
4. Cómo4. Cómo se identifica
la vigencia de los
documentos?
5. Cómo5. Cómo se identifican
los cambios en los
documentos?6. Quién6. Quién debe
tener los
documentos
vigentes?
7. Cuáles7. Cuáles son los
documentos
vigentes?
8. Cómo8. Cómo
hacemos legibles
los documentos?
9. Cómo9. Cómo se
identifican los
documentos?
10. Cómo10. Cómo se
identifican los
documentos externos?
11. Quién11. Quién debe
tener los
documentos
externos vigentes?
12. Qué12. Qué debemos hacer
con los documentos
obsoletos?
13. Cómo13. Cómo se
identifican los
documentos
obsoletos?

8. 2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA
FormaciónFormación
1. Qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse
2. Quién debe aplicarlos
3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico.
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

9. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por
las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los
documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,
establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la
que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de
una manera eficaz, eficiente y uniforme.
ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de
documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación,
depuración, foliación, organización y almacenamiento de los
documentos las normas técnicas de archivo.

10. Definiciones a tener en cuenta
Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia
como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán
otorgarle a estos documentos la disposición que mejor
responda a sus necesidades.
Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente,
y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias
de la Unidad , que son los documentos obligatorios de
origen externo.

11. Definiciones a tener en cuenta
Clasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la estructura orgánico-funcional
de la unidad productora .
Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de
valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de
documentos.
Eliminación de documentos: destrucción de documentos que
han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal,
contable y no tienen valor histórico.

12. FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y
digital
•Permite gestionar de manera óptima los documentos
•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico
o digital
•Permite determinar el período de manejo del documento