P.i. gestiã³n doc (2do sem)

PRODUCTO FINAL
El estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para
sustentar de la siguiente manera:
• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada
materia integrada entregará las carpetas evidenciando
la aplicación de Gestión Documental con la Ficha
Técnica en cada carpeta, el docente establecerá los
carpeta
documentos que deberá archivar el estudiante.

• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada
materia integrada evidenciará mediante archivo
digital con su Ficha Técnica, creando o utilizando un
Técnica
sitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo
WEB
físico.

1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,
jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos,
CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

REGISTRO

Documento que presenta
resultados obtenidos o
proporciona evidencia
de Actividades
desempeñadas

CONTROL DE LOS REGISTROS

LO PRINCIPAL
Garantizar:
 Fácil acceso a los registros
 Preservación adecuada
 (Orden - Ambiente)
 Verificables
 No manipulables

DISPOSICIÓN RESPONSABLE
IDENTIFICACIÓN
Qué hacer con el DE ARCHIVAR
Por tipo de registro /
documento después del Persona asignada
área / proyecto /
CONTROL DE LOS REGISTROS

período de conservación. para archivar . (Quién
servicio (Cómo los
los archiva?)
archivo?)
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Archivo activo: RECUPERACIÓ
N
período/año / eventos PARÁMETROS Quiénes tienen
(Cuánto los archivo?) acceso. Cuáles no
tienen acceso
Por tablas de (Quién los
retención documental consulta?)
ALMACENAMIENT CÓMO RECUPERAR
TIPO DE O
REGISTRO Alfabético /
Sitio específico cronológico / código /
Escrito, magnético, donde se va a
óptico, etc. (Cómo los consecutivo (Cómo
guardar (Dónde los los consulto?)
registro?) archivo?)

b. REVISAR, ACTUALIZAR c. IDENTIFICAR
a. APROBAR
Y APROBAR CAMBIOS CAMBIOS Y ESTADO
ANTES DE EMISIÓN
DE REVISIÓN

d. DISTRIBUIR f. IDENT. Y CONTROL DE g. PREVENIR USO DE
DOCUMENTOS A DOC EXTERNOS OBSOLETOS E
INTERESADOS IDENTIFICARLOS

12. Qué debemos hacer 13. Cómo se 1. Quién debe
con los documentos identifican los aprobar los
obsoletos? documentos documentos?
obsoletos? 2. Cuándo se deben
11. Quién debe
revisar y actualizar los
tener los
documentos?
documentos
externos vigentes?
3. Quién debe
10. Cómo se aprobar las
identifican los modificaciones?
documentos externos?
4. Cómo se identifica
9. Cómo se la vigencia de los
identifican los documentos?
documentos?

8. Cómo 5. Cómo se identifican
hacemos legibles los cambios en los
los documentos? 7. Cuáles son los 6. Quién debe documentos?
documentos tener los
vigentes? documentos
vigentes?

2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA
Formación
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

1. Qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse
2. Quién debe aplicarlos
3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por
las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los
documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,
establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la
que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de
una manera eficaz, eficiente y uniforme.

ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de
documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación,
depuración, foliación, organización y almacenamiento de los
documentos las normas técnicas de archivo.

Definiciones a tener en cuenta

Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia
como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán
otorgarle a estos documentos la disposición que mejor
responda a sus necesidades.

Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente,
y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias
de la Unidad , que son los documentos obligatorios de
origen externo.

Definiciones a tener en cuenta
Clasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la estructura orgánico-funcional
de la unidad productora .

Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de
valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de
documentos.

Eliminación de documentos: destrucción de documentos que
han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal,
contable y no tienen valor histórico.

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y
digital

•Permite gestionar de manera óptima los documentos

•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico
o digital

•Permite determinar el período de manejo del documento

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede
basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la
actividad)
CODIGO:
Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer
corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe
aparecer en la ficha.

El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se
archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la
NOMBRE DEL carpeta física y digital)
DOCUMENTO: Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB,
Consulta Bibliográfica, Recorte periódico,
etc.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

FORMATO FICHA TECNICA

PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Programa:
Estudiante:

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
RETENCIÓN

PROYECTO INTEGRADOR

El estudiante deberá indicar el lugar físico

de archivo de los documentos.
Ejempl

o:
Para archivo físico: archivador horizontal

(H), vertical (V), lateral (L).
Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del
documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)
ALMACENAMIENTO:
El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento
(tiempo que debe conservar su documento en el archivo)
Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A),

6 meses (6m) u otro.
El estudiante deberá indicar el medio en

que ha archivado el documento.
Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD,

Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)

El estudiante deberá indicar el estado en

que conservará el archivo.
ESTADO:
Marcar con una X si es:

Original, Copia, Digital.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.


PROYECTO INTEGRADOR

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación

o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.
RECUPERACIÓN:

Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM),
Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto
(ASU).

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la
Tipología de Disposición de los documentos archivados.

DISPOSICIÓN:
Ejemplo: Conservación Total (CT),
Selección (SL), Eliminación (EL)

CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

3. ORGANIZACIÓN FISICA
INFORME DE GESTIÓN
PLAN DE DESARROLLO
RESOLUCIONES DE DECANATURA
A DE ESTUDIANTES
DE MANEJO PRESUPUESTAL
DE PESONAL DOCENTE
1
2 2012
2011

3 2010
2009

ORGANIZACIÓN FISICA
Relación de Series y Subseries por Gaveta
ACTAS
COMITÉ DE ARCHIVO U.N.
COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.
ASESORÍAS
INTERNAS
EXTERNAS

INFORMES
DE GESTIÓN
INTERNOS
PROYECTOS DE ARCHIVO

CORRESPONDENCIA
INTERNA: Recibida, Enviada
EXTERNA: Recibida, Enviada

INVENTARIO DOCUMENTAL

Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental. Es el registro de la
documentación producida.
En las unidades de gestión se utiliza para la
transferencia al archivo central y eliminación de series
o tipos documentales según formatos de aplicación

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
(Ley General de Archivos 594/00)

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos
de gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad
que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los
cronogramas establecidos por el archivo.

RECOMENDACIONES
(Ley General de Archivos 594/00 )

•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.
•Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados
(ganchos plásticos, carpetas no perforadas)
•Evitar el uso de máquinas perforadoras
•Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de
marca sobre el documento original
•Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios
destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos
anexándolo al documento que se conserva en la oficina

RECOMENDACIONES

•No humedecer las yemas de los dedos
•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben
documentos
•No colocar los documentos en el piso
•Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos
•No manipular los documentos más de lo necesario
•No se debe empastar ni legajar la documentación.

RECOMENDACIONES

• No guardar documentación que llegue por fax si es
importante se debe sacar copia.
• No exponer los documentos a la luz.
• No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado.
• Evitar el contacto con todo tipo de material metálico
directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario
hacerlo así:

4. Programa de Gestión Documental (PGD)

a. Producción documental
• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia.

• Define formatos y medios de producción.

• Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).

• Se encarga de la normalización de la producción documental.

b. Recepción de documentos
Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Actividades:
Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro

c. Distribución de documentos
Actividades tendentes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.

Actividades:
Distribución de documentos externos/ internos
Envío y distribución de documentos a destinatarios

d. Trámite de documentos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.

Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite
oportuno de las comunicaciones.

ACTIVIDADES:
Recepción de solicitud o trámite
Preparación y envío de respuesta

e. Organización de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

ACTIVIDADES:
Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)
Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)
Descripción documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Descripción
1.Área de identificación
2.Área de contexto
3.Área de contenido y estructura
4.Área de condiciones de acceso y uso
5.Área de documentación asociada
6.Área de notas
7.Área de control de la descripción.

f. Consulta de documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin
de conocer la información que contienen.

ACTIVIDADES:

1. Formulación de la consulta
2. Estrategia de búsqueda
3. Respuesta a consulta

g. Conservación de documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos

ACTIVIDADES:

Protección de los documentos

Suministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento
de información

Implantación de un Sistema Integrado de Conservación

h. Ciclo de vida de documentos

i. Disposición final de documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental
y/o Tablas de Valoración Documental.

ACTIVIDADES:

Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).

Selección documental (selección para conservación total)

Digitalización/ microfilmación

Destrucción de la documentación (acta expurgo)

5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL

Esquema general de requisitos

Explicación de requisitos por etapas de gestión

Requisitos de un SGD por etapas

a. Captura e importación
Obtención de documentos
Elementos del proceso:
Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…)
Importación masiva
Formatos soportados
Digitalización (escáneres, conexión, ...)

OCR/ ICR:
OCR básico: reconocimiento textos
Tratamiento de imagen y marcas
Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…)
ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)

Agregación de contenidos (importación Bases de Datos)

b. Indexación, clasificación y organización

Metadatos, tipologías y árbol de carpetas

Metadatos automáticos
Indexación de metadatos (manual)
Diccionarios y tesauros
Clasificación de documentos:
Tipologías
Ubicación de documentos
Carpetas y subcarpetas

c. Consultas y presentación
Navegación por carpetas o tipos

Búsquedas:
Sencillas
Avanzadas (en metadatos o en ficheros)

Visualización de documentos

Frontend (navegador, escritorio, móvil, …)
Sitios web (vistas)
Visualizadores on-line
Descarga
Ficha de contenidos
Impresión

d. Gestión y distribución
Trabajo con los contenidos

Gestión de usuarios, roles y organizaciones
Entradas/ salidas (control de existencia)
Gestión de versiones y bloqueos
Gestión de expedientes (carpetas estructuradas)
Envío, notificación, listados, volcados, …
Exportación masiva
Workflow/ procesos de negocio
Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…)
Estadísticas e Informes (reporting)

e. Personalización y colaboración
Preferencias personales:
Diseño gráfico
Configuraciones de listados, pantallas, etc.
Configuración de menús
Localización e idiomas:
Idioma de la interfaz
Traducción de los contenidos
Moneda, formatos, etc.
Suscripción a contenidos:
“Mis documentos”
“Mis novedades”
Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”)
“Mis tareas”
Colaboración empresarial: redes sociales corporativas

f. Seguridad, control y autenticidad
Seguridad del acceso y los contenidos
Autenticación (login)
Firmas digitales (servidor vs. cliente)
Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …)
Protección de ficheros (encriptación, permisos, …)
Permisos de acceso y acción
Gestión de “records” o evidencias
Bloqueos temporales
Cierres
Cierres especiales (certificados)
Retención y disposición. Destrucción de records
Niveles de seguridad
Auditoría de accesos y acciones

g. Almacenamiento y conservación
Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos
del proceso:

Copias de seguridad (política de backups)

Encriptación de datos

Arquitectura de sistemas

Hardware de almacenamiento

Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)

6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL
a. Perfil de organizaciones interesadas

b. Subsectores sensibles

c. Planificación de un proyecto de gestión documental

d. Ejemplo de un ruta de toma de datos

a. Perfil de los clientes
interesados
* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados).
* Varias sedes/ oficinas.
* Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.)
* Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)
* Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.
* Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)
* Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.)
* Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de
información, plazos de conservación, etc.)
* Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs,
etc.)

b. Subsectores más sensibles

Inmobiliarias, constructoras, ....
Fabricantes de equipos, tecnología, …
Transporte, logística, ….
Distribución (alimentación, componentes, …)
Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …
Seguros, finanzas, bancos, …
Servicios especializados, centros I+D, …
Consultoras, asesorías, ….
Administraciones públicas (e-Administración)

c. Implantación de productos
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:

1.Revisión de la licencia/ selección productos
2.Análisis y toma de datos
3.Instalación
4.Parametrización y diseño
5.Desarrollos a medida (opcional, mín.)
6.Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)
7.Documentación y formación

d. Ruta de toma de datos
01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS 08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA
Número de sitios e identificación de los mismos Tiene registro de entrada y salida?
Configuración acceso a sitios (formulario) Requisitos de generación de códigos
Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL) Tiene impresión de etiquetas?
Definir pestañas (grupos de menús, entradas después) Tiene importador de anexos?

02 USUARIOS 09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTES
Tipos de usuarios Tiene expedientes?
Grupos de usuarios Tipos de expediente iniciales (estructura)
Forma autenticación (login) Tiene relaciones?
Restricción de acciones?
03 ORGANIZACIONES
Tipos de organizaciones 10 DICCIONARIO
Grupos de organizaciones Tiene diccionario?
Existe un tesauro en la organización para importar?
04 ROLES Y PERMISOS
Roles principales 11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOS
Preconfiguración de permisos a roles principales Campos buscables
Ocultación de campos
05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOS Tipo visualización resultados contenidos no accesibles?
Esquemas de metadatos x entidad Búsqueda en anexos habilitada?
Campos de metadatos x esquema
Propiedades de cada campo 12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOS
Listas maestras Tiene records?
Tiene cierres de carpetas y expedientes?
06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN Tipos documentales a proteger
Estructura inicial del repositorio
Bandejas de entrada? 13 FORMULARIOS
Carpetas personales? Tiene formularios?
Diseño de formularios iniciales y plantillas
07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOS
Jerarquía y estructura inicial de tipos 14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTES
Tiene versiones? Tiene workflow editable?
Tiene relaciones? Tiene tareas pendientes?
Restricción de acciones? Definición y diseño de workflows iniciales

d. Ruta de toma de datos
15 MENÚ PERSONAL C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑO
Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)? Logotipos y estilos x sitio
Configuración del menú personal Imágenes de cabecera y fondos x sitio
Tiene Mis búsquedas? Plantillas de mail + notificaciones

16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA D CARGAS DE DATOS INICIALES
Requiere emisión de facturas? Manuales
Requiere recepción de facturas? Formato facturae? Definición y carga de menús x sitios
Requiere eFactura homologada 2.0? Tipos x entidad
Metadatos
17 INTEGRACIONES BÁSICAS
Ajuste fino de permisos x roles
Preparación de accesos directos
Exportación/ importación
Configuración del single sign-on (LDAP)
Preparación de plantillas para importación del cliente
Requiere acceso a webservices?
Importación de usuarios
Importación de organizaciones
18 DATOS PARA LA INSTALACIÓN
Importación de carpetas
Características servidor
Almacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)? Importación de expedientes
Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras? Importación de documentos
Aspectos de seguridad y política de backups? Importación inicial de palabras clave
Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)
PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…) 20 DISPOSITIVOS DE CAPTURA
Acceso a sistemas para mantenimiento? Dispone de captura externa?
Dispone de HotOffice?
19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN Dispone de HotPrinter?
A CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA Configuración HotMailbox
Datos del cliente Configuración HotFolder
Datos de la instalación + comunicaciones Configuración HotScan
Generador de códigos x entidad Tiene OCR/ ICR externo? Cuál?
Formularios de parametrización
Para cada aspecto:
B LOCALIZACIÓN E IDIOMAS 1) Si están disponibles/ contratados?
Definir idioma por defecto de Abox 2) Si se necesitan?
Seleccionar o definir idiomas disponibles 3) Cuáles son, si procede?
Localización de términos de la interfaz (si procede) 4) Si son gestionables por el cliente final?
Tiene contenidos traducibles? 5) Si aplican restricciones? Cuáles?

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