1. Documentos comerciales
CAROLINA RESTREPO OSORIO
10°A

2. ¿Qué son?
 Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para
mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la
relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar la
realización de alguna acción comercial y por ende son el
elemento fundamental para la contabilización de tales
acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las

3. La misión que cumplen los documentos comerciales es de
suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para
demostrar la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para
la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas
por la empresa o el comerciante y la comprobación
de los asientos de contabilidad.

4.  Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones
realizadas.
Clasificación:
Externos
Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos
comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y
privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier

5.  Cotización:  Pedido :
 La cotización es aquel  el pedido es un encargo hecho
documento que el departamento a un fabricante o vendedor de
de compras usa en una géneros de su tráfico.
negociación. También se  El pedido es un contrato de
denomina cotización a las compraventa, y cualquier
cuantías que los trabajadores incumplimiento del mismo
deben ingresar al zapamp puede perjudicar a alguna de
del estado en concepto de las partes. Hay diferentes
aportación a la seguridad social. formas de hacer un pedido; por
Este tipo de aportación en teléfono, por carta, por fax, por
algunos países recibe el nombre correo electrónico, con un
de cotización previsional, y es formulario de pedido, a través
la fracción, usualmente de agente comercial, etc.
mensual, de un sueldo o Generalmente, el pedido será
salario depositado por el un documento que redactará el
empleado o empleador comprador y se lo enviará al
(mediante retención) en un vendedor. Pero, a veces, puede
sistema de seguridad social. ocurrir que el comprador haga
el pedido utilizando fórmulas
como la de devolver “aceptado”
un presupuesto que
anteriormente había sido
confeccionado y remitido por el
vendedor, etc.

7. Factura De Venta
 Es un documento tributario de compra y venta que
registra la transacción comercial obligatoria y aceptada
por ley. Este comprobante tiene para acreditar
la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella
queda concluida la operación.

 La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia
de bienes, la entrega en uso o la prestación
de servicios cuando la operación se realice con sujetos
del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho
al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o
usuario lo solicite a fin de
sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el
caso de operaciones de exportación.
 Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o

8. Cheque
 es un documento contable de Valor en el que la
persona que es autorizada para extraer dinero de
una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo
de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
 Jurídicamente el cheque es un título valor a la
orden o al portador y abstracto en virtud del cual
una persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institución de crédito,
que es librado, el pago a la vista de una suma de
dinero determinada a favor de una tercera
persona llamada beneficiario.

9. Existe una clasificación primaria
de los cheques:
 Cheques comunes: son pagaderos el día de su
presentación (que no puede exceder de 30 días contados
desde su emisión).
 Cheques de pago diferido: es una orden de pago librada a
días vista, a contar desde su presentación para registro en
una entidad autorizada, contra esta u otra entidad en la cual
el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos
suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o
autorización para girar en descubierto, dentro de los límites
de registro que autorice el banco girado.
 Cheque cancelatorio: es un medio para la cancelación de
obligaciones de dar sumas de dinero. A diferencia de los
demás tipos de cheques, los cancelatorios son emitidos
por el Banco de la República de Colombia (quien los entrega
a los bancos comerciales en consignación a medida que las
entidades registran pedidos del público).Tienen una validez

10.  Letra De Cambio  Factura de Compra:
 La letra de  es
cambio es "el título de un documento mercantil
crédito o de valor formal que refleja toda la
y completo que información de una
contiene una orden operación
incondicionada y decompraventa. La
abstracta de hacer información
pagar a su vencimiento fundamental que
al tomador o a su orden aparece en una factura
una suma de dinero en debe reflejar la entrega
un lugar determinado, de un producto o la
vinculando solidariamen provisión de un servicio,
te a todos los que en junto a la fecha de
ella intervienen.” devengo, además de
indicar la cantidad a
pagar.

11.  Libranza:
 La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el
deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina
mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la
cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la
entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la
entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el
adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma
importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de
descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio de recaudo
debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén
expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.
 Recibo de caja:
 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan
los ingresos enefectivo recaudados por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito
de acuerdo con su contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes
de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

12. Comprobante de egreso
 El recibo de caja es un soporte
de contabilidad en el
cual constan los ingresos
enefectivo recaudados por
la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se
archivan as: Una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza
con dbito a la cuenta caja, y el
crdito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos
parciales o totales de los

13.  Pagaré:  Vale:
es un documento que es un documento comercial,
contiene la promesa para pagar un producto, ya
incondicional de una sea bien o servicio. Puede
persona -denominada representar el pago total o
suscriptora-, de que pagará parcial (descuento
a una segunda persona - inmediato en el momento
llamada beneficiaria o de la compra por la
tenedora-, una suma cantidad que aparece en el
determinada de dinero en vale). Lo más habitual es
un determinado plazo de que los establecimientos
tiempo. Su nombre surge comerciales proporcionen
de la frase con que vales a sus clientes para
empieza la declaración de fidelizarlos.
obligaciones: "debo y
pagaré".

15.  Nota Debito: Es un  Nota crédito: Es el
comprobante que una comprobante que una
empresa envía a su cliente, empresa envía a su cliente
en la que se le notifica a su cliente, con el objeto
haber cargado o debitado de informar la acreditación
en su cuenta una en su cuenta un valor
determinada suma o valor, determinado, por el
por el concepto que se concepto que se indica en
indica en la misma nota. la misma nota. Algunos
Este documento casos en que se emplea la
incrementa el valor de la nota crédito pueden ser
deuda o saldo de la por: avería de productos
cuenta, ya sea por un error vendidos, rebajas o
en la facturación, interés disminución de precios,
por mora en el pago, o devoluciones o descuentos
cualquier otra circunstancia especiales, o corregir
que signifique el errores por exceso en la

16. Kardex
 Antiguamente KARDEX era conocido como un
mueble con diferentes gavetas que permitía el
acomodo y clasificación de las tarjetas físicas de
almacén que son donde verdaderamente se
registraba y controla la mercancía, desde que
aparecieron los sistema computarizados o
virtuales donde no existia información física
(cartones donde escribiamos), este término no
perdio vigencia, y aun en la actualidad se
entiende como KARDEX a un sistema de control
de inventarios no necesariamente definido, sino
que debe ser adoptado por una empresa
brindando una amplia gama de soluciones de
almacenamiento, clasificacion y puesta a
disposicion que se realicen de manera

17. Comprobante de contabilidad
 se debe elaborar con base en los soportes de
orden interno o externo, en idioma español en
forma manual o informatizada. El comprobante
de contabilidad debe tener numeración
consecutiva dejándose constancia de las
personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha,
origen, descripción, cuantía de las operaciones,
cuentas afectadas con el registro con su código
y nombre correspondiente en el PUC. El
comprobante de contabilidad de acuerdo al
volumen de las transacciones puede resumir las
operaciones de un día, varios días, una semana,
varias semanas, pero el período resumido no
debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene
mucho movimiento se pueden elaborar varios
comprobantes correspondientes a un día.

 El comprobante de contabilidad debe permitir el
asiento en los libros de primera entrada, de
registro cronológico o diario y en los auxiliares
para que exista debida correspondencia entre
ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59

18. Conciliacion Bancaria
 La conciliación bancaria es un proceso que
permite confrontar y conciliar los valores que la
empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros
o corriente, con los valores que el banco suministra
por medio del extracto bancario.
 Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en
el cual registra cada uno de los movimientos hechos
en una cuenta bancaria, como son el giro de
cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito,
anulación de cheques y consignaciones, etc.
 La entidad financiera donde se encuentra la
respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro
completo de cada movimiento que el cliente (la
empresa), hace en su cuenta.

19.  Recibo de caja menor:
El concepto de fondo fijo, es
porque siempre debe
aparecer en la contabilidad
por su valor,
independientemente se
encuentre en efectivo o
combinado con gastos, por
esta razón es muy
importante depurar el
fondo, esto es,
reembolsarlo para que

20. Nómina
 Una nómina es una lista o un catálogo de nombres de
personas o cosas. En la antigüedad, según explica el
diccionario de la Real Academia Española (RAE), una
nómina era una reliquia donde estaban escritos nombres de
santos. Hoy existen ciertosamuletos supersticiosos que
también reciben este nombre.
 Por otra parte, esta palabra que tiene su origen en el término
latino nomĭna también permite referirse a la relación
nominalde los individuos que, en una oficina, perciben
haberes y deben justificar con su firma que los han recibido.
 Se trata, por lo tanto, de un sistema de contabilidad manual
que incluye la preparación de cheques de nómina, una
función que generalmente está separada del mantenimiento
de los registros que muestran el salario, el cargo, el tiempo
de trabajo, las deducciones y el resto de los datos
relacionados con el personal. La nomina presenta la lista de

21.  El procedimiento de nómina, en definitiva, consiste en
determinar el valor bruto devengado por cada
trabajador, efectuar las deducciones
correspondientes, calcular el valor neto a pagar,
preparar los cheques de pago y llevar adelante el
registro individual de lo devengado por cada
empleado.
 Las empresas requieren de un resumen de
nómina para cada periodo. También suelen necesitar
de una distribución de los costos de nómina por
departamento, por producto o por clasificación, en
función de los diferentes procesos productivos.
 Aunque en cada empresa puede variar el mecanismo
para contabilizar la nómina, existen ciertos pasos
comunes a todas, como la preparación de la nómina
con los nombres y las remuneraciones de los

23. Contrato de trabajo
 l trabajo que regula este código es toda actividad humana libre,
ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una
persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y
cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe en
ejecución de un contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)
 Definición de contrato de trabajo.
 1. Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural
se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o
jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la
segunda y mediante remuneración.
2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo
recibe y remunera, patrono, y la remuneración, cualquiera que
sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).