SNIES-SPADIES-OLE 2019_def.ppsx

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Subdirección de Desarrollo
Sectorial de la Educación
Superior

CONTENIDO
1. Agenda
2. Objetivo
3. Integración sistemas
de información
educación superior
4. Hecaa V.4.2.2
5. Corrección de
información
6. Protocolo mesa de
ayuda

2. Objetivo
Desarrollar capacidades de los usuarios de las IES que
utilizan los sistemas de información de la educación
superior de Colombia para garantizar el desarrollo óptimo
del ciclo de información y agreguen valor a los procesos
de mejoramiento institucional con el uso de la misma.

 Socializar la visión compartida sobre la interacción de la
información en un escenario de integración del SNIES,
SPADIES y OLE.
 Informar y capacitar a los usuarios de las IES encargados del
reporte de información para la solución autónoma de
problemas relacionados con la recopilación, clasificación,
cargue, corrección y ajuste de información.
 Desarrollar capacidades de los usuarios de las IES
encargados del reporte de información para la solución
asistida de problemas particulares y complejos relacionados
con la recopilación, clasificación, cargue y ajuste de
información.
 Desarrollar capacidades de los usuarios de las IES
encargados de programas de permanencia y de graduados
para el uso de las herramientas de análisis y del análisis de
la información del SPADIES y OLE.
Objetivos Específicos

3.
Integración sistemas de
información educación
superior

Mineducación
Integración sistemas de Información
Alcance
Integrar el procedimiento de reporte de información a los sistemas SNIES,
SPADIES y OLE, como fuente única de información para el cálculo de
indicadores y estadísticas del Sector, así como estudios especializados.
Contar con una base datos de educación superior.
Garantizar la confiabilidad de la información con
altos estándares de calidad de los datos.
Facilitar la operación de los Subsistemas OLE –
SPADIES.
Avanzar con la integración de los Sistemas de
Información del Sector educativo.

Mineducación
Beneficios y
logros
Contar con un solo canal de reporte de información
al Ministerio de Educación Nacional
Base unificada para la consulta de los
diferentes usuarios
Las correcciones aplican para todos los
sistemas
Integridad de la data para su uso y análisis
Trazabilidad del estudiante en las diferentes etapas
de la vida académica

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Título
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Haga clic para modificar el estilo de título
del patrón
Evolución sistemas de Información
-2014-2016
-Rediseño
SNIES
-Validación de
variables
-Sincronización
SACES-SNIES
-2016-2017
-Restructuración
SNIES Módulo
poblacional, recurso
humano,
internacionalización
-Validación de
variables
-Implementación
HECAA
2018
Integración SNIES
– SPADIES
OLE
HECAA V.4.1.2
2019
Estrategia de
Calidad de Datos
base unificada
HECAA V.4.2.2
2014 - 2016
Aplicación de
Escritorio
SPADIES 2.8
2016-2017
Aplicación Web
Rediseño e
Implementación
SPADIES 3.0
Rediseño Módulo
de Encuestas
OLE
2018
Puesta en
producción
SPADIES 3.0
Cargue manual
hasta septiembre
2018

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Fases
Implement
ación de
variables
de
SPADIES
en SNIES
Un solo
canal de
reporte de
información
de
educación
superior al
MEN
Unificar la
información
de OLE,
SPADIES y
el SNIES
en un solo
repositorio
de 1998 en
adelante
Primer
envío de
información
de SNIES
hacia
SPADIES
Calidad de
Datos base
unificada
población
estudiantil
Revisión y
redefinición
conceptual
demás
módulos
SNIES
Integración
de los
sistemas
de
información
del sector
educativo
2016-2018
2018
2018 - 2019
31 dic 2019
2020
2021…

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Modelo actual
de reporte
IES
SNIES
Servicios
Data
(1998 en adelante)
Parametrizar
Variables fijas
y dinámicas
Indicadores
permanencia
Estadísticas
Educación
Superior
ZIP
Fechas de sincronización :
31 marzo
30 junio
15 septiembre
10 diciembre

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Servicios
Fechas de sincronización :
31 marzo
30 junio
15 septiembre
10 diciembre
Validaciones aplicadas en la sincronización SNIES
- SPADIES
Los registros que se invalidan por vinculación:
M_ANT_PC - Matricula antes de Primer Curso
PC_SIN_M -Primer Curso Sin matricula
G_SIN_M - Graduados sin Matricula
PC_ANT_M - Primer curso antes que la matricula
G_ANT_M - Graduados antes de la matricula
M_SIN_PC - Matricula sin primer curso
PAR_DUPLICADO - Participante duplicado
PROG_SIN_CUB - Programa sin cubrimiento
No se no enviará hacia SPADIES los estudiantes registrados en
PRIMER CURSO con tipo de vinculación:
 Opción de grado
 Semestre de intercambio académico
 Requisito para convalidar título.

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Resultados de un correcto reporte para
el seguimiento de los graduados
Observar
títulos
otorgados
Condonar
créditos
ICETEX
Realizar
encuestas
Analizar
oferta de
talento
humano
Producir
indicadores
laborales
precisos
Fecha de grado
Municipio de grado
(oferta del programa)
Experiencia
trayectoria profesional
Esfuerzos de
regionalización
Fenómenos de
movilidad
1
3
2
1
1
2
2
2
Asignar
recursos
IES públicas
Indicadores
de calidad
3
3
Variables críticas
Completitud

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Resultados de un correcto reporte para
el análisis de permanencia
Analizar
historia
académica
Realizar
cruces con
ICFES,
ICETEX
Generar
indicadores
Analizar
permanencia
estudiantil
Calcular
riesgo de
desertar
Materias tomadas y
aprobadas
Apoyos académicos,
financieros y otros
Tasa de repitencia
Alertas tempranas
Evaluación impacto
1
3
2
1
1
2
2
2
Definir
políticas
bienestar
Indicadores
de calidad
3
3
Variables críticas
Completitud

Mineducación
Calidad de Datos
base unificada
población
estudiantil
Implementación de
validaciones en las
variables
poblacionales
Clasificación CINE-
F 2013 A.C de los
programas
Implementación el
Extracto de
información.
2 Iteraciones de
validación de
participantes con la
información del la
Registraduría
Nacional – RNEC.
Se migró la
información del OLE
y el SPADIES hacia
el SNIES
OLE: 14.259 Participantes
940.372 registros de graduados
SPADIES: 467.323 Participantes
2.744.773 registros de Primer curso
15.129.551 registros de matriculados
741.271 registros Graduados

Mineducación
Calidad de Datos
base unificada
población
estudiantil
Aplicación del Manual de
Critica y envío a la IES
para corrección.
Se aplica reglas de
validación de participantes
al reporte de variables
poblacionales a la base
unificada.
Envío de Diagnóstico a las
IES con corte a 3 de abril
de 2019
Corrección de las posibles
inconsistencias

Mineducación
Información
validada de
participantes 7,169,002
, 69%
3,835 ; 0%
6,414 ; 0%
3,181,690 ,
31%
VALIDACIÓN DE PARTICIPANTES
Validados por RNEC Validados por el MEN
Validados por Verificación de graduados Sin validar
En proceso
de verificación
IES - MEN
Total participantes Base Unificada
10.360.941

Mineducación
Diagnóstico de posibles inconsistencias
•
Unificación de Participantes
• Fecha Nula, Edad participante no se encuentra entre 14 y 90 años
• Error Primer Nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido
(caracteres especiales, longitud < 2, espacios)
Validación participante
• Longitud, caracteres especiales, numero no corresponde al tipo de documento
Error Número de documento
• Primer Curso
• Matricula
• Graduado
Programas Repetidos
• Estudiantes reportados en un semestre de matriculados con reintegro y presentan
reporte en semestres anteriores como matriculados
Reintegros inválidos
• Estudiantes con tipo de documento CA que fueron reportados como estudiantes de
primer curso sin especificar la etnia.
Inconsistencia CA
Caso 1: Igual número de documento y diferente tipo de documento
Caso 2: Iguales primer nombre, primer apellido y fecha de nacimiento
Caso 3: Iguales primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo
apellido
Misma denominación diferente código programa

Mineducación
Diagnóstico
CASO_1
CASO_2
CASO_3
ERROR_FECHA_NACIMIENTO
ERROR_PRIMER_NOMBRE
ERROR_PRIMER_APELLIDO
ERROR_SEGUNDO_NOMBRE
ERROR_NUMERO_DOCUMENTO
PROGR_REPETIDOS_PRIMER_CURSO
PROGR_REPETIDOS_MATRICULA
PROGR_REPETIDOS_GRADUADO
REINTEGROS_INVALIDOS
IN_CONSISTENCIADOCUMENTO_CA
TOTAL_ERRORES
258.366
1.307.715
1.208.814
144.219
17.568
27.577
12.002
191.952
80.952
11.454
68.302
160.382
5.500
3.494.803
Participantes
Poblacional
estudiantil

Mineducación
Ajustes en HECAA
para mejorar la
Calidad de Datos
base unificada
población
estudiantil
Módulo MDM:
Administrar programas
Novedades poblacional
Actualizar participante
Trasladar participante
Verificar Graduados
Cambiar estado a sin
verificar (MEN nuevo)
Crear Justificación a la
evaluación de
indicadores (Extracto
de información)
Ajuste a las
validaciones
Reintegros antes de
1998 - 1 (ambiente de
Certificación)
Modulo de Calidad de
Datos (En
construcción)
Web service RNEC (En
construcción)

Mineducación
Prioridad en el
reporte y ajustes a
datos
inconsistentes
según diagnóstico
Reporte Vigencia
2019
Inconsistencias
participantes
Información
Histórica 1998-1 a
2018-2

Mineducación
Generación E
Componente
Equidad
Todas las IES públicas obligatoriamente deben reportar el valor de matrícula
en “matriculados”.
Deben tener presente lo siguiente:
 El valor de matrícula corresponde al valor neto cancelado por el estudiante
luego de aplicar los descuentos del caso, (por ejemplo, el descuento del
10% por votación),
 El valor reportado no debe incluir costos asociado a la matricula, tales
como los otros derechos pecuniarios, es decir el valor reportado
corresponde al valor que aparece en el recibo de pago por concepto de
MATRICULA UNICAMENTE.
 No pueden registrarse valores negativos, caracteres especiales, puntos,
decimales.
 Si el valor de la matrícula es igual a cero pesos, deberá incluirse el cero (no
dejar el espacio vacío)
 Si el estudiante se está beneficiando de otros fondos, ya sean de carácter
municipal, distrital, departamental o nacional, no podrán beneficiarse del
componente de Equidad tal y como está establecido en el Reglamento
Operativo en el artículo 15 numeral C.
“DE LA COMPLETITUD Y CALIDAD DEL DATO CORRESPONDIENTE AL VALOR DE LA MATRÍCULA,
DEPENDERÁ LA RENOVACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTUDIANTES EN EL COMPONENTE DE
EQUIDAD”.

4. HECAA
V.4.2.2
A. USUARIOS
B. MDM
C. NOVEDADES HECAA

Mineducación
HECAA V.4.2.2
A. USUARIOS
A.2. Administrar
Usuarios (ADMIN)
A.1.
Recuperar
Contraseñ
a
A.3. Usuario
Bloqueado
A.4.
Nuevo
Usuario
DPECUN

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
A.1. Recuperar Contraseña
Hacer click en
recuperar
contraseña
YNJ-ASU
prueba1

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
A.2. Usuario Bloqueado

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
A.3. Administrar Usuarios (ADMIN)
NOMBRE IES
Bloqueado
Desbloquear
Bloqueado
IES-USUARIO

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
CODIES-dpcun
A.3. Nuevo Usuario DPECUN
Código IES- dpecun

Mineducación
HECAA V.4.2.2
B. MDM
B.1. Novedad
poblacional

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Programa
Programa
Programa
Programa
Novedad Poblacional
MOVER
ELIMINAR
Consultar

Mineducación
HECAA V.4.2.2
C. NOVEDADES
C.1.
Reportes
1 a 1
C.2.
Cargues
Incrementa
les
C.3.
Reproces
o de
envíos
C.4. Alertas y
notificaciones
C.5.
Reintegro
antes de
1998
C.6.
Descargar
todas las
tablas de
referencia

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
C.1. Reportes 1 a 1
NUEVO MENÚ PARA
REPORTES 1A1

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Participante
Actualizar documento participante
Participante
Población Estudiantil
Admitidos
Apoyos financieros, académicos u otros
Estudiantes Primer Curso
Graduado
Inscrito Programa
Inscrito – Relación de Inscritos
Materias Matriculado
Matriculados
Retitos Estudiantiles
Recurso Humano
Docentes IES
Internacionalización
Convenios Internacionales
Movilidad de docentes del Exterior hacia Colombia
Movilidad de docentes hacia el Exterior
Movilidad de estudiantes hacia del Exterior hacia Colombia
Movilidad de estudiantes hacia el Exterior
Movilidad de personal administrativo del Exterior hacia Colombia
Movilidad de personal administrativo hacia el Exterior
Programas presenciales ofrecidos en el exterior
Ser Pilo Paga
Estudiantes Ser Pilo Paga
IES Ser Pilo Paga
Programas Ser Pilo Paga
C.1. Reportes 1 a 1 (PLANTILLAS)

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
C.2. Cargues Incrementales
 Apoyos
 Materias Matriculado
 Retiros Estudiantiles
 Docentes IES
 Docentes Universidad Pública
 Convenios Internacionales
 Movilidad de docentes del exterior hacia Colombia
 Movilidad de docentes hacia el exterior
 Movilidad de estudiantes del exterior hacia Colombia
 Movilidad de estudiantes hacia el exterior
 Movilidad de personal administrativo del exterior
hacia Colombia
 Movilidad de personal administrativo hacia el
exterior
 Programas presenciales ofrecidos en el exterior
 Estudiantes Ser Pilo Paga
 IES Ser Pilo Paga
 Programas Ser Pilo Paga
NUEVAS PLANTILLAS CARGUE
INCREMENTAL
Opciones
para cargue
incremental

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
C.3. Reproceso de envíos
Revisar donde ocurrió
el error
El admitido no se encuentra reportado
como inscrito
Corregir el error en la plantilla
predecesora indicada

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
C.4. Alertas y Notificaciones
DESPLIEGUE DE
NOTIFICACIONES
IR ABUZÓN DE
NOTIFICACINES
BUZÓN DE
NOTIFICACIONES
NOTIFICACIÓN
COMPLETA
ÍCONO DE ALERTAS Y
NOTIFICACIONES

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
C.6. Descargar todas las tablas de referencia
clic
Excepción:
• Cubrimiento del
programa
• Programas IES
Las cuales son particulares
para cada IES

5. CORRECCIÓN
DE
INFORMACIÓN

5.
CONTENIDO
5.2 Participantes
5.3 Novedades Poblacionales
5.4 Matrícula - Reintegro
5.1 Orden de cargue variables poblacionales
5.5 Documento CA
5.6 Verificación Graduados
5.7. Cargue total matriculados

Mineducación
Corrección de
información
SNIES
5.1 Orden de cargue Variables
poblacionales

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
ORDEN DE CARGUE
Variables Poblacionales
Inscritos-Relación de Inscritos
Inscritos programa
Admitidos
Participante
Estudiante primer Curso
Matriculados
Graduados
Estudiantes Articulación
Periodo
Reporte
>=
2016-1
Periodo
Reporte
>=
1998-1
5.1
OBLIGATORIO
OBLIGATORIO

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Cargue plantilla INSCRITO PROGRAMA, ADMITIDO y PRIMER
CURSO
Ajuste Validación
5.1
Estado
Programa
Activo: Obligatorio que el programa este activo: Año de
reporte >=2007-1
-Inactivo: No Obligatorio que el programa este activo:
Año de reporte <= 2006-2
Reporte variable periodo
2010-1
Reporte variable periodo
2005-2
Ejemplo:

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.2 PARTICIPANTE
Con información incompleta o errada en los Campos básicos
Nombres, Apellidos, Fecha de nacimiento, Sexo biológico
Corregir, cargando Plantilla Participante
Mesa de ayuda
Adjuntar soportes

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.2 PARTICIPANTE
Con información incompleta o errada en los Campos básicos
Si el participante pertenece únicamente a la IES permite
actualizar los siguientes campos según este validado el
documento
Si el participante no ha sido validado: Puede
modificar todos los campos
Si esta validado por la RNEC permite actualizar:
sexo biológico, lugar de nacimiento y fecha de
expedición del documento.
Si esta validado por el MEN permite actualizar:
fecha de expedición del documento
Si esta validado por la Verificar Graduados permite
actualizar: sexo biológico, fecha, lugar de
nacimiento y fecha de expedición del documento.

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.2
• Números de documento con caracteres inválidos.
Ej. 8*2645879
• Longitud Ej. CC con 9 dígitos
• Número de documento debe ser numérico si tipo
de documento diferente de CE, CA, PS y DE
Ej. TI AA2568794
Número de documento
• Tipo de documento errado Ej. NU
Tipo de documento
PARTICIPANTE
Con información errada (Documento)

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.2 PARTICIPANTE
PARTICIPANTE_S
NIES
ID_TIPO_
DOCUME
NTO
NUM_DOCUMEN
TO
PRIMER_NO
MBRE
SEGUNDO
_NOMBRE
PRIMER_A
PELLIDO
SEGUNDO
_APELLID
O
FECHA_NA
CIMIENTO
SEXO_BIOL
OGICO
SNIES-XX1 TI 90012568794PEDRO PRUEBA PRUEBA PRUEBA 01/01/1990MASCULINO
SNIES-XX2 CC 90012568794PEDRO PRUEBA PRUEBA PRUEBA 01/01/1990MASCULINO
Tipo 2: Corrección documento (Número de identificación igual, diferente tipo documento y diferente
Id Participante)
El tipo de documento CC
90012568794 esta errado porque
pertenece a una TI

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
En caso que el sistema genere algún error en alguno de los pasos anteriores, será necesario crear una
mesa de ayuda.
Se debe verificar que en los dos registros: el primer nombre, primer apellido, fecha de nacimiento y
sexo biológico sean igual.
Realizar el cargue de la plantilla
“Actualizar_documento_participante”
seleccionando tipo “2. Corregir
documento anterior el cual se creó
erróneamente”.
Campos
Iguales
?
NO
Cargar con el dato correcto
“Participante” e “Inscrito-Relación del
inscrito” tal como se encuentra en el
primer caso. (Participantes con
información incompleta o errada)
5.2 PARTICIPANTE
SI

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.2 PARTICIPANTE
Tipo 1: Unificación )número de identificación igual y diferente tipo de documento y diferente
Id Participante)
PARTICIPANTE
_SNIES
ID_TIPO_DOCU
MENTO
NUM_DOCUME
NTO
PRIMER_NO
MBRE
SEGUNDO
_NOMBRE
PRIMER
_APELLI
DO
SEGUNDO_APELLI
DO
FECHA_NA
CIMIENTO
SEXO_BIOL
OGICO
SNIES-XX1 TI 1020406587MARIA PRUEBA PRUEBA PRUEBA 1/01/1990FEMENINO
SNIES-XX2 CC 1020406587MARIA PRUEBA PRUEBA PRUEBA 1/01/1990FEMENINO
Los dos tipos y números
de documentos son
correctos:

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
En caso que el sistema genere algún error en alguno de los pasos anteriores, será necesario crear una
mesa de ayuda.
Se debe verificar que en los dos registros: el primer nombre, primer apellido, fecha de nacimiento y
sexo biológico sean igual.
Realizar el cargue de la plantilla
“Actualizar_documento_participante”
seleccionando tipo “1. Nuevo
documento del participante (Ej.
cambio de tarjeta de identidad a
cédula)”.
Campos
Iguales
?
NO
Cargar con el dato correcto
“Participante” e “Inscrito-Relación del
inscrito” tal como se encuentra en
(Participantes con información
incompleta o errada)
5.2 PARTICIPANTE
SI

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
NOVEDADES POBLACIONALES
Funcionalidad
5.3
Inscrito
Admitido
Primer Curso
Matricula
Graduado
Información
de
Vinculación
Mover
Eliminar
EVENTOS
Programa de
Educación
Superior con
Código SNIES

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Navegación
1 Ingreso
2 Consultar
Participante
Usuario administrador
3
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Eventos
Editar
Eliminar
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Toda eliminación o modificación, cambia los valores consolidados en el periodo reportado y no se
puede reversar, salvo con un nuevo reporte de información por la carga de plantillas.
Cambia los indicadores de SPADIES y OLE
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Casos
A. Mover variable de periodo
B. Eliminar Variable de un periodo
C. Misma denominación diferente código SNIES
Programa
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Las tres variables deben estar antes
o en el mismo periodo de matricula
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Eliminar No opción por
(reglas de
validación)
1. Editar
Editar
2
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Antes
Después
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
A. Mover variable de periodo- Reglas de validación
5.3
Permitir mover dos años hacia atrás o hacia adelante el primer curso,
cuando no tiene admitido e inscrito.

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
A. Mover variable de periodo- Reglas de validación
5.3
Si existe PRIMER CURSO en medio de matrícula, permite mover hasta la
aparición de la primera MATRICULA.
Antes
Después

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
B. Eliminar variable de un periodo
Eliminar
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
B. Eliminar variable de un periodo
Eliminar
Después de corrección
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
B. Eliminar variables - Reglas de validación
5.3
En la Variable MATRICULA con los eventos: Mover y Eliminar
información Poblacional, ejecutará dichas acciones en las variables
retiros, materias matriculado y apoyos.

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
C. Misma denominación diferente código programa
Caso 1. Grado Con Misma Denominación Diferente Código Programa
21379-INGENIERÍA
DE SISTEMAS
21417- INGENIERÍA
DE SISTEMAS
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Caso 1. Grado con misma denominación diferente código programa
• Descargar reporte Uno a Uno – Archivo
plano
• https://snies.mineducacion.gov.co/consulta
snies/programa - Consultar programa
• Verificar Resolución(Saces)
Verificación información:
• Ingresar al menú MDM (Master Data
Management) - seleccionar opción
denominada NOVEDADES
POBLACIONAL.
Corrección:
Eliminar registro o
Trasladar registro
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Caso 1. Grado con misma denominación diferente código programa
Después de corrección
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Caso 2 . Matrícula con misma denominación y diferente código SNIES
6455-INGENIERÍA
DE SISTEMAS
918- INGENIERÍA
DE SISTEMAS
ESTUDIANTE
PRIMER CURSO
MATRICULADO
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
• Trasladar información del programa del
programa 918 al programa 6455 de las
variables Estudiante Primer Curso del periodo
2003-1, las matriculas desde 2012-1 a 2015-1
y graduado en 2015-2.
• Solicitar a través de la mesa de ayuda
traslado de programa
Verificación
información:
• Descargar reporte
Uno a Uno –
Estudiante primer
curso - Matriculados
•https://snies.mineduc
acion.gov.co/consulta
snies/programa -
Consultar programa
• Verificar
Resolución(Saces)
• Eliminar el registro del programa 918 de las
variables Estudiante Primer Curso del periodo
2003-1, las matriculas desde 2012-1 a 2015-1
y graduado 2015-2.
Corrección 1: Eliminar
Corrección 2: Trasladar
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Corrección 1: Eliminar Paso
2
Paso
1
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
• Trasladar información del programa del programa 918 al programa 6455 de las variables
Estudiante Primer Curso del periodo 2003-1, las matriculas desde 2012-1 a 2015-1 y graduado
en 2015-2.
• Solicitar a través de la mesa de ayuda traslado de programa
Corrección 2: Trasladar
5.3
Al realizar el traslado de un programa a otro, unifica con todas las
variables y sus dependientes (retiros, materias matriculado y apoyos)

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Después de la corrección
6455-
INGENIERÍA
DE SISTEMAS
ESTUDIANTE
PRIMER
CURSO
MATRICULADO
5.3

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
MATRICULA – REINTEGROS ANTES DE 1998
Reintegro
Si el estudiante NO está matriculado en semestres
anteriores al que se está reportando.
-El año de nacimiento del estudiante es menor a 1983
5.4

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.4 MATRICULA – REINTEGROS ANTES DE 1998
Ejemplo de Reintegro antes de 1998
AÑO
SEMESTR
E
ID_TIPO
_DOCU
MENTO
NUM_DO
CUMENT
O
CODIGO_
ESTUDIA
NTE
PRO_
CONS
ECUTI
VO
ID_MU
NICIPI
O
ID_ZONA
_RESIDE
NCIA
ES_REINTEGRO_
ESTD_ANTES_DE
1998
AÑO_PRIME
R_CURSO
SEMESTRE
_PRIMER_C
URSO
2001 1 CC 1234567 1234567 2516 11001 1 S 1996 1
Reporte Matricula en SNIES: 2001 – 1
Primer curso: 1996 – 1
No tiene reporte de matricula antes de 2001 en SNIES

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
Validación en novedad poblacional
Permite Eliminar el primer curso inconsistente, si el estudiante semestre de su primer
matricula, fue reportado como reintegro de antes de 1998
Eliminar
Editar
5.4

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
5.4

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
DOCUMENTO CA (CERTIFICADO CABILDO)
Estudiantes con tipo de documento CA que fueron reportados como estudiantes
de primer curso sin especificar la etnia.
5.5

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
DOCUMENTO CA (CERTIFICADO CABILDO)
Estudiantes con tipo de documento CA que fueron reportados como estudiantes
de primer curso sin especificar la etnia.
Cargue incremental Variable Primer curso
Actualiza información
Si
existe
Carga Estudiante primer curso
5.5

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
VERIFICACIÓN GRADUADOS
5.6

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
VERIFICACIÓN GRADUADOS
5.6
Una vez el registro esta verificado por graduados, no permitir que
el registro pueda ser eliminado o modificado después ni por cargue
incremental, ni cargue total, ni por novedades poblacionales.

volutpat.
volutpat.
Título
del patrón
CARGUE TOTAL MATRICULADOS
5.7
En el cargue total de MATRICULADOS, las variables
complementarias apoyos, retiros y materias matriculados, se
actualizan de acuerdo con el cargue.
Ejemplo: si un matriculado se omite y tiene registro en materias
matriculados, elimina el registro en materias matriculado.

Protocolo Casos frecuentes
registrados en la mesa de ayuda
A Programa no se encuentra ACTIVO O
INACTIVO
B
La información no coincide PRIMER NOMBRE,
PRIMER APELLIDO, SEXO BIOLOGICO,
FECHA DE NACIMIENTO
C Documento reportado por otra IES
D Traslado de programas
Cambiar estado a “Sin verificar”
graduados
E

Mineducación
REGISTRAR CASO
EN MESA DE AYUDA
INFORMACIÓN DEL CLIENTE:
Nombres y Apellidos: ZULMA ROCIO ROJAS CUESTAS
Cédula Sin signos ni puntos: 52347833
Teléfono de Contacto: 2222800-3104
Celular: 3002891126
Correo electrónico: zrojas@mineducacion.gov.co
Código IES: 1100
Institución: UNIVERSIDAD EJEMPLO
Cargo: Ing. líder funcional del SNIES
Ciudad: Bogotá
Aplicación de la cual requiere soporte: SNIES - HECAA
Motivo por el cual requiere el soporte: Indicar el motivo
Adjuntar soportes: se adjunta según el caso
IES registra en la MESA DE AYUDA, a través de los canales:
Teléfono fijo en Bogotá: (031) 4890400, Línea gratuita nacional:
018000-510258, correo electrónico:
mesadeayuda@tecnología.mineducacion.gov.co
1
2

Mineducación
REGISTRAR CASO
EN MESA DE AYUDA
4
La mesa de ayuda
Ejemplo
SOL361394 o IN359534 informa a la
IES
3
GENERA UN #
TICKET
Mesa de ayuda
Responde a peticionario
Traslada caso a funcionarios del
Ministerio de Educación, o UNE
según sea el caso UNICAMENTE con
# ticket.

Mineducación
A. PROGRAMA NO
ES ACTIVO O
INACTIVO
Cuando la IES va a cargar la plantilla de INSCRITO
PROGRAMA, ADMITIDO O PRIMER CURSO en un período y
le genera error porque el programa que esta cargando no esta
activo para el período que intenta cargar.
Registrar motivo por el cual requiere el soporte:
La solicitud debe contener los siguiente datos: plantilla que esta cargando,
numero de envío que presento el error, información básica del programa
que requiere la excepción; código IES, Código programa y nombre del
programa, el o los periodos donde requiere el registro de Primer curso.
Ejemplo:
Plantilla de cargue: Primer Curso
Número de envío cargue: 10568
Código IES: 1100
Código programa: 53006
Nombre programa: ESPECIALIZACIÓN EN RESPONSABILIDAD Y
SEGUROS
Periodos donde requiere la excepción: 2017-01, 2018-2
2
Solo aplica para
INSCRITO
PROGRAMA,
ADMITIDO y
PRIMER CURSO

Mineducación
A. PROGRAMA NO
ES ACTIVO O
INACTIVO
Adjuntar soportes:
2.
Archivo que esta cargando. Ejemplo: Estudiantes_de_primer_curso.xlsx
Archivo de errores. Ejemplo:Errores_824615 Estudiantes Primer
Curso 2016-2.xlsx, o número de envío
Resolución generada por el sistema de SACES.
Ejemplo:
Solo aplica para
INSCRITO
PROGRAMA,
ADMITIDO y
PRIMER CURSO

Mineducación
B. LA INFORMACIÓN
NO COINCIDE PRIMER
NOMBRE, PRIMER
APELLIDO, SEXO
BIOLOGICO, FECHA DE
NACIMIENTO.
2
La solicitud debe contener los siguiente datos: Indicar la plantilla cargue, el número de envío del error.
Ejemplo:
Plantilla de cargue: Participantes
Adjuntar soportes:
 Archivo que esta cargando. Ejemplo: Participante.xlsx
 Archivo de errores, o número de envío. Ejemplo:Errores_892234.xlsx
 Adjuntar soportes escaneados de los documentos que presentan error, comprimido, PREFERIBLEMENTE
POR SEPARADO, nombrar cada archivo con el número de documento. Ejemplo:
Este protocolo aplica igual para
EXCEPCIÓN DE DOCUMENTO

Mineducación
C. DOCUMENTO
REPORTADO POR
OTRA IES
2
Cuando la IES va a cargar la plantilla de
Actualizar_Documento_Participante y alguno de los documentos que va
actualizar genera error en mención, esto pasa porque existe otra
universidad que tiene registrado este documento con otros datos.
La solicitud debe contener los siguiente datos: Indicar la plantilla
cargue, el número de envío del error.
Ejemplo:
Plantilla de cargue: Actualizar_documento_Participantes

Mineducación
C. DOCUMENTO
REPORTADO POR
OTRA IES
2
Adjuntar soportes:
 Archivo que esta cargando. Ejemplo: Actualizar_documento_Participante.xlsx
 Archivo de errores, o número de envío.
Ejemplo:Errores_855802.xlsx
 Adjuntar soportes escaneados de los documentos que presentan error,
comprimido, PREFERIBLEMENTE POR SEPARADO, nombrar cada
archivo con el número de documento. Ejemplo:
El ministerio gestiona con la
otra IES, la cual tendrá 10 días
hábiles para responder, de lo
contrario se ajustará la información

Mineducación
D. TRASLADO DE
PROGRAMA
Cuando la IES solicita que se traslade toda la información poblacional
histórica (Inscrito, admitido, Primer curso, Matricula, Graduado) de una
persona registrada en un programa a otro programa del mismo nivel
de formación.
La solicitud debe contener los siguiente datos: Indicar el o los registros que va a
trasladar de un programa a otro, relacionados en un archivo en Excel, con los
siguientes datos:
Tipo de documento
Nombre 1
Nombre 2
Apellido 1
Apellido 2
Código IES
Nombre IES
Código SNIES programa actual
Nombre programa actual
Código Municipio programa actual
Código SNIES programa destino
Código Municipio programa destino
Nombre programa destino
Justificación
2

Mineducación
Adjuntar soportes:
2.
 Oficio o carta firmada y escaneada por
una autoridad competente de la
institución (Rector, Vicerrector,
Secretario General, Jefe de Oficina de
Planeación o Jefe de Registro y
Control), en la que se expresa el
movimiento a la información
poblacional debidamente justificada
por la IES, adjuntando el archivo que
contiene el listado de estudiantes
según formato indicado.
 Anexar registro calificado o carta de
aprobación del registro calificado de
SACES del programa destino
D. TRASLADO DE
PROGRAMA

Mineducación
E. CAMBIAR
ESTADO A SIN
VERIFICAR
GRADUADOS
Cuando la IES ha realizado la verificación de los graduados y requiere que
se desmarque, es decir se cambie de estado la verificación del graduado a
SIN VERIFICAR.
La solicitud debe contener los siguiente datos: Indicar el o los registros a
desmarcar la verificación del graduado, relacionados en un archivo en
Excel, con los siguientes datos:
Tipo de documento
Nombre 1
Nombre 2
Apellido 1
Apellido 2
Código IES
Nombre IES
Código SNIES programa donde esta graduado
Nombre programa donde esta graduado
Justificación
2

Mineducación
Adjuntar soportes:
2.
 Oficio o carta firmada por el
RECTOR de la IES y escaneada
en la que se expresa el porque
requiere que se desmarque un
registro de graduados ya
verificado, debidamente
justificada por la IES.
E. CAMBIAR
ESTADO A SIN
VERIFICAR
GRADUADOS

Mineducación
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