Este documento presenta la fase de gestación de un proceso unificado para la Casa del Vocal, una institución que ayuda a usuarios con problemas en los servicios públicos. Describe el modelo de la organización, casos de uso, funciones, diagramas y especificaciones de casos de uso. También incluye un análisis de riesgo y plan de software para el proyecto.

1. FASE DE GESTACIÓN PROCESO UNIFICADO
Presentado por:
Alejandro Bolaños Ussa
Javier Andrés Solarte
Presentado a:
Ing. Leonardo Cerón
INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIO MAYOR DEL CAUCA
FACULTAD DE INGENIERIA
POPAYAN
2012

2. Contenido
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 3
2. MODELO DE LA ORGANIZACION .................................................................. 4
3. MODELOS DE CASO DE USO DE LA ORGANIZACION ................................ 4
4. ARBOL DE FUNCIONES.................................................................................. 8
5. DIAGRAMA DE CASOS DE USO .................................................................... 9
6. ESPECIFICACION CASOS DE USO ............................................................. 10
7. ANALISIS DE RIESGO................................................................................... 19
8. PLAN DE SOFTWARE ................................................................................... 20
9. RECURSOS ................................................................................................... 20

3. 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La Casa del Vocal es una Institución si ánimo de lucro el cual asesora y ayuda a
todos los usuarios que tengan problemas con los Servicios Públicos Domiciliarios
(SPD) bien sea de facturación, problemas técnicos y demás errores de las
empresas, de esta manera los usuarios afectados por el mal servicios que ofrecen
algunas empresas, puedan hacer su reclamación o su queja frente a esta entidad,
es decir, si un usuario presenta problemas, por ejemplo, en la facturación de
energía, él puede acercarse a la Casa del Vocal, en la cual la secretaria
encargada, hará el respectivo registro del usuario para poder atenderlo, y hacer un
debido seguimiento del posible caso, una vez, tomados sus datos, la secretaria le
asigna el caso a algún vocal, el vocal hace el estudio respectivo, asesorando de lo
que se puede hacer y de lo que no se puede hacer, o si sencillamente no hay
oportunidad de seguir en el caso, de ser este caso, un caso aceptable, el vocal
sigue el proceso hasta tener una respuesta favorable o desfavorable por parte de
las empresas prestadoras de servicios (favorable igual a ganar el caso,
desfavorable igual perder el caso) de esta manera se gane o se pierda se
almacena y se guarda la información respectiva del caso ejecutado. No siempre el
usuario va dejar una Petición , una Queja o un Reclamo (PQR) en ocasiones se
dirige a la Casa del Vocal, para consultar o solicitar asesoramiento en su
comunidad. Así mismo también se lleva un control de las actividades que se vayan
a realizar.
En la casa del vocal Constantemente, entran y salen varios tipos de personal
(usuarios solicitando PQR’s, trabajadores de la Casa del Vocal, y vocales de
control) por lo cual se hace necesario llevar un cotrol, de las personas que
ingresan a la casa del vocal, permitiendo obtener los informes de quienes ingresan
a esta institución. De esta manera todos los que ingresen a la casa del vocal,
llenan un cuaderno con los respectivos datos de entrada, salida y personales.
Los Vocales de Control, además del asesoramiento, deben entregar un informe
cada 3 meses, este informe, debe cumplir con una serie de puntos que la
coordinadora evalúa, también los trabajadores entregan un informe mensual con
las tareas realizadas. También se solicita diariamente informes a la secretaria.

4. Controlar Asistencia
Gestionar Actividades
Solicitar Informe
Coordinadora
Realizar Informe
Registrar su Asistencia
Realizar una Consulta
Registrar PQR
Usuario
Solicitar Capacitación
MODELO DE LA ORGANIZACION
2. MODELO DE LA ORGANIZACION
3. MODELOS DE CASO DE USO DE LA ORGANIZACION
Gestionar Actividades
Coordinadora
Coordinadora
Cuaderno
Crear actividad
Vocales
MODELO DE OBJETO DE
LA ORGANIZACION
GESTIONAR
ACTIVIDADES

5. Controlar Asistencia
Coordinadora
Coordinadora Secretaria
Vocales
Control de Asistencia
Empleados
Solicitar Informe
Coordinadora
Coordinadora
Solicitar Informe
Secretaria
Carpeta de informes
Informe especifico
Vocales
informe general
Empleados
Carpeta de informes
SOLICITAR INFORME
GESTIONAR
ASISTENCIA

6. Realizar Informe
Coordinadora
Coordinadora
Informe de empleados
Realizar Informe
Informe de vocales
Registrar su Asistencia
Usuario
Control de Asistencia
Usuario Secretaria
Realizar una Consulta
Usuario
Usuario Secretaria Vocales
Atender consulta
Registro
REALIZAR INFORME
REGISTRAR SU
AISTENCIA
REALIZAR UNA
CONSULTA

7. Registrar PQR
Usuario
Usuario Secretaria
Atender solicitud
Vocales
Formato de PQR
Asesorar
Solicitar Capacitación
Usuario
Usuario
Solicitar Capacitación
Vocales
Cronograma
REGISTRAR PQR
SOLICITAR
CAPACITACION

8. 4. ARBOL DE FUNCIONES
1. FUNCIONES PARA LA SECRETARIA
1.1. Gestionar Vocales
1.1.1. Ingresar Datos Vocales
1.1.2. Modificar Datos Vocales
1.1.3. Eliminar Datos Vocales
1.1.4. Consultar Datos Vocales
1.2. Gestionar Trabajadores
1.2.1. Ingresar Datos Trabajador
1.2.2. Modificar Datos Trabajador
1.2.3. Eliminar Datos Trabajador
1.2.4. Consultar Datos Trabajador
1.3. Gestionar Usuarios
1.3.1. Ingresar Datos Usuario
1.3.2. Modificar Datos Usuario
1.3.3. Consultar Datos Usuario
1.4. Controlar Asistencia
2. FUNCIONES DE LA COORDINADORA
2.1. Gestionar Actividades
2.1.1. Asignar Tareas a Vocales
2.2. Solicitar Informes
2.3. Realizar Informes
3. Atención de Usuarios
3.1. Registrarse
3.1.1. Ingresar PQR’s
3.1.2. Hacer Seguimiento al Caso
3.1.3. Solicitar o Separar Citas
3.1.4. Solicitar capacitaciones
3.2. Consultar listado de Capacitaciones Disponibles

9. registrar PQR
Solicitar capacitación
Consultar estado caso
usuario
Consultar capacitaciones diponibles
Gestionar capcitaciones
Gestionar usuarios
Gestironar Informe
Gestionar PQR
usuario
Inicaiar sesion
Registrarse
DIAGRAMA DE CASO DE USO
Gestioanr v ocales
Gestionar trabajadores
Gestionar Asistencia
Administrador
Generar reportes
5. DIAGRAMA DE CASOS DE USO

10. 6. ESPECIFICACION CASOS DE USO
Caso de uso Registrar PQR
Actor usuario
Tipo primario
Descripción  El usuario desea registra una PQR
 El sistema le muestra el formato para registrar la PQR
 El usuario diligencia el formato
 El sistema almacena la PQR
Caso de uso Solicitar Capacitación
Actor usuario
Tipo primario
Descripción  El usuario desea solicitar una capacitación
 El sistema le muestra el formato para solicitar la capacitación
 El usuario diligencia el formato
 El sistema almacena el formulario

11. Caso de uso Consultar estado caso
Actor usuario
Tipo primario
Descripción  El usuario desea consultar el estado o proceso del caso
 El sistema le muestra la evolución del proceso
Caso de uso Consultar Capacitaciones disponibles
Actor usuario
Tipo primario
Descripción  El usuario desea consultar las capacitaciones disponibles
 El sistema le muestra el listado de las capacitaciones que se
ofrecen

12. Caso de uso Iniciar sesión
Actor usuario
Tipo primario
Descripción  El usuario ingresa al sitio
 El sistema le muestra el formulario de ingreso
 El usuario ingresa su login y contraseña
 El sistema valida los datos de acceso y permite el ingreso
Caso de uso registrase
Actor usuario
Tipo primario
Descripción  El usuario ingresa al sitio
 El sistema le muestra el formulario de registro
 El usuario diligencia el formulario de registro
 El sistema valida y almacena la información

13. Caso de uso Iniciar sesión
Actor administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sitio
 El sistema le muestra el formulario de ingreso
 El administrador ingresa su login y contraseña
 El sistema valida los datos de acceso y permite el ingreso
Caso de uso registrarse
Actor administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sitio
 El sistema le muestra el formulario de registro
 El administrador diligencia el formulario de registro
 El sistema valida los datos de acceso y permite el ingreso

14. Caso de uso Gestionar capacitaciones
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sistema
 El sistema muestra las opciones de ingresar , modificar o
eliminar capacitación
 El administrador selecciona una de las opciones
 El sistema le muestra un formulario de acuerdo a la opción
seleccionada para registre modifique o elimine el curso o
capacitación
 El administrador ingresa la información
 El sistema valida y almacena la información
Gestionar usuarios
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sistema
 El sistema muestra las opciones de ingresar o modificar
usuarios
 El administrador selecciona una de las opciones
 El sistema le muestra un formulario de acuerdo a la opción
seleccionada para registre o modifique usuarios
 El administrador ingresa la información
 El sistema valida y almacena la información

15. Caso de uso Gestionar PQR
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sistema
 El sistema le muestra las PQR que se han hecho
 El administrador visualiza dicha información
 El administrador asigna una PQR a un vocal
 El administrador cambia el estado de la PQR
 El sistema valida y almacena la información
Caso de uso Gestionar Informe
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sistema
 El sistema muestra las opciones para gestión de informe
 El administrador selecciona una opción
 El administrador diligencia el respectivo formulario
 El sistema valida, almacena y envía la información

16. Caso de uso Gestionar Vocales
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sistema
 El sistema muestra las opciones de ingresar , modificar o
eliminar vocales
 El administrador selecciona una de las opciones
 El sistema le muestra un formulario de acuerdo a la opción
seleccionada para registre modifique o elimine vocales
 El administrador ingresa la información
 El sistema valida y almacena la información

17. Caso de uso Gestionar trabajadores
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa la sistema
 El sistema muestra las opciones de ingresar , modificar o
eliminar trabajadores
 El administrador selecciona una de las opciones
 El sistema le muestra un formulario de acuerdo a la opción
seleccionada para registre modifique o elimine trabajadores
 El administrador ingresa la información
 El sistema valida y almacena la información
Caso de uso Gestionar asistencia
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sistema
 El sistema le muestra el formulario de registro de asistencia
 El administrador ingresa la información
 El sistema valida y almacena la información

18. Caso de uso Gestionar reportes
Actor Administrador
Tipo primario
Descripción  El administrador ingresa al sistema
 El sistema le muestra los tipos de reporte
 El administrador selecciona el tipo de reporte
 El sistema arroja el reporte

19. 7. ANALISIS DE RIESGO
Riesgo: Que no se cuente con acceso a una conexión a internet
Estrategia: Ofrecer el servicio de internet en las instalaciones de la casa del vocal para
diligenciar la información
Riesgo: Que los archivos que se adjunten sean demasiado pesados al momento de
registrar una PQR
Estrategia: advertir el límite de subida de archivos a los usuarios
Riesgo: Que los usuario adjunten demasiados archivos al registrar una PQR
Estrategia: poner un límite o tope de subida de archivos
Riesgo: que las versiones de los navegadores no sean compatibles con la aplicación
Estrategia: procurar de hacer el aplicativo basándonos en normas de portabilidad para
evitar que este problema se presente
Riesgo: que personas ajenas al departamento del cauca quieran hacer uso de la aplicación
Estrategia: advirtiendo mediante mensajes de alerta en el momento de registro de los
usuarios que solo se atienden casos referentes al municipio del depto. del Cauca

20. 8. PLAN DE SOFTWARE
9. RECURSOS
RUBRO DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR
PERSONAL 2 personas 800.000 1´600.000
EQUIPOS 2 equipos 0.00 0.00
SOFTWARE ninguna 0.00 0.00
MATERIALES papeleria 50.000 100.000
OTROS viaticos 60.000 60.000
TOTAL 1´760.000