LINEAMIENTOS PARA ELABORACION DE PROCEDIMIENTO.docx

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO
LINEAMIENTOS PARA LA
ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS
Código: SGSST-MSRL-012
Versión 02
Fecha de Aprobación:
30/ 05/ 2017
Este documento no se encuentra controlado en formato físico, si desea imprimir solicitar al Área de SMA.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Ing. Flor Quiroz Isla
Asistente de SSOMA
Cristian Joel Moori Hernandez
CSST
José Marcial Moori Chinchayan
Gerente General

SALUD EN EL TRABAJO
Versión 02
30/ 05/ 2017
I. PROPOSITO
Conocer los niveles de documentación y utilización de la administración de sus Procedimientos,
Formatos, políticas, reglamentos, etc. así como los requisitos legales y describir cómo se
organiza el sistema de documentación del Sistema de Gestión de MORIKEL CONTRATISTAS
GENERALES SRL para su control.
II. OBJETIVO
Establecer y estandarizar los parámetros generales para la elaboración y el control de los
documentos, políticas y formatos de nuestro Sistema de Gestión, con la finalidad de facilitar su
presentación y utilización.
III. ALCANCE
La presente guía se aplica para cualquier cambio, nuevos proyectos y actualizaciones que se
generen en todas las áreas operativas y administrativas de MORIKEL CONTRATISTAS
GENERALES SRL.
IV. DEFINICIONES
 Aprobación
La palabra aprobación permite dar cuenta del consentimiento, conformidad o aceptación que
sostiene sobre determinada situación
 Coordinador de Sistemas de Gestión
Persona nombrada por el Gerente General para el apoyo en la implementación,
mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de MORIKEL
CONTRATISTAS GENERALES SRL.
 Capacitación
La necesidad de capacitar y desarrollo al personal en todas las actividades realizadas en la
empresa, identificando el alcance, tipo e intensidad de la capacitación requerida.
 Copia Controlada
Son la copia autorizada por el coordinador de los documentos internos o externos en vigencia
que tiene un código alfanumérico. Su distribución se administra.
 Copia Histórica
La copia que, habiendo sido actualizada, se retira de circulación entre los usuarios y se
conserva dentro del Sistema durante un período de tres (3) años con su registro
correspondiente.
 Documento
Información sobre un tema específico y medio de soporte.

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 Documentos Varios
Documento que forma parte del Sistema de Gestión, el cual no es un formato o un
procedimiento documentado. Estos documentos pueden ser: Mapas, cartillas, programas,
entre otros.
 Documento Interno
Documento relacionado con el Sistema de Gestión que ha sido emitido por MORIKEL
CONTRATISTAS GENERALES SRL.
 Lista Maestra
Documento que indica o describe el total de manuales, procedimientos, procedimientos de
trabajo, formatos y registros que contienen el Sistema de Gestión de la Calidad. Así mismo el
nivel de revisión de cada uno de ellos, con el objetivo de utilizar siempre la última versión.
 Política
Conjunto de normas o declaraciones de principios y propósitos establecidas por la empresa
para la acción.
 Requisitos legales
Las normas que abordan los aspectos de cumplimientos de requisitos legales
internacionales, nacionales, locales, requisitos reguladores, permisos, licencias obligatorios y
otros requisitos no gubernamentales adecuados.
 Formato
Documento que tiene por finalidad registrar determinada información para dejar evidencia de
los resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El formato al ser completado se
convierte en un Registro.
 Procedimiento
Un procedimiento es la descripción paso a paso de lo que se debe hacer, desde el principio
hasta el final, para realizar una tarea en forma correcta. Típicamente los procedimientos
abordan actividades “prácticas” y tienen que ver con habilidades.
 Procedimiento de Gestión
Documento que describe los elementos principales del sistema de gestión de seguridad,
salud ocupacional, medio ambiente y su interacción, así como la referencia a los documentos
relacionados.
 Procedimiento de Análisis de trabajo Seguro (ATS)
Documento interno que describe las acciones o pasos que deben seguirse para realizar de
manera segura, y eficiente una determinada tarea, la cual debe elaborarse para cada tarea
donde se identifique riesgos altos y aspectos ambientales significativos.
 Programa
Documento interno que describe los recursos y actividades necesarias para lograr un objetivo
determinado.

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 Registro
Un documento oficial estandarizado en el cual se recopila información sobre cualquier
actividad desarrollada en la empresa.
 Reglamento
Un conjunto de leyes, decretos y estándares legalmente requeridos.
 SSOMA
Seguridad Salud Ocupacional y Medio Ambiente
 Sistema de Gestión
Parte del Sistema de Gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar
su política integrada de calidad, seguridad y medio ambiente en sus procesos.
V. RESPONSABILIDADES
a. Gerente General
 Revisa y aprobar los documentos establecidos en la organización.
 Da cumplimiento de las pautas establecidas en el siguiente procedimiento.
b. Coordinador de Sistema de Gestión
 Revisar, codificar los documentos establecido para su elaboración y aprobación.
 Controlar la distribución de documentos.
 Registrar en una matriz nuevos cambios de informes internos y externos a realizar. Así
como llevar control de documentación electrónica y física.
c. Supervisor de SMA
 Elabora los formatos de los PETS, de acuerdo a las leyes vigentes.
 Actualiza los PETS en coordinación con los Trabajadores.
 Gestiona las revisiones del formato elaborado.
 Remite todo los formatos elaborados, revisados y aprobados para su difusión a las
partes interesadas.
 Difundir el contenido de los formatos.
 Gestiona el entrenamiento a los trabajadores en los recursos específicos de los riesgos
antes de iniciar sus labores.
 Entrega copias controladas de los procedimientos a los colaboradores.
d. Miembros del equipo de elaboración de Documentos
 Apoyar en la elaboración los documentos de acuerdo a la necesidad e importancia
para el buen desarrollo de sus funciones, asociados al Sistema de Gestión.

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e. Trabajadores
 Ejecuta el procedimiento siguiendo las pautas establecidas en el mismo.
 Reporta cambios en las actividades para la actualización de los PETS.
VI. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN / ESTÁNDARES
6.1. Documentos Internos
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
Elaborar
Según Anexo –
Matriz para
Elaboración y
Aprobación de
Documentos
6.1.1. La elaboración o desarrollo de un
documento del SG se generan
según la necesidad de nuestros
procesos y colaboradores
6.1.2. Todos los documentos del
SSOMA de la empresa, tiene
como mínimo una estructura
según lo establecido en el anexo
Tabla de estructura de
documentos
6.1.3. Cualquier documento debe tener
como mínimo la estructura de
Documentos Varios; todo cambio
a la estructura de la
documentación debe ser tratado
con el Coordinador de Sistema
de Gestión, el cual debe aprobar
dicho cambio.
______
Codificar
Responsable de la
elaboración del
documento
Coordinador de
Sistema de
Gestión
6.1.4. Una vez elaborado el documento,
enviar por correo electrónico los
documentos propuestos al
Coordinador de SG para su
revisión
6.1.5. Asignar el código y demás
información de carácter general
que identifique al documento. La
codificación debe ser según lo
indicado en el anexo Tabla de
Codificación de Documentos
6.1.6. En caso de tener documentos los
cuales no cumplen con la
codificación, debe de tener como
mínimo una forma de
identificación para evitar
confusiones, y debe ser
consultado al Coordinador de
SG.
Correo electrónico
con la propuesta
del documento
Según anexo
Matriz para
elaboración y
aprobación de
documentos
6.1.7. Revisar y aprobar los
documentos en los diferentes
niveles de la empresa de acuerdo
al tipo, al alcance del documento
considerado y al nivel del uso.
Los niveles para revisar y

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Revisar y
aprobar
Coordinador de
SG
aprobar se deben realizar según
lo establecido en el anexo Matriz
para elaboración y aprobación de
documentos
6.1.8. Comunicar los documentos
aprobados al personal de la
empresa
6.1.9. Incluir en el formato de lista
maestra de documentos internos,
los documentos aprobados.
Correo electrónico
/ Difusión
Lista maestra de
documentos
internos (SSOMA-
F.XX)
Distribuir Coordinador de
SG
6.1.10. Colocar los documentos
aprobados en la carpeta “S”,
cuya ubicación debe ser en el
servidor, retirar la versión anterior
en la carpeta de Histórico
6.1.11. Cualquier trabajador puede
solicitar al coordinador de SG
una copia física del documento
6.1.12. Distribuir los documentos en
físico, los que deben llevar el
sello de COPIA CONTROLADA,
según el fin del documento a usar
y controlar la distribución
registrándose el formato
Distribución de Documentos o
Formato de Participación
6.1.13. Los documentos aprobados
entran en vigencia al día
siguiente del envío de la
comunicación por correo
electrónico, en caso como
Reglamento Interno y otros que
se requieran entregar en físicos
al personal su vigencia se aplica
desde el día de inicio de su
distribución
6.1.14. Cuando se requiere difundir un
documento se efectuará una
reunión grupal con el personal,
utilizar el formato de participación
6.1.15. La distribución de reglamentos
Internos se debe registrar
mediante el cargo de entrega
individual por persona,
desglosable el documento
Distribución de
Documentos
Formato de
Participación
Formato de
Participación
Desglosable
6.1.16. Al editarse un nuevo documento
se identifica claramente cuáles

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Modificar Coordinador de
SG
son los cambios que se ha
producido. Para tal efecto, el
texto modificado, se encuentra
con letra negrita y cursiva,
manteniéndose así, hasta la
siguiente versión.
6.1.17. Si el texto se anula, la
modificación se debe evidenciar
por comparación con a revisión
anterior que está disponible en la
carpeta Histórico
6.1.18. En el caso de los formatos y
Política del SG la modificación se
evidencia por comparación con la
versión anterior
6.1.19. Cambiar el tipo de versión del
documento a la inmediata
numeración consecutiva de dos o
más dígitos
6.1.20. Para las Políticas, visión y
misión; solo es necesario
registrar la fecha de aprobación y
versión
____
Retirar Coordinador de
SG
6.1.21. Cuando las modificaciones de un
documento se aprueben deben:
- Comunicar según lo indicado
en los ítems, ejemplo: 5.1,
6.3.4. del presente
documento
6.1.22. Retirar la versión modificada a la
carpeta Históricos. Asimismo,
debe actualizar la Lista Maestra
De Documentos Internos
6.1.23. En caso de realizar la distribución
física de algún documento como
COPIA CONTROLADA, asegurar
previamente que se haya
efectuado la eliminación de las
copias de los documentos
históricos.
Lista Maestra De
Documentos
Internos
Conservar SUPPORT IT -
Coordinador de
SG
6.1.24. Almacenar y conservar los
documentos de trabajo que se
encuentran en medio electrónico
a través de una copia controlada
(Back-up)
6.1.25. Conservar los documentos
históricos en medios electrónicos
Reporte Mensual
de Backup

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6.2. Documentos Externos
Identificar y
Distribuir
Coordinador de
SG
Coordinador de
Área
6.2.1. Registrar los documentos
externos identificados como parte
del SSOMA en el formato Lista
Maestra de Documentos
Externos.
6.2.2. Evaluar en base a criterio de uso
frecuente, si es necesario que los
documentos externos en formato
electrónico estén publicados en
la carpeta “S”, ya que estos
documentos se convierten en
copia no controladas al momento
de imprimirlas
6.2.3. Los documentos externos con la
versión anterior, deben ir a la
carpeta Históricos
6.2.4. Distribuir los documentos
externos a las personas que lo
necesitan utilizando el Formato
de Participación y/o Formato de
Distribución de Documentos con
el sello de COPIA
CONTROLADA.
6.2.5. Cada responsable de área,
deberá retirar los documentos
con una versión y actualizar los
documentos, con previa
coordinación con el coordinador
de SG y hacerle extensivo a su
personal, registrarlo a través del
Formato de Participación
Lista Maestra de
Documentos
Externos
Formato de
Participación y/o
Formato de
Distribución de
Documentos
Formato de
Participación
Actualizar
Documentos
Externos
Coordinador de
Área
6.2.6. Debe comunicar al coordinador
de SG, a través de correo
electrónico la actualización de la
Lista Maestra de documentos
Externos, en caso de eliminar o
adicionar un documento de
origen externo
6.2.7. Actualizar la lista maestra de
documentos Externos en la
carpeta “S”
Correo electrónico
Lista Maestra de
Documentos
Externos

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6.3. Registros
Almacenar,
proteger,
recuperar,
tiempo para
retener y
disponer los
registros
Coordinador de
SG
6.3.1. Identifica los registros en la Lista
Maestra de Registros, la cual
contiene las claves, nombres y
números de revisión de los
formatos; así como algunos
controles que se mencionan en
este procedimiento.
6.3.2. Los registros pueden
almacenarse en formatos físicos
o electrónicos.
En medio físico debe estar
identificados y archivados en:
- Carpeta
- Cajón (con o sin llave)
- Folder
- Archivero
En medio electrónico deben estar
identificados y ordenados en
forma clara en carpetas y
contenidos en:
- PC (disco Duro)
- Discos externos
6.3.3. Los registros se pueden ordenar
de la siguiente forma:
- Cronológico ascendente o
descendente
- Alfabético (por cliente)
- Consecutivo
- O según lo defina el
responsable de su resguardo,
siempre y cuando respete el
orden y sea consistente
6.3.4. El llenado de los formatos podrá
realizarse a mano o en
computadora y deben contener la
información clara para su lectura,
sin tachaduras
6.3.5. Todos los registros se deben
conservar por un año, salvo los
que corresponden a los
expedientes de alumnos por
cinco años y los que
corresponden a la competencia
del personal indefinidamente
Lista Maestra de
Registros

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mientras estén activos
6.3.6. Su disposición final, va con el
término de tiempo de retención
el, el responsable de su
resguardo podrá destruirlos o
resguardarlos en un medio
electrónico o impreso
debidamente identificado
6.3.7. Mantener actualizada la Lista
Maestra de Registros en la
carpeta “S”
6.3.8. En la lista Maestra de Registros
se debe considerar la siguiente
información:
- Nombre del registro
- Código
- Manejo
- Almacenamiento y protección
- Tiempo de retención
- Disposición
- Responsable
VII. DESCRIPCIÓN.
El manual de procedimientos se compondrá de los siguientes apartados:
 Portada
 Encabezado de Pagina.
 Estructura.
 Tabla de Contenido
 Procedimientos
 Control de cambio.

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PORTADA
LOGO DE LA
EMPRESA
NOMBRE DEL
DOCUMENTO CODIGO
DETALLE
RESPONSABLES

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