Documento de un sistema de Gestión

1. “Documentación Norma NTC ISO 9001"
Semana 2: Creación Y Actualización De Información Documentada
Actividad De Aprendizaje OA 2
Tutor
GLORIA PEREZ DIAZ
Aprendiz
ROLANDO DUARTE
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
ABRIL 2019

2. 1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?
Primeramente se debe tener en cuenta la definición de la norma ISO 9001:2015 la
información documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la
aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por ende su
control también es posterior a dichos procedimientos.
Después de analizar la norma, se puede recomendar realizar la actividad al mismo
tiempo, porque el diseño permite realizar él debe de la documentación, orden,
formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para
estandarizar los procesos.
Pero es de saberse que al no tener redactados todos los procedimientos, no se
puede sabe exactamente qué información documentada se genere y por lo tanto,
no se puede completar los registros de control de documentos.
Por todo esto, es recomendable realizarlo al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida
que se va redactando todos los procedimientos
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
Esta etapa es muy importante, porque es donde se detalla de manera minuciosa y
documentada cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una de
las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de
documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros
3 Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

3. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y utilización
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:
Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente
Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos
diferenciadores del mismo
Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad
de la empresa Confecciones S.A.
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla
con le registrado en este procedimiento y su anexo.
Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que
apoyan la gestión delos procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información
específica para orientar una o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del
procedimiento. Los instructivos,.. Se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad
de la empresa Confecciones S.A.
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados
Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades
secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos para prevenir y controlar
riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de
Gestión en S&SO se describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar
el objetivo establecido.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así
sucesivamente, en el sistema
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

4. 1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad
CONDICIONES GENERALES:
CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción,
la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
•Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados mediante memorando, adjuntando los
procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del líder
del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).La responsabilidad de revisar y aprobar
metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.
DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre
acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se
disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).
IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente
procedimiento. La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan
en la siguiente pirámide documental:

5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está
compuesta:

6. Encabezado: El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su
identificación, y deberá ir en todas las páginas, EJEMPLO

7. El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
Manual de Calidad
Caracterización de Proceso
Otros manuales
Normograma
Procedimiento
Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental yS&SO y ProgramaGestión
Ambiental y S&SO
Formato.
Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1,por el manual de identidad visual de la
Institución, tal como se muestra a continuación:
Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o
pertenece el documento que se está elaborando.
Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual
de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento,Guía, Instructivo, etc.), información que
relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a referenciar.
Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
se realizará de manera alfanumérica:
Codificación de los documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como estarán
codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A

8. Referencia bibliográfica
https://www.nueva-iso-9001-2015.com/7-5-informacion-documentada/
https://leonardomartinezp.blogspot.com/2018/04/diseno-de-procedimiento-de-control-de.html
http://gestionacalidad.blogspot.com/2015/11/informacion-documentada-en-sistemas-
de.html#.XLaOBugzayI
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Unal.edu.co.
(2018). [online] Available at: http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-
11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf [Accessed 14 Feb. 2018].