Resumen y descripción de los componentes de un sistema de información, tendencias modernas y los principales procesos de negocio de una institución educativa.

1. FABIOALEJANDRORINCÓNGUZMÁN
JORGEERNESTOROJASSÁNCHEZ
INFORMECORRESPONDIENTEAL MÓDULO
SISTEMASDE GESTIÓNPARA EDUCACIÓN MEDIADOSPOR TIC
PROFESOR-CONSULTOR
RODRIGOOSWALDOACHURYPEÑALOZA
UNIVERSIDADDE SANTANDERUDES
FacultadDe Educación
MaestríaEn Gestión De La Tecnología Educativa
Bogotá D.C.
2015

2. 
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Herramienta que facilita y permite organizar, almacenar, procesar y generar datos e
información de los procesos y procedimientos dentro de una organización.
 COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Conjunto de elementos o partes que se relacionan unos con otros, para lograr un objetivo que
contribuirá a la toma de decisiones.

3. 
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
 .Recursos humanos: personas que interactúan con el
Sistema de Información.
• Operadores de computadoras: encargados de
adquirir y subir la información al sistema.
• Especialistas en Sistemas de Información:
analistas y programadores de sistemas que
desarrollan y operan los Sistemas de información.
• Usuarios o clientes finales: llamados usan el
sistema de información ya generado. Pueden ser:
trabajadores de oficina, clientes o gerentes.

4.  .Hardware: dispositivos físicos utilizados en el
procesamiento de información.
a) Unidades Centrales de Proceso (CPU): conocidas
como procesadores centrales, contienen
microprocesadores y se constituyen en el cerebro de
la computadora (2, 3, 4, 5 en la imagen).
b) Memoria Principal (8 en la imagen): lugar donde
se almacenan datos y programas que luego serán
procesados por el CPU. Se divide en dos tipos de
memoria:
• La memoria RAM: espacio donde están los
programas y datos antes de ejecutarse o
procesarse.
• La memoria ROM: área donde la información
guardada, contiene información y programas
ejecutados con frecuencia y cuyo contenido no varía
con el tiempo.
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

5.  .Dispositivos periféricos: elementos conectados a la
CPU que sirven como vía de comunicación entre la
computadora y el usuario.
• Dispositivos de entrada: usados para introducir
datos y dar órdenes a la computadora. Los más
comunes son el teclado, mouse, escáner y cámaras.
• Dispositivos de almacenamiento: utilizados para
guardar información que no se pierde al apagar la
computadora y que se pueden eliminar de ser
necesario. Los más comunes son los discos duros.
• Dispositivos de salida: usados para comunicar la
información obtenida hacia el exterior. Las
unidades más utilizadas los monitores y las
impresoras.
En la imagen 1, 7, 9, 10.
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

6.   .Software: clasificado en
• Software del sistema: son los programas del
sistema operativo computacional. Por ejemplo
Windows, Linux, Mac OS.
• Software de aplicación: son programas o
aplicaciones de los usuarios finales que permiten
sistematizar y procesar la información de la
organización de acuerdo a sus requerimientos. Es el
caso de las bases de datos, hojas electrónicas,
graficadores, software a la medida, planillas
electrónicas, bases de datos, etc.
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

7. En un principio los recursos físicos de hardware y software limitaban el desarrollo mismo de software y
las técnicas de programación. Los lenguajes de programación eran de primera generación los cuales
requerían multiplicidad de líneas de código para desarrollar una tarea específica pero muy simple.
TENDENCIAS MODERNAS DE CONSTRUCCIÓN Y DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El diseño de los sistemas de información
ha sufrido cambios sustanciales en su
proceso de planeación, modelación y
desarrollo, teniendo en cuenta que
anteriormente no se daba la importancia
debida a las necesidades reales del
usuario final, ni a las sugerencias que éste
podría ofrecer al desarrollo de éstos.
El procedimiento para el diseño y construcción de un SI, consistía en realizar el análisis de los datos de
acuerdo a los requerimientos de los líderes del proceso dentro de la organización, al igual que el diseño e
implementación, seguido de la puesta en marcha de éste. Esto conllevaba a vicios en su forma, diseño,
ambientes gráficos, actualizaciones de sistema, adición de nuevos requerimientos, parametrización,
incompatibilidad con otros sistemas operativos, procesos complicados en su instalación, generación de
informes limitados y reducidos, entre otros.

8. La forma de desarrollar el software está dirigida a la
programación orientada a objetos, la reusabilidad del
código fuente, la organización de la codificación y la
compatibilidad, entre diferentes lenguajes y
sistemas operativos, así como la reducción
en el uso de recursos hardware, procesador,
disco duro y memoria RAM; también se han
mejorado los procesos en cuanto a la
instalación, adición de nuevos componentes
al sistema, copias de respaldo y
actualizaciones en general.
TENDENCIAS MODERNAS DE CONSTRUCCIÓN Y DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El desarrollo de un sistema de información
bajo el lenguaje UML, se ajusta a las nuevas
tendencias de planeación y modelado
planteadas anteriormente, lo cual sirve para
visualizar el sistema como se quiere que
sea, al igual que es posible especificar la
estructura y/o comportamiento del sistema,
mediante una plantilla que guíe su
construcción y a la vez documente
las decisiones tomadas y procesos
realizados.
Los principales beneficios de utilizar el UML son:
 Crear un sistema utilizado tanto por humanos como por máquinas.
 Mejoras en los tiempos de desarrollo.
 Es un modelo reutilizable.
 Minimiza costos.
 Cuenta con soporte a la planeación y al control continuo.
 El modelado del sistema de información utiliza conceptos
orientados a objetos.
Cambios drásticos han permitido la inclusión de pruebas basadas en el usuario final, al igual que dentro del
proceso de desarrollo se tienen en cuenta las sugerencias y necesidades de éste.
El desarrollo de un sistema de
información bajo el lenguaje UML, se
ajusta a las nuevas tendencias de
planeación y modelado planteadas
anteriormente, lo cual sirve para
visualizar el sistema como se quiere que
sea, al igual que es posible especificar
la estructura y/o comportamiento del
sistema, mediante una plantilla que guíe
su construcción y a la vez documente
las decisiones tomadas y procesos
realizados.

9. 
PROCESOS DE NEGOCIO EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
Los procesos de negocio son un conjunto de
actividades y tareas que están relacionadas
de manera coherente para generar
productos y servicios. Las organizaciones
deben dirigirse hacia el cliente (en este
caso el estudiante) e implementar los
procesos de negocio que van a dar valor
agregado al mismo.
En una institución educativa, ya sea de
carácter público o privado, estos procesos
son claramente establecidos por normas y
directrices nacionales e internacionales en
algunos casos. De manera general estos
procesos pueden agruparse en:
 Procesos estratégicos: Estos procesos
dan orientación al negocio. Por ejemplo,
"Planeación estratégica".
 Procesos sustantivos: Estos procesos
dan el valor al cliente, son la parte
principal del negocio. Por ejemplo,
"Orientar procesos de enseñanza
aprendizaje" (colegio).
 Procesos de apoyo: Estos procesos dan
soporte a los procesos centrales. Por
ejemplo, "Entregar elementos de
oficina".

10. 
PROCESOS DE NEGOCIO EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
Como ejemplos de procesos de negocio en una institución educativa se tienen:
Matrícula de estudiantes: este proceso es parte fundamental en una
institución educativa. El proceso de matrícula se habilita, en el caso de
los colegios públicos de Bogotá, a finales de cada año escolar y continúa
hasta el tercer mes del siguiente
año. Para ser matriculado en una
institución educativa distrital se
deben cumplir unos requisitos
mínimos exigidos.
El siguiente diagrama describe el
proceso y requisitos de matrícula
de un estudiante, muestra los pasos
necesarios para que sea realizado
de manera correcta el proceso de
matrícula. En él, interviene un
actor, el cual está encargado de
crear, si es el caso, el nuevo
estudiante, actualizar la
información necesaria y efectuar el
proceso de matrícula.

11. 
PROCESOS DE NEGOCIO EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
Requerimiento almacén: Este es un proceso que se efectúa al interior de la institución. Allí no
intervienen los principales “clientes” de la institución educativa como son los estudiantes.
Este proceso le permite al funcionario
interno, solicitar los elementos
necesarios para desarrollar de manera
adecuada su función ya sea de carácter
administrativo o académico. En él
intervienen 3 actores que se relacionan
entre sí. El primero de ellos y quien es
el actor principal, diligencia el formato
de pedido, revisa y ajusta su
requerimiento, solicita la aprobación y
por último recibe a satisfacción su
pedido. El segundo actor se encarga de
revisar que el formato de pedido
cumpla con los requerimientos y
aprueba el mismo si se cumple con los
requerimientos, de otro modo lo
regresa para que se hagan los ajustes
necesarios. El último actor recibe el
requerimiento aprobado, revisa la
disponibilidad de los materiales
solicitados, verifica sus
especificaciones y cantidades y realiza
la entrega.

12. 
PROCESOS DE NEGOCIO EN
UNA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA
Graduación: Este proceso se realiza
cada año al finalizar el año académico
y va dirigido específicamente a los
estudiantes de último año escolar.
Es un proceso que requiere de un
control especial ya que se generan y
expiden documentos oficiales los
cuales no pueden contener errores de
escritura en su elaboración. Se debe
validar en cada paso la información
con el objetivo de corroborar y
asegurar la calidad de la misma. El
siguiente diagrama muestra cada uno
de los pasos necesarios para dicho
proceso así como el único actor que
interviene en el mismo. Este actor es
el responsable de verificar, validar y
generar los documentos necesarios
para finalizar el proceso de manera
exitosa.

13.  Son los procesos necesarios para la dirección y planificación a corto, medio y largo
plazo de las actividades de la Institución educativa. Allí se implementan las políticas y
estrategias que fijan los objetivos, direccionan la comunicación y aseguran la
disponibilidad de recursos necesarios.
 Los procesos estratégicos permiten fijar el horizonte, definir los lineamientos y
estrategias que constituyen la base para el diseño de acciones de prevención y/o
corrección que garanticen una efectiva planeación.
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Proceso: Objetivo: Alcance:
PLANEACION
ESTRATEGICA
Definir los objetivos institucionales
disponiendo el desarrollo y
ejecución de estrategias que
busquen alcanzarlos, a través de la
enunciación de planes de acción
orientados a ambientes estratégicos
de la institución, que permitan la
culminación de logros
institucionales.
El diseño y desarrollo de los planes de
acción que promuevan el cumplimiento
de los objetivos institucionales,
acompañado de un presupuesto, los
cuales serán ejecutados, vigilados y
controlados.
GESTION DE LA
CALIDAD.
Administrar de forma ordenada la
calidad de la institución, a través de
un conjunto de normas
interrelacionadas, en la búsqueda
de la satisfacción y el mejoramiento
continuo de sus clientes.
Garantizar el cumplimiento de las
normas, enmarcando todos los procesos
que intervienen en la prestación del
servicio, mismos que deberán ser
documentados y auditados.

14. 
PROCESOS MISIONALES
 Son los procesos de
operación y control
necesarios para cumplir
con la razón de ser de la
institución, de acuerdo a
los requerimientos de la
comunidad educativa y a
la legislación vigente.
Estos procesos
proporcionan el
resultado previsto por la
entidad en el
cumplimiento de su
objeto social o razón de
ser y están
directamente
comprometidos con la
creación de valor para
los clientes externos de
la Institución
Proceso: Dueño Proceso: Objetivo: Alcance:
FORMACIÓN
ACADEMICA.
COORDINADOR
ACADÉMICO.
Velar por la calidad del
proceso educativo a través de
la preparación, supervisión y
acompañamiento permanente
a los Docentes, Estudiantes y
a los Padres de Familia.
Planear y regular la
asignación, seguimiento y
evaluación de todas las
actividades desarrolladas
dentro de una institución
educativa que intervengan
en el proceso académico.
GESTIÓN DE LA
COMUNIDAD.
COORDINADOR
ACADÉMICO.
Diseñar, elaborar, desarrollar y
controlar, planes de acción
que promuevan la interacción
entre toda la comunidad
educativa, con el fin de
promover el mejoramiento
continuo durante la prestación
del servicio a la comunidad.
Este proceso involucra a
todas las actividades que
incluyan a la comunidad
educativa y a la regulación
de las mismas a y través
de la generación y control
de acciones preventivas,
de mejora e incluso
correctivas.
ADMISIÓN Y
MATRÍCULAS.
SECRETARIA
ACADEMICA
Gestionar con enfoque
comercial la captación de
estudiantes en las
instituciones educativas,
obteniendo una mayor
equivalencia en tiempo,
género y lugar entre las
necesidades y demandas de la
oferta del servicio educativo.
El procedimiento abarca
todas las actividades
relacionadas con la
admisión de nuevos
estudiantes al igual que la
permanencia de los
existentes y el seguimiento
de los egresados,
permitiendo realizar un
control, a través de
indicadores de gestión.

15. 
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 La información es el fundamento de la
gestión, la planificación y la evaluación
de todo sistema educativo.
 Dentro de un sistema educativo los
sistemas de información juegan un
papel fundamental, debido a que éstos
interactúan entre sí brindándole apoyo
a los procesos de negocio, los cuales se
encuentran bien definidos y
delimitados por tareas y funciones
específicas a cumplir.
 Los Sistemas de Información que
soportan los procesos en una
institución educativa básicamente
deben cumplir tres objetivos básicos:
 Automatización de procesos
operativos.
 Proporcionar información que sirva de
apoyo al proceso de toma de
decisiones.
 Lograr ventajas competitivas a través
de su implantación y uso.
 Inicialmente los sistemas de
información se encuentran soportados
por hardware, como equipos de
cómputo, servidores, routers, entre
otros, indispensables para la operación;
por otro lado el software tanto de
sistema, de desarrollo y de aplicación;
por último el recurso humano quien
interactúa entre los sistemas de
información.
 Los principales tipos de sistemas de
información con los que puede contar
una institución educativa abarcan:
 Información acerca de la estructura
del sistema
 Información acerca de los procesos
educativos
 Información acerca de los resultados
del aprendizaje
 Información acerca de las condiciones
de acceso de sus actores

16. 
Información acerca de los procesos educativos
 La información de los procesos
educativos abarca la interrelación
entre los actores del proceso
“docentes y alumnos”, allí radica el
proceso fundamental del servicio, el
cual se encuentra directamente
relacionada con la calidad y la
eficiencia en la prestación del
servicio.
 Dentro de la información
administrada en este proceso se
pueden identificar tres procesos
inherentes a ella: de gestión
pedagógica, gestión institucional y
gestión administrativa.
 La gestión pedagógica, contiene la
cobertura y capacidad del sistema y
el proyecto pedagógico.
 Entre los indicadores con los que
se pueden medir estos procesos
se encuentran:
 Tasa de escolarización global y
por edades,
 Déficits educativos,
 Tasa de extra edad,
 Tasa de retención,
 Tasa de promoción,
 Duración real del año lectivo en
horas de clase dictadas.

17. 
Información acerca de los resultados de aprendizajes
 La información de los resultados
de aprendizaje habla del producto
final del sistema y su capacidad,
desde un punto de vista
cuantitativo y cualitativo.
 A través de esta información se
puede medir la efectividad de la
igualdad de oportunidad para la
población, en lo que se refiere al
acceso, condiciones de
permanencia y egreso de éste; al
igual, que la capacidad del sistema
educativo de responder a la
demanda social y garantizar el
desarrollo como persona con una
apropiada inserción social y
laboral.
 Los indicadores para este proceso
pueden ser:
 Tasa de escolarización neta de la
población escolar entre edades
determinadas años
 Grado de escolaridad de la
población mayor de edad
 Tasa de alfabetización.
 Resultados de pruebas de logros
académicos en áreas básicas.
 Capacidad de inserción laboral y
social.

18. 
Sistema de Apoyo Escolar
Este sistema permite la sistematización de la Gestión Académica y
convivencial de la institución. Así como permite conocer de primera mano
el rendimiento académico de cada uno de los estudiantes y la información
personal de su hoja de vida.
El uso del Sistema de Apoyo Escolar permite que el colegio tenga toda la
información académica de los estudiantes en el momento oportuno y,
adicionalmente, permite que dl plantel obtenga un ahorro significativo en
el proceso de la sistematización de notas de los estudiantes.
Una de las funcionalidades más importantes de este aplicativo es la
sistematización de la Gestión Académica de los colegios, que permite
realizar la calificación de estudiantes y generar reportes como boletines
de notas, resúmenes de Evaluación y Libros de notas, entre otros.

19. 
Módulo Colegio
En este módulo se encuentra
la información del colegio en
una ficha técnica, sedes,
espacios físicos etc. además
de las hojas de vida del
personal y los estudiantes,
estadísticas por docente.

20. 
Módulo de Gestión Académica
Orientado para usuarios de
perfil docente, rector y
coordinador académico.
Este es uno de los módulos
más importantes ya que
soporta operaciones como:
• Planes de estudio.
• Indicadores de evaluación.
• Reportes estadísticos.
• Evaluación
• Promoción.
• Inasistencia.

21. 
Plantilla de recuperación de logros

22. 
Módulo de gestión Administrativa
Permite administrar los momentos en que el sistema permite ingresar
la información necesaria para la evaluación de los alumnos,
adicionalmente permite la generación de los correspondientes
reportes, por lo que el perfil de usuario es de rector o coordinador
académico.

23. 
Módulo de gestión Administrativa
 Entre los procesos que se
pueden llevar acabo son:
 Abrir grupo/cerrar periodo.
 Administración de grupos.
 Resumen de evaluaciones.
 Generar boletines.
 Generar carnes.
 Generar certificados.
 Generar constancias
 Generar horarios.
 Reporte plan de estudios.
 Administración de cursos.

24. 
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Clase de tics. (2015, 18 de octubre). Componentes lógicos. Recuperado de
http://clasedetics.weebly.com/12-componentes-loacutegicos-software.html
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Recuperado de http://desarrollogerenciallibertadores.blogspot.com.co/2007/11/tendencias-modernas-de-
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Izamorar. (2015, 17 de octubre). Educando mentes. Recuperado de http://izamorar.com/componentes-de-
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25. 
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Wikipedia, la enciclopedia libre. (2015, 18 de octubre). Hardware. Recuperado de
https://es.wikipedia.org/wiki/Hardware