Este documento describe las principales herramientas de ofimática de Microsoft Office como Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, SharePoint Workspace y Word. Explica brevemente las funciones de cada programa y algunas de sus herramientas como tablas, consultas, formularios, informes, hojas de cálculo, presentaciones, publicaciones y procesamiento de texto.

2. ¿Qué es?
El conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas
informáticas que se utilizan en funciones de oficina para
optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o
tareas relacionadas.
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear,
manipular, transmitir y almacenar o parar la información
necesaria en una oficina.

3. Microsoft Office
Access
Excel
InfoPath Designer
InfoPath Filler
OneNote
Outlook
Power Point
Publisher
SharePoint Workspace
Word

4. Microsoft Access
Una base de datos es una recopilación de información
relativa a un asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento
de una colección de música.

5. Herramientas
 Tablas para almacenar los datos.
 Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos
que necesita.
 Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las
tablas.
 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño
específico.
 Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar
los datos de la base de datos desde Internet o desde una
intranet.

6. Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde
varios lugares.
 Mostrar los datos en una consulta
 Mostrar los datos en un formulario
 Mostrar los datos en un informe
 Mostrar los datos en una página
de acceso a datos

7. Microsoft Excel
Es un software que permite crear tablas, y calcular y
analizar datos. Este tipo de software se denomina
software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas
que calculan de forma automática los totales de los
valores numéricos que especifica, imprimir tablas con
diseños cuidados, y crear gráficos simples.

8. Herramientas
El programa posee una interfaz intuitiva, con
herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso.
En cuanto a las funciones que permite son:
-crear de gráficas
- elaborar tablas y formatos que incluyan:
Cálculos matemáticos mediante fórmulas como: (+)
suma, (-) resta, (*) multiplicación, (/) división y (^)
exponenciación.

9. Las principales características de Excel son:
Es una hoja de cálculo
Puede hacer cálculos muy largos
Tiene limitaciones increíblemente pequeñas
Una tabla no es un reto para Excel
Plantillas y ejemplos muy explícitos
Relleno y formato de celdas

10. Microsoft InfoPath Designer
Cuando se diseña un archivo de plantilla de formulario,
se crea un solo archivo que contiene los archivos
auxiliares que implementan el diseño, las vistas y la lógica
de los que depende una solución de formulario de
InfoPath partícula.

11. Herramientas
Puede utilizar funciones en sus plantillas de formulario de
Microsoft Office InfoPath para realizar diversas tareas,
tales como el recuento de número de campos o el
cálculo de la suma de una columna en un tabla
extensible. Utilice funciones en que se escriben en el
cuadro de diálogo.

12. Descripción general de las funciones
Funciones de fecha y hora
Funciones de campo
Funciones matemáticas
Funciones de texto
Otras funciones

13. Microsoft InfoPath Filler
Los usuarios que están rellenando formularios disponen
de una interfaz de usuario sencilla y fácil de usar y
pueden elegir entre guardar un borrador, guardar una
copia local o guardar como PDF y tienen un informe
local del formulario.

14. Herramientas
Validación de datos pone a prueba la validez de la
entrada en los campos Formato condicional se puede
utilizar para cambiar el aspecto o la visibilidad de los
objetos sobre la base de los valores en la forma. Tiene un
valor enlazado a un campo en el origen de datos del
formulario.

15. Formularios para capturar información y guardar el
contenido en un archivo.
Acceder y visualizar los datos de fuentes divergentes
Ejecutar como un formulario de explorador Web

16. Microsoft OneNote
Es un producto de software desarrollado por Microsoft
para facilitar la toma de notas, la recopilación de
información, y la colaboración multiusuario.

17. Herramientas
OneNote permite colocar notas en páginas de dos
dimensiones y ofrece la posibilidad de agregar dibujos,
diagramas, fotografías, elementos multimedia, audio,
vídeo, e imágenes escaneadas.
•incluir texto.
•Diagramas
•Imágenes
•Tablas en las notas creadas.

18. Microsoft Outlook
Es un programa de organización, ofimática y cliente de correo
electrónico de Microsoft, y forma parte de la suite Microsoft
Office.
Puede ser utilizado como aplicación independiente o con
Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples
usuarios dentro de una organización tales como buzones
compartidos, calendarios comunes, etc.

19. Herramientas
Ofrece herramientas de primera calidad para la
administración del correo electrónico personal y de
negocios. obtendrá un conjunto mejorado de
experiencias para satisfacer sus necesidades de
comunicación en el trabajo, el hogar y la escuela.

20. Mensajes de correo electrónico de varios buzones.
Sincronice varias cuentas de correo electrónico de
servicios como:
o Hotmail
oGmail

21. Microsoft Power Point
Es un programa de presentación desarrollado por la empresa
Microsoft para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac
OS, ampliamente usado en distintos campos como la
enseñanza, negocios, etc.

22. Herramientas
Variedad de extensiones con las que puede guardarse el
archivo, entre las que se cuentan las extensiones nativas
del programa como PPT que es la extensión con la que
se puede editar la diapositiva que se esté haciendo y
PPS que es la extensión con la que el programa
reconoce la diapositiva y la ejecuta.

23. •Al crear una presentación, una de sus puestos de trabajo
como presentador es mantener la atención de su audiencia.
•Serie de efectos especiales para mejorar la calidad
•Animaciones
• Efectos de transición al cambiar
de diapositiva .

24. Microsoft Publisher
Es considerado como un programa para principiantes o
de «nivel de entrada» que difiere del procesador de
textos Microsoft Word en que se hace hincapié (que se
refuerza) en el diseño y la maquetación de las páginas,
más que en el proceso y corrección de textos.

25. Herramientas
Ayuda a crear, personalizar y compartir con facilidad una
amplia variedad de publicaciones y material de marketing.
Incluye una variedad de plantillas, instaladas y descargables
desde su sitio web, para facilitar el proceso de diseño y
edición.

26. Formularios comerciales
Proyectos para doblar hojas
Etiquetas
Diplomas
Sitios web

27. Microsoft SharePoint
Workspace
Es el conjunto de archivos que se comparten, así como
algunas ayudas para la colaboración en grupo, que es un
workspace (espacio de trabajo) compartido. Un usuario invita
a otros miembros después de crear un workspace.

28. Herramientas
Se puede usar para tomar contenido de un sitio de
SharePoint sin conexión y colaborar en el contenido con
otros usuarios sin estar conectado a la red. Mientras
usted y otros miembros del grupo están desconectados,
pueden hacer cambios en el contenido de SharePoint.

29. Personalizar las herramientas que proporciona SharePoint
Workspace.
oCalendario
o Debate
oUso compartido de archivos
oOutliner
oFotos
oNotas
oNavegador web

30. Microsoft Word
Es software que permite crear documentos en un equipo.
Puede usar Word para crear textos con una buena apariencia
mediante fotografías o ilustraciones multicolores como
imágenes o como fondo, y agregar figuras como mapas y
tablas.

31. Herramientas
Procesador de texto, Un procesador de textos contempla otras
características tales como márgenes, tamaño y formato de la
hoja, numeración de página, encabezado y pie de página
Puedes aplicar distintas fuentes a lo largo del documento, e
incluso efectos a las fuentes, tales como negrillas, cursiva,
subrayado, color a las letras, etc.

32. Documentos en columnas, tipo periódico
Tablas, que facilita el hacer cuadros tabulares
Formatos
Formularios
Tarjeta postal