Manual siage

MINEDU – OFIN
MANUAL DE USUARIO
Fecha: 21-Febr-11

OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN

Sistema de Información de Apoyo a la
Gestión de la Institución Educativa
SIAGIE v.2.0.1

Manual de Usuario

OFIN -2011 Página 1 de 111

MINEDU – OFIN
MANUAL DE USUARIO
Fecha: 21-Febr-11

HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

16/11/2009 1.0 Elaboración del manual. PO

06/05/2010 1.0 Elaboración del manual de Usuario. YC
12/05/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC



27/08/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha LA






19/01/2011 2.0 Actualización de las opciones de: Datos de Institución YC
Educativa: parámetros, Año Académico (activación),
Módulos y especialidades, Procesamiento de notas:
prematrículas



Autor(es):
YC : Yajaira Canal
LA : Liz Alvarez

Revisores:
HZ : Hugo Zumaeta


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Fecha: 21-Febr-11

Contenido
1. Introducción ......................................................................................................................... 4
2. Ingreso al Sistema .............................................................................................................. 5
CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL............................................................................ 8
3. Datos Institución Educativa ............................................................................................... 8
4. Año Académico ................................................................................................................. 15
5. Fases .................................................................................................................................. 19
6. Períodos de Evaluación ................................................................................................... 20
7. Registro de Ambientes .................................................................................................... 21
8. Grados y Secciones ......................................................................................................... 23
9. Fechas Especiales IE ...................................................................................................... 34
CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS ...................................................................... 36
10. Registro de Estudiantes .............................................................................................. 36
11. Matrícula de Estudiantes ............................................................................................. 47
12. Nómina de Matrícula .................................................................................................... 62
13. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 64
14. Resoluciones IE ............................................................................................................ 71
15. Estudiantes por sección .............................................................................................. 75
16. Padrón de Apoderados ................................................................................................ 79
17. Cambio de Sección por Estudiante ........................................................................... 79
18. Traslado de Estudiantes .............................................................................................. 81
19. Retiro de Estudiantes................................................................................................... 83
CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN ........................................ 84
20. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 84
21. Registro de Notas Genérico........................................................................................ 87
22. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 93
23. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 95
24. Procesar Notas ............................................................................................................. 97
25. Proceso Disgregado de Notas.................................................................................. 102
26. Impresión de Boletas de Información ...................................................................... 106
27. Acta Consolidada de Evaluación ............................................................................. 109
28. Recuperación Subsanación ...................................................................................... 110
29. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................ 110
30. Reporte Recuperación y Subsanación.................................................................... 111


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1. Introducción

a) OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0
(Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación
para ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional.
El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las
Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos
administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán
generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros
de Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación.
De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa
y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los
recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes
Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).
b) ALCANCE DEL SISTEMA

Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que
sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de
manera independiente y centralizada.
c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema cuenta con los siguientes módulos:
d) Administración del Sistema

Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados
para su acceso al sistema.
e) Configuración

Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel
de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por
parte del equipo de administración central del MINEDU.
f) Administrar Personal

Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la
institución educativa.
g) Administrar IE

Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su
proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el
soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.

h) Administrar Red

Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo
el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.
i) Seguridad

Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al
sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios.
Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:
j) Ayuda

Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades
del Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas
ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las
operaciones del sistema.


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La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción
abrirá la siguiente ventana.

Para ver los videos
pulse sobre la opción
que quiere ver

2. Ingreso al Sistema

Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:
http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,
después ingresar a la opción de “Intranet”

Ingrese a la
opción Intranet

Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos
con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.


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Ingrese al
SIAGIE 2.0

Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema

Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrara el Sistema
será la de configuración Inicial de la Institución Educativa en donde se puede seleccionar los datos
básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente su Institución Educativa


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Por defecto
aparece el
nombre de la IE

Seleccione los
turnos de la IE

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institucion Educativa El nombre de la Institución Educativa
Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa
Año Academico El año Académico correspondiente

Nro de aulas Seleccione el número de aulas con los que cuenta
la Institución Educativa
Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluación

Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema


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Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de
secciones por grado en la I.E

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”, pulsar
varias veces el botón Refrescar.

Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”

Finalmente pulse el botón “Finalizar”

CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL

3. Datos Institución Educativa
Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite
complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de
página web, entre otros.

Datos de la IE
extraídos del
padrón de
ESCALE.


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Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se
realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un
botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está
previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo
las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.

La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se
tiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta
manera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y
pulse aceptar

En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.
A continuación realice los siguientes pasos:

a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.-
Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se
habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre
otros.

Para modificar los datos del director:
Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en
Sistema Único de
Planillas

Búsqueda de personal
en la base del sistema

Tamaño
del escudo


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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)
Código Modular Identificador del personal
Anexo Anexo
Nivel Nivel Educativo
Nombre Nombre de la institución educativa
Gestión Encargado de la gestión
Departamento Departamento de institución educativa
Provincia Provincia de institución educative
Distrito Distrito de institución educative
Dirección Dirección de institución educative
Centro Poblado Nombre del centro poblado
Tipo I.E. Tipo de institución educative
Forma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)
Cod. Local Código numeral asignado al local
DRE DRE a la cual pertenece la Institución Educativa
Ugel Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa
Resolución Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la
AUTORIZACION DE institución educativa
FUNCIONAMIENTO
Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización
Turno Turno de enseñanza
Días de la Semana Seleccione los días laborables de la I.E
Laborales

Horas pedagógicas por Distribución de las horas pedagógicas por día
día
Genero Genero de la I.E

Característica Modo de enseñanza establecido
Datos de Registro
Director Nombre del director de la IE
Teléfono Número telefónico de la IE
Email Cuenta de correo electronic
Página Web Dirección de página web


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1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una
ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que
corresponden:

2. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se
muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en
la IE en la opción Registro de Personal.

3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente
ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas
como la duración de la hora libre

Seleccione el turno

Ingrese el horario
del turno

Ingrese la duración
de la hora
académica y de la
hora libre

4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede
agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.


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Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo
de hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta
qué hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas,
entonces el sistema irá mostrando las mismas.

Si el usuario ha establecido la
duración de las horas, tanto
académica como libre, entonces el
sistema colocará la hora que
corresponde.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente
ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden
superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías

5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la
semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.


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6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución
educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño
de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la
imagen

Muestra la ventana
de dialogo

Carga imagen
al sistema

Elija una imagen del
ordenador o PC

Pulse el botón
Abrir para copiar la
ruta de la imagen

b) MODIFICAR PARÁMETROS.-
Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña
Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten
configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.


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Los valores de los parámetros son los siguientes:

Límite Criterio de Evaluación Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las
Libreta. libretas de notas del estudiante a partir del cual el
sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por
defecto, el valor es 40.
Si una IE emplea un total de criterios de evaluación
mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el
sistema empiece a recudir el tipo de letra en la libreta y
de esta forma permitir que la libreta se emita en una
cara de un papel tamaño A4.
Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se
imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que
Registrar/Imprimir apreciaciones si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la
del tutor libreta de notas.
Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces
mediante esta opción se indica cuántas líneas se
reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Líneas en blanco para registro
manual
Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el
Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de
notas.

Visualización de datos de libretas
de notas

1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña
correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que
permiten configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año
académico en la IE.


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Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas
en los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione
programas, el usuario podrá seleccionar el o los programas.

Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber
seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.

4. Año Académico
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el
período de inicio y fin de vigencia.


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Registrar Año
Académico

Enlace
modificar Año
Académico Eliminar el
registro

a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y
luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Año Detalle descriptivo del año académico
Fecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académico
Fecha Fin Calendario fecha de fin de año académico
Estado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE,
el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una
sección posterior en esta opción cómo se activa un
año académico.

b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).

d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que
sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para
el Trabajo.

El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que
se muestra a continuación:


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Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de
combinación entre especialidades y módulos:

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar
el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de
grado académico dentro de la IE.
e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma
importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del
mismo. Los estados posibles de un año académico son:

Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de
activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.
Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información.
El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se
mostrará el siguiente mensaje:

Hacer clic en
año inactivo

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el
año académico:


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Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico
indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas
por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el
informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería
parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la
página desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a
un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el
ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a
cerrar un año académico.

Hacer clic en
año abierto


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Nota: El cierre de un año académico es irreversible.

5. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a
desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).
El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Registrar Fase

Enlace
Modificar
Fase Elimina el
registro

a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los
datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de fases

ESTADO
Activo
Inactivo

Al marcar la casilla se
establece la
asistencia a la fase

Fase Identificador y descripción de la fase.
Fecha Desde Calendario fecha de fase desde
Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar
dentro de las fechas de año académico.
Estado Estado de registro
Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.


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b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de
la columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar
(símbolo del aspa).

6. Períodos de Evaluación
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el
Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las
actividades del Año Académico.

a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación
Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación
Estado Estado de la etapa de evaluación

En el inicio del año académico, se recomienda
mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente,
al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior
culminación se deberá cambiar este estado,
respectivamente a En evaluación y Evaluado.


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Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica
Período
Evaluación

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa
inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el

7. Registro de Ambientes
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la
institución educativa.

Registro de
Ambiente

a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar
los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


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Código Identificador del ambiente
Tipo de Ambiente Tipo de área física

Descripción Descripción del ambiente
Ubicación Descripción detallada de la local físico
Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el
ambiente.
Área Medida del local en metros cuadrados.
Estado Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.
Bueno Número de bienes en óptimo estado
Regular Número de bienes en regular estado
Malo Número de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

Enlace
Modifica
Ambiente
Eliminar
el registro
b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).

d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.


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Descripción del Reporte:
Aula Es la descripción del aula.
Ubicación Ubicación física del aula.
Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.
Cap Capacidad de estudiantes
Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la
Institución Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a
llevar en un año académico determinado.
a. A GREGAR G RADO POR A ÑO .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego
marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están
disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Lista de Marcar la casilla de
Grados selección de registro.
disponibles

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:


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El sistema reconoce que para el Elimina el
nivel educativo al que pertenece la registro
IE y según el diseño curricular se
van a asociar estas áreas
curriculares a cada grado.

1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son
consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe
pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas
correspondientes a un determinado grado.

Configuración de
Especialidad a un área
de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego
seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.

Finalmente pulse
Agregar
Seleccione los talleres
que va agregar

Dado que los talleres que
aparecen son áreas, debe haber
un catálogo único de áreas que
pueden ser talleres.


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En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en
donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Finalmente pulse aceptar

Pulse sobre el aspa

Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.
Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera
necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que
solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado
especificado.

Seleccione el módulo
Al presionar el botón de especialidad y
Agregar, se muestra pulse el botón Grabar.
esta ventana.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones
asociadas a un grado de la IE.


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3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado
seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del
área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

Contenido
Silábico

Números de
criterios de
evaluación

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se
accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas
por Año.

Agrega
Criterio de
Evaluación
Elimina el
registro


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5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el
botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón
Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al
elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el
botón Grabar.


Código Año Identificador del año académico
Código Diseño Identificador del diseño curricular
Código Nivel Identificador del nivel educativo
Código Grado Identificador del grado
Código Área Identificador de área generic
Código Identificador del contenido silábico


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Descripción Descripción del contenido silábico
Fecha Programada Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un
registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las
secciones.

Opción para
modificar la sección

Horarios de
Estudiantes
Sección
de Sección

b. A GREGAR S ECCIONES .
1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular
debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para
grabar los datos pulse el botón Grabar

Listado de
Personal

Listado de
Aulas

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la
Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble
click en el registro del aula.


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Id Sección Identificador de sección
Descripción Descripción de la sección
Tutor Es el personal encargado o responsable de la
sección. Previamente debe estar registrado como
personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al
momento de crear la sección el registro puede
continuar.
Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la
sección.
Num. Vacantes Número de vacantes disponibles.
Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En
una fase de recuperación es posible crear secciones
que agrupen a los estudiantes de diferentes
secciones para que se recuperen en un área
determinada.
Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la
fase de recuperación de la IE, se forman secciones
que van a agrupar a los diferentes estudiantes que
están recuperándose en un área en particular.
Turno Es el turno en el que funcionará la sección.

2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase
recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación
descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la
Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.


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Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse
doble click en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de
áreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble click en el
registro del aula.

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde
muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que
recuperaran una determinada área


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Fecha: 21-Febr-11

3) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un
registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

Opción para modificar
los horarios Elimina el
registro

4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el
botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.

Listado de Áreas
Genéricas

Listado de
Docentes


Áreas Área genérica impartida
Docentes Docente responsable del dictado
Día Día de la semana en que se dicta el área en la
sección.
Desde Hora de inicio del dictado
Hasta Hora de fín del dictado

Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada
posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del
sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen
una asignación de este tipo.
Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un
registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.
Para una sección regular:


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Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente
manera:

Pulse aquí para ver la
última libreta de notas
como muestra la siguiente
ventana

Después de pulsar la opción de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nos
muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación:
Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema
mostrará una ventana similar a la siguiente:


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Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir
agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la
siguiente ventana:

Por defecto se muestran
todos los registros
marcados para ser
agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año
académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al
presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.
5) Registro de Notas

El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de
registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve
para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le
mostrara la siguiente
ventana

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se
desea controlar.

Elige el periodo de
evaluación


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Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del
candado y viceversa.

Si el candado se
encuentra cerrado no
podrá realizar
modificaciones de notas
en el área

Si el candado se
encuentra abierto podrá
realizar modificaciones
de notas en el área

9. Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no
laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las
fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar
evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un
domingo.

Agregar fecha
especial

a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y
luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.


Código Identificador de la fecha especial, este número es
autogenerado por el sistema.
Descripción Descripción de la fecha especial

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Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el
personal docente se les registrará la asistencia.
Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales.
Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la
Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace
Modificar
fecha Eliminar
especial el registro

b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el

d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas
especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

Por defecto aparecen
marcadas todas las
fechas especiales
generales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.


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CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS

10. Registro de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda
la información necesaria para llevar un control de su progreso.

Búsqueda
por filtros

Búsqueda
específica

a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Calendario para
selección de fecha

Listado de Ubigeo:

Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos
y nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se
bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara


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Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema
Código Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo
nacional.
Sexo Género masculino o femenino
Posee apellidos Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o
materno.
Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante
Apellido Materno Apellido Materno del estudiante
Nombres Nombre completo del estudiante
Cargar foto Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y
ser de los formatos .jpg, .bmp.
País Nacimiento País de origen del estudiante
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento
Estado Civil Condición del estudiante
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:

Si ingresa el nombre con
doble espacio el sistema le
mostrara este mensaje

El control de la homonimia en el sistema.
En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de
un estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que
sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el
sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.

Para acceder a la información
pulse doble clik en el registro

El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para
que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un


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caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna
“registrado como”.
Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga
con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la
información como nueva.
Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de
ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información
ingresada y le saldrá la siguiente ventana.

En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos
se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.
b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros
para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón
Modificar para realizar los cambios.

Nuevas pestañas

Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón
correspondiente y aparece la siguiente ventana.

Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del
estudiante. Enseguida pulse “Abrir”.


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Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra
de progreso:

Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:

GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS
FICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se pueden
complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.
Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al
estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:


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Ingrese el número
de documento

Seleccione el tipo
de documento

Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada
A continuación se va a detallar las demás fichas:
FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va
habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

Año Año de nacimiento
Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante
Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante
Lugar Lugar de domicilio
Teléfono Teléfono de domicilio

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la
información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.


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FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos
modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información
correspondiente

Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral

Registro de
Situación
Laboral


Año Año de labores
Edad Edad correspondiente al año de labores
Descripción Detalle del trabajo o las labores realizadas
Horas Sem. Número de horas semanales que laboró

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la
información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos
modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información
correspondiente
Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios


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Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios


Lengua Materna Lengua por parte de madre

Segunda Lengua Segunda lengua que domina

Religión Religión que profesa.

Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Detalles del modo de nacimiento
Número Hermanos Número de hermanos del estudiante
Lugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos

GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD
FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información
del peso y talla del estudiante.


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Calendario


Fecha Fecha del chequeo médico realizado
Control Tipo de control realizado.

Resultado Resultado de la consulta realizada
Observaciones Detalle u observaciones adicionales

FICHA ESTADO DE SALUD:


Edad aprox. Edad aproximada del estudiante
Tipo Tipo de estado de salud.

Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacuna
Si se trata de una enfermedad:

Si se trata de una vacuna:

Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna.


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FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):

FICHA OTROS (Controles de salud):


Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir
Experiencia Traumática Accidente o caso acontecido
Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante

GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES


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Apellido Paterno Apellido paterno del familiar
Apellido Materno Apellido materno del familiar
Nombres Nombres del familiar
País Nacimiento País de nacimiento del familiar
Estado Civil Estado civil del familiar

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar
Parentesco Relación del familiar con el estudiante

Grado Instrucción Grado alcanzado.

Domicilio Dirección de vivienda del familiar
Centro de Trabajo Centro de labores del familiar
Teléfono Número telefónico del familiar
Celular Número de teléfono móvil del familiar
Email Correo electrónico del familiar.
Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar
Vive Estado de existencia del familiar

c. Generar Ficha de Matrícula.- Se accede al pulsar el botón “Generar Ficha Única de
Matrícula”, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opción
permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula.

Ficha Registrar Estudios/ Principal

Opción para generar el
Generación de la ficha reverso de la ficha única
única de matrícula de matrícula


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Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF.

Si el usuario ha indicado “Reverso” como se muestra en la siguiente imagen

Y pulsa la opción “Generar Ficha Única de Matricula” mostrara el reverso de la ficha de
matrícula como se muestra en la siguiente ventana.

d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros
para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de
confirmación de la acción.


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e. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato
específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento.
Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de
registro de estudiante para su mantenimiento.

Los datos a partir de los cuales se puede buscar son:
Código Estudiante Identificador asignado por el sistema
Código del Educando Identificador de único de estudiante
Tipo de Documento Documento de identidad
Número de Documento Número de documento de identidad

f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el
sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace
ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado
en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Campo para ingreso
Filtros (apellidos de texto
nombres y código
modular)

11. Matrícula de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el
presente año académico.
Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal
donde se podrá registrar la matricula de los estudiantes


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Búsqueda por
datos
específicos

a. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para
grabar los datos pulse el botón Grabar.

Enlace Registrar
el apoderado

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que es
asignado por el sistema para cada año académico en
cada IE.
Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Vea
posteriormente en este acápite la búsqueda y creación
de estudiantes para ser matriculados.


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Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta
fecha se usa también al momento de asociar
resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser
diferente a la del sistema. El sistema internamente
guarda la fecha en la que se crea un registro de
matrícula.
Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.

Apellidos y nombres: Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Condición de Matricula

Situación matrícula

Ingresante El estudiante ingresa a estudiar
en la IE al primer grado del nivel.
Promovido El estudiante ha sido promovido
desde el grado anterior.
Repite El estudiante no ha sido
promovido, es decir ha repetido el
grado.
Reentrante El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado
Reingresante El estudiante ha reingresado a
estudiar
Grado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si
la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá
el registro del primer grado. Si es promovido, entonces
no se permitirá el primer grado del nivel.
Sección Es cualquiera de las secciones que se han registrado
en el sistema.
Trabaja

Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas
semanales en la cual se tiene que poner las horas
correspondientes al trabajo y la condición de trabajo
en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones
I.E Procedencia

Misma IE El estudiante procede de la
misma IE para esta matrícula.
Otra IE El estudiante procede de una IE
diferente a la de la matrícula.
Su casa El estudiante no proviene de
ninguna IE.
Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre
que la IE de procedencia del estudiante matriculado
sea “Otra IE”.


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Condicion Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el
mismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana
indicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente
ventana.

Búsqueda y creación de nuevos estudiantes
Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado
el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder
matricularlo.
Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes
pulse clic en el botón de ayuda.
Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y
seleccionar una de las dos opciones
“En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se
asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE.

“Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta
será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de
tiempo.

Registrar
Estudiante

Búsqueda Búsqueda en el
dentro de la IE archivo general
de estudiantes

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre
el registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la
siguiente ventana


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Pulse sobre el
registro

En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la
opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar
Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que
queda se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema.
Código Educando Identificador único del estudiante dentro
del sistema educativo nacional.


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Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante
Apellido Materno Apellido Materno del estudiante
Nombres Nombre completo del estudiante
País Nacimiento País de origen del estudiante
Estado Civil Condición del estudiante
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento,
provincia, distrito)

Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está
matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente
mensaje:

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del
apoderado:

Este formulario solicita los siguientes datos:

Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el
apoderado.
Tipo y número de Es el tipo y número de documento de identidad
documento del familiar.
Apellido Paterno Apellido paterno del familiar
Apellido Materno Apellido materno del familiar
Nombres Nombres del familiar
País Nacimiento País de nacimiento del familiar
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.
Estado Civil Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa


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siempre y cuando el país de nacimiento sea
Perú.
Parentesco Relación del familiar con el estudiante
Sexo Género masculino o femenino. Si se eligió el
parentesco Madre, entonces se marcará Mujer.
De igual manera, con el parentesco Padre, se
marcará Hombre en sexo.
Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Dirección de vivienda del familiar
Centro de Trabajo Centro de labores del familiar
Teléfono Número telefónico del familiar
Celular Número de teléfono móvil del familiar
Email Correo electrónico del familiar.
Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar
Vive Estado de existencia del familiar

Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda
ingresar la información.

Seleccione la opción de apoderado

Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con
ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el
registro de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.
b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee
modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción
“Buscar”


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