Sesión 01 OT Rev2.pdf

HERRAMIENTAS PARA UNA EFICIENTE
GESTIÓN DE OFICINA TECNICA
CURSO VIRTUAL
Mayo 2020
Sesión 1
HERRAMIENTAS
PARA
UNA
EFICIENTE
GESTIÓN
DE
OFICINA
TECNICA
INNOVACIÓN, TECNOLOGÍA Y CONSTRUCCIÓN
ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN EN CONSTRUCCIÓN

HERRAMIENTAS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE
OFICINA TECNICA

HERRAMIENTAS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE
OFICINA TECNICA
Ganancia
Costo
Aumento de
la Ganancia
Ganancia
Costo
Precio constante
Costo 1
Costo 2
Disminución del costo
Para ganar más hay que reducir los
costos, para reducir los costos se debe
ser más productivos.
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

¿QUE FUNCIONES ABARCA LA
OFICINA TÉCNICA DE UN PROYECTO?
!ÉXITO¡
Control de
Plazo
Gestión de
Sub
contratas
Gestión de
Ingeniería
Gestión de
documentos
Control de
Costos
Gestión
contractual
y ordenes
de cambio
OFICINA
TECNICA

Que abarcaremos…
Sesión 01:
Control de
Costos
Sesión 02:
Control de
Plazo
Sesión 03:
Gestión de
Subcontratas
Sesión 04:
Resultado
Operativo
HERRAMIENTAS PARA UNA EFICIENTE
GESTIÓN DE OFICINA TECNICA
Práctica y aplicativa
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Gestión de Costos
Control de
costo
Estimación de
costos
Alcance del
proyecto
Factores
ambientales
Condiciones de
mercado, información
comercial
Presupuesto
Meta
Presupuesto
contractual
Nace la Línea base de costos
autorizada
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

SESIÓN 01: CONTROL DE COSTOS
CONTENIDO
1.2 Estructura de control
1.1 Definiciones importantes ¿Qué?
1.3 Presupuesto meta

1.1 Definiciones
importantes
¿Qué?

1.1 DEFINICIONES IMPORTANTES
Sesión 01: Control de Costos
¿Porque controlamos los costos?
El Control de Costos es el proceso a través del cual se administra la información
de costos del Proyecto, de modo que permita obtener de manera confiable y
oportuna el resultado a la fecha y a fin de Proyecto para tomar las decisiones que
permitan mejorar el resultado económico del mismo.
Tip 01: Todo aumento al presupuesto
(Adicionales) debe estar aprobado
de acuerdo a un proceso integrado de
cambios.
Es un registro ordenado de acuerdo a la
Estructura de Control de la venta y los
costos del Proyecto, que permite la
toma de decisiones y acciones
orientadas a cumplir con las metas
económicas definidas en el
Planeamiento y plasmadas en el
Presupuesto Meta.
Para saber si estamos perdiendo o ganando..
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Asociación Americana de Ingeniería de
Costos (AACE: American Association of
Cost Engineering)
Procesos de estimar, presupuestar y
controlar los costos de tal manera que el
proyecto se ejecute con el presupuesto
aprobado.
Instituto de control de proyectos
(PMI: Project Management Institute)
Aplicar procedimientos para limitar los costos
del proyecto a solo los autorizados, para
enfocar los esfuerzos de control a donde son
más efectivos y lograr un máximo control a
un mínimo costo.
¿Qué es la gestión de costo según los
entes internacionales?
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Standards – buenas prácticas - certificaciones
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Ratios de Producción y Velocidad de avance
¿Qué es un ratio?
… Es el consumo de recursos expresados por unidad de trabajo.
… Representa la eficiencia en el trabajo.
Por ejemplo: HH/kg, US$/m3
¿Qué es el rendimiento?
… Es la cantidad de trabajo que ejecuta una cuadrilla en un período
determinado.
… Representa la velocidad de avance.
Por ejemplo: m3/día, ml/día
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Ratios de Producción o Índice de Productividad (IP)
FÓRMULA PRÁCTICA
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Análisis de Precios Unitarios (APU)
¿Qué es?
… Es una metodología de cálculo del costo por unidad de la
partida presupuestal.
… Se basa en determinar la cantidad de recursos por
unidad en función al rendimiento de una cuadrilla.
Ejemplo:
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Análisis de Precios Unitarios (APU)
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Cálculo del Índice de Productividad:
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Partida 2.3 COLUMNAS ACERO DE REFUERZO
Rendimiento kg/DIA 300.0000 300.0000 Costo unitario directo por : kg 4.50
H.H. H.M . 0.0133 Jornada 8.00
Código Descripción Recurso Unidad Cuadrilla Cantidad Precio S/. Parcial S/.
Mano de Obra
0147010001 CAPATAZ hh 0.1000 0.00267 14.70 0.04
0147010002 OPERARIO hh 1.0000 0.02667 12.90 0.34
0147010003 OFICIAL hh 1.0000 0.02667 11.55 0.31
0.69
Materiales
0202830003 ALAMBRE #16 kg 0.02000 4.90 0.10
0203020005 ACERO FY=4200 KG/CM2 kg 1.06500 3.40 3.62
0229510093 DISCO ABRASIVO 14" PARA TRONZADORA
pza 0.00200 12.00 0.02
0282010001 SEPARADORES DE CONCRETO und 0.10000 0.30 0.03
3.77
Equipos
0337010001 HERRAMIENTAS MANUALES %MO 3.00000 0.69 0.02
0.04
IP = 0.05334 hh/kg Se lee: “ Se necesitan 0.05334 horas hombre para producir 1 kg de acero”
“ Se necesitan 0.053 hh para habilitar y colocar 1 kg de acero”
0.05334
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

IP = 1.142 hh/m2 Se lee: “ Se necesitan 1.14 horas hombre para producir 1 m2 de encofrado”
Hay tipo de índices de productividad en el Encofrado
Partida 3.2 VIGAS ENCOFRADO Y DESENCOFRADO H < 3.00 M
Rendimiento m2/DIA 14.0000 14.0000 Costo unitario directo por : m2 49.03
H.H. H.M . 2.8571 Jornada 8.00
Código Descripción Recurso Unidad Cuadrilla Cantidad Precio S/. Parcial S/.
Mano de Obra
0147010001 CAPATAZ hh 0.1000 0.05714 14.70 0.84
0147010002 OPERARIO hh 1.0000 0.57143 12.90 7.37
0147010003 OFICIAL hh 1.0000 0.57143 11.55 6.60
14.81
Materiales
0202000008 ALAMBRE NEGRO RECOCIDO # 8 kg 0.04000 4.90 0.20
0202010061 CLAVOS PARA MADERA kg 0.03200 4.90 0.16
0230200011 DESENCOFRANTE gln 0.01667 17.50 0.29
0243010099 MADERA PARA ENCOFRADO p2 0.20000 4.05 0.81
0272000118 ELEMENTOS DE PVC P/ENCOFRADO m2 1.00000 0.65 0.65
2.11
Equipos
0330610004 FONDO VIGAS ULMA m2 0.30700 13.00 3.99
0330610005 LATERAL VIGAS ULMA m2 0.69300 8.00 5.54
0332000073 FLETE EQUIPO ULMA kg 90.00000 0.06 5.40
0337010001 HERRAMIENTAS MANUALES %MO 3.00000 14.81 0.44
0348090033 ANDAMIO METALICO C/TABLAS-CUERPO/ALQUILER
DIA 5.0000 0.35714 3.00 1.07
0348090037 SOPORTE DE VIGAS ULMA (h<4.00 m) m 0.82000 14.00 11.48
32.11
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Presupuestos:
¿Qué es el presupuesto contractual?
… Es el presupuesto con el que fue adjudicado el proyecto para su ejecución.
También se llama presupuesto VENTA y lo elabora el equipo de presupuestos.
¿Qué es el Presupuesto Meta?
… Es el presupuesto elaborado por el equipo de obra durante los primeros
meses del mismo. Se basa en el presupuesto contractual, en la experiencia y
conocimiento de las condiciones reales de obra. Se elabora con el fin de
evaluar las metas económicas del proyecto.
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Brechas
… Una brecha es la comparación o diferencia entre dos cantidades
análogas. Por ejemplo, entre el presupuesto contractual y el
presupuesto meta, costo real y previsto, etc.
¿Cuándo y para qué se utiliza?
… El análisis de brechas se realiza durante la elaboración del
“Presupuesto Meta”, el “Control de Costos” y en general, cada vez que
se analiza el consumo de recursos.
… El análisis de brechas busca fundamentalmente establecer dónde y
porqué se han producido diferencias entre los costos analizados.
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Análisis de Brechas
¿Qué hacemos luego de haber identificado una brecha?
… Debemos analizar o buscar el motivo que la originó. De esta
manera podremos decidir qué acción de mejora es la más
adecuada.
¿Qué puede originar una brecha?
▪ Tarifas (Precios)
▪ Cantidades (Metrados)
▪ Productividad (Ratios)
▪ Velocidad de avance (Rendimientos)
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

CURSO
TALLER
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DE
OFICINA
TÉCNICA
Definición de Costo
Es la conversión de recursos en resultados de proyectos:
• El costo es el valor de una actividad o tarea.
• Los recursos utilizados se clasifican como material, trabajo y "otros".
• El valor del activo también puede incluir los elementos de costo de material
de desperdicio o piezas de repuesto de fabricación, forma de construcción
y artículos de seguridad desechables, y el costo de transportar el material
al lugar de trabajo.

Elementos de Costo vs Precio
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Costo: A partir del metrado de cantidades & la información presentada en los
documentos de alcance, la asignación de valores de costo de los elementos de trabajo a
ejecutar & items relacionados
Precio: Determinación de la cantidad que se cargará al cliente (ya sea a suma alzada o
precio unitario) de manera que se incluya la utilidad & contingencias en adición a los
valores directos e indirectos.

CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Elementos del Costo
Figura: Componentes de Estimado de Costos de Construcción
COSTESTIMATE
INDIRECTCOST
DIRECTCOST
Profit Contingency
Labor Material Equipment Subcontract T
axes Gen.Cond. Risk Overhead
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Categoría de los Costos
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Agrupar los elementos de coste en costos directos, indirectos, fijos y variables.
Categoría Descripción
Directo Recursos necesarios para completar una actividad o tarea.
Indirecto
Son recursos necesarios para dar soporte a la actividad o tarea y a la vez
están asociados a otras actividades o tareas
Fijos
Son aquellos que deben ser proporcionados independientemente
del volumen de actividades o tareas que ellos soportan. Estos
pueden ser costos directos o indirectos.
Variable
Son aquellos que deben ser proporcionados y dependen del
volumen de actividades o tareas que ellos soportan. Una vez más,
estos pueden ser costos directos o indirectos.

Rubros de los Costos
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Centro de costo
Grupos de actividades del proyecto hechos de manera conveniente para recolectar y
medir los costos
Mano de Obra
Conveniente mente agrupado por el tipo de actividades o nivel de especialización
de los trabajadores
Materiales Este grupo se encuentran las materias primas, partes compradas, etc.
Equipos
Es el costo de las maquinas, herramientas y otros equipos necesarios para soportar la
producción
Subcontratos
Es importante separar los costos subcontratados, los cuales pueden ser de mano de
obra, materiales o trabajo directos e indirectos
Gastos
generales
Son costos indirectos que pueden ser trabajos o materiales.

Es la estructura con la que se ordena el Proyecto para poder realizar
el proceso de Control de Costos. Consiste en el ordenamiento del
costo del Proyecto con el fin de facilitar su control y lectura.
1.2 ESTRUCTURA DE CONTROL
Toda estructura de control incluye una doble clasificación de los costos:
Por la parte Técnica: Frente y Partida.
Por Rubros: Mano de Obra, Materiales, Equipos, Subcontratos y Costos
indirectos
Con ello se obtiene una clasificación matricial de los costos...
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

CLASIFICACIÓN MATRICIAL DE
LOS COSTOS
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
EL OBJETIVO ES..

FRENTES Y PARTIDAS
P1: Concreto
P2: Acero
P3: Encofrado
Una planta concentradora…
Un Colegio
Veredas…
CURSO
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DE
OFICINA
TÉCNICA

EJERCICIO
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

Rubro Mano de Obra
CURSO
TALLER
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DE
OFICINA
TÉCNICA
APLICACIÓN

Rubro Materiales
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Por lo general incluyen los precios de los
materiales o elementos incorporados en un
proyecto
A menudo " productos básicos" o " materiales a
granel“
En algunos casos , debe solicitar precios de las
materias de fabricantes y proveedores.
Contratistas incluyen los gastos de envío (como
parte del costo directo) e impuestos como costo
directo.
APLICACIÓN

Rubro Materiales
Consumo de materiales de acuerdo al APU
CURSO
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DE
OFICINA
TÉCNICA
APLICACIÓN

Rubro Materiales
Consumo por partida
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
APLICACIÓN

Rubro Materiales
Se recomienda elaborar un Pareto para enfocar los esfuerzos de control en
aquello materiales que se identifiquen como los más representativos en
cuanto a cantidad y costo.
CURSO
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
APLICACIÓN

Rubro Equipos
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Se refiere al costo del equipo utilizado para
llevar a cabo el trabajo (como retroexcavadoras,
grúas, excavadoras , etc.) y no los equipos
instalados de forma permanente:
• Si es arrendado, se compone de los costos de
arrendamiento y de combustible.
• Si es propiedad del contratista éstos costos
incluyen costos de posesión (de inversión ,
seguros, depreciación , etc.) y los costos de
operación (combustible , mantenimiento,
reparaciones, etc. )
• Los costos de los operadores, a pesar que
parten de los costos de operación se
incluyen por separado por la mayoría de los
contratistas como los costos de mano de
obra directa.
APLICACIÓN

Rubro Equipos
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
APLICACIÓN

Rubro Subcontratos
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Responsable de
Aprobación de OS
Aprobación de OS
Responsabilidad de
Subcontratistas
Identificación de la
necesidad de Subcontratar
un servicio en el Proyecto
Responsable de
Subcontratistas
Gestionar el proceso de
cotización e ingreso de SC
Responsable de
Subcontratistas
Generación de Orden de
Servicio
Ejecución de los trabajos
por los Subcontratistas
Subcontratistas
Generación y prestación de
valorizaciones
Responsable del
Subcontratista
Aprobación de valorización
y recepción del servicio
Responsable del
Subcontratista
Liquidación de Subcontratas
Costos de servicios provistos por subcontratistas para
realizar una porción o un trabajo en especial que el
contratista principal no puede realizar con sus propios
recursos.
APLICACIÓN

Rubro Subcontratos
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
APLICACIÓN

Rubro Costos indirectos
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Son todos los gastos que corresponden a la
administración del proyecto:
Personal que ejecuta el proyecto (gastos
generales), los riesgos del proyecto y los
impuestos y compensaciones laborales.
APLICACIÓN

El análisis debe incluir una estimación económica de los riesgos y oportunidades
asumidos por el Proyecto, de modo que se tenga la mejor proyección del resultado
posible en el momento de la elaboración del Presupuesto Meta.
Las consideraciones asumidas inicialmente y el planeamiento diseñado durante la
etapa de licitación son actualizados a través del análisis de las condiciones reales
encontradas en el Proyecto.
Para sincerar el presupuesto contractual..
Para saber nuestro margen…
Siempre se toma como base el presupuesto original
La clave esta en el planeamiento
¿QUE ES?
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
1.3 PRESUPUESTO META

FLUJO PARA LA ACEPTACIÓN DE UN
PRESUPUESTO META
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
1.3 PRESUPUESTO META

Gracias
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GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

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