La documentación de sistemas describe las características y operación de un sistema para proporcionar entendimiento a los usuarios y mantenedores. Existen varios tipos de documentación como la de programas, la de usuarios y la de políticas y procedimientos de un sistema de información. La documentación adecuada y completa es esencial para implantar, mantener y actualizar satisfactoriamente un sistema, aunque a menudo se le presta poca atención.

1. Documentación de un Sistema de
Información.
La Documentación de Sistemas es el conjunto de información que
nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo
hacen.
La documentación consiste en material que explica las características
técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar
entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo,
para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios
como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo
funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de Programas, que
explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas
de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios
en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo
usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "Programa
de Documentación", el cual consiste en una política formal cuya
documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma
rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos
sistemas.
Otra definición sería la de Registro Físico, generalmente por escrito
que contiene los siguientes elementos:
• Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su
implantación, operación y mantenimiento.
• El diseño del sistema de información administrativo.
• Procedimientos para instalar el sistema de información
administrativo.
Procedimientos para operar el sistema de información
administrativo.
Procedimientos para mantener el sistema de información
administrativo.

2. Importancia De La Documentación De Sistemas
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la
importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo
va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de
Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se
desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es
esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo,
frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le
presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto
de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la
documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente
estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.