Este documento presenta un software de gestión de alimentos y bebidas para hoteles. El software permite el control de inventario, compras, traspasos entre departamentos, informes, facturación y previsiones de pagos. Incluye módulos para la gestión de pedidos, plantillas de pedidos, compras y utilidades. El software requiere un servidor con Windows Server y estaciones de trabajo con Windows 98 o superior.

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Dossier de Producto
Gestion de Alimentación y Bebidas
Ver.9.4. (2011)
K-root Hotel Software ©

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Descripción del Software_______________________________
Software de Alimentación y Bebidas para la Gestión de almacenes.
Este documento intenta dar una breve descripción de todas las características de
nuestro software de alimentación y bebidas para hoteles.
Entendemos que no es posible transmitir todas las peculiaridades de nuestro
programa en este documento ya que la facilidad de uso, flexibilidad de manejo ante
situaciones reales en un hotel, seguridad y escalabilidad e integración, solo pueden ser
comprendidos durante una demostración de nuestro software.
Nuestra empresa está a disposición de aquel hotel que lo solicite para realizar una
demostración en sus instalaciones.
Indice________________________________________________________________
Introducción 2
Ficheros 3
Listados 5
Informes 8
Facturas y previsiones 10
Gestión de pedidos y plantillas 11
Gestión de compras 12
Utilidades 14
Requerimientos técnicos 17
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Introducción________________________________________
Software de Alimentación y Bebidas para la Gestión de almacenes.
WinStock es una solución informática moderna para el control y gestión del
departamento de compras de su establecimiento. Le permite el control del inventario de
almacén ó departamentos, compras, entradas, salidas, traspasos entre almacenes y
departamentos, estadísticas,....
WinStock es una herramienta eficaz y fácil manejo para el control del inventario de
su establecimiento.
Podrá de forma fácil y rápida crear y consultar:
Artículos
Proveedores.
Familias.
Almacenes y departamentos.
Plantillas de pedidos automatizadas.
Entradas de mercancía.
Gestión de costes.
Recepción de documentos de proveedores.
Tendencias de precios por productos.
Valoraciones de inventarios por departamentos.
Traspasos entre departamentos de manera fácil en intuitiva.
Gestión de los departamentos de Inmovilizado.
Búsquedas de la mejor compra para un artículo.
Escandallos.
Conexión con dispositivos de lectura de códigos de barras.
Descarga de las ventas de todos los departamentos (Bares, tiendas,
supermercados, restaurantes…)
Histórico de movimientos por Artículos y/o Proveedores
En todos los procesos hemos procurado que la facilidad de uso y las prestaciones no
estén reñidas.
La alta flexibilidad de configuración de nuestro sistema hace que se pueda configurar
prácticamente todo lo necesario, adecuándolo a las necesidades reales del hotel.

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Ficheros___________________________________________
Este apartado, nos permite dar de alta todos los elementos necesarios para que el
programa funcione de manera óptima Podemos configurar y definir a nuestro criterio los
siguientes apartados:
• Artículos.
Podemos crear todas las fichas de artículos en nuestras bases de datos.
• Proveedores.
Podemos generar toda la información maestra de nuestros proveedores. Crear una base
de datos con nuestros proveedores, nos permitirá agilizar todas las operaciones futuras.

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• Almacenes/Departamentos.
Podemos crear tantos almacenes y departamentos como creamos conveniente. las
compras pueden ir directamente al almacén ó al departamento sin pasar por el almacén.
• Familias.
Todas las familias que necesitamos para operar con el sistema, podemos crearlas sin
mayor dificultad.
• Bancos.
Definimos los bancos con los que operamos para poder generar órdenes de pago a
nuestros proveedores.
• Formas de pago.
Podemos definir las formas de pago más habituales, así como aquellas que creamos
conveniente.

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Listados___________________________________________
• Listado de Artículos
Listado de artículos genérico, con rangos de códigos, familias, proveedor, etc...
n
• Listado de Proveedores
Listado maestro de los proveedores, con los datos más significativos de los mismos.
• Listado de Departamentos.
Listado de departamentos creados en el hotel.
• Listado de familias
Listado de las familias creadas.
• Listado de formas de pago
Relación de las formas de pago habituales en el hotel.
• Inventario físico
Nos emite un informe para la captura del inventario. Esta captura de datos será
procesada posteriormente en el sistema.
• Artículos sin movimiento
Todos los artículos sin movimiento en un rango de fechas, quedan mostrados en este
informe.
• Artículos por proveedor
Relación de los artículos que habitualmente nos provee uno o varios proveedores.

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• Stock por departamento
El listado de stock por departamento nos permite parametrizar por departamento, mes,
familia, rango de códigos ...
• Artículos bajo mínimo
Listado en el cual aparecen los artículos cuyo stock está bajo la cantidad mínima para
ello establecida.
• Resumen de compras
Resumen de compras en un determinado rango de fechas.

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• Control de suministros
Nos permite verificar las compras realizadas a proveedores, por rango de códigos.
• Análisis de precios.
Nos muestra una relación de artículos, con la fecha de la última compra, ultimo precio
de compra y precio medio de coste actual.

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Informes___________________________________________
• Diario de Albaranes.
Relación de albaranes recibidos en un rango de fecha.
• Diario de Compras.
Resumen de las compras realizadas en un rango de fechas.
• Diario de Traspasos.
Resumen de los traspasos internos del hotel entre departamentos.

10. _________________________________________________________________________________________
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• Diario de Consumos.
Listado con los consumos de un periodo cerrado.
• Variación % de precios.
Nos permite seleccionar aquellos artículos cuyo diferencial entre las dos últimas
compras es igual ó menor al porcentaje indicado.
• Comparativa de precios.
Nos indica si un artículo que tiene más de un proveedor, cual es la mejor compra
realizada en un rango de fechas
• Extracto de compras de un artículo.
Nos muestra todas las compras en un rango de fechas de un determinado artículo.
• Histórico de un artículo.
Todos los movimientos de un artículo, compras, traspasos y consumos.
• Evolución mensual de precios.
Nos indica la evolución de precios de un artículo mees a mes.
• Resumen contable de compras
• Grafico de compras por proveedor
• Gráfico de compras por familia

11. _________________________________________________________________________________________
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• Gráfico de compras/consumos por artículos
• Gráfico de compras/consumos por departamento.

12. _________________________________________________________________________________________
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Facturas y previsiones_________________________________
• Registro de facturas
Podemos reconciliar las facturas que recibimos de los proveedores con los albaranes que
ya hemos recibido previamente , y así poder controlar los albaranes facturados o los
pendientes de facturar por parte del proveedor.
• Albaranes pendiente de facturar
Relación de los albaranes de uno ó más proveedores pendientes de recibir factura.
• Resumen de facturas
Listado de facturas recibidas por proveedores y fechas.
• Extracto de cuenta de proveedores
Movimientos de facturas y pagos a proveedores.
• Previsión de pagos
Previsión de pagos a proveedores por rango de bancos, Vto., y formas de pago.
• Registro de pagos
Registro de los pagos a proveedores.
• Emisión de cheques
Emisión de cheques , pagarés ú ordenes de transferencia bancaria.
• Traspaso contable
Traspasamos los movimientos a cualquier sistema financiero del mercado.

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Gestión de pedidos_________________________________
• Confección de pedidos
Desde la captura de reservas, con solo pulsar una tecla , podemos:
Envío automático de confirmación de la misma por email, fax ó carta.
Enviar una factura pro forma al cliente por email, fax ó carta.
• Confección de plantillas
Desde la pantalla de reservas agrupadas, podemos
Envío automático de confirmación de la misma por email, fax ó carta.
Enviar una factura pro forma al cliente por email, fax ó carta.
Proponer fecha de cancelación automática.
Preasignar las habitaciones del grupo.
Disponibilidad mostrada por tipos de habitación y/o cupos.
Régimen de estancia, pax, precios, recargos distintos cada día de la
• Listado de pedidos.
Nos permite listar todos los pedidos realizados ó pendientes.
• Listado de plantillas.
Listamos todas las plantillas que tenemos definidas en el sistema.

14. _________________________________________________________________________________________
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Gestión de compras____________________________________
• Entrada manual de mercancía.
Dentro del apartado de informes, disponemos de las siguientes opciones
• Entrada de mercancía por pedidos.
• Entrada de mercancía por plantillas.
• Registro de traspasos.

15. _________________________________________________________________________________________
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• Registro de inventario
Desde esta opción, podemos registrar las lecturas de inventario que hemos realizado.
También soporta lecturas de dispositivos de control de inventarios.
• Listado de inventario
Este informe nos indica el valor del inventario, consumos, entradas, salidas... de un
determinado mes.
• Validación de inventario
Una vez introducidos y verificados los inventarios, procedemos al cierre definitivo del
periodo.
• Descarga ventas TPV
Descarga las ventas de los puntos de venta asociados al departamento de compras.

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Utilidades__________________________________________
• Cambio de empresa activa
Podemos cambiar de una empresa a otra, seleccionando el registro correspondiente.
• Regenerar ficheros índices
Nos permite regenerar las bases de datos, en caso de alguna avería debido a cortes
eléctricos o fallo de red.
• Regenerar saldos de facturas
• Regenerar stock
• Copias de seguridad
Podemos efectuar las copias de seguridad automáticamente en formato Zip.
• Gestión de usuarios
Alta de los usuarios del sistema, así como los derechos de acceso de cada uno.

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• Configuración de cheques/pagarés.
Desde esta opción, podemos configurar la manera en que el sistema actúa.
Desde en número de copias por factura, hasta los informes a imprimir en la auditoria.
• Recodificación de artículos
Podemos recodificar el código de un artículo, asignándole otro código. El programa
cambiara internamente el nuevo código asignado en toda la base de datos.
• Traspaso de datos entre empresas.
El sistema registra la actividad realizada por cada usuario, en las opciones vitales del
sistema. Podemos efectuar un seguimiento por usuario, acción realizada, fechas ... de las
actividades realizadas

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Requerimientos técnicos mínimos__________________________
• Estaciones de trabajo
Window98 ó superior. (Recomendamos W2000 ó XP Professional)
Pentium III 600 ó superior.
256 MB de memoria
20 GB de HDD
• Servidor de Datos
Window Server 2000 ó superior.
Pentium III 600 ó superior.
512 MB de memoria Ram.
Disco SCSI del 9 GB mínimo.
Sistema de copias de seguridad. (DAT, USB,IDE)
S.A.I.
• Impresoras
Impresoras láser con emulación PCL, ESC/P, IBM Proprinter
Impresoras matriciales con emulación ESC/P, IBM Proprinter
• Soporte telemantenimiento
Modem 56K
Modem RDSI
Conexión ADSL