Cinco pasos para aprovechar Microsoft Teams al Máximo

1. Cinco pasos para aprovechar
Microsoft Teams
al máximo

2. Planifique la
adopción de
Teams en un área
de trabajo
Proporcione
capacidades de chat
y reuniones Automatice
los flujos de
trabajo
repetidos
Optimice
un proceso
Ejecute un
proyecto en
Teams
Introducción a Teams en cinco pasos
1 2
3
4
5

3. Planifique la adopción de Teams en un área de trabajo
¡Que todos se enteren de que usa
Teams!
Invite a líderes y personas influyentes
al área de trabajo de adopción para
modelar una experiencia dinámica
de Teams.
Realice un seguimiento de las tareas en Planner | Revise el análisis de adopción en Power BI
Designe a un experto en Teams
Cree un equipo para realizar un seguimiento de la adopción
Agregue herramientas para realizar un seguimiento del progreso
Comunique en Teams
Programe una conversación periódica en Teams

4. Proporcione capacidades de chat y reuniones
Active Teams para todos: https://aka.ms/enableteams
Separe la implementación de chat y reuniones de las actividades a más
largo plazo (migraciones de PBX, salas de reuniones, etc.)
Introduzca Teams como una herramienta de chat y reuniones
con los activos de adopción: https://aka.ms/teamsadoption
Descargue las aplicaciones de escritorio y móvil
Inste a los equipos a crear áreas de trabajo personalizadas con las
aplicaciones
No lo piense demasiado.
No es necesario extender la
migración para que los compañeros
de trabajo queden encantados con
el chat, las reuniones y las áreas de
trabajo.

5. Ejecute un proyecto en Teams
Itere a medida que aprenda.
Cada grupo es diferente. No sabrán
lo que realmente necesitan hasta
que comiencen. No tenga miedo de
profundizar y realizar ajustes en el
camino.
Elija un departamento piloto con el que trabajar
Realice demostraciones de las aplicaciones de Microsoft 365 en Teams
Ayude al grupo a identificar proyectos, cargas de
trabajo y públicos comunes para Teams
Guíelos en la configuración de un área de trabajo
Evalúe el área de trabajo después de unas semanas y realice ajustes
Replique estos éxitos con otros equipos:
implemente una plantilla de Teams con estas prácticas
Empiece con una plantilla de las siguientes diapositivas
Pruebe Word, Excel, Planner y más

6. 1. Cree un nuevo equipo
2. Agregue canales
3. Agregue aplicaciones a través de pestañas
• Realice un seguimiento de los entregables de marketing en Planner
• Conecte activos en Adobe Creative Cloud
• Modele un presupuesto en Excel
• Mida la eficacia con SurveyMonkey
• Ancle la visión de marketing o las directrices de la marca con Word
4. Programe y lleve a cabo reuniones mediante conferencias de
audio y video, chat y uso compartido de archivos
5. Comparta planes, informes y simulaciones de diseño en la
sección de archivos
Administre campañas de marketing y canales
sociales, colabore en la creación de contenido
y planifique eventos con un área de trabajo
del equipo de marketing.
Marketing Marketing
General
Comercialización
Relaciones públicas
Presupuesto
Adobe Creative Cloud
Optimice un área de trabajo de
proyecto

7. Optimice un área de trabajo de
proyecto
Cree una propuesta o colabore en proyectos
a largo plazo para cumplir con los objetivos
de ventas.
Ventas
1. Cree un nuevo equipo
2. Agregue canales
3. Agregue aplicaciones a través de pestañas
• Revise las métricas de ventas en Power BI
• Administre las plantillas de RPF en Word
• Realice un seguimiento de los planes fiscales futuros con Trello
• Conéctese a aplicaciones de CRM como Dynamics 365
• Celebre el éxito con Kudos
4. Programe reuniones de equipo, por ejemplo, para realizar la
revisión comercial mensual
5. Comparta documentos, por ejemplo, manuales y guías de
ventas en el canal de Preparación para las ventas,
documentos de RFP en el canal de RFP/propuestas
6. Ancle aplicaciones y datos importantes, por ejemplo, fuente
RSS para actualizaciones de clientes
Ventas
General
Preparación de ventas
Planificación de ventas
RFP/propuestas
Ganancias
Procedimientos
recomendados
Power BI

8. Optimice un área de trabajo de
proyecto
Agregue, informe y comparta datos,
realice reuniones seguras con el respaldo
de Microsoft.
Finanzas
1. Cree un nuevo equipo
2. Agregue canales
3. Agregue aplicaciones a través de pestañas
• Realice un seguimiento del gasto presupuestario hasta la
fecha en Power BI
• Pronostique los presupuestos futuros con Excel
• Cree y revise planes de negocio en Word
• Gestione contratos con Adobe Sign
• Administre las solicitudes de presupuesto con Power Automate
4. Programe reuniones de equipo, por ejemplo, para realizar la
revisión comercial mensual
5. Comparta documentos, por ejemplo, estados financieros
anuales e informes de auditoría
6. Ancle elementos importantes, por ejemplo, aplicaciones,
portales de Intranet y sitios web
Finanzas
General
Revisiones financieras
Información de la empresa
Auditoría
Gobernanza y cumplimiento
Adobe Sign

9. Optimice un área de trabajo de
proyecto
Administre las actividades de reclutamiento e
incorporación de empleados desde la revisión
del currículo hasta la capacitación de las nuevas
contrataciones.
Recursos humanos
1. Cree un nuevo equipo
2. Agregue canales
3. Agregue aplicaciones a través de pestañas
• Reúna las opiniones de los empleados con SurveyMonkey
• Participe en preguntas y respuestas de toda la empresa con Yammer
• Planifique turnos y asignaciones de trabajo con Kronos
• Realice un seguimiento del trabajo de incorporación de las nuevas
contrataciones con Adobe Sign
• Entregue contenido de capacitación y acceso con Go1
4. Programe reuniones, entrevistas, evaluaciones de candidatos y
sesiones de capacitación para presentadores mediante
conferencias de audio/video
5. Comparta agendas, presentaciones y encuestas posteriores a la
capacitación con aplicaciones de terceros como SurveyMonkey
6. Ancle las aplicaciones relevantes
Recursos humanos
General
Reclutamiento,
capacitación
Eventos
Evaluaciones
Incorporación
SurveyMonkey

10. Optimice un área de trabajo de
proyecto
Planifique, ejecute y administre todas las
fases de las implementaciones y los
lanzamientos de infraestructura para impulsar
las transformaciones y la administración de
cambios en su organización.
Profesionales de TI
1. Cree un nuevo equipo
2. Agregue canales
3. Agregue aplicaciones a través de pestañas
• Haga bosquejos de nuevos proyectos de software con
Freehand de InVision
• Siga los elementos de trabajo con Azure DevOps
• Resuelva tickets en Zendesk
• Siga el tiempo de actividad con Pingdom
4. Programe y realice reuniones periódicas o improvisadas
con las partes interesadas clave
5. Comparta archivos o registros importantes al cargarlos
directamente en un canal
6. Ancle las aplicaciones relevantes
TI
General
Estrategia de servicios
Administración de
incidentes
Implementación
Preparación y adopción
Estado y generación de
informes
InVision

11. Optimice un área de trabajo de
proyecto
Entregue nuevas características de forma
rápida con las herramientas integradas para
desarrolladores que permiten que todos se
concentren durante los sprints, colaboren en
tiempo real y corrijan errores desde cualquier
lugar.
Ingeniería
1. Cree un nuevo equipo
2. Agregue canales
3. Agregue aplicaciones a través de pestañas
• Realice un seguimiento de los documentos y planes con las
integraciones en Files
• Siga los planes de proyecto en Wrike
• Resuelva tickets en Zendesk
4. Programe reuniones de equipo, por ejemplo, conversaciones
semanales
5. Comparta los archivos más recientes cargándolos directamente
a los canales pertinentes
6. Ancle las pestañas para tener visibilidad rápida de las
aplicaciones y servicios que su equipo usa
Ingeniería
General
Lanzamientos de
características
Pruebas
Comentarios
Información competitiva
Investigación
Zendesk

12. Optimice un área de trabajo de
proyecto
Centralice las herramientas de comunicación
en un solo lugar para realizar reuniones,
compartir archivos y realizar seguimientos
de proyectos.
Administración de
proyectos
1. Cree un nuevo equipo
2. Agregue canales
3. Agregue aplicaciones a través de pestañas
• Realice un seguimiento de las métricas clave en Power BI
• Revise las tareas del equipo con Trello
• Solicite opiniones al equipo con las encuestas sobre
percepciones y preferencias de Polly
• Ancle una carta del equipo como documento de Word
4. Programe y realice reuniones periódicas o improvisadas
con las partes interesadas clave
5. Comparta documentos del proyecto en el canal, por
ejemplo, presupuestos, programas, fuentes de
información y directrices
6. Ancle las aplicaciones relevantes dentro de cada canal
Administración de proyectos
General
Planificación
Presupuesto
Análisis
Evaluaciones y opiniones
Trello

13. Optimice un proceso
Reúnase en torno a un proceso.
Un grupo puede aportar estructura
y orden a un proceso mediante el
uso de un área de trabajo de Teams
para coordinar tareas.
1 2 3…
Elija un grupo o departamento que controle
Realice demostraciones de una plantilla de proceso para optimizar el
flujo de trabajo
Realice demostraciones de las aplicaciones de Office 365 en Teams
Ayude al grupo a configurar un área de trabajo
Cree una rutina para las mejoras de procesos
Evalúe después de unas semanas y ajuste el área de trabajo y el
proceso en función de la información obtenida
Incorporación de nuevas contrataciones | Administración de incidentes | Ciclo de vida de contratos
Planner | Word | Excel | OneNote | Outlook | SharePoint | Yammer

14. Reúnase para cerrar el trato
Cree un equipo de Cuentas de clientes
Cree un canal de oportunidades de ventas
para cada cliente importante
Agregue un panel para el sistema de
CRM del cliente
Cree un canal para propuestas de RFP
Reúnase para cerrar el trato
Cree un equipo de Cuentas de clientes
Cree un canal para propuestas de RFP
Cree un canal de oportunidades de ventas
para cada cliente importante
Agregue un panel para el sistema de
CRM del cliente
Ejemplo de proceso: un equipo para un ciclo de ventas

15. Automatice los flujos de trabajo repetidos
Trabaje con un grupo con procesos complejos y automatícelos en Teams
Use una plantilla para establecer un proceso de incorporación de las
nuevas contrataciones, administración de incidentes, ciclo de vida de
contratos y ciclo de vida de ventas
Simplifique las tareas repetidas dentro del proceso mediante el uso de Power
Platform para agregar automatización (se incluye con Microsoft 365)
Cree una rutina para las mejoras de procesos
Evalúe después de unas semanas y ajuste el proceso de automatización
en función de la información obtenida
Modele procesos con Power Automate | Cree aplicaciones de código bajo o sin código con PowerApps

16. Automatice los flujos de trabajo repetidos
Mejore los procesos dentro de
sus equipos piloto.
La automatización funciona mejor
en procesos que ya han sido
probados y adaptados al grupo.
Trabaje con un grupo con procesos complejos y automatícelos en Teams
Use una plantilla para establecer un proceso de incorporación de las
nuevas contrataciones, administración de incidentes, ciclo de vida de
contratos y ciclo de vida de ventas
Simplifique las tareas repetidas dentro del proceso mediante el uso
de Power Platform para agregar automatización (se incluye con
Microsoft 365)
Cree una rutina para las mejoras de procesos
Evalúe después de unas semanas y ajuste el proceso de automatización
en función de la información obtenida
Modele procesos con Power Automate | Cree aplicaciones de código bajo o sin código con PowerApps

17. Recupere información
sobre el usuario nuevo
Publique
automáticamente un
mensaje de bienvenida
en el canal
Automatice las tareas de incorporación de nuevas
contrataciones dentro de Teams para ofrecer una
experiencia coherente y conectada en toda su organización
Cree un centro para las nuevas
contrataciones de su organización
Cree un equipo o canal dedicado para las nuevas contrataciones
Use los flujos de Power Automate para:
1. Presentar a los miembros nuevos al equipo
2. Conectar a los miembros nuevos con recursos comunes para su rol
3. Crear tareas y actividades para los administradores de nuevas contrataciones
4. Notificar a Teams sobre las oportunidades para nuevas contrataciones
5. Crear un elemento de trabajo de Azure DevOps para solicitar nuevo hardware
o configurar cuentas
6. Programar seguimientos y evaluaciones de la experiencia de las nuevas
contrataciones
7. Realizar seguimientos y enviar los formularios de incorporación de nuevas
contrataciones a través de Adobe Sign
8. Enviar cuestionarios de incorporación después de un mes
Agregue una regla
cuando se agregue
a un nuevo miembro
del equipo a Teams
Automatice los flujos de trabajo
repetidos

18. Publique
automáticamente un
mensaje de bienvenida
en el canal
Automatice las tareas de incorporación de nuevas
contrataciones dentro de Teams para ofrecer una
experiencia coherente y conectada en toda su organización
Cree un centro para las nuevas
contrataciones de su organización
Cree un equipo o canal dedicado para las nuevas contrataciones
Use los flujos de Power Automate para:
1. Presentar a los miembros nuevos al equipo
2. Conectar a los miembros nuevos con recursos comunes para su rol
3. Crear tareas y actividades para los administradores de nuevas contrataciones
4. Notificar a Teams sobre las oportunidades para nuevas contrataciones
5. Crear un elemento de trabajo de Azure DevOps para solicitar nuevo hardware
o configurar cuentas
6. Programar seguimientos y evaluaciones de la experiencia de las nuevas
contrataciones
7. Realizar seguimientos y enviar los formularios de incorporación de nuevas
contrataciones a través de Adobe Sign
8. Enviar cuestionarios de incorporación después de un mes
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Recupere información
sobre el usuario nuevo
Agregue una regla
cuando se agregue
a un nuevo miembro
del equipo a Teams

19. Recupere información
sobre el usuario nuevo
Publique
automáticamente un
mensaje de bienvenida
en el canal
Automatice las tareas de incorporación de nuevas
contrataciones dentro de Teams para ofrecer una
experiencia coherente y conectada en toda su organización.
Cree un centro para las nuevas
contrataciones de su organización
Cree un equipo o canal dedicado para las nuevas contrataciones
Use los flujos de Power Automate para:
1. Presentar a los miembros nuevos al equipo
2. Conectar a los miembros nuevos con recursos comunes para su rol
3. Crear tareas y actividades para los administradores de nuevas contrataciones
4. Notificar a Teams sobre las oportunidades para nuevas contrataciones
5. Crear un elemento de trabajo de Azure DevOps para solicitar nuevo hardware
o configurar cuentas
6. Programar seguimientos y evaluaciones de la experiencia de las nuevas
contrataciones
7. Realizar seguimientos y enviar los formularios de incorporación de nuevas
contrataciones a través de Adobe Sign
8. Enviar cuestionarios de incorporación después de un mes
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Agregue una regla
cuando se agregue
a un nuevo miembro
del equipo a Teams

20. Cree un canal o equipo para administrar el ciclo de vida
de los incidentes, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Resuelva incidentes dentro
de un área de trabajo de
Teams
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear canales de discusión de incidentes en respuesta a
formularios de contacto, alertas de administración, umbrales
de entrada, incidentes de seguridad y más
2. Notificar automáticamente a los propietarios de incidentes si
no se toman medidas dentro de un período específico
3. Crear nuevos documentos de procesos en un equipo para
administrar el flujo
4. Controlar la resolución y el cierre de un incidente
5. Programar automáticamente informes de seguimiento finales
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Recupere detalles
sobre el incidente
Cree un canal de Teams
para administrar de
forma centralizada las
comunicaciones sobre
un incidente
Cree un formulario
de contacto para que
los usuarios informen
el incidente
Cree un elemento
en una lista de
SharePoint para
realizar seguimientos
Publique un mensaje
para alertar al equipo
de administración de
incidentes

21. Resuelva incidentes dentro
de un área de trabajo de
Teams
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear canales de discusión de incidentes en respuesta a
formularios de contacto, alertas de administración, umbrales
de entrada, incidentes de seguridad y más
2. Notificar automáticamente a los propietarios de incidentes si
no se toman medidas dentro de un período específico
3. Crear nuevos documentos de procesos en un equipo para
administrar el flujo
4. Controlar la resolución y el cierre de un incidente
5. Programar automáticamente informes de seguimiento finales
Cree un canal o equipo para administrar el ciclo de vida
de los incidentes, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Recupere detalles
sobre el incidente
Cree un canal de Teams
para administrar de
forma centralizada las
comunicaciones sobre
un incidente
Cree un formulario
de contacto para que
los usuarios informen
el incidente
Cree un elemento
en una lista de
SharePoint para
realizar seguimientos
Publique un mensaje
para alertar al equipo
de administración de
incidentes

22. Resuelva incidentes dentro
de un área de trabajo de
Teams
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear canales de discusión de incidentes en respuesta a
formularios de contacto, alertas de administración, umbrales
de entrada, incidentes de seguridad y más
2. Notificar automáticamente a los propietarios de incidentes si
no se toman medidas dentro de un período específico
3. Crear nuevos documentos de procesos en un equipo para
administrar el flujo
4. Controlar la resolución y el cierre de un incidente
5. Programar automáticamente informes de seguimiento finales
Cree un canal o equipo para administrar el ciclo de vida
de los incidentes, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Recupere detalles
sobre el incidente
Cree un canal de Teams
para administrar de
forma centralizada las
comunicaciones sobre
un incidente
Cree un formulario
de contacto para que
los usuarios informen
el incidente
Cree un elemento
en una lista de
SharePoint para
realizar seguimientos
Publique un mensaje
para alertar al equipo
de administración de
incidentes

23. Resuelva incidentes dentro
de un área de trabajo de
Teams
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear canales de discusión de incidentes en respuesta a
formularios de contacto, alertas de administración, umbrales
de entrada, incidentes de seguridad y más
2. Notificar automáticamente a los propietarios de incidentes si
no se toman medidas dentro de un período específico
3. Crear nuevos documentos de procesos en un equipo para
administrar el flujo
4. Controlar la resolución y el cierre de un incidente
5. Programar automáticamente informes de seguimiento finales
Cree un canal o equipo para administrar el ciclo de vida
de los incidentes, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Recupere detalles
sobre el incidente
Cree un canal de Teams
para administrar de
forma centralizada las
comunicaciones sobre
un incidente
Cree un formulario
de contacto para que
los usuarios informen
el incidente
Cree un elemento
en una lista de
SharePoint para
realizar seguimientos
Publique un mensaje
para alertar al equipo
de administración de
incidentes

24. Resuelva incidentes dentro
de un área de trabajo de
Teams
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Recupere detalles
sobre el incidente
Cree un canal de Teams
para administrar de
forma centralizada las
comunicaciones sobre
un incidente
Cree un formulario
de contacto para que
los usuarios informen
el incidente
Cree un elemento
en una lista de
SharePoint para
realizar seguimientos
Publique un mensaje
para alertar al equipo
de administración de
incidentes
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear canales de discusión de incidentes en respuesta a
formularios de contacto, alertas de administración, umbrales
de entrada, incidentes de seguridad y más
2. Notificar automáticamente a los propietarios de incidentes si
no se toman medidas dentro de un período específico
3. Crear nuevos documentos de procesos en un equipo para
administrar el flujo
4. Controlar la resolución y el cierre de un incidente
5. Programar automáticamente informes de seguimiento finales
Cree un canal o equipo para administrar el ciclo de vida
de los incidentes, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.

25. Actualice al equipo
cuando se agreguen
nuevos activos
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Use un área de trabajo de equipo para administrar
el ciclo de vida de los documentos críticos de su
organización, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Administre el ciclo de vida
de un contrato
Inicie un proceso de
aprobación rápida
Notifique la
aprobación al
equipo
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear aprobaciones para cada etapa del ciclo de vida del
documento
2. Migrar documentos a diferentes carpetas para diferentes
etapas del proceso
3. Enviar documentos para firmas electrónicas a través de
Adobe Sign
4. Usar herramientas como OneNote para compartir ideas
sobre los detalles de contratos
5. Mantener informados a los miembros del equipo

26. Actualice al equipo
cuando se agreguen
nuevos activos
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Use un área de trabajo de equipo para administrar
el ciclo de vida de los documentos críticos de su
organización, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Administre el ciclo de vida
de un contrato
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear aprobaciones para cada etapa del ciclo de vida del
documento
2. Migrar documentos a diferentes carpetas para diferentes
etapas del proceso
3. Enviar documentos para firmas electrónicas a través de
Adobe Sign
4. Usar herramientas como OneNote para compartir ideas
sobre los detalles de contratos
5. Mantener informados a los miembros del equipo
Inicie un proceso de
aprobación rápida
Notifique la
aprobación al
equipo

27. Actualice al equipo
cuando se agreguen
nuevos activos
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Use un área de trabajo de equipo para administrar
el ciclo de vida de los documentos críticos de su
organización, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Administre el ciclo de vida
de un contrato
Inicie un proceso de
aprobación rápida
Notifique la
aprobación al
equipo
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear aprobaciones para cada etapa del ciclo de vida del
documento
2. Migrar documentos a diferentes carpetas para diferentes
etapas del proceso
3. Enviar documentos para firmas electrónicas a través de
Adobe Sign
4. Usar herramientas como OneNote para compartir ideas
sobre los detalles de contratos
5. Mantener informados a los miembros del equipo

28. Actualice al equipo
cuando se agreguen
nuevos activos
Automatice los flujos de trabajo
repetidos
Use un área de trabajo de equipo para administrar
el ciclo de vida de los documentos críticos de su
organización, luego agregue automatización para
ahorrar tiempo y mantenerse concentrado.
Administre el ciclo de vida
de un contrato
Inicie un proceso de
aprobación rápida
Notifique la
aprobación al
equipo
Use los flujos de Power Automate para:
1. Crear aprobaciones para cada etapa del ciclo de vida del
documento
2. Migrar documentos a diferentes carpetas para diferentes
etapas del proceso
3. Enviar documentos para firmas electrónicas a través de
Adobe Sign
4. Usar herramientas como OneNote para compartir ideas
sobre los detalles de contratos
5. Mantener informados a los miembros del equipo

29. Únase a la comunidad de expertos https://aka.ms/O365Champions
Empiece en https://aka.ms/MicrosoftAdoption
Conviértase en especialista en adopción Especialista en adopción de servicios
Encuentre aplicaciones de terceros https://appsource.microsoft.com
Recursos