Enfoque del PMI
¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más efectivo?
Me conducirá de la práctica de la Gestión de Proyectos asi como de las necesidades de la utilización de un método sistemático de implementación.
4. La Oficina de Proyectos
• Proveer servicios o
consultoría interna
en todos los aspectos
que la Organización
debe generar
aptitudes en la
implementación de
sus proyectos
5. Estrategia
Modelo 5 fuerzas de M.Porter
Competen
cia
Mercado
Amenaza
Amenaza
Sustitutos
Poder de
Negociación
Nuevos Competidores
Proveedores Clientes
Poder de
Negociación
6. Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
Ciclo de vida de Proyectos
9. Procesos
Areas de
Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución
Seguimiento
y Control Cierre
1.- Integración
2.- Alcance
3.- Tiempos
4.- Costos
5.- Calidad
6.- Recursos
Humanos
7.- Comuni-
cación
8.- Riesgos
9.- Aprovisio
namiento
10. Oficina de Proyectos
MISION
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de
Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión
exitosa de todos sus emprendimientos
Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con
las estrategias de la organización
y respetando los procedimientos establecidos
Proveer visión sistémica y metodología
11. 1.-Concepción
Generación
2.- Desarrollo
Preliminar
3.- Planeamiento
4.- Programación
5.-Ejecución
Monitoreo
6.- Cambios
7.- Cierre del
Proyecto
Generado internamente como iniciativa de la organización
Iniciado por un cliente a través de un requerimiento
La organización formaliza su intención
Se relevan los requerimientos
Project Charter
Se construye la Estructura del Proyecto
WBS
Se desarrolla el Cronograma del Proyecto
Se definen los recursos y su organización
Se especifican materiales, equipos e instalaciones
Se establece el Presupuesto
Se calculan los riesgos
Se contratan los recursos
Se ejecuta el Plan
Se monitorean los resultados
Se introducen los
cambios y modificaciones
y mejoras necesarias
Se cierran formalmente todos los documentos
Se registran las lecciones aprendidas
HOJA
DE
RUTA
12. Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
1.-Concepción
Generación
2.- Desarrollo
3.- Planeamiento
4.- Programación
Riesgos
5.-Ejecución
Monitoreo
6.- Cambios
7.- Cierre del
Proyecto
15. Soporte Administrativo
• Complejidad en los
canales de
comunicación
• Número de canales
= n(n-1) / 2
• Grupo 20 personas
= 20(20-1) / 2 = 190
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers
16. • Programación Proyectos
• Actualización diagramas
• Reportes de Progreso
• Visibilidad Proyectos
• Base de datos
• Auditorías
• Registro modificaciones
• Operación Soft
Project Management - Caso Productos Seleccionados S.A.
29
Id Nombre de tarea
1 1 Obtener especificaciones de Equipos
2 2 Definición de stock de P.T.
3 3 Selección de equipos
4 4 Compra de equipos
5 5 Instalación de equipos
6 6 Selección
7 7 Acondicionamiento
8 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales
9 9 Definición de Stock para materia prima
10 10 Localizar y/o desarrollar proveedores
11 11 Seleccionar proveedores
12 12 Aprobar proveedores
13 13 Firma de contratos
14 14 Obtener especificaciones de procesos
15 15 Definición de perfiles
16 16 Búsqueda de personal
17 17 Selección de personal
18 18 Capacitación
Recursos Humanos
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S
may 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03
Soporte Administrativo
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers
18. Consultoría
• Soporte desarrollo de
propuestas
procedimientos
desarrollo para
requerimientos de
propuestas de trabajo
revisiones de
propuestas
revisión desde el
punto de vista
externo
fortalezas y
debilidades
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers
19. Consultoría
• Asistencia en el lanzamiento
• Disponibilidad ante eventualidades
• Evaluación de riesgos
• Recuperación de Proyectos
20. Consultores
Estándar
• Más de cinco años de
experiencia
• Expertos en:
programación
presupuestos
asignación de
recursos
Senior
• De diez a quince años
de experiencia
• Certificado Project
Management
Professional
22. Métodos y Estándares
• Preparación
procedimientos
responsable
equipo apoyo
programación tareas
aprobación
divulgación
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers
23. Procedimientos
• Selección de Proyectos
• Construcción Estructura de Trabajo
• Cambios
• Camino Crítico
• Evaluación de Riesgos
• Documentación apoyo
24. Recursos
Humanos
Comunicación Abastecimiento
Riesgos
MODELO
Areas de Conocimiento
Gerenciamiento
de
Proyectos
Alcance
Visión
Integral
Calidad
Costos
Tiempos
Mejores Prácticas
• Implementación y monitoreo
• Actualizado en los últimos
desarrollos
PMI
Universidades
Literatura
Simposios
25. Capacitación
• Básico
• Avanzado
• Preparación para el
examen de
certificación PMI
• Software
• Visión General de
Negocios
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers
26. Project Managers
• Identificar competencias requeridas
• Identificar personas competentes
• Asignar personas a proyectos
• Incorporación de líderes de proyecto
• Evaluar las capacidades project
......managers
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers
27. Proyectos Virtuales
Proyecto A
Base
Datos
Proyecto A
Project
Manager
Oficina
Proyectos
Base
Datos
Of Proyectos
Otros
Departamentos
Sistemas
Información
Métodos
Estándares
Equipo
A
Equipo
B
Equipo
C
Sitios Remotos Sitio Central
28. • FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO
Tamaño de la Organización
Resultados esperados
Barreras a su implementación
Características de la Organización que serán
potenciadas con la creación de la oficina de
proyectos
Oficina de Proyectos
29. • VARIABLES A TENER EN CUENTA
Contexto , tipo de organización y antecedentes
Ubicación dentro de la Organización
Cobertura de responsabilidades
Origen del personal
Tamaño del área
Oficina de Proyectos
30. • VARIABLES A TENER EN CUENTA
Alcance de las funciones de soporte
desarrollo
implementación
Sistema de Información a mantener
Alcance de la Ejecución
Carácter de la Gestión de Cambio
Oficina de Proyectos
32. Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Propuesta de Proyecto Project Charter
Hoja 1 / 9
Propuesta Iniciada por Fecha Denominación Proyecto
Gerencia General 2 mayo 2007 Oficina de Proyectos
Líder de Proyecto Inicio proyecto Nro
Gcia Proyectos inmediato P0723
Decisión autorización para Persona designada Fecha Firma
1.- Elaborar Plan Inicial
2.- Elaborar Plan Proyecto Gcia Proyectos 09-Feb-07
3.- Iniciar el Proyecto Grupo de Proyecto 28-May-07
Proyectos relacionados Nombre del Proyecto Nro Proyecto Referenci
Proyecto(s) precedente(s) Gestión por Objetivos p0412
Proyecto(s) siguiente(s)
Proyecto(s) alternativo(s)
33. Importancia del
Proyecto
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el
lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus
emprendimientos
Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias
de la organización y respetando los procedimientos establecidos
Proveer visión sistémica y metodología
Necesidades del
Negocio Concentrar los esfuerzos
Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos
Estrategias
Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva
sin afectar los proyectos en curso
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 3 / 9
34. Objetivo del Proyecto
Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos
Características del
Producto del Proyecto
Alcance
Proveer servicio o consultoría interna en:
Planeamiento y programación
Monitoreo
Preparación y administración de contratos
Administración de Cambios
Herramientas y métricas
Gestión de documentación
Monitoreo de activos
Auditorías de Proyectos
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 4 / 9
35. Requerimientos
servicio de apoyo al
producto
Sistema Informático
Software ´PMO
Límites
Toda la Organización
Productos
Entregables Plan de Comunicaciones
Documentación de Proyectos
Procedimientos de Gestión
Procedimientos solicitud de servicios de PMO
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 5 / 9
36. Criterios de
Aceptación Políticas de la Organización
Asunciones o
Hipótesis
Eficacia de la Nueva Función
Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen
Restricciones
No interferir la operación y controles actuales
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 6 / 9
37. Roles y
responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades
Equipo de trabajo del
proyecto Integrado por:
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 7 / 9
38. Equipamiento e
instalaciones
asignadas
- Equipamiento en operación
- Oficina de Proyectos sector X
Comunicaciones /
Documentación /
Informes
- Plan de Comunicación
- Documento Start up
- Procedimientos
- Informes de Avance
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto
Hoja 8 / 9
39. Riesgos del Proyecto
• Falta de claridad en la Transición
• Falta de coordinación en el Start up
• Fallas en el Funcionamiento
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 9 / 9
45. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
Nro de respuestas en % Personas full time OP
68 0 a 5
21.6 6 a 10
8.1 10 a 20
2.7 > 20
46. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
INDUSTRIAS
Construcción
Transportes
Productos Farmacéuticos
Consultoría
Comunicaciones
Seguros
Gobierno
Manufactura
Bancos / Servicios Financieros
Información& Tecnología
0 5 10 15 20 25 30
47. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
SERVICIOS OFICINA PROYECTOS
Mantener un lugar para PM´s
Mantenimiento herramientas PM
Mantenimiento Project Web site
Project Portfolio Management
Soporte Administrativo
Tracking Proyectos
Entrenamiento
Mentoring
Consultoría
Establecer Métodos y Estándares
0 10 20 30 40 50 60 70 80
48. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
CONTRIBUCIONES PARA EL ÉXITO DE OP
Y2K
Requerimiento de Clientes
Entrenamiento
Lecciones Aprendidas
Validación y negociación Project Managers
Mejorar resultados de Proyectos
Satisfacer los requerimientos de la Compañía
Soporte a Alta Gerencia
Profesionales competentes en la Oficina Proyectos
0 10 20 30 40 50 60
50. Visión Futura
Enfoques Organizacionales
Tradicional
•Pocos Proyectos
•Rentabilidad de
la Producción
•Largos ciclos de
vida
•Organización funcional
por islas
Orientada a Producto
Project Management
•Proyectos generadores
•de Ingresos
•PM responsable de la
rentabilidad
•PM reconocido como
profesión
Orientada a Proyectos
51. Los 6 componentes de la Excelencia
Educación &
Entrenamiento
Cultura
Integración
Procesos
Comportamiento
PM
Apoyo de
la Gerencia