La gestió eficient del correu electrònic - Lleida - 25/11/2014
1. Com millorar la nostra productivitat amb un ús eficient del correu electrònic
Ramon Costa
Project & ChangeDirector Partner
MICProductivityramonc@micproductivity.com
Lleida, 25 de novembrede 2014
4. Primera pregunta a fer-nos
El correu electrònic és el canal més adequatper a l'objectiu de la comunicació?
5. Comunicació, col·laboració i xarxes socials
Eines de comunicació
Entorns i espaisde col·laboració
Xarxessocialsi empresa 2.0
6. Eines de comunicació
Correu electrònic
Missatgeria instantània
Audioconferència
Videoconferència
Missatgeria corporativa
Telefonia fixa
Telefonia mòbil
Presència
Integració centraleta
...
7. Eines col·laboratives
Pissarra compartida, accés remot a eines, agendes, documents, calendaris, aplicacions, escriptoriCompartició calendarisReunions virtualsIntranet, extranet, ...
8. Web 2.0 per a la comunicació i col·laboració
Blogs i microbloggingWikis, Fonts RSS, Xarxes socials, ...
9. Diferentseinesper a diferentsusos
Eines
Comunicació interna
Correu
“… quan puguis, ho mires…”
Missatgeria instantània
“… ho resolem en 5 minuts…”
Blog intern
“… per a la vostra informació…”
Tweets (microblog)
“… per si fos del vostre interès…”
Eines
Col·laboració interna
Espais col·laboratius
Tasques conjuntes
Missatgeria instantània
Col·laboració en temps real
Wiki
Per a informació viva i en canvi
Fórums
Espais de debat
10. Per a començar a ser productiu amb el correu electrònic…
•Mantenir horaris fixos a l'hora de processar els correus electrònics per evitar interrupcions.
•Llegir LIFO (Last In-First Out)
•La regla de les 4 Ds.
•Ser executiu amb els correus executius
•La regla dels 2 minuts
•Qüestionar-se les persones que han de rebre el correu que volem enviar.
•No 'Respondre a Tots' per defecte
11. … sobre continguts i formats…
•Evitar distribuir informació crítica a través de correu
•No enviar fitxers adjunts pesats
•Revisar el contingut i els destinataris del missatge abans d'enviar-lo
•Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics
•Intentar tractar un sol assumpte a cada correu
•Evitar escriure acrònims en els missatges
•Evitar escriure correus en majúscules i usant colors
•Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme
•Concedir importància al títol del Correu
•Utilitzar recursos d'escriptura
•Introduir i finalitzar un correu
•Correus continguts en l'Assumpte
12. … i algunes darreres practiques…
•Treball amb vàries adreces de correu
•No dir en un correu el que no diríem ‘cara a cara’
•Aplicar regles de correu o filtres
•Aplicar regles de colors a correus electrònics
•Ús de fonts RSS
•Eliminar subscripcions
•Convocatòries de reunions
•Activar el ‘out of office’
•Estructura en carpetes i subcarpetes
