Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft Planner para el trabajo en equipo, la colaboración y comunicación alrededor de las tareas de proyectos y grupos

1. Transformando
la manera
de trabajar
Guía Rápida de Consulta
Productividad de equipos
con Microsoft Planner
MICProductivity
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Facebook/Twitter: micproductivity

2. Página 1 Página 2
Trabajo eficiente con Outlook
Índice y contenidos
Vista general de Microsoft Planner (página 3)
Interfaces de acceso
Principales elementos del entorno
Crear y definir un plan (página 5)
Crear y configurar un plan y añadir miembros
Estructurar un plan (depósitos y tareas)
Crear y definir tareas
Caracterizar una tarea
Eliminar una tarea
Filtrar y agrupar tareas
Trabajar con la vista "Programación" (página 9)
Ver las tareas en formato calendario
Integrar el calendario en Outlook
Actualizar la información del plan (página 11)
Informar del avance de las tareas
Seguir y controlar el plan (página 13)
Ver el estado de las tareas
Filtrar y agrupar tareas en "Gráficos"
Visualizar las tareas asignadas a un miembro del equipo
Cerrar el plan (página 15)
Eliminar un plan
Trabajar con Planner desde un dispositivo móvil (página 17)
Trabajar en movilidad
Trabajar con un plan desde Teams (página 19)
Crear un plan desde Teams
Editar y consultar un plan desde Teams
Volver al inicio
Gestión de tareas y proyectos en equipo
Guía de consulta rápida
Visión general de Microsoft Planner

3. Página 3 Página 4
Microsoft Planner, integrado en Office 365, es la plataforma de trabajo para que los
equipos (de áreas, departamentos, proyectos, iniciativas…) puedan disponer de un
espacio en donde centralizar, organizar y compartir sus tareas de trabajo común.
Está diseñado para poderse utilizar tanto a nivel de proyectos “ágiles” (a través de
paneles y tareas) como también a modo de “listas de tareas” compartidas por los
equipos y grupos de trabajo
Interfaces de acceso
Los miembros de los equipos pueden trabajar con Microsoft Planner desde diferentes
dispositivos y aplicaciones:
- Desde cualquier navegador de internet, a través del portal de Office 365
(http://portal.office.com) o de la dirección de Planner (http://tasks.office.com)
- Desde la App Teams para dispositivos móviles (tabletas y smartphones)
No se dispone, actualmente, de una aplicación de escritorio, ya sea en Windows o
Mac.
También se pueden crear, consultar y
trabajar con los planes de Microsoft
Planner desde los canales de los equipos
de Microsoft Teams.
Principales elementos del entorno
En la página inicial (Hub de Planner) de la plataforma tenemos acceso a los planes
favoritos (con la información del estado de sus tareas), así como la lista de todos los
planes de los que formamos parte.
También tenemos disponible la lista de los últimos planes (recientes) con los que
hemos estado trabajando.
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Visión general de Microsoft Planner
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Desde el menú lateral izquierdo de la aplicación podremos acceder la lista de tareas
de todos los planes a las que estamos asignados (Mis Tareas), así como crear un
nuevo plan.

4. Página 5 Página 6
Crear y configurar un plan y añadir miembros
Desde la opción “+ Nuevo plan” crearemos un plan para un equipo de trabajo,
indicando un nombre y descripción para el mismo. Indicaremos, también, si el plan es
público o privado.
Desde la opción “Configuración del
plan” del menú principal “…”,
tendremos la posibilidad de configurar
el correo electrónico del grupo
asociado para que se envíen correos al
grupo cuando haya comentarios en las
tareas, cuando se asigne o se complete
una tarea.
Desde esta ventana también se podrá
eliminar el plan, lo que conllevaría
eliminar todos los elementos
relacionados.
En la lista de miembros, de pueden
añadir más personas al equipo (plan)
Estructurar un plan (depósitos y tareas)
Un plan se organiza en
listas de tareas
(depósitos), de manera
que cada equipo decida
cuantas listas y tareas
se necesitan para el
plan.
Crear y definir tareas
Desde la opción “Panel” se podrán crear nuevos depósitos, cambiar el nombre de los
mismos y crear tareas.
Las tareas pueden moverse entre los depósitos (lista) arrastrándolos de uno a otro.
Para toda nueva tarea se indicará el nombre (obligatorio), la fecha de vencimiento
(opcional) y se asignará a una o más personas del equipo (opcional).
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Crear y definir un plan
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5. Página 7
Caracterizar una tarea
Haciendo clic en el nombre de una tarea, se nos visualizará su ficha de información
en donde se podrá completar el resto de datos: miembros del equipo asignados a la
tarea, fecha de inicio y fecha de vencimiento y la descripción.
Para cada tarea se pueden crear, también, subtareas (lista de comprobación), añadir
comentarios a la misma, y adjuntar documentos y archivos.
Finalmente, se pueden etiquetar las tareas, a partir de 6 posibles “colores”.
Eliminar una tarea
Desde la ficha de una tarea,
haciendo clic en “…” aparecen
las opciones de “Copiar Tarea”,
“Copiar vínculo a tarea”
y “Eliminar”.
Filtrar y agrupar tareas
Desde el “Panel” de Planner, disponernos de las
opciones de “Filtro” y “Agrupar por” para poder
visualizar las tareas según diferentes criterios.
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Crear y definir un plan
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6. Página 9 Página 10
Ver las tareas en formato calendario
Seleccionando la opción “Programación” en una plan, se visualizarán las tareas que
tengan definidas fechas de vencimiento en un formato de calendario.
Las tareas sin fecha aparecerán en la columna de la derecha.
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Trabajar con la vista “Programación”
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Integrar el calendario en Outlook
Existe la posibilidad de poder incorporar la lista de tareas de nuestro plan, en
formato calendario, a nuestro Outlook.
Para ello, en el menú superior,
haciendo clic en “…”, hay que
seleccionar la opción “Agregar plan
al calendario de Outlook”

7. Página 11 Página 12
Una vez se pone en marcha el equipo, a través del entorno de Planner, en “Panel”
podremos actualizar la información de cada una de las tareas, creando,
modificando y eliminando (si fuera el caso) tareas y depósitos.
Informar del avance de las tareas
Abriendo la ficha correspondiente a cada tarea (haciendo clic en su nombre),
indicaremos el avance de la misma:
- Progreso: “No se ha iniciado”, “En curso” y “Completada”.
- En la lista de comprobación, marcaremos las completadas y añadiremos nuevas
acciones si fuera necesario.
- Y, a través de los comentarios, dejaremos feedback relacionado con el trabajo de la
tarea.
- Finalmente, en el espacio de “Datos adjuntos”, se pueden subir documentos y
archivos vinculados a la tarea.
Cualquier miembro del equipo puede actualizar cualquier tarea del plan, la tenga o no
asignada a él.
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Actualizar la información del plan
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8. Página 13 Página 14
Ver el estado de las tareas
Seleccionando la opción “Gráficos”, aparecerá el resumen del estado de todas las
tareas del plan.
Filtrar y agrupar tareas en “Gráficos”
Desde la vista “Gráficos” y seleccionando las opciones de “Filtro” y/o “Agrupar
por…”, tenemos la posibilidad de ver la información del plan desde diferentes criterios.
Visualizr las tareas asignadas a un miembro del equipo
Visualizar las tareas asignadas a un miembro del equipo
Haciendo clic en uno de los miembros del equipo, se visualizará la lista de las tareas
que tiene asignadas
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Seguir y controlar el plan
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9. Página 15 Página 16
Eliminar un plan
Un vez finalizado el trabajo de las tareas, se puede cerrar el plan.
Para ello, se procedería a eliminarlo, si se considera, a través de la opción de “Eliminar
este plan” en la “Configuración del plan”.
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Cerrar el plan
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10. Página 17 Página 18
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Trabajar con Planner desde un dispositivo móvil
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Trabajar en movilidad
Desde cualquier dispositivo móvil y a través de la App de “Planner” se puede acceder
a los planes en los que estamos trabajando, ver y actualizar la información de las
tareas.

11. Página 19 Página 20
Crear un plan desde Teams
Desde un equipo en Microsoft Teams, se puede crear y trabajar con uno o más
planes. Para ello, tenemos que crear el plan desde un “Canal” del equipo, con la
opción “Agregar una ficha” y seleccionando “Planner”
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Trabajar con un plan desde Teams
Editar y consultar un plan desde Teams
A través de la pestaña correspondiente al plan en el canal del equipo, se tendrá
acceso al “Panel”, “Gráficos” y “Programación” del mismo.
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