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Gestión de tareas y proyectos online con Planner (MICProductivity)

  • 1. Transformando la manera de trabajar Guía Rápida de Consulta Productividad de equipos con Microsoft Planner MICProductivity info@micproductivity.com Facebook/Twitter: micproductivity
  • 2. Página 1 Página 2 Trabajo eficiente con Outlook Índice y contenidos Vista general de Microsoft Planner (página 3) Interfaces de acceso Principales elementos del entorno Crear y definir un plan (página 5) Crear y configurar un plan y añadir miembros Estructurar un plan (depósitos y tareas) Crear y definir tareas Caracterizar una tarea Eliminar una tarea Filtrar y agrupar tareas Trabajar con la vista "Programación" (página 9) Ver las tareas en formato calendario Integrar el calendario en Outlook Actualizar la información del plan (página 11) Informar del avance de las tareas Seguir y controlar el plan (página 13) Ver el estado de las tareas Filtrar y agrupar tareas en "Gráficos" Visualizar las tareas asignadas a un miembro del equipo Cerrar el plan (página 15) Eliminar un plan Trabajar con Planner desde un dispositivo móvil (página 17) Trabajar en movilidad Trabajar con un plan desde Teams (página 19) Crear un plan desde Teams Editar y consultar un plan desde Teams Volver al inicio Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Visión general de Microsoft Planner
  • 3. Página 3 Página 4 Microsoft Planner, integrado en Office 365, es la plataforma de trabajo para que los equipos (de áreas, departamentos, proyectos, iniciativas…) puedan disponer de un espacio en donde centralizar, organizar y compartir sus tareas de trabajo común. Está diseñado para poderse utilizar tanto a nivel de proyectos “ágiles” (a través de paneles y tareas) como también a modo de “listas de tareas” compartidas por los equipos y grupos de trabajo Interfaces de acceso Los miembros de los equipos pueden trabajar con Microsoft Planner desde diferentes dispositivos y aplicaciones: - Desde cualquier navegador de internet, a través del portal de Office 365 (http://portal.office.com) o de la dirección de Planner (http://tasks.office.com) - Desde la App Teams para dispositivos móviles (tabletas y smartphones) No se dispone, actualmente, de una aplicación de escritorio, ya sea en Windows o Mac. También se pueden crear, consultar y trabajar con los planes de Microsoft Planner desde los canales de los equipos de Microsoft Teams. Principales elementos del entorno En la página inicial (Hub de Planner) de la plataforma tenemos acceso a los planes favoritos (con la información del estado de sus tareas), así como la lista de todos los planes de los que formamos parte. También tenemos disponible la lista de los últimos planes (recientes) con los que hemos estado trabajando. Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Visión general de Microsoft Planner Volver al inicio Desde el menú lateral izquierdo de la aplicación podremos acceder la lista de tareas de todos los planes a las que estamos asignados (Mis Tareas), así como crear un nuevo plan.
  • 4. Página 5 Página 6 Crear y configurar un plan y añadir miembros Desde la opción “+ Nuevo plan” crearemos un plan para un equipo de trabajo, indicando un nombre y descripción para el mismo. Indicaremos, también, si el plan es público o privado. Desde la opción “Configuración del plan” del menú principal “…”, tendremos la posibilidad de configurar el correo electrónico del grupo asociado para que se envíen correos al grupo cuando haya comentarios en las tareas, cuando se asigne o se complete una tarea. Desde esta ventana también se podrá eliminar el plan, lo que conllevaría eliminar todos los elementos relacionados. En la lista de miembros, de pueden añadir más personas al equipo (plan) Estructurar un plan (depósitos y tareas) Un plan se organiza en listas de tareas (depósitos), de manera que cada equipo decida cuantas listas y tareas se necesitan para el plan. Crear y definir tareas Desde la opción “Panel” se podrán crear nuevos depósitos, cambiar el nombre de los mismos y crear tareas. Las tareas pueden moverse entre los depósitos (lista) arrastrándolos de uno a otro. Para toda nueva tarea se indicará el nombre (obligatorio), la fecha de vencimiento (opcional) y se asignará a una o más personas del equipo (opcional). Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Crear y definir un plan Volver al inicio
  • 5. Página 7 Caracterizar una tarea Haciendo clic en el nombre de una tarea, se nos visualizará su ficha de información en donde se podrá completar el resto de datos: miembros del equipo asignados a la tarea, fecha de inicio y fecha de vencimiento y la descripción. Para cada tarea se pueden crear, también, subtareas (lista de comprobación), añadir comentarios a la misma, y adjuntar documentos y archivos. Finalmente, se pueden etiquetar las tareas, a partir de 6 posibles “colores”. Eliminar una tarea Desde la ficha de una tarea, haciendo clic en “…” aparecen las opciones de “Copiar Tarea”, “Copiar vínculo a tarea” y “Eliminar”. Filtrar y agrupar tareas Desde el “Panel” de Planner, disponernos de las opciones de “Filtro” y “Agrupar por” para poder visualizar las tareas según diferentes criterios. Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Crear y definir un plan Volver al inicio Página 8
  • 6. Página 9 Página 10 Ver las tareas en formato calendario Seleccionando la opción “Programación” en una plan, se visualizarán las tareas que tengan definidas fechas de vencimiento en un formato de calendario. Las tareas sin fecha aparecerán en la columna de la derecha. Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Trabajar con la vista “Programación” Volver al inicio Integrar el calendario en Outlook Existe la posibilidad de poder incorporar la lista de tareas de nuestro plan, en formato calendario, a nuestro Outlook. Para ello, en el menú superior, haciendo clic en “…”, hay que seleccionar la opción “Agregar plan al calendario de Outlook”
  • 7. Página 11 Página 12 Una vez se pone en marcha el equipo, a través del entorno de Planner, en “Panel” podremos actualizar la información de cada una de las tareas, creando, modificando y eliminando (si fuera el caso) tareas y depósitos. Informar del avance de las tareas Abriendo la ficha correspondiente a cada tarea (haciendo clic en su nombre), indicaremos el avance de la misma: - Progreso: “No se ha iniciado”, “En curso” y “Completada”. - En la lista de comprobación, marcaremos las completadas y añadiremos nuevas acciones si fuera necesario. - Y, a través de los comentarios, dejaremos feedback relacionado con el trabajo de la tarea. - Finalmente, en el espacio de “Datos adjuntos”, se pueden subir documentos y archivos vinculados a la tarea. Cualquier miembro del equipo puede actualizar cualquier tarea del plan, la tenga o no asignada a él. Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Actualizar la información del plan Volver al inicio
  • 8. Página 13 Página 14 Ver el estado de las tareas Seleccionando la opción “Gráficos”, aparecerá el resumen del estado de todas las tareas del plan. Filtrar y agrupar tareas en “Gráficos” Desde la vista “Gráficos” y seleccionando las opciones de “Filtro” y/o “Agrupar por…”, tenemos la posibilidad de ver la información del plan desde diferentes criterios. Visualizr las tareas asignadas a un miembro del equipo Visualizar las tareas asignadas a un miembro del equipo Haciendo clic en uno de los miembros del equipo, se visualizará la lista de las tareas que tiene asignadas Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Seguir y controlar el plan Volver al inicio
  • 9. Página 15 Página 16 Eliminar un plan Un vez finalizado el trabajo de las tareas, se puede cerrar el plan. Para ello, se procedería a eliminarlo, si se considera, a través de la opción de “Eliminar este plan” en la “Configuración del plan”. Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Cerrar el plan Volver al inicio
  • 10. Página 17 Página 18 Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Trabajar con Planner desde un dispositivo móvil Volver al inicio Trabajar en movilidad Desde cualquier dispositivo móvil y a través de la App de “Planner” se puede acceder a los planes en los que estamos trabajando, ver y actualizar la información de las tareas.
  • 11. Página 19 Página 20 Crear un plan desde Teams Desde un equipo en Microsoft Teams, se puede crear y trabajar con uno o más planes. Para ello, tenemos que crear el plan desde un “Canal” del equipo, con la opción “Agregar una ficha” y seleccionando “Planner” Gestión de tareas y proyectos en equipo Guía de consulta rápida Trabajar con un plan desde Teams Editar y consultar un plan desde Teams A través de la pestaña correspondiente al plan en el canal del equipo, se tendrá acceso al “Panel”, “Gráficos” y “Programación” del mismo. Volver al inicio