Gestión de documentos online con OneDrive (MICProductivity)

Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial
Guía de consulta rápida
Transformando
la manera
de trabajar
Guía Rápida de Consulta
Almacenamiento y Colaboración
con OneDrive Empresarial

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Trabajo eficiente con documentos en OneDrive Empresarial
Índice y contenidos
Organización de la información en OneDrive (Office 365) (página 3)
El entorno de trabajo de OneDrive
Cargar archivos desde nuestro dispositivo (PC…)
Crear carpetas y documentos de Office desde la web
Trabajar con los archivos desde OneDrive en la web
Sincronización de OneDrive en el ordenador (página 7)
Activar la sincronización
Revisar y configurar el programa "OneDrive" local
Sincronizar, selectivamente, las carpetas
Creación y edición de documentos Office desde OneDrive (página 11)
Crear documentos Office desde OneDrive
Editar documentos con Office online desde OneDrive
Trabajar con documentos de OneDrive desde Office
Ver el historial de documentos en OneDrive
Compartir archivos y carpetas con OneDrive (página 15)
Compartir carpetas con otras personas de la compañía
Acceder a una carpeta compartida
Compartir un archivo
Compartir desde la carpeta sincronizada en el ordenador
Gestión de notas digitales en OneDrive (Office 365) (página21)
Crear un bloc de notas digital desde OneDrive
Abrir un bloc de notas digital desde OneDrive
Estructurar un bloc de notas digital de OneNote online
Opciones de trabajo con un bloc de notas digital
Sincronizar un bloc de notas online en OneNote
Trabajo con OneDrive desde la App móvil (página 27)
Acceder a OneDrive
Crear carpetas, archivos y documentos
Digitalizar elementos
Crear documentos Word y PowerPoint
Trabajar con archivos sin conexión
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Con Office 365 podemos almacenar todos nuestros archivos y documentos de
trabajo en OneDrive Empresarial.
De esta manera tendremos nuestros archivos en un directorio online,
accesible desde el portal de Office 365, así como desde diferentes
dispositivos móviles de la compañía y con la opción de poder
sincronizar estos archivos en nuestros PCs y portátiles y poder
trabajar con ellos desde los ordenadores incluso sin tener acceso
a Internet (trabajo en desconexión).
Para trabajar con OneDrive, desde la web, tenemos que acceder al portal de Office 365
(http://portal.office.com), introducir el usuario la contraseña y seleccionar OneDrive,
bien sea desde la página de inicio….
… o desde el menú de inicio de las
aplicaciones de Office 365 que tenemos
a nuestra disposición.
El entorno de trabajo de OneDrive
Una vez en el entorno de OneDrive, desde la web, tendremos las diferentes
funcionalidades y opciones que nos ofrece la herramienta: nuestros directorios y
archivos, aquellos que nos han compartido otros profesionales de la organización, la
papelera de reciclaje y diferentes opciones para ver la información
Organización de la información en OneDrive (Office 365)
En “Archivos” tenemos acceso a nuestras
carpetas y documentos
En “Recientes” se nos visualizan los últimos
archivos con los que hemos trabajado
En el apartado “Compartido” tenemos las
carpetas y documentos que nos han
compartido, desde OneDrive, los
profesionales de la compañía
En “Papelera de Reciclaje” se almacenan los
documentos, carpetas y archivos
eliminados de nuestro OneDrive
“Ordenar” nos permite
seleccionar el criterio de
visualización de nuestros
elementos
En las opciones de vista
se puede elegir cómo ver
los elementos: lista, lista
compacta, mosaicos, …
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Cargar archivos desde nuestro dispositivo (PC…)
Si queremos guardar nuestros documentos, almacenados en nuestro PC o portátil, en
el entorno online de OneDrive, podemos hacerlo seleccionando la opción “Cargar”…
… o bien arrastrando los documentos desde el “explorador de archivos” de nuestro
ordenador a la ventana web en donde tenemos abierto “OneDrive”
Crear carpetas y documentos de Office desde la web
A través de la opción “Nuevo” podremos crear carpetas y documentos de Office (Word,
Excel, PowerPoint, OneNote…) directamente en nuestro espacio de OneDrive,
totalmente compatibles con los formatos de las herramientas Office de nuestro
ordenador.
Organización de la información en OneDrive (Office 365)
Trabajar con los archivos desde OneDrive en la web
Cuando se selecciona una carpeta, en el menú superior de OneDrive se visualizan
las diferentes opciones de trabajo sobre la mismo: compartir, descargar, eliminar,
mover a, copar o cambiar el nombre
Si seleccionamos un archivo, por ejemplo un documento Word, aparecen las
opciones de gestión sobre ese archivo. Por ejemplo, además de las opciones
anteriores, también se puede elegir entre abrir el documento y consultar el historial de
versiones.
También se pueden visualizar estas
opciones a partir del botón secundario
del ratón sobre la carpeta o archivo
correspondiente.
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Sincronización de OneDrive en el ordenador
Además de poder trabajar con nuestros documentos y ficheros almacenados en las
carpetas de OneDrive desde el portal de Office 365, también podemos “sincronizar”
estas carpetas online en nuestros ordenadores.
De esta manera, la propia herramienta
guarda una copia en local (en nuestro
disco duro) y la mantiene actualizada
con la versión online. Si se cambia un
documento desde el portal online, se
cambia en nuestro ordenador y viceversa.
Es importante remarcar que es una
“sincronización” y no “una copia de seguridad”.
Si se elimina un documento en el portal o en el ordenador, también se elimina del
resto de ubicaciones en las que esta sincronizado.
Una vez sincronizadas las carpetas en nuestro ordenador, podremos trabajar con estos
archivos desde el ordenador, tengamos o no conexión a Internet. Y el propio programa
se encargará de sincronizar los cambios cuando disponga de conexión a Internet.
Activar la sincronización
Para sincronizar las carpetas de nuestro OneDrive en nuestro ordenador, tendremos
que hacer clic en la opción “Sincronización” desde el apartado de “Archivos” de nuestro
OneDrive en la web.
A partir de ese momento, dispondremos de
una carpeta llamada “OneDrive – Nombre
de la Empresa” en nuestro ordenador.
Todos los documentos que creemos y
guardemos en esta carpeta y que
modifiquemos, también se actualizarán
en el entorno web. Y viceversa. No es necesario
que le indiquemos nada más. La sincronización
es automática.
Importante destacar que solo se sincronizan
las carpetas y archivos que estén dentro de esta carpeta de “OneDrive – Nombre
de la Empresa”.
Revisar y configurar el programa “OneDrive” local
Una vez tenemos OneDrive sincronizado en nuestro ordenador, el programa de
OneDrive estará activo en éste.
El programa arranca, de manera automática, al iniciar el ordenador y está siempre
activo. Podemos verlo en la barra de tareas con el icono de una nube de color azul.
Pulsando en este icono podremos ver
la información sobre la sincronización
y acceder a los aspectos de configuración.
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Sincronizar OneDrive en el ordenador
Sincronizar, selectivamente, las carpetas
A través de la configuración de OneDrive en nuestro ordenador, podremos elegir qué
carpetas de las que tenemos almacenadas en el entorno web deseamos tener
sincronizadas en el ordenador y cuáles no.
Hay que tener en cuenta que el espacio de almacenamiento online es mucho
mayor que la capacidad de nuestros discos duros, por lo que tenemos que
mantener sincronizadas sólo aquellas carpetas de uso habitual.
Para llevar a cabo esta selección, hacemos clic en el icono de OneDrive (nube azul) …
…y seleccionamos el icono de configuración (engranaje) que aparece en la ventana
Una vez en la ventana de opciones,
tendremos que ir a la pestaña “Cuenta”,
y hacer clic en la opción “Seleccionar
carpetas”,
Una vez aparezca la lista de las carpetas que tenemos en nuestro entorno OneDrive del
portal de Office 365, marcaremos las que queramos tener sincronizadas en nuestro
ordenador.
Las que no marquemos o desmarquemos seguirán estando en el entorno web
(online) pero no se copiarán ni mantendrán sincronizadas en nuestro ordenador.
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Creación y edición de documentos Office desde OneDrive
Crear documentos Office desde OneDrive
Desde el entorno web de nuestro OneDrive podemos crear documentos Office de
Word, Excel, PowerPoint y blocs de notas de OneNote, con Office online.
Para ello, ubicados en un directorio de carpetas de los “Archivos” de nuestro OneDrive,
tenemos que hacer clic en “Nuevo” y elegir el tipo de documento que queremos crear,
como por ejemplo, “Documento de Word” o “Libro de Excel”.
Todos los documentos creados o editados desde el entorno Web son compatibles
con las versiones Office de nuestro ordenador y viceversa.
A continuación, se nos abrirá la aplicación online correspondiente, por ejemplo, Word
online y podremos editar y trabajar con el nuevo documento desde el propio
navegador de Internet.
Editar documentos con Office online desde OneDrive
Cuando creamos un nuevo documento de Office desde OneDrive o bien abrimos un
documento que tengamos en los archivos de nuestro OneDrive, podremos editarlos
desde la aplicación online correspondiente, como por ejemplo “Word online” o
“PowerPoint online”
En todos los casos, estas aplicaciones online disponen de un subconjunto de
funcionalidades agrupadas en cintas de opciones, como por ejemplo “Inicio”, “Insertar”,
“Revisar”…
Importante destacar tres acciones habituales cuando se trabaja con estas aplicaciones
online:
1. No es necesario guardar el documento. La aplicación va autoguardando, de manera
continua, los cambios.
2. Para cambiar el nombre, hay que hacer clic sobre el nombre del documento y
cambiarlo
3. Para cerrar un documento, podemos cerrar la ventana del navegador, ir para atrás
en el navegador o, simplemente, cambiar de aplicación de Office 365 con el menú
inicio.
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Creación y edición de documentos Office desde OneDrive
Trabajar con documento de OneDrive desde Office
También podemos editar documentos de Office (Word, Excel y PowerPoint) que
tengamos almacenados en nuestro entorno de OneDrive con las herramientas de
escritorio de Office (Word, Excel y PowerPoint).
Una manera de hacerlo
es seleccionar el
documento desde el
entorno web de OneDrive,
y en las opciones de
“Abrir” elegimos “Word”
o “Excel”, por ejemplo,
en vez de “Word Online”
o “Excel Online”…
… y el fichero se podrá editar desde la aplicación escritorio.
Todos los cambios que realicemos se guardarán, automáticamente, en OneDrive.
Otra manera es editar los documentos de OneDrive desde la carpeta sincronizada en
nuestro ordenador con las aplicaciones de escritorio habituales (Word, Excel,…).
Una vez cerrado el documento, la propia aplicación de OneDrive instalada en el
ordenador se encargará de
sincronizar los cambio en el
entorno web. Cuando un fichero
está sincronizado, aparece un
icono verde en el nombre del
mismo.
Ver el historial de versiones de documentos en OneDrive
Cada vez que editamos un documento en OneDrive, bien sea desde Office online
como desde las aplicaciones de escritorio (Word,…), el propio OneDrive almacena una
versión de ese documento.
Para acceder a la lista de las
versiones de un archivo,
lo seleccionamos y hacemos clic
en la opción “Historial de
Versiones”
Seleccionando, con el botón secundario del
ratón, cualquiera de las versiones,
podremos abrir el archivo o restaurar la
versión actual a la que estemos consultando.
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Compartir archivos y carpetas con OneDrive
Desde OneDrive se puede compartir carpetas y archivos de nuestro espacio
(Archivos) con otras personas de la organización.
De esta manera, les estamos dando acceso a nuestra información a la vez que la
mantenemos centralizada en un único punto, nuestro OneDrive.
Y evitamos tener varias copias de los archivos y carpetas y diferentes versiones
distribuidas entre diferentes personas con los inconvenientes asociados.
Compartir carpetas con otras personas de la compañía
Para compartir una carpeta con otros usuarios de Office 365 de nuestra organización,
nos ubicamos en nuestro entorno online (web) de OneDrive y seleccionamos la carpeta
que queremos compartir y hacemos clic en “Compartir” o “Copiar vínculo”. Ambas
opciones tienen una funcionalidad muy parecida.
La opción “Copiar vínculo” nos
genera un vínculo (de lectura
y/o edición, según elijamos)
para que los destinatarios de
este vínculo (podemos decidir
quienes) puedan acceder a la
carpeta, a través del mismo.
Una vez definidos los destinatarios
y decidido si permitimos que
puedan editar los elementos de la
carpeta, se genera un vínculo que
tendremos que copiar y enviar a los destinatarios (a través de un correo, publicándolo
en una página web, intranet,…)
Desde este vínculo, los destinatarios tendrán acceso a esta carpeta compartida.
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La opción “Compartir” tiene un
funcionamiento muy similar a “Copiar
vínculo” con la diferencia de que una vez
seleccionados los destinatarios y el tipo
de acceso (lectura / edición), podremos
enviar el mensaje a los mismos desde el
propio OneDrive.
Acceder a una carpeta compartida
Otra de las diferencias entre “Compartir” y “Copiar vínculo” es que en el caso de que
compartamos la carpeta con la opción “Compartir”, OneDrive creará un acceso
directo a la carpeta compartida en el espacio OneDrive de los destinatarios.
Estos podrán acceder a las carpetas compartidas a través del entorno online de
OneDrive desde el apartado “Compartido”.
Compartir un archivo
Para compartir un archivo, en vez de una carpeta, tenemos las mismas dos
opciones “Compartir” y “Copiar vínculo” con un funcionamiento idéntico al caso
anterior.
Para ello, simplemente, tenemos que seleccionar el archivo a compartir y elegir entre
las opciones “Compartir” o “Copiar vínculo”.
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Compartir desde la carpeta sincronizada en el ordenador
Podemos compartir una carpeta o documento, también, desde la carpeta “OneDrive”
sincronizada en nuestro ordenador.
Para ello, a través del explorador de archivos, nos situaremos en el elemento a
compartir y haremos clic con el botón secundario encima del mismo y elegimos
“Compartir”…
… y seleccionamos la manera de compartirlo
(con vínculo, con personas en concreto, con o
sin edición,…).
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Página 21 Página 22
La aplicación OneNote nos permite crear y editar blocs de notas en
donde almacenar información tan variada como apuntes, gráficos,
documentos, recortes de pantalla, ideas, tareas o, incluso, correos.
La manera más eficiente de trabajar con blocs de notas digitales
es crearlos desde el entorno online (en OneDrive o SharePoint)
para que puedan ser consultados y editados desde cualquier
dispositivo (desde el portal de Office 365, PC, tableta, smartphone)
y desde cualquier lugar.
Crear un bloc de notas digital desde OneDrive
Crear un bloc de notas digital de OneNote desde el entorno web de OneDrive, en el
portal Office 365, es idéntico a crear un documento Word o una hoja Excel desde este
entorno online.
Una vez en OneDrive, nos situamos en la carpeta en donde queramos crear el bloc
de notas digital y seleccionamos “Nuevo” y “Bloc de notas de OneNote”….
… y nos pedirá el nombre del bloc de notas a crear, abriéndose a continuación
OneNote online.
Abrir un bloc de notas digital desde OneDrive
Para abrir un bloc de notas digital almacenado en nuestro entorno de OneDrive,
simplemente, lo seleccionamos y hacemos clic en “Abrir” y “Abrir en OneNote online”
En ambos casos, después de crear un bloc de notas digital o de abrirlo, desde
OneDrive, se visualizar el bloc de notas con la aplicación “OneNote online”
Gestión de notas digitales en OneDrive (Office 365)
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Estructurar un bloc de notas digital de OneNote online
El símil más fácil para explicar la estructura de un bloc de notas
digital de OneNote es imaginar una libreta de anillas con páginas
y separadores.
Un bloc de notas de OneNote se organiza en secciones
(pestañas) y dentro de cada sección podremos tener una o
más páginas.
En un bloc de notas digital podremos crear tantas
secciones como queramos, con las páginas que
necesitemos en cada sección.
Haciendo clic en el botón secundario de una sección
o página podremos cambiarle el nombre o eliminarla
y mover o copiar, también, en el caso de una página.
Opciones de trabajo con un bloc de notas digital
A través de las cintas de opciones de OneNote online (“Inicio”, “Insertar”, “Dibujar”)
podemos incorporar contenido (y darle formato) a nuestro bloc de notas: texto, tablas,
imágenes, archivos, vínculos, notas manuscritas y dibujos a mano…
En la cinta de opciones “Vista” también podremos visualizar quién (“Mostrar los
autores”) ha hecho los cambios en el bloc en el caso de que esté compartido entre
varias personas o ver las “Versiones de páginas” para tener el histórico de cambios de
la página.
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De la misma forma que podemos editar un documento Word o una presentación
PowerPoint o una hoja de cálculo de Excel, que estén almacenadas en OneDrive, desde
las aplicaciones de Office online (Word online, Excel online y PowerPoint online) o bien
desde las aplicaciones de escritorio (Word, Excel y PowerPoint), un bloc de notas
digital puede ser editado desde
OneNote online o desde la aplicación de
escritorio OneNote.
Sincronizar un bloc de notas online en OneNote
La manera más fácil de sincronizar un bloc de notas online, almacenado en
OneDrive con la aplicación de escritorio de OneNote, es abrir el bloc de notas con
OneNote online desde el portal de Office 365 (en OneDrive) …
… y una vez en OneNote online, hacer clic en la opción “Abrir en OneNote”
A continuación, nos preguntará si queremos abrir el documento y descargará,
automáticamente, una copia del bloc de notas en nuestro PC y lo mantendrá
sincronizado con el original.
Es decir, cualquier cambio que hagamos en el original (desde OneNote online) o
en la copia local (desde OneNote) se actualizará en la otra copia, de manera
automática, en cuanto disponga de conexión a Internet.
A partir de ese momento podremos trabajar con el bloc de notas desde ambas
aplicaciones (online y escritorio).
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Página 27
Trabajo con OneDrive desde la App móvil
A través de la App de OneDrive para iOS, podremos trabajar con nuestro espacio
de almacenamiento, accediendo a las carpetas y archivos que tengamos online y,
a junto con las Apps de Word, Excel o PowerPoint, podremos editar y modificar
estos documentos.
En caso de no tenerla en el dispositivo se puede “obtener” a través del AppStore de
Apple, buscando “OneDrive”
Acceder a OneDrive
Una vez accedamos a la App de OneDrive, podremos acceder a las carpetas y
archivos de nuestro entorno, con la opción “Archivos”, ver los documentos más
recientes con los que hemos trabajado, con la opción “Recientes”, consultar las
carpetas y archivos que nos han compartido otras personas de la organización, en
“Compartidos” o acceder a los sitios de SharePoint de nuestro entorno de Office 365
en “Sitios”.
Finalmente, en la opción “Mi usuario” podremos conmutar entre diferentes usuarios, si
los tuviéramos, como por ejemplo, el usuario de OneDrive Empresarial de nuestra
compañía y el personal asociado a una cuenta de Microsoft.
Desde la ventana mi usuario,
también podremos acceder a
los archivos sin conexión de la
cuenta seleccionada (carpetas
y archivos sincronizados en el
dispositivo móvil) y la papelera
de reciclaje.
Crear carpetas, archivos y documentos
Desde la ventana de “Archivos”, y a partir del icono “+” podremos crear una carpeta en
nuestro espacio de OneDrive, hacer una foto o video desde el dispositivo móvil y
guardarlo en OneDrive, “cargar” (subir) un archivo que tengamos guardado en nuestra
tableta o
smartphone o
crear un
documento Word
o PowerPoint y
guardarlo en el
entorno online.
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Página 29
Trabajar con OneDrive desde la App de iOS
Digitalizar elementos
A través de la opción “Digitalizar” podemos escanear documentos, pizarras o tarjetas
de presentación, con la cámara de nuestro
dispositivo móvil, editar estas imágenes y
guardarlas (“cargar”) en la carpeta en la que
estemos ubicados de nuestro entorno
OneDrive.
Crear documentos Word y PowerPoint
Cuando creamos un documento Word o presentación PowerPoint desde la App de
OneDrive, se nos abren, respectivamente, las Apps de Word y de PowerPoint, a través
de las cuales podremos editar los archivos que se guardarán, de manera automática,
en nuestro entorno online.
Trabajar con archivos sin conexión.
Así como podemos sincronizar carpetas y archivos del entorno web de OneDrive en
nuestro ordenador, desde los dispositivos móviles también tenemos una opción
similar para descargar archivos en la tableta o smartphone y poder trabajar con
ellos sin necesidad de tener conexión a Internet.
Para ello, marcamos la carpeta o documento y seleccionamos de las opciones que
aparecen en la parte superior de la pantalla, la de “Usar las carpetas sin conexión”.
Para acceder a los archivos sin
conexión tenemos que ir a la
opción “Mi usuario” y a
“Archivos sin conexión”
Página 30
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Gestión de documentos online con OneDrive (MICProductivity)

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