El documento presenta el programa de AGC1 (Adopción y Gestión del Cambio) para Microsoft Office 365 de MICProductivity. El programa ayuda a las organizaciones a adoptar nuevas herramientas digitales mediante la comunicación, formación, soporte y evaluación. Incluye fases para definir el cambio, prepararlo, ejecutarlo y evaluarlo para garantizar una adopción exitosa y aumentar la productividad de los usuarios.

1. Programa de AGC1 para
Microsoft Office 365
Presentación metodología de trabajo
Transformando
la manera
de trabajar
1Adopción y Gestión del Cambio

2. Ser un Partner de Referencia en
la Transformación de la Manera de Trabajar
de las Organizaciones y sus Profesionales
con el objetivo de mejorar su eficiencia y productividad
a través de la Adopción, Gestión del Cambio y Explotación
de las Tecnologías de la iProductividad
en los Procesos de Evolución Organizacional
(incorporando nuevas herramientas
y sacando el máximo provecho de las ya existentes)

3. Servicios del MICProductivity
Acompañamiento en Adopción y Gestión del
Cambio en la Incorporación de Nuevas
Herramientas Digitales en las Organizaciones
Formación y Transferencia de Buenas Prácticas
en el Uso y Aplicación de Herramientas
Digitales para los Trab. de la Información
#InformationWorker #iProductivity #CloudComputing #FlexWork
#FlexiblesOffices #Project Management #SocialEnterprise
Asesoramiento Transferencia

4. Microsoft Madrid: Remodelación nuevas oficinas Madrid (Gestión del Cambio Tecnológico – Workplace Advantage)
ESADE: Materiales de formación y comunicación para los usuarios en la puesta en marcha nueva intranet (MyESADE)
Quadpack: Estudio y pre-proyecto mejora de la iProductividad
Vodafone: Plataformas de demostración del entorno Microsoft Office365 para PYMES
Ajt. Barcelona: Perfilado usuarios para la nueva plataforma de comunicación y colaboración
Telefónica: Plan de apoyo a la fuerza comercial para la comercialización de Microsoft Office 365
AEDAF: Acompañamiento en la puesta en marcha del entorno online (cloud) para los asociados
MANGO: Apoyo en la puesta en marcha de Office 365 con formación y materiales (videos, guías…)
ENAGAS: Gestión del cambio asociado al nuevo entorno Microsoft Lync (formación y materiales)
SABA: Formación de mejora continua con Microsoft Office
Ajt. Barcelona: Formación asociada a la nueva plataforma NEMIC
EROSKI: Formación sobra la nueva plataforma de trabajo con Microsoft
CAIXABANK: Elaboración de materiales para la gestión del cambio a Microsoft Windows 8
SANTILLANA: Acompañamiento y plan de comunicación en el despliegue de Office 365
Bodegas Torres: Programa de Mejora de la Productividad (PMP) con Microsoft Office
REPSOL Petrofino, ISS, MELIA, SABA, SOFTONIC, PETRONOR, SIMON, PROYCONSA, LIDL… Más de 150 clientes en 8 años de actividad
Referencias

5. Adopción Tecnológica,
Gestión del Cambio
y Transformación
La puesta en marcha del nuevo SI conllevará la
adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los
usuarios del mismo, cambios en los procesos
organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de estas
nuevas tecnologías de apoyo.
Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción,
por parte de los usuarios, del nuevo entorno y de
todos los cambios asociados (manera de trabajar,
comunicar y colaborar…), para poder asegurar los
objetivos de negocio perseguidos por el proyecto y
dicha transformación.

6. Impacto organizativo
Incorporar el entorno de colaboración de Office365 (OneDrive para la Empresa, Office Online,
Office Pro Plus,…) en la compañía implica la puesta en marcha de un proceso de transformación
en la manera de trabajar de sus profesionales:
• Cómo organizar, almacenar y compartir los documentos y carpetas
• Cómo usar directorios online y espacios de trabajo de apoyo a proyectos, iniciativas,…
• Cómo editar y elaborar documentos de manera colaborativa y en coautoría
• Cómo trabajar en movilidad, multidispositivo y multiplataforma…
• Cómo usar las nuevas versiones de las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint y Outlook
Es por eso que es clave garantizar la adopción del entorno y la gestión del cambio asociado para
aprovechar todo el potencial de las nuevas herramientas y aumentar la productividad de los
profesionales.

7. Fundamentos Adopción y Gestión del Cambio (AGC)
Concienciación
Deseo
Conocimiento
Habilidad
Refuerzo
Fases AGC1
1ADKAR (Prosci)
Comunicación
Transferencia de
Conocimiento
Acompañamiento
Las actividades enmarcadas en un proceso de apoyo a la
adopción y gestión del cambio (AGC) propuestas por el
MICProductivity tienen su fundamento en la aproximación
de la metodología ADKAR de la empresa Prosci y se
fundamentan en 5 pilares:
• Comunicación
• Participación
• Formación
• Soporte
• Evaluación
El objetivo principal de un plan de AGC se centra tanto en
los aspectos de aptitud (Conocimiento y Habilidad) como de
actitud (Concienciación y Deseo) generando la inquietud e
impliación y gestionando las expectativas de los
destinatarios y evitando su posterior frustración (Refuerzo)

8. Programa de Trabajo | Adopción y Gestión del Cambio
Los proyectos de “adopción y gestión del cambio” en la puesta en marcha de la plataforma
Microsoft Office 365 contemplan un conjunto de actividades y tareas enmarcadas desde las fases de
definición y planificación hasta la ejecución y evaluación posterior del despliegue para asegurar la correcta
y más rápida adopción de la tecnología y los cambios asociados por parte de los usuarios

9. Guía de
Adopción
Plan de
Adopción
Piloto
Plan de Adopción
General
Elaboración de materiales
Comunicación Piloto 1
Mailing / Snapcomms
Despliegue piloto 1
Despliegue general
Dinamización grupo Yammer
Publicación materiales en el entorno colaborativo
Comunicación Despliegue
Mailing / Snapcomms / Breves intranet
Evaluación
Formación
Talleres participación
Soporte Office
Ejemplo Propuesta calendario de Trabajo
Taller de
descubrimiento

10. Taller de descubrimiento
La plataforma de comunicación y colaboración de Office
365 incluye diferentes servicios (Exchange online, Skype
empresarial, Onedrive empresarial, …), algunos de los
cuales bastante desconocidos por las organizaciones,
como por ejemplo OneNote y Yammer.
El taller de descubrimiento pretende dar una visión
completa de todas estas aplicaciones para poder
identificar, por parte de la organización su potencial y
posible aplicación en sus procesos.
La sesión se lleva a cabo sobre un entorno de
demostración de Microsoft CIE.
Objetivo:
Revisar las funcionalidades, prestaciones y servicios
incluidos en la plataforma Office 365

11. Fase 0. Definir
el Cambio
Alcance del Servicio,
Tiempo y Resultados
Actividades
0.0. Elaborar la “Guía de Adopción”
0.1. Establecer la visión y alcance del cambio
0.2. Determinar el impacto en la organización
0.3. Identificar los Stakeholders clave y segmentarlos
0.4. Identificar y evaluar los escenarios de negocio
0.5. Estudiar el perfil y necesidades de los destinatarios
0.6. Identificar las plataformas, dispositivos y herramientas a incorporar
0.7. Priorizar soluciones a desplegar
0.8. Identificar y definir métricas e indicadores (directos e indirectos)
0.9. Definir los objetivos de éxito
0.10. Evaluar los principales riesgos ante la adopción
0.11. Elaborar borrador de “Plan de Adopción”
Entregables
E0.1. Guía de Adopción
(visión, alcance, impacto, stakeholders, escenarios, plataformas, soluciones,
métricas, riesgos…)
E0.2. Plan de Adopción (Borrador)
(principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación-
comunicación-participación, centro de aprendizaje…)
E0.3. Cuestionario de perfilado de usuarios + Análisis

12. Fase 1. Preparar
el Cambio
Actividades
1.0. Actualizar y definir el “Plan de Adopción” (piloto y despliegue)
1.1. Elaborar el programa de comunicación
1.2. Elaborar el programa de participación
1.3. Elaborar el programa de formación
1.4. Elaborar el programa de soporte
1.5. Elaborar el modelo de Sponsorship / Champions
1.6. Preparar el centro de aprendizaje
1.7. Elaborar el programa de evaluación
1.8. Medir las métricas e indicadores pre-despliegue (a)
1.9. Calendarizar las acciones de acompañamiento del plan
1.10. Elaborar materiales de apoyo
Entregables
E2. Plan de Adopción
(principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación-
comunicación-participación, centro de aprendizaje…)
E3. Calendario de Adopción
(actividades, responsables y temporalización)
Materiales varios
(Buzoneo, posters-panfletos, ‘tips & tricks’, videos, guías rápidas de inicio, definición
talleres, soporte presentaciones, centro de aprendizaje, cuestionarios…)

13. Fase 2. Ejecutar
y Seguir el
Cambio
Actividades
2.1. Evaluar situación de partida (pre-despliegue / pre-piloto)
2.2. Ejecutar las actividades de los programas de comunicación, participación,
formación (uso, aplicación y buenas prácticas) y acompañamiento
2.3. Distribuir materiales, guías, tutoriales, documentos, videos,…
2.4. Preparar y poner en marcha el programa de soporte
(todas las actividades se llevan a cabo acorde a la segmentación de los usuarios
destinatarios del cambio)
Entregables
Seminarios de Formación
Resultado análisis cuestionarios pre-despliegue (piloto y general)
Resultado análisis cuestionarios post-despliegue (piloto)

14. Fase 3. Evaluar
y Reforzar
el Cambio
Actividades
3.1. Capturar testimoniales e historias de aplicación
3.2. Compartir los casos de éxito
3.3. Medir y evaluar las métricas, indicadores y objetivos
3.4. Medir la satisfacción de los usuarios y evaluar cambios
3.5. Evaluar y preparar acciones de refuerzo
Entregables
Resultados análisis cuestionarios post-despliegue (AGC y Cambio)

15. Xavier Hernanz
xavierh@micproductivity.com
629 608 472
javier.hernanz1
www.linkedin.com/in/xavierhernanz
Ramon Costa
ramonc@micproductivity.com
637 79 40 72
ramon.costa
www.linkedin.com/in/ramoncosta
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