Proyecto modelos y tecnologias de s.i

Semestre:
6ºto
Grupo:
“A21”
Maestro:
M.S.I JAVIER BERMUDEZ ZAMORA
Integrantes:
IGNACIO LÓPEZ HERNÁNDEZ
OSVALDO JESUS MENA CORDOVA
MANUEL ELIU BRAYAN PALMA MARTINEZ
Ingeniería En Tecnología de
la Información
MODELOS
Y
TECNOLOGÍAS
DE
SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN

Contenido
1.PRESENTACIÓN DE LAEMPRESAO INSTITUCIÓN..................................................... 4
1.1 ANTECEDENTES DE LAINSTITUCIÓN O EMPRESA............................................. 4
1.1.1 Presentación................................................................................................................ 5
1.1.2 Objetivo......................................................................................................................... 5
1.1.3 Misión............................................................................................................................ 6
1.1.4 Visión ............................................................................................................................ 6
1.1.5 Estructura Organizacional.......................................................................................... 7
1.2 Antecedentes Del Área O Departamento..................................................................... 8
1.2.1 Presentación............................................................................................................. 8
1.2.2 Objetivo..................................................................................................................... 9
1.2.3 Misión........................................................................................................................ 9
1.2.4 Visión......................................................................................................................... 9
1.2.5 Estructura Detallada Del Área O Departamento .................................................. 9
2. SITUACIÓN ACTUAL .......................................................................................................10
2.1 Descripción General De Las Actividades O Procesos Del Área..........................10
2.2 Descripción Detallada De Las Actividades O Procesos Del Área .......................10
2.4 Inventario De Recursos Tecnológicos....................................................................16
2.5 Rich Picture De Las Actividades O Procesos Actuales........................................18
2.6 Diagnostico Actual De Las Actividades O Procesos Del Área ............................19
2.8 Análisis FODA............................................................................................................22
3. OBJETIVO DEL SISTEMADE INFORMACIÓN..............................................................23
3.1 Objetivo General........................................................................................................23
3.2 Objetivos Específicos................................................................................................23
3.3. Justificación ..............................................................................................................23
3.4 Alcances......................................................................................................................24
3.5 Restricciones..............................................................................................................25
4. POSIBLES ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN .............................................................25
4.1 Alternativas de solución 1........................................................................................25
4.1.1 Ventajas....................................................................................................................25
4.1.2 Desventajas.............................................................................................................25
4.2 Alternativas De Solución 2 .......................................................................................26

4.2.1 Ventajas....................................................................................................................26
4.2.2 Desventajas.............................................................................................................26
4.3 Alternativa de Solución 3..........................................................................................26
4.3.1 Ventajas....................................................................................................................26
4.3.2 Desventajas.............................................................................................................27
4.4 Elección de la mejor Alternativa de Solución ........................................................27

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN
1.1 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA
El instituto de Difusión Tecnica N.4 (IDIFTEC) es una escuela preparatoria ubicada
en el municipio de Huimanguillo en la Rancheria Libertad de la carretera
Huimanguillo-Cardenas. La escuela la conforman 200 estudiantes de los turnos
matutino y vespertino. Cuentan con 14 maestros, 6 adminstrativos y 8 aulas. Cada
año se graduan un aproximado de 80 alumnos.
La escuela fue creada como una necesidad elemental para el pueblo de
Huimanguillo donde la mayoría de sus habitantes organizados desde hace un par
de años decidieron que una preparatoria era urgente para el lugar, puesto que la
mayoría de los jóvenes que egresaban de las secundarias, solo estaban
condenados al trabajo informal del campo y a la resignación de vivir como amas de
casa.
El instituto ha contado con 4 directores desde sus inicios. Dichos directores han
hecho lo necesario para el mejoramiento de la escuela, aunque aún queda mucho
camino para recorrer y mejorar las instalaciones para el bienestar de los alumnos y
dar las sesiones de clase del nivel que se merece.
El plantel inicio con las carreras de Contabilidad y Secretariado ambos en el turno
matutino. Para el siguiente año el instituto puso a su disposición la carrera de
construcción Urbana de igual manera en el mismo turno que las anteriores.
Para el año de 1980 la institución contaba con tan solo cuatro aulas y 6 maestros.
Conforme pasaron los años la institución comenzó a ganar fama dentro del
municipio lo que llevo a albergar a más alumnos.
Tuvieron que pasar 5 años para que la preparatoria adquiriera la carrera de
informática. Al pasar esto, se vieron orillados proponer dos turnos en la escuela. Por
lo que crearon el turno vespertino y lanzaron las carreras de contabilidad e
informática.

A partir de entonces la preparatoria continúa con la construcción de más aulas para
poder albergar la demanda de alumnos que se tenían en ese entonces. Para el año
2016 la escuela construyo el domo en la administración de la directora actual. En la
actualidad el IDIFTEC continúa sobre la marcha con las mismas carreras y los
mismos turnos de clase.
1.1.1 Presentación
Es una institución Educativa de nivel medio superior que cuenta con un total de 200
alumnos divididos en sus respectivas carreras académicas.
Esta institución cuenta con cuatro carreras y cuenta con dos turnos: Matutino y
Vespertino. Las carreras impartidas por la institución son:
 Construcción Urbana colocada en el turno matutino.
 Secretariado impartido en el turno matutino
 Contabilidad. Impartida en ambos turnos divididos en dos grupos A y B
 Informática. Carrera colocada en el turno Vespertino
Las sesiones matutinas son de lunes a viernes y comienzan a las 6.30 A.M y
concluyen a la 1.00 PM llegando a un total de 7 horas por día.
Las sesiones en el turno vespertino inician a la 1.10 P.M y terminan a las 8.00 P.M
de la noche.
Como escuela preparatoria cuenta con tres años de formación para sus estudiantes
con la opción de titulación para sus respectivas carreras.
1.1.2 Objetivo
Formar en el Nivel Medio técnicos profesionales capacitados y especializados en el
conocimiento científico y tecnológico, que puedan atender las demandas de
producción y servicios requeridos en nuestro Estado.

Otorgar al estudiante la oportunidad de superación personal proporcionándole los
conceptos humanísticos y sociales que su entorno reclama y prepararlo para
cursar estudios superiores.
1.1.3 Misión
Formar jóvenes con conocimientos científico, tecnológico y humanístico para
integrarse a la sociedad desarrollando una actividad productiva e ingresar al nivel
superior.
1.1.4 Visión
Ser la mejor opción en el Nivel Medio en el Estado. Contamos con personal docente
calificado e infraestructura adecuada, nos distinguimos por ser el número uno en
ingresar alumnos al nivel Superior. El Sector Productivo nos reconoce por la
excelente calidad de nuestros egresados.

1.1.5 Estructura Organizacional
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
DOCENTES
TRABAJADORA
SOCIAL
PREFECTO
INTENDENTE
SECRETARIA

1.2 Antecedentes Del Área O Departamento
El departamento inicia su función en el año de 1980 con el entonces director Juan
Aguirre Martínez el cual fue el fundador la institución. Las secretarias encargadas
fueron la Lic. En secretariado Agustina López Córdoba y la también licenciada en
secretariado Francisca de los Santos Hernández.
Ellas eran encargadas de la inscripción de los alumnos y la administración de la
escuela ya que las demás áreas estaban en construcción.
El área contaba con apenas dos máquinas de escribir, 3 escritorios y un archivero
donde se guardaba la documentación de los alumnos en ese entonces.
Para el siguiente año las otras áreas fueron concluidas lo que significó que el trabajo
del área fuera un poco menos exhaustivo.
En la actualidad el área de administración cuenta con tres escritorios. Dos
computadoras de escritorio y con dos secretarias que llevan la administración de los
alumnos y docentes.
1.2.1 Presentación
El área de administración es un departamento el cual lleva el control de
administrativo de alumnos y profesores. El departamento cuenta con dos secretarias
que gestiona dicho control.
Una de las funciones es encargarse del proceso de inscripción y reinscripción de
alumnos en la institución. También se encargan de impresiones de boletas de
calificación y de su resguardo.
Además de llevar a cabo estas actividades importantes tienen la responsabilidad de
tener el control de la firma de maestro.
Por otra parte, también reciben tareas implementadas por el director como, por
ejemplo, hacer invitaciones para los alumnos o bien generar documentos con fines
informativos para la comunidad estudiantil.

1.2.2 Objetivo
Lograr una objetiva administración de recursos (Humanos, Financieros y
Materiales).
Contribuir al logro de las metas del Instituto De Difusión Técnica N.4 (IDIFTEC N.4)
1.2.3 Misión
Administrar Correctamente los recursos otorgados a esta institución pública,
logrando los objetivos y metas establecidas, con el uso razonable de los mismos.
1.2.4 Visión
Ser un área altamente capacitada para llevar a cabo una correcta administración
que permita obtener buenos resultados para la institución.
1.2.5 Estructura Detallada Del Área O Departamento
Oficina del Director
Oficina
Secretaria
1
Departamento
De
Servicios
Escolares
Oficina Secretaria 2
Control Escolar

2. SITUACIÓN ACTUAL
2.1 Descripción General De Las Actividades O Procesos Del Área
 Elaboración de horarios escolares, para cada grupo (Vaciado con la
información de acuerdo al plan escolar vigente).
 Recepción de Documentación para inscripciones de alumnos.
 Elaboración de credenciales para alumnado.
 Vaciado de Calificaciones en boletas Escolares (De manera Manual o
Mecanográfica).
 Elaboración de documentación (Memorándums, circulares, Notas
informativas al interior de la institución).
 Integración de Archivos de alumnos de la Institución.
 Actualización de Plantillas Docentes.
 Control de lista de Asistencia de Maestros.
 Recepción de Fichas de depósitos de inscripción y reinscripción de alumnos.
2.2 Descripción Detallada De Las Actividades O Procesos Del Área
Recepción De Documentación Para Inscripciones De Alumnos.
El alumno llega con toda la documentación requerida por la Institución, y espera su
turno para poder inscribirse. Entrega sus documentos y la secretaria los recibe y
procede a inspeccionar la documentación del solicitante. Después de revisarlos
detalladamente selecciona y ordena los papeles para después, archivarlos y
ponerlos en una carpeta. Así mismo, rellena un formato de pago con datos de la
persona interesada en el plantel para que pueda pagar en el banco su respectiva
inscripción. Una vez pagado su inscripción la persona lleva el comprobante de pago
para que la secretaria pueda rellenar un formato en el cual se comprueba que la
persona se inscribió correctamente en la institución.
Elaboración De Credenciales Para el Alumnado.
La secretaria elabora las credenciales de los alumnos después de imprimir el
formato de las credenciales. Después de eso procede a escribir en los espacios en
blanco la información requerida. De esa misma manera elaboran las credenciales

de todo el plantel; una vez terminada ordena las credenciales por carrera y por grupo
y procede a ponerles el sello de la institución para después pasar por los salones a
entregarlas. En el caso de que un alumno no haya asistido el día de entrega de las
credenciales, la secretaria las guarda en un pequeño sobre donde espera que el
alumno, que no haya asistido el día de su entrega, vaya a recogerla.
Vaciado De Calificaciones En Boletas Escolares (De Manera Manual O
Mecanográfica).
La secretaria se encarga, una vez entregadas las calificaciones de los maestros, de
imprimir los formatos de las boletas y rellenarlos de forma manual o mecanográfica.
Una vez hecho esto las cataloga por carrera y por año y procede a colocarle el sello
de la escuela. Al terminar de organizar las boletas las guarda en el escritorio para
después proceder a llamar a los asesores encargados del grupo para que entreguen
las boletas a los padres de familia y las firmen. Una vez hecho esto la secretaria se
encarga de archivarlos nuevamente, esperando a que llegue el momento de repetir
la actividad hasta que el semestre finalice.
Elaboración de documentación (memorándums, circulares, Notas
informativas al interior de la institución)
Las secretarias se encargan de la elaboración de la documentación por órdenes del
director del plantel. El director les asigna la elaboración de documentos para fines
informativos de la escuela u otra procedencia en la cual se le requiera la
estructuración de los mismos. Primero, la secretaria encargada de realizar los
documentos recibe la orden del director o subdirector; la secretaria toma notas al
respecto para realizar a detalle los documentos; posteriormente se encarga de su
realización en la computadora que tiene bajo su cargo e inicia el procedimiento para
su finalización. Una vez concluido el documento saca una impresión para verificar
el documento y enseñarlo al director para corroborar los datos. Una vez aceptado
el documento, la secretaria se encarga de realizar diversas copias si es un
documento para fines informativos. La actividad y finalización de las tareas difieren
según sea el tipo de documentación.

Integración de Archivos de alumnos de la Institución
Para esta tarea, las secretarias encargadas de este proceso se administran para
poder llevar acabo la tarea lo más eficiente y rápidamente posible. Ya que es una
tarea muy importante, la integración de archivos de alumnos de la institución.
El primer paso a dar por las encargadas es ordenar todas las carpetas con archivos
de sus respectivos alumnos para luego poder organizarlos en una carpeta y
colocarles un clic para evitar la pérdida y que los papeles se junten con otros.
Después de terminar con eso, una secretaria se encarga de que los documentos
estén en orden para evitar conflictos en el futuro. Luego de verificarlos los coloca en
sus respectivas carpetas con su nombre y procede a guardarlos. Finalmente los va
colocando alfabéticamente para cuando los documentos sean requeridos la
búsqueda no resulte extenuante.
Control de lista de Asistencia de Maestros.
La encargada de esta actividad es la secretaria de más experiencia. Ya que ella
sabe el rol que llevan los maestros y sus horarios. Esta tarea consiste en llevar el
control de la asistencia de los maestros mediante una bitácora que recolecta las
firmas de los docentes. Para ello la secretaria realiza el trabajo de llevar el control
de las firmas acercándose a los maestros o recordándoles que tienen que firmar su
hora de entrada y de salida para que puedan comprobar que sus horas están siendo
impartidas correctamente. Una vez hecho esto la secretaria coloca la fecha del día
y guarda el libro de registros para realizar la misma actividad el día siguiente
Recepción de Fichas de depósitos de inscripción y reinscripción de alumnos.
La secretaria recibe el comprobante de pago del alumno que desea inscribirse o
reinscribirse. Comprueba el comprobante y después lo coloca en la carpeta que
contiene sus documentos. Finalmente comienza a rellenar un pequeño
comprobante que demuestra que la persona entrego toda su documentación en
orden y que acredita estar inscrito. Ese comprobante es entregado al alumno para
comprobar su inscripción.

2.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS O ACTIVIDADES
DEL ÁREA.
Inscripcióndel alumno Reinscripcióndelalumno
Documentosdel Alumno Archivos
Banco
Nun
Hoja de Reinscripción
Comprobante de
inscripción
FIIN
Entrega de
Credencial
como
comprobaci
ón de
alumno
El Alumno deberá
entregar la
documentación.
 Acta de
Nacimiento.
 Curp.
 Certificado.
últimoestudio.
Verificación de
documentos y
resguardo de ellos.
INICIO
Comprobaciónde
pago.

Elaboración de Credencial Para el Alumno.

Vaciado de calificaciones en boletas escolares manera Manual o
Mecanográfica.

2.4 Inventario De Recursos Tecnológicos
Hardware Modelo Color Año Funciones
Computadora HP Negro 2010
Se utiliza para
captura de datos
Elaboración de
Documentos
Computadora HP Negro 2010
Inventario
general de la
escuela
Elaboración de
Reportes
Elaboración de
Recibos
Teléfono Panasonic Negro 2012
Hacer llamadas
para pedidos de
la Escuela
(Libros,
Documentación,
etc.,)
Impresora HP Negro 2012
Impresión de
documentos
(recibos,
reportes, listas
de asistencia,
etc.,)

Software Año Función
Excel 2012
Creación de Lista de maestros
Elaboración de Inventarios
Elaboración de Gastos
Word 2012
Elaboración de Documentos y reportes pedidos
por la directora y necesarios en la institución
Publisher 2012
Creación de Plantillas
Elaboración de Diplomas
Elaboración de Folletos e invitaciones
Power Point 2012
Creación de Diapositivas para exposiciones en la
escuela
Antivirus 360 2015
Software encargado de proteger los equipos de los
virus informáticos

2.5 Rich Picture De Las Actividades O Procesos Actuales
DIRECTORA
2.5 Rich Picture del Área de Administración de la Preparatoria
IDIFTEC N.4
ALUMNOS
Los alumnos pueden
inscribirse y reinscribirse;
pueden pedir información
sobre becas, actividades, etc.
Solicitan documentos que
requieran la firma del director
y sellos de la institución.
PROFESORES TUTORES
Al igual que los alumnos pueden
solicitar información sobre
actividades entre otras cosas.
Realizan la búsqueda de la lista de
grupos que lescorresponde.Firman
su asistencia del día y requieren
hablar con la directora
Pueden pedir información sobre la
conducta y desempeñode sushijos;
ademásde tratar asuntosque estén
relacionados con la institución
SECRETARIA
ÁREA
ADMINISTRATIVA
SECRETARIA 2
PREFECTURA
Sutrabajoconsiste enlaelaboración
de credenciales y la lista de
asistencia. Además de administrar
los documentos de los alumnos
Se encargade elaborardocumentos
solicitadosporla directora.De igual
forma captura las calificaciones de
los alumnos.
Su trabajo es inspeccionar que los
alumnos porten el uniforme
adecuadamente; controla la
asistencia de los profesores.

2.6 Diagnostico Actual De Las Actividades O Procesos Del Área
En base de los puntos anteriores mencionados, las actividades que se realizan
actualmente en la institución son:
 Elaboración de horarios escolares, para cada grupo (Vaciado con la
información de acuerdo al plan escolar vigente).
En ocasiones, se puede llegar a entorpecer el proceso debido a problemas
de terceros. En la impresión de los horarios se lleva a tener cierta demora
por los equipos que el área maneja. Ya sea por la impresora o por el
ordenador. Ya que en ocasiones los dispositivos son demasiado deficientes
o llevan un periodo de tiempo sin actualizar.
 Recepción de Documentación para inscripciones de alumnos.
El proceso de admisión puede llegar a ser tedioso debido a negligencias por
parte de algunas de las secretarias, no todas. El proceso es algo tardado por
la falta de infraestructura del sistema de la escuela. Los procesos son
manuales ya que los ordenadores no son aptos para un proceso más
eficiente y moderno.
 Vaciado de Calificaciones en boletas Escolares (De manera Manual o
Mecanográfica).
La admisión puede llevar días debido al anticuado método regido por la
burocracia de la institución, ya que la red falla en ocasiones. Es un proceso
tedioso y de mucha demora por parte de las secretarias ya que tienen que
escribir las calificaciones en máquinas de escribir o a mano.
 Elaboración de documentación (Memorándums, circulares, Notas
informativas al interior de la institución).
A veces, por error o equivocación, los datos no son ingresados correctamente
en los formularios, lo que conlleva problemas para recibir, por ejemplo, becas
y constancias de estudios.

 Integración de Archivos de alumnos de la Institución.
Debido a que las impresoras de las computadoras casi no funcionan, se
recurre más a las antiguas máquinas de escribir, para las calificaciones de
los maestros, de imprimir los formatos de las boletas y rellenarlos.
 Actualización de Plantillas Docentes.
Es proceso también tardado en parte de las secretarias en parte de que
también están lidiando con los problemas de las calificaciones de los alumnos
y no pueden hacerlo todo a la vez.
 Control de asistencia de maestro
En este caso, como se anota en una bitácora, que se tiene cambiar en cada
cierto periodo de tiempo debido a que registran a diario y como cambian de
bitácora por eso, se puede perder el registro de las firmas.
 Recepción de Fichas de depósitos de inscripción y reinscripción de
alumnos
Es el proceso más importante y el más tardado a la vez, ya que al entregar
el comprobante se tienen que revisar a detalle cada papel y rellenar el reporte
de inscripción. Las secretarias encargadas ordenan los documentos y los
revisan a detalle, después de eso lo acomodan en una carpeta lo que hace
que los archivos puedan revolverse o inclusive perderse.
2.7 Diagnostico Actual De Los Recursos Tecnológicos
 Actualmente, las máquinas de escribir han sido sustituidos por computadoras
que facilitan y agilizan los procesos mucho más rápido.
 En base del punto anterior, el sistema operativo que cuentan instalados es
algo obsoleto (Windows 7), aún sigue en pleno funcionamiento.
 La información se almacena en una base de datos alojado en un servidor
propio que tiene la información, aunque debido al poco mantenimiento y
problemas de seguridad, se ha preferido almacenarlos en base de datos
como SQL.
 No cuenta con una página web donde se pueden inscribirse los futuros y los
actuales estudiantes, haciendo que sea el proceso mucho más tedioso.

 Además, en algunas aulas, no todas; cuentan con aire acondicionado, solo
poseen ventiladores de techo.
 El centro de cómputo, posee sus propias máquinas, a las cuales se tienen
que dar mantenimiento y actualización cada cierto tiempo, además de contar
con acceso a internet bastante regular.
 En algunas aulas cuentan con proyectores, pero debido a que hubo
anteriores incidentes, se han retirado y guardados en el departamento de
servicios escolares, así que cada vez se necesiten; se tenga que hablar con
la secretaria para su prestación.

2.8 Análisis FODA
FORTALEZAS:
 Buen Ambiente Laboral
 Personal capacitado para la
Administración
 Conocimientos administrativos
 Buena atención
OPORTUNIDADES:
 Adquisición de nuevas
Tecnologías
 Sistemas de vigilancia
 Digitalización de Documentos
 Base de datos de los alumnos
 Expansión de Publicidad a
través de internet
 Página Web Propia
DEBILIDADES:
 Equipamiento Viejo
 Falta de Capacitación en el Área
Tecnológica
 Falta de Organización del
Personal
 Tecnología Insuficiente
 Pérdida de Documentos
 Falta de Equipos de Vigilancia
 Seguridad Insuficiente
 No hay una organización clara
AMENAZAS
 Cambios Constantes de Director
 Comunicación del Personal
 Ingreso de Personal nuevo sin
Experiencia
 Administración más preparada
en otras escuelas
 Robo de Documentos
 Cambios en la manera de
Administración

3. OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
3.1 Objetivo General
Diseñar un sistema de información de consulta que lleve a cabo los registros de
control escolar de los alumnos para su inscripción y reinscripción al igual que la
administración de datos del área administrativa.
3.2 Objetivos Específicos
 Digitalizar los documentos de los alumnos que estén inscritos en la institución
para evitar los extravíos de los mismos y detener el uso del papel.
 Facilitar a las secretarias la búsqueda de información del alumnado en
general.
 Archivar y administrar los documentos importantes
 Realización de inscripciones y reinscripciones de los alumnos en la institución
 Credencialización de los alumnos
 Entrega de documentos de manera impresa.
 Consulta de reportes del área administrativa
 Capturar las calificaciones del alumnado en general
 Bitácora de los de docentes cada vez que realizan sus actividades de la
escuela
3.3. Justificación
El uso de los sistemas de información favorece a las instituciones ya que ayuda a
llevar un control además de una buena organización, satisfaciendo los
requerimientos de control escolar. La implementación de este sistema de
información está basada en llevar el registro de los alumnos dando solución a las
exigencias de la comunidad estudiantil.
El trabajo de investigación se justifica con la necesidad de proporcionar un Sistema
de Información que haga más eficiente el procesamiento de información de esta
institución. La necesidad de proporcionar un Sistema de Información que esté
acorde al desarrollo de la tecnología para mejorar la imagen de la institución y que

sea capaz de satisfacer las necesidades que conlleva al crecimiento de la
institución. Debido a que existe la necesidad de desarrollar herramientas que
permitan a los diferentes usuarios contar con información organizada y con
herramientas computacionales que les permita a los alumnos tener acceso y mayor
facilidad a los diferentes tramites del plantel. Por el cual el sistema informático va a
contribuir con el desarrollo de la institución, permitiendo brindar un mejor servicio a
los estudiantes.
3.4Alcances
 Diagnosticar al director los problemas que están ocurriendo mediante
reportes e informes de la situación actual de la institución educativa.
 Verificar que los procesos de admisión, reinscripción, becas o bajas sean
operativos, funcionales y correctos.
 Comunicar entre las áreas compartan la información de los procesos
administrativos antes mencionados.
 Gestionar la información proporcionada en la base de datos creada para el
sistema.
 Reportar errores y fallos en él envió y recibo de datos de información.
 Hacer que los datos se actualicen cada vez que se introduzca información
nueva.

3.5Restricciones
 El sistema estará restringido para ciertos usuarios que no estén
relacionados con la institución educativa.
 El sistema estará limitado a distintos factores como la recepción de datos
o la comunicación entre ciertas áreas específicas.
 No contara con vigilancia externa del área.
 No contara con actualizaciones continuas.
 Estará limitado solo para los usuarios de una sola área.
 No contara con seguro y respaldo en caso de que roben la computadora
donde se aloja el sistema.
4. POSIBLES ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
4.1 Alternativas de solución 1
La solución para los problemas del área administrativa sería el uso de hojas de
cálculo de Excel, en el cual se pueden registrar los datos de los alumnos, como un
consultor de información cada vez que un alumno acceda a verificar sus datos
personales.
4.1.1 Ventajas
 Reducción de trabajo manual.
 Facilidad de acceso a los datos.
 Accesibilidad a la información.
 Control de la administración más sencilla.
 Consulta de información más manejable.
4.1.2 Desventajas
 Falta de conocimiento en el uso del software.
 Perdida de información por parte de agentes externos.
 Redundancia de información.
 Uso inadecuado del manejo de información por parte de agentes
internos.

 Robo de información.
4.2 Alternativas De Solución 2
Uso de computadoras personales con los requerimientos necesarios para la
impresión de registros y capturas de las boletas de calificaciones de los
alumnos; además de procesos diferentes a los comunes en el área
administrativa.
4.2.1 Ventajas
 Respaldo de información en diferentes ordenadores
 Digitalización de documentos
 Consultas de información de los alumnos más práctica
 Entrega de documentos más rápida, sencilla y eficiente
 Impresión de documentos
 Respaldo de información en la web
4.2.2 Desventajas
 Perdida de información por virus
 Vencimiento de licencias de software (Windows)
 Caída o falla del sistema
 Reconocimiento erróneo en la introducción de datos
 Errores en las impresiones
 Falta de acceso a la red de internet
4.3 Alternativa de Solución 3
Diseñar, administrar e implementar un sistema de información de consulta que
lleve a cabo los registros de control escolar de los alumnos para su inscripción
y reinscripción al igual que la administración de datos del área administrativa.
4.3.1 Ventajas
 Gestión en la administración de los datos
 Proceso de información más rápida
 Búsquedas de datos de manera más accesibles
 Eliminación de trabajos manuales
 Evitar la pérdida de información

 Eliminar la deficiencia en los datos
4.3.2 Desventajas
 Problemas en la red
 Ataque de virus
 Fallas en el hardware para manejar el sistema
 Perdida de información por negligencia
 Procesos del S.O por saturación o fallas en el sistema
4.4 Elección de la mejor Alternativa de Solución
Después de analizar las propuestas ante mencionado se llegó a la conclusión
de que la mejor alternativa para la solución en el área de administración del
instituto de difusión técnica N.4 es la alternativa de solución número 3. Ya que
cuenta con los elementos más factibles para eliminar y aligerar los trabajos que
se realizan en dicha área. Aumentando su desempeño considerablemente.
4.4.1 Tareas por Realizarse
Las tareas por realizar en el sistema en el área de administración son las
siguientes: entradas de datos, proceso de datos y salidas de datos.
Alumnos
Docentes
Registro de información
personal de los alumnos
y docentes (matricula,
número de empleado
respectivamente,
materia, etc.).
La información en este
caso es procesada en la
base de datos del
sistema
Impresión de boletas
Impresión de las
credenciales
Impresión de horario
Entrada de datos Proceso de datos Salida de datos

Tareas internas para el registro de alumnos de nuevo ingreso en la institución
educativa:
Tareas internas del sistema para la impresión de credenciales de estudiantes:
Nombre
Apellidos
Carrera
Certificado
Se toman los datos de la
persona para su
inscripción en el plantel
educativo para que sea
registrado en la base de
datos del sistema y
puede asignársele un
grupo y las materias de
la carrera elegida por el
mismo
Como los datos de
salida se obtiene el
comprobante de
inscripción con los
horarios y las materias
establecidas.
Nombre
Apellidos
Grupo
Carrera
Semestre
Matricula
Se rellenan los datos del
alumno con base en su
información personal
establecida en la base de
datos del sistema y se
capturan para su
posterior impresión para
ser entregada al alumno
La salida de los datos
mostrara la credencial
con los datos del alumno
impresa en ella para usos
de identificación o
reserva de algún aula
específica en la
institución.

Como se puede notar en los esquemas anteriores el sistema captura como entrada
de datos la información personal de los alumnos cuando son inscritos en la
institución educativa. El proceso de datos se efectúa tomando los registros de los
alumnos para alojarlos en la base de datos del sistema de la escuela y de igual
manera poder asignarles una matrícula con su respectivos grupos y semestre. La
salida de datos es el resultado de procesar los datos en el sistema y mostrarlos en
un comprobante de inscripción.
4.4.2 Elementos del entorno
El entorno del sistema a implementar propuesto se muestra en la siguiente figura:
Competencia
No aplica
Gobierno
Director del
plantel
Secretaria
Académica
Comunidad
Estudiantil
Agencias
reguladoras
Dirección del
plantel
Académico
Sindicatos
No aplica
Proveedores
Secretaria de
Educación Accionistas
Dirección del
Plantel
Secretaria de
Educación
Administración de
registros de
información en la
institución

4.4.2.1 Elementos del entorno del sistema
Competencia: No aplica, ya que la institución no cuenta con otro sistema aparte
del propuesto para poder implementarlo.
Proveedores: Son las personas encargadas de proveer apoyo en la instalación
e implementación del sistema además de dar una ligera capacitación a los
usuarios sobre el funcionamiento del sistema.
Accionistas: Encargados de aportar todo el apoyo económico para la
realización del sistema así mismo como los equipos de cómputo necesarios para
su implementación
Sindicatos: No aplica, ya que actualmente no cuenta con ningún sindicato.
Comunidad Estudiantil: Se encuentran todas las personas relacionadas o
pertenecientes de la institución tales como los alumnos, docentes,
administrativos, directivos, etc., que tendrán uso del sistema directa o
indirectamente.
Gobierno: La autorización para llevar a cabo todo el desarrollo del sistema
depende directamente de la secretaria académica de la institución, que tiene
como jefe inmediato el director de la institución educativa, quien este dirige dicha
secretaria académica.
Agencias reguladoras: Es la dirección del plantel académico, ya que ellos son
los que promueven y dirigen las normas que deben cumplirse para la
administración de la documentación en el plantel educativo.

4.5 Ciclo de Vida para el desarrollo del Sistema.
El modelo de ciclo de vida seleccionado es el modelo de cascada porque
sigue un proceso en etapas en la cual no puedes avanzar si no has
terminado una parte de dicha etapa, ya que no permite que los errores
cometidos anteriormente se transmitan a la otra etapa y que también
cualquier falla o error de diseño detectado en la etapa de prueba conduce
necesariamente al rediseño y nueva programación para ahorrar costos de
productividad y tiempo.
Entre las ventajas que cuenta este modelo es:
 Realiza un buen funcionamiento en equipos débiles y productos
maduros, por lo que se requiere de menos capital y herramientas para
hacer funcionar de manera óptimo.
 Es un modelo de fácil de implementar y entender.
 Está orientado a documentos.
 Es un modelo conocido y utilizado con frecuencia.
 Promueve una metodología de trabajo efectiva:
Definir antes que diseñar, diseñar antes que codificar.
Este modelo es aceptable para nosotros porque nos permite entender
cómo estará funcionando los pasos en nuestro sistema e igualmente nos
ahorrara costos de presupuestos y tiempo invertido al momento de
desarrollarlo, también permitirá conocer los posibles problemas que pueda
tener en la marcha y arreglarlos a tiempo para evitar posibles fallas al
momento de implementarlo en el lugar donde será instalado el sistema, en
este caso, en las computadoras del departamento de servicios escolares del
plantel educativo.

Modelo En Cascada.
Planificación
Análisis
Diseño
Implementacion
Pruebas
Mantenimientos

4.6 Impacto esperado del sistema
Este va cambiar el modo en que se inscriban los alumnos de nuevo ingreso ya
permitirá facilitar el proceso de admisión sin recurrir a la documentación excesiva
cuando sus datos personales se almacenen en una base de datos administrada por
las secretarias del departamento de administración.
También se espera que se agilice los procesos de registro y que se pueda manipular
la información almacenada en la base de datos por parte de las secretarias y los
administrativos que fueron capacitados en el manejo del sistema anteriormente.
Se espera que la información sea accesible de manera rápida y efectiva para los
alumnos cuando deseen verificar sus datos personales.
Se agilizará el modo en que guarde y procese datos para procesos como:
 Captura de calificaciones
 Impresión de boletas,
 Tiras de materia
 Historial académico
 Administración del proceso de inscripción.
En el sistema que al procesar cada consulta que se lleve a cabo en los registros de
control escolar de los alumnos para su inscripción y reinscripción al igual que la
administración de datos del área administrativa respectivos de la institución
educativa.
Como la información en este caso es procesada y almacenada en la base de datos
del sistema, no será hacer un papeleo innecesario al documentarlo por medio del
sistema, ya que lo agilizará automáticamente y permitirá a las secretarias ahorrar
más trabajo e invertir el tiempo gastado en la documentación digital.
Además, como se podrá almacenar la información, donde se podrá consultar o
archivar datos relevantes o importantes para los alumnos, así como para los
directivos de la institución en la base de datos, donde se podrá insertar, aceptar o
eliminar cualquier dato que sea de relevancia o no.
No solamente el sistema servirá como consulta, sino también registrara cada vez
que ingresan nuevos estudiantes en la institución, además permitirá la captura de
la información para propósitos administrativos como boletas de calificación o
credenciales estudiantiles.

4.6.1 Impacto esperado en la estructura de la organización
Se espera que los trámites de administración sean mucho más ágiles debido a la
implementación de este software, ya que la digitalización de documentos proveerá
el intercambio de datos personales entre diferentes departamentos del plantel
educativo.
Mientras que los alumnos solo checarán sus datos personales, los del área
administrativa podrán manipular la información, siempre y cuando sea importante.
Los procesos de tramite serán más agiles, evitando por completo el tedioso
procedimiento de escrito a mano, por lo que él envió y recibo de información entre
departamentos será mucho más práctico y rápido además de seguro.
Cada vez que un alumno quiera consultar su información personal, podrá hacerlo
desde la comunidad de su dispositivo electrónico, en vez de ir hacia al departamento
de la secretaria.
Como el trámite para la inscripción de nuevos estudiantes será través del sistema,
donde cada alumno será registrado en la base de datos, así se podrá agregar nueva
y más información categorizándolas según el rango de relevancia para la institución
educativa. Además de modificarla dependiendo de la prioridad o relevancia de la
información que se le otorgue al administrador.
Cuando se envían la información entre los departamentos mediante vía intranet, el
recibo de esta será totalmente seguro y confidencial en las PC de donde se recibirán
y se enviarán los datos, ya que solamente se transmitirá dentro de los
departamentos de la institución educativa.

4.6.2 Impacto en las operaciones de la organización
El sistema al momento de implementarse contara con el respaldo a gestionar y
administrar correctamente la información dada por los estudiantes.
Se espera que la gestión de la base de datos o información proporcionada sea
consultable con los usuarios relacionados con el sistema, que son los estudiantes y
aparte que sea manipulable solo para los administrativos.
La información registrable será responsable, supervisada y actualizada
constantemente por los administrativos que garantizaran, una completa confianza y
seguridad a la hora de manejar los datos por lo que al momento de enviar y recibir
información entre departamentos será más eficaz que hacerlo del modo manual y
tedioso.
El proceso para el ingreso de datos será el siguiente, en donde se rellenan los datos
del alumno con base en su información personal establecida en la base de datos
del sistema y se capturan para su posterior impresión para ser entregada al alumno.
Además, se espera que los datos sean los correctos cuando son introducidos e
ingresados al sistema, para evitar complicaciones y equivocaciones en un futuro.
4.6.3 impacto en las bases de las organizaciones
Se espera que regule la administración de gestiona miento de la información cada
vez que el sistema sea utilizado por el área de trabajo, ya que será automatizado
ya no será necesario hacer el tedioso procedimiento a mano.
De igual manera se espera que se agilicen los procesos como registros del alumno,
búsqueda de datos, información de requisitos para la adquisición de becas entre
otras.
Otro impacto importante que se daría en la organización del área es la digitalización
de documentos que actualmente están de manera física guardadas en carpetas;
creación de documentos para gestión de la información de los alumnos.

5. PLAN DE ACTIVIDADES
5.1 Estructuración del Plan
 Reunión de Arranque
A continuación, enumeraremos las siguientes actividades para la implementación
del sistema:
Programador del sistema:
El encargado de la programación del sistema se ocupará de crear, diseñar e
implementar la base da datos del sistema. Buscará la manera de que el sistema sea
amigable y entendible para los usuarios y que interactúe de una manera eficaz con
las personas. Generará el código necesario para cada ventana de diseño que está
implícita en el bosquejo realizada posteriormente. Conectará la base de datos con
la interfaz para que los datos puedan ser resguardados, procesados y administrados
cada vez que se requieran para su uso.
Analista:
El encargado de ser analista del sistema tomara el rol de documentar todos los
elementos, los procesos y actividades que realizara el sistema además de gestionar
los gastos correspondientes en la creación del diseño del sistema. De igual forma
supervisara el funcionamiento del sistema durante y después de que el sistema sea
implementado en el área. Creará además un manual llamado Manual de Usuario
para saber cómo funciona el sistema. Ese manual se entregará al usuario que
interactuará directamente con el sistema. Y funcionara para corregir errores de
configuración entre otras cosas. Posteriormente en la documentación construirá un
diccionario de datos para el sistema de Base de Datos para que el programador
tenga en cuenta las variables que se utilizaran en su implementación. Realizara las
metodologías necesarias
Desarrollador:
El desarrollador realizara las actividades de estructura de realizar las interfaces
necesarias para el sistema. Y lo creara mediante prototipos y sketches, de igual
forma planteara como funcionara cada proceso requerido en el sistema para su
posterior uso. Realizara el diseño de las ventanas del software para que el
programador se encargue de hacerlas funcionar con un lenguaje de programación.

 Analizar el sistema de información a implementar
El sistema además de contar con un diseño practico y sencillo, contara con una
interfaz amigable que sea de fácil entendimiento e intuitivo, basándose en
conceptos conocidos como la usabilidad y la user experiencia, que aplicados
correctamente garantizara que el sistema funcione correctamente.
La base de datos contara con la versión más reciente que ha salido al mercado,
donde se actualizara constantemente la información que contenga así la revisión de
esta para evitar posibles vulnerabilidades y amenazas que puede presentar al igual
que prevenirlos en un futuro, además de asegurarla con software de antivirus.
Como el sistema solo lo manejaran los administradores, es decir, las secretarias de
la institución, se les capacitara para que manejen correctamente el sistema además
de instruirles con un manual de usuario donde incluirá las funciones principales, así
como hacer en caso de errores o fallas ocurridas por el usuario o el sistema,
diccionario de datos, etc.
 Analizar las áreas involucradas
En lo que respecta a estas áreas, la implementación y la implantación de este
sistema, además de facilitar la comunicación entre ellas, permitirá agilizar el proceso
de documentación para las diferentes actividades y procesos que se realicen dentro
del sistema.
Se replantea, en cuanto a seguridad, si las estructuras donde se encuentra
localizado las áreas cuentan con los servicios básicos al igual que las medidas de
seguridad implementadas por Protección Civil.
Además, contar con el apoyo de la dirección académica para la proporción de
elementos de seguridad y material requerido y necesario para la implementación
del sistema de información.
Pensemos en cómo, en los últimos 10 años, ha cambiado nuestra manera de buscar
servicios y productos en nuestros propios móviles o tabletas, o a cómo las empresas
han cambiado los canales para publicitarse o para entregarnos sus productos y
servicios. ¿Cuántas compras realizamos cada día sin necesidad de pasar por un
punto de venta físico?
El modelo de beneficio de una empresa empieza por identificar sus fuentes de
ingresos y los costos asociados. Puesto que ingreso es igual a precio por cantidad,
y el precio es una dimensión esencial del valor creado para los clientes, se vincula
el modelo de creación de valor con el modelo de beneficio de la empresa.

5.3.3 REQUERIMENTOS DEL PERSONAL
CANTIDAD NOMBRE DESCRIPCION
1 Administrador Sera el encargado del
uso sistema, así como su
manejo y verificación de
datos del sistema.
1 Programador Es el encargado de la
programación del
sistema, además se
ocupará de crear, diseñar
e implementar la base da
datos del sistema, así
como lo relacionado con
el software del sistema.
1 Desarrollador El desarrollador realizara
las actividades de
estructura de realizar las
interfaces necesarias
para el sistema, que
solamente desarrollara el
diseño de la interfaz en
base en las necesidades
y objetivos del usuario.
1 Analista El tomara el rol de
documentar todos los
elementos, los procesos y
actividades que realizara
el sistema además de
gestionar los gastos
correspondientes en la
creación del diseño del
sistema. De igual forma
supervisara el
funcionamiento del
sistema durante y
después de que el
sistema sea
implementado en el área.
1 Director del plantel Será quien informe al
analista los errores y

fallas que presenta, así
como las necesidades e
implementaciones que
desea agregar al sistema,
además será el que
proporcione la ayuda
económica para que
proporcione en la
implementación y alojo
del sistema al igual que
los equipos de hardware
y software que lo
requieran para su
implantación del sistema.
5.3.4 REQUERIMENTOS FINANCIEROS DE HARDWARE
CANTIDAD CONCEPTO PRECIO
UNITARIO
PRECIO TOTAL
4 Computadora de
escritorio
Amd Dual Core
8gb 500gb
Radeon Hd8280
Led 19.5
$5,706.00 $22,824.00
2 Impresora
Multifuncional
Canon Maxify
Mb5410 Color
24ppm Negro,
15ppm
$4,147.00 $8294.00
2 Teléfono
Inalámbrico
Bloqueo Llamada
$1080.00 $2160.00

Kx-tg6572r
Panasonic
5.3.5 REQUERIMENTOS FINANCIEROS DE SOFTWARE
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
4 Sistema operativo: (Con
licencia)
Windows 10
Debe estar instalado: Flash
Player 9 o superior.
Debe estar instalada la
máquina virtual JAVA 8 o
superior.
Debe estar instalado: SQL
Server 2019.
Depende del
programa a
instalar.
Depende del
programa a
instalar.
1 Base de datos SQL Server:
(con licencia)
NET 4.0 es un requisito para
SQL Server 2014. SQL
Server instala .NET 4.0
durante el paso de
instalación de
características.
Los sistemas
operativos admitidos
para SQL
Server tienen
software de red
integrado. Las
instancias con
nombre y
predeterminadas de
una instalación
$73.00 $73.00

independiente
admiten los
siguientes protocolos
de red: Memoria
compartida,
canalizaciones con
nombre, TCP/IP y
VIA.
SQL Server requiere
un mínimo de 6 GB de
espacio disponible en
disco.
Para la instalación
desde disco se
necesita una unidad
de DVD.
SQL Server requiere
Super VGA
(800x600) o un
monitor de una
resolución mayor.
La funcionalidad de
Internet necesita
acceso a Internet (no
necesariamente de
carácter gratuito).
1 Requisitos del sistema de
Windows 10
 Último sistema
operativo: Asegúrate
de que estás
ejecutando la versión
más reciente:
Windows 7 SP1 o
Windows 8.1 Update.
 Procesador: de 1
gigahercio (GHz), o
procesador o SoC
más rápido
$2354.00 $2354.00

 RAM: 1 gigabyte
(GB) para 32 bits o
2 GB para 64 bits
 Espacio en disco
duro:16 GB para el
sistema operativo de
32 bits o 20 GB para
el sistema operativo
de 64 bits
 Tarjeta
gráfica: DirectX 9 o
posterior con
controlador WDDM
1.0
 Pantalla: 800 x 600
1 Requisitos del Sistema
Java 8
(Incluida la licencia)
 Windows 10 (8u51 y
superiores)
 Windows 8.x
(escritorio)
 Windows 7 SP1
 Windows Vista SP2
 Windows Server 2008
R2 SP1 (64 bits)
 Windows Server 2012
y 2012 R2 (64 bits)
 RAM: 128 MB
 Espacio en disco: 124
MB para JRE; 2 MB
para Java Update
$1674.00 $1674.00

 Procesador: Mínimo
Pentium 2 a 266 MHz
 Exploradores:
Internet Explorer 9 y
superior, Firefox
5.3.6 REQUERIMENTOS FINANCIEROS DE PERSONAL
UNITARIO
PRECIO TOTAL
1 Desarrollador $6,000 $6,000
1 Programador $2,639 $2,639
1 Analista de
sistema
$1,032 $1,032
4 Capacitación del
personal
(secretarias,
prefectura y
directora)
$5680 $22,720

Proyecto modelos y tecnologias de s.i

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Proyecto modelos y tecnologias de s.i

Similar a Proyecto modelos y tecnologias de s.i (20)

Último

Último (6)

Proyecto modelos y tecnologias de s.i