Orientar las acciones para la eliminación de los documentos innecesarios

1. PROCEDIMIENTO DE
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS - SENAMHI
Arch. Shirley Carmen Zanabria Palomino
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

2. REALIDADES
Un antes y un después .....

3. LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOSLA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
En el Perú, la eliminación de documentos está normada
desde el año 1972, mediante el Decreto Ley 19414, artículo
10, y su reglamento el Decreto Supremo N° 022-75-ED,
artículo 24 que señala el procedimiento a seguir.
La Directiva N° 006/86-AGN-DGAI
indica el procedimiento a seguir para la
eliminación de documentos.
La eliminación debe verse como un mal
necesario, toda vez que no podemos
conservar la documentación en su
totalidad, por lo que la decisión de
prescindir de una parte de ella permitirá
que la de mayor valor desplace a la de
menor valor.

4. OBJETIVOOBJETIVO
“Orientar las
acciones
archivísticas para la
eliminación de los
documentos
innecesarios en los
archivos
administrativos del
Sector Público
Nacional”.

5. FINALIDADFINALIDAD
Conservar los documentos estrictamente
necesarios y descongestionar periódicamente los
archivos de las oficinas, para aprovechar el espacio
físico y los equipos disponibles, así como los
recursos humanos en la atención de los
documentos que tengan que conservarse por el
valor que tienen.

6. PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
En el Perú, tenemos un procedimiento legalmente
establecido, cuya base legal es el Decreto Ley 19414 y su
Reglamento, el Decreto Supremo 022-75-ED. La Directiva
N° 006-86-AGN/DGAI detalla más aún el procedimiento,
como sigue:

7. 1. Todo Archivo Central debe contar con un
Cronograma de eliminación de documentos
de acuerdo a los plazos de conservación
establecido, a fin de ir descongestionando
progresivamente los repositorios, en tanto se
cumplan estos plazos.

8. 2. Las instituciones públicas
solicitan al AGN la
eliminación propuesta por el
Comité Evaluador de
Documentos, con el
inventario respectivo.
3. Las solicitudes deben estar
acompañadas de:
- Inventario en original y dos
copias.
- Muestras de la documentación
que se va a eliminar.
- Acta de Comité evaluador de
documentos, en la que deciden
proponer la eliminación al AGN.

9. 4. El AGN, una vez recibida la solicitud, designa un
supervisor que visitará la Institución para verificar in
situ la documentación y analizarla, asimismo, verifica
aspectos como la existencia de los originales cuando
se trata de eliminación de copias, o si la documentación
ha sido auditada, también obtiene datos sobre el
volumen, las fechas extremas, la génesis documental,
los dispositivos legales que la respaldan, etc. Con estos
datos el supervisor prepara un informe técnico que es
puesto a consideración de la Comisión Técnica
Nacional de Archivos (CTNA).

10. 5. La CTNA, quien tiene la
responsabilidad de analizar el
expediente, se pronunciará en
sentido favorable o desfavorable.
Si opina por la procedencia de la
eliminación, la jefatura del AGN,
procede a expedir la Resolución
Jefatural que autoriza la
eliminación, de ser desfavorable
resuelve por la conservación de
los documentos en la entidad si
no superan los 30 años y de haber
cumplido este término se decide
la transferencia al AGN, para
integrar el Patrimonio Documental
de la Nación.

11. 6. Autorizada una eliminación la ejecución
corresponde al AGN en coordinación con la entidad
solicitante.
7. Los archivos de nivel desconcentrado solicitarán la
eliminación de documentos al archivo
departamental correspondiente, quien observará las
disposiciones contenidas en la Directiva N° 006/86-
AGN-DGAI antes mencionada.

12. 8. Debemos tener presente que la Comisión Técnica Nacional de
Archivos, está constituida por los siguientes miembros:
• El Jefe del Archivo General de la Nación, quien la preside.
• Un representante de los Archivos Públicos del país, nombrado
por Resolución Jefatural del AGN, entre una terna propuesta
por la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo
intermedio del AGN.
• Un representante del Colegio de Abogados de Lima.
• Un representante de la Academia Nacional de la Historia.
• Un representante de la Asociación de Archiveros del Perú.
La CTNA cuenta con un reglamento que norma sus
atribuciones y sesiones, las mismas que constan en un
libro de actas.

13. INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓNINVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN
Página 1 de Pags.
Información General
1. Sector: Gobierno Ejecutivo
2. Entidad: SENAMHI
3. Unidad Orgánica: Contabilidad
4. Jefe del Órgano de
Administración de archivos:
Maximiliano Elguera
5. Dirección: Arequipa
6. Teléfono: 427-4311
7. Autorización de eliminación de
documentos del Archivo
General de la Nación
7.1 R.I.
7.2 Sesión de la Comisión
Técnica de Archivos:

14. 8. Descripción General de documentos a eliminarse:
- Comprobantes de Pago : 1953 – 1989
- Conciliación Bancaria : 1959 – 1999
- Extractos Bancarios : 1968 – 1999
9. Metros lineales a eliminarse: 120 ml. aproximadamente.
10.
__________________________________
Jefe del Organo de Administración de Archivos
Lugar y fecha
Arequipa, 18 de mayo del 2010

15. INVENTARIO DE ELIMINACIÓNINVENTARIO DE ELIMINACIÓN
DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS
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Unidad Orgánica:
Contabilidad
SENAMHI
Número
de Orden
Cantidad y/o
Numero de
Unidades de
Instalación
Series
Documentales
Fechas
Extremas
Observaciones
1
2
3
1- 5 sacos
6, 9-20 sacos
7-8 sacos
Ordenes de
compra
Notas de venta
Balances
1950 – 1965
1945 – 1953
1955 – 1980
Deteriorado
Falta R.M. Feb.
1972

17. MMUCHAS GRACIASUCHAS GRACIAS
Archivo General de la NaciónArchivo General de la Nación
Dirección de Normas ArchivísticasDirección de Normas Archivísticas
Arch. Shirley Carmen Zanabria PalominoArch. Shirley Carmen Zanabria Palomino
szanabria@archivogeneral.gob.peszanabria@archivogeneral.gob.pe
01 4275930 – anexo 1401 4275930 – anexo 14