GESTION ARCHIVISTICA

1. GESTIÓN ARCHIVISTICA
ABG: JARA CHULLE JOHANA I.
Asistente Administrativo – Área de Archivo.
1

2. La gestión archivística proporciona funcionalidades para el uso,
acceso, control y conservación de la documentación de archivo
generada.
Concepto:
2

3. Es todo aquello que
puede transmitirel
conocimiento humano:
libros, revistas, discos,
fotografías, pinturas,
mapas,CD,manuscritos,
sellos,etc.
Es la evidencia tacita de
las actividad realizada
porel hombreen
cualquier soporte
material quecontenga
información.
DOCUMENTO
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4. DOCUMENTOARCHIVÍSTICO
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5. OBJETIVO
Garantizar la organización, conservación, disponibilidad, integridad y
localización expedita, de los documentos de archivo contribuyendo a la
eficiencia y eficacia en los servicios que presta la institución, en la toma
de decisiones, así como el resguardo y difusión de la memoria
institucional.
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6. Funciones de un archivo de oficina
Organizar y
conservar la
documentación
Formar las series
documentales
Elaboración de
los instrumentos
de consulta
archivística
SECRETARÍA GENERAL
Dirección de Gestión y Archivos
Departamento de Archivo de Trámite
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7. Son principios generales de la organización archivística de los fondos documentales,
que consta en respetar el origen y orden natural de los documentos, como van
generándose por la oficina productora de los mismos Según la norma son Principio de
Procedencia y Principio de Orden Original.
Conceptos:
PRINCIPIOS
ARCHIVÍSTICOS
Directiva
N° 010-2019-AGN/DDPA
“Norma para la Organización de
Documentos Archivísticos en la
Entidad Pública”
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8. Principios
Archivísticos
Principio de
Procedencia
Principio de
Orden Original
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9. PRINCIPIODE PROCEDENCIA
“…Corresponde a la relación
existente entre los documentos y
las Entidades Públicas que los han
producido, acumulado, conservado
y utilizado en el desarrollo de su
propia actividad”. (Directiva de
OrganizaciónDocumental - AGN)
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10. PRINCIPIODE ORDEN ORIGINAL
“Los fondosdeben tenerpresentela
organización (clasificación y ordenación)
correspondiente a las estructuras
administrativasinternasdel organismoque
los ha creado o a las actividades
desarrolladaspor las personas o
entidades…”. (Directivade Organización
Documental– AGN)
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11. PRINCIPIODE ORDEN ORIGINAL
Orden cronológico.
Orden numérico.
Ordenalfabético.
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12. Es la secuencia de agrupar un fondo documental considerando la jerarquía y clases
desde lo mas amplio a lo mas especifico; considerar el orden en que se fueron dando los
documento, como: la fecha, la secuencia numérica o alfabética; y establecer signos que
determine su localización, para su próxima ubicación.
Las etapas según la norma son: Identificación, Clasificación, Ordenación y Asignación o
Signatura.
Concepto:
ETAPAS DE LA
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Directiva
N° 001313-2021-MP-FN-GG
“Lineamientos para la Gestión
de los Archivos del Ministerio
Público”.
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13. CLASIFICACIÓN
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14. IDENTIFICACIÓN
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15. Alfabético Numérico Cronológico
ORDENACIÓN
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16. RECEPCIÓN
a) Asunto y Fecha del documento.
b) Lugar y dirección exacta desde donde se envía el documento (Fiscalía)
c) Petitorio
d) Firma y sello del Fiscal o unidad orgánica.
e) Anexos adjuntos completos
f) Vencimientos.
g) Existencia de un original y dos cargos y sello de cargo a los mismos.
Recepciona
Documento
Verificar
Requisitos
Sella el
cargo de
recepción y
firma
Se inicia la
búsqueda del
Caso .
Se procede a el
préstamo del
caso.
ENTREGA
DOCUMENTOS
TUMBES
VERIFICA
CONTENIDO
Se firma el
cuaderno de
cargo.
1
2
Revisión del
caso
16

17. 17

18. Es el conjunto de normas, órganos y unidades de organización,
procedimientos y metodologías para la dirección, seguimiento, coordinación
e inspección de las actividades archivísticas, conservación, tratamiento,
servicio y difusión del Patrimonio Documental Archivístico de la Entidad
Pública.
concepto:
SISTEMA
INSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS
Directiva
N° 001313-2021-MP-FN-GG
“Lineamientos para la Gestión
de los Archivos del Ministerio
Público”.
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19. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
ARCHIVO GESTIÓN
• NIVEL CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO DESCONCENTRADO
• NIVEL
DESCONCENTRADO
A) No formar parte de un solo núcleo
administrativo o sede.
B) Tener independencia
administrativa de la sede central.
2
1
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20. ROL DE
ARCHIVOS
Gestión Archivísticay
Modernización del Estado.
Implementacióndel Gobierno
Digital.
Transparencia y Acceso a la
Información Pública en los Archivos.
Plan de Contingencia de la Entidad.
Ecoeficiencia.
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21. Son instrumentos de gestión archivística que se aprueban mediante acto
resolutivo que norman y estandarizan los procesos, procedimientos, planes,
programas, actividades y responsabilidades del Sistema Institucional de
Archivos, en cumplimiento a la ley general de archivo vigente.
concepto:
DOCUMENTOS DE
GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA
Directiva
N° 001313-2021-MP-FN-GG
“Lineamientos para la Gestión
de los Archivos del Ministerio
Público”.
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22. Conjunto de documentos técnicos que regulan aspectos internos de la
gestión de los archivos (aplicación de los proceso y actividades
archivísticas) que constituyen el Sistema Institucional de Archivos.
Plan Anual de Archivos
Manualde ProcedimientosArchivísticos
Programade Controlde Documentos
Plan de Prevencióny Recuperaciónde Siniestros
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23. Es un instrumento o documento de gestión archivística que orienta
las actividades archivísticas a desarrollar en un período determinado,
relacionado con los objetivos y metas previstas por la entidad y el
Sistema Nacional de Archivos.
Además, permite la evaluación de los resultados y el empleo de los
recursos en los archivos de las entidades de la administración
pública, a fin de establecer acciones de mejora.
Planificación Archivística
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24. Describen de forma detallada el las actividades.
Facilitanla interrelación entreáreas.
Conocimientosobre el cada etapa en el desarrollo de
una actividad.
Coordinaciónde actividades.
Orientar las accionesarchivísticas.
Guía de trabajoa ejecutar
Manual de Procedimientos Archivísticos
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25. Recopilación de información.
Estudio preliminar de las áreas.
Elaboraciónde inventario de procedimientos.
Análisis de la información.
Graficarlos procedimientos.
Revisión de objetivos,ámbitode acción, políticasy
áreas responsables.
Implantacióny recomendacionespara la simplificación
de los procedimientos
Manual de Procedimientos Archivísticos
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26. Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros
¿Qué es el riesgo?
• Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una
desgracia, de que alguien o algo sufra perjuicio o daño.
• SinónimoPELIGRO
• “Probabilidad de que un fenómeno físico, potencialmente
dañino, de origen natural o inducido por la acción
humana, se presente en un lugar especifico, con una
cierta intensidad y en un período de tiempo y frecuencia
definidos”
(Numeral 2.6 del Articulo 2 Reglamento de la Ley N° 29664, Ley que crea el Sistema Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastre (SINAGERD), aprobado por Decreto Supremo N° 0048-2011-PCM a los 25 días del mes
de mayo del 2011).
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27. Identificación
Sismo de
Gran
Magnitud
Incendio
Ataque
Informático
Convulsión
social –
vandalismo
Lluvias e
inundaciones
Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros
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28. Lograr el desarrollo de los
procedimientos técnicos,
administrativos y legales que permitan
garantizar una adecuada y oportuna
gestión de la continuidad operativa de
las entidades Pública en los tres niveles
de gobierno.
Lineamientos para la Gestión
de la Continuidad Operativa y
la Formulaciónde los Planes
de Continuidad Operativade
las Entidades Públicasde los
tres niveles de gobierno.
Plan de Continuidad Operativa
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29. Theodore Schellenberg en 1965, normalizó los caracteres de los documentos tomando
en consideración su estructura física (caracteres externos) y su contenido sustantivo
(caracteres internos); tal clasificación ofreció a los archiveros un mayor control sobre
los documentos de archivo para realizar un tratamiento eficaz y económico de éstos
por parte de las organizaciones.
CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO:
CARACTERES
INTERNOS Y
EXTERNOS
DEL DOCUMENTO
Theodore Schellenberg
1903 - 1970.
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30. Caracteres internos del Documento
La entidad
productora.
La fecha y el lugar
de creación
Los orígenes
funcionales o motivos
que dieron origen al
documento
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31. Caracteres internos del Documento
Los orígenes
funcionales o
motivos que dieron
origen al
documento
El contenido
sustantivo o asunto
que trata.
La entidad
productora.
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32. Material o
soporte, en el que
se transmite el
mensaje
Formato
Caracteres externos del
Documento
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33. .
INVENTARIO
Uso
Importancia
Es el instrumento básico e imprescindible.
Se recomienda que el periodo mínimo para la
verificación, elaborando un inventario, sea anual.
Se utiliza para verificar la existencia de documentos
del Archivo Central
Se identifican documentos no ubicados o faltantes,
el estado de conservación, el orden o secuencia, la
ubicación topográfica, los metros lineales y las
fechas extremas de cada serie documental.
Sus unidades de
descripción son la sección
y serie documental
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34. 34

35. 35

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42. 42

43. GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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