manual de micfosoft office 2013 partes principales

1. Descripción de la pantalla de excel 2013
La familia de microsoft office 2013 brinda una plataforma de trabajo muy similar para sus aplicaciones como son el
procesador de texto, la hoja de cálculo electrónica, presentación de diapositivas y el manejador de base de datos, con
ello, logramos aprender una sola vez el ambiente de trabajo y se emplea para los demás paquetes, sin embargo, esta
versión de office tiene un concepto diferente a sus predecesores, enfocándose principalmente al uso del botón de
control, la barra de herramientas de acceso rápido y la cinta de opciones que nos muestra las funciones más comunes
en forma de iconos, seleccionando en el menú principal una opción, aparece la cinta de opciones correspondiente a
ella, éstas cuentan con secciones que agrupan iconos cuya función es similar y en ocasiones tenemos la oportunidad
de dar clic al icono ubicado a la derecha de la sección para entrar a un cuadro de diálogo y elegir la gama de
características del tema en cuestión. El propósito del ambiente de trabajo de la familia de microsoft office es hacer al
usuario una persona dependiente del uso del ratón, sin embargo, combinando el manejo por teclado y empleando el
ratón para algunas funciones, se obtiene una gran destreza en el empleo de las aplicaciones de la plataforma.
Al momento de iniciar por primera vez la hoja de cálculo electrónica llamada excel 2013, el ambiente de windows nos
brinda la facilidad de que todas sus aplicaciones tienen una apariencia muy similar, sin embargo, una hoja de cálculo no
es para teclear un documento o bien hacer un pequeño oficio, la finalidad de excel 2013 va más que simplemente
teclear información, nos permite realizar cálculos con diferentes tipos de datos y poder ordenarlos, filtrarlos y más aun,
producir gráficas que nos representen de una manera simple y sencilla la interpretación de los resultados, por ello, es
necesario conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de cálculo, cada uno de sus elementos tiene una
función muy particular y saber su funcionamiento nos permite manejar de una forma más eficiente la aplicación.
La pantalla principal de excel 20133
es un ambiente de trabajo diferente a la versión anterior, donde desaparecen las
barras de herramientas, los menús desplegables, el panel de tareas y se transforma la forma de trabajo,
concentrándose al uso del ratón y el manejo de iconos, en lo particular nos concentraremos en la hoja de cálculo excel
versión 2013 de la familia de microsoft office edición profesional, enseguida se muestra una imagen con los elementos
principales de la ventana de excel 2013.

2. Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica.
1.- Botón de control.

3. 2.- Barra de herramientas de acceso rápido.
3.- Barra de título.
4.- Botón de ayuda.
5.- Botón de opciones de presentación de la cinta de opciones
6.- Botón de minimizar.
7.- Botón de restaurar.
8.- Botón de cerrar.
9.- Botón opción archivo.
10.- Barra de menús principal.
11.- Iniciar sesión
12.- Cinta de opciones.
13.- Cuadro de nombres.
14.- Barra de fórmulas.
15.- Botón de insertar función.
16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas.
18.- Filas.
19.- Celda activa.

4. 20.- Barra de navegación de hojas.
21- Hoja activa.
22.- Indicador de hojas.
23.- Barra de desplazamiento horizontal.
24.- Barra de desplazamiento vertical.
25.- Barra de estado.
26.- Modos de presentación de la hoja de cálculo
27.- Zoom.
Descripción de cada uno de los elementos de la pantalla de la hoja de cálculo electrónica excel 2013.
Botón de control.
Esta opción ubicada en la esquina superior izquierda de la aplicación nos permite realizar una
serie de acciones entre las cuales encontramos, cerrar la ventana, maximizar, minimizar,
restaurar, mover y cambiar el tamaño de la ventana, esto es muy útil cuando por alguna
circunstancia el ratón de la computadora no funciona muy bien y tenemos la necesidad de
maximizar o bien restaurar la ventana, por ello entramos al botón de control, por medio de las
teclas de atajo Alt + barra espaciadora, las cuales activan el menú emergente mostrado en la
siguiente figura pudiendo realizar las funciones que se encuentren activas, dependiendo del
proceso en el cual estemos trabajando.
Barra de herramientas de acceso rápido.

5. Un nuevo elemento en la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 es la barra de herramientas de acceso rápido, la
cual podemos personalizar colocando los iconos con las funciones más comunes en la actividad laboral de los usuarios
que emplean excel, por ejemplo: guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir, abrir, corregir
ortografía, orden ascendente y algo muy importante es posicionar la barra de herramientas de acceso rápido abajo de
la cinta de opciones.
Si la cinta de opciones no se encuentra visible podemos aparecerla de nuevo, dando un clic en opciones de
presentación de la cinta de opciones.
La barra de título.
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo
se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que deseamos, por ejemplo
G2IVEHumbertoDB.xlsx, que indica que es un alumno llamado Humberto y pertenece al grupo 2IVE.
La barra de título tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos mencionar el movimiento de la ventana a
través de la pantalla para ocupar una parte de ella, además de indicarnos si realmente estamos trabajando en esta
aplicación o bien sin darnos cuenta nos encontramos utilizando otra herramienta de la computadora. Para terminar con
las funciones de la barra de título tenemos que indicar que si damos dos clic sobre de ella puede maximizarse la
ventana, previamente restaurada.
En la versión de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 podemos observar que la barra de titulo contiene también
a la barra de herramientas de acceso rápido, así como, la ayuda, opciones de presentación de la cinta de opciones,
minimizar, restaurar y maximizar.
Botón de ayuda y opciones de presentación de la cinta de opciones
Hoy en día podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en específico, tenemos varios métodos para obtener
ayuda en algún proceso de la hoja de cálculo electrónica denominada excel 2013. Un método consiste en utilizar la

6. barra de título, haciendo clic en el signo de interrogación, otra forma consiste en emplear la tecla F1 del teclado. Si
tienes una conexión a internet, puedes obtener ayuda en línea.
En la versión de la hoja de cálculo de excel 2013 aparece el icono de opciones de presentación de la cinta de opciones
y nos brinda la posibilidad de configurar la apariencia de las pestañas y comandos de la cinta de opciones.
Botón de minimizar, restaurar y cerrar.
Estos componentes juegan un papel importante en el funcionamiento práctico de la aplicación, si no estamos
acostumbrados al botón de control y a las teclas de atajo, podemos ejecutar las siguientes funciones simplemente
dando un clic en el icono correspondiente:
Botón de minimizar.- nos permite reducir la aplicación a un estado activo sin que tome muchos
recursos de la computadora, teniéndolo listo para cuando se desee ocuparlo de nuevo, se manda a la
barra de tareas indicando que la aplicación esta trabajando minimizada.
Botón de restaurar.- al dar clic en él, la ventana regresa a su estado previo, antes de ser maximizada,
con lo cual podemos moverla o bien modificar su tamaño, arrastrando los limites de la ventana por
medio del ratón.
Botón cerrar.- Cuando terminamos de utilizar la aplicación o herramienta de cómputo es necesario dar
por terminado el trabajo con ella, razón por la cual, podemos dar un clic en este icono.
Opción archivo

7. La opción archivo es un botón que nos permite varias funciones muy
especiales e importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo
electrónica, por ejemplo, tenemos la opción de imprimir, que no se
visualiza en las cintas de opciones de la aplicación, por ello, es
importante observar que esta herramienta solamente se localiza en el
botón de archivo, sin embargo, también podemos mandar a imprimir
mediante las teclas de atajo control - p. Otra opción muy valiosa
dentro del botón de office es la de guardar como, la cual nos permite
almacenar la información en los diferentes formatos que tiene excel
2013, cabe observar que tiene la compatibilidad para guardar el
archivo de la hoja de cálculo electrónica en las versiones de excel 97
- 2003, para ocuparlo en las aplicaciones predecesoras. Además
mediante está opción se puede convertir el libro de trabajo de excel
2013 a una página web que pueda ser observada en la intenet,
solamente se tiene que elegir que excel produzca un archivo htm, el
cual contendrá todas las hojas de cálculo que contenga el libro de
excel 2013
Es muy importante mencionar que si elegimos opciones del menú
archivo podemos configurar la hoja de cálculo.
La barra de menús principal.
Cualquier actividad que deseemos utilizar en la hoja de cálculo electrónica llamada excel 2013, la podemos encontrar
dentro del menú principal, entre sus diferentes opciones, las tres primeras que son inicio, insertar y diseño de página,
son muy similares en las diferentes herramientas de la suite microsoft office edición profesional 2013, por ello es

8. recomendable utilizar una sola familia de aplicaciones, porque el usuario se va acostumbrando al manejo del menú
principal.
El menú principal contiene las operaciones de excel 2013, agrupadas en cintas de opciones. Al hacer clic en la cinta de
opciones de Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden
insertar en excel 2013, como son las gráficas e imágenes.
Cinta de opciones
El nuevo concepto de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013, consiste en el uso de cinta de opciones que son
agrupaciones de funciones más comúnmente utilizadas y son representadas por medio de iconos o representaciones
gráficas. La cinta de opciones llamada inicio consiste a su vez de varias secciones como son: portapapeles, fuente,
alineación, número, estilos, celdas, y modificar. Cada sección tiene varios iconos referentes al tema correspondiente,
sin embargo, algunas de las secciones cuentan con un icono en forma de flecha colocado en la esquina inferior
derecha, y al dar un clic sobre él, aparece un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar características que no
vienen en la cinta de opción representadas por un icono, con ello, abarcamos la totalidad de acciones que podemos
realizar en excel 2013
.
La cinta de opción llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las funciones más importantes tenemos las
siguientes:
 Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.

9.  Copiar el texto u objeto marcado.
 Cortar el texto u objeto marcado.
 Tipo de letra.
 Tamaño de la letra.
 Negrita.
 Cursiva.
 Subrayado.
 Tamaño de letra
 Color de letra
 Relleno de fondo
 Bordes
 Alineación en la parte superior
 Alineación en medio
 Alineación en la parte inferior
 Alineación a la izquierda de la celda.
 Alineación al centro de la celda.
 Alineación a la derecha de la celda.
 Sangría.
 Orientación del texto.
 Ajustar texto.
 combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias columnas).
 Estilo de moneda.
 Estilo porcentual.
 Estilo de millares.
 Aumenta el número de decimales.
 Disminuye el número de decimales.
 Estilos para las celdas u hojas de cálculo
 Formato para las celdas
 Formato para las hojas de cálculo electrónicas
 Autosuma de celdas adyacentes.
 Rellenar series
 Ordena de forma ascendente.
 Búsqueda de información

10. La cinta de opción insertar
Los elementos que se pueden insertar dentro de una hoja de cálculo electrónica de excel 2013, es algo muy importante
para el usuario, por ello, debemos mencionar que los gráficos, imágenes, tabla dinámica, cuadro de texto y símbolos
son algunas de las funciones de esta cinta de opciones.
La cinta de opción datos
Entre las funciones más relevantes en esta cinta de opciones tenemos la ordenación ascendente y descendente,
además de aplicar filtros o consultas personalizadas a la información de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013.

11. La barra de fórmulas.
Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el usuario,
porque en ella se refleja lo que se teclea en la celda activa, con el
propósito de verificar su contenido o bien editarlo en cualquier
momento, esta compuesta por los siguientes elementos:
Cuadro de nombres.- Nos indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de celdas.
Botón de cancelar.- Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa, podemos emplear la tecla Esc
como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el icono de cancelar.
Botón de aceptar.- Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en ella, podemos utilizar la tecla enter
como la auxiliar o bien dar un clic sobre este icono de aceptar.
Botón de insertar función.- Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una función preestablecida de la hoja de
cálculo y aplicársela a la celda activa o al rango de celdas.
Cuadro de contenido.- Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va tecleando, pueden ser texto, números o
bien fórmulas, cabe mencionar que el resultado de la fórmula se muestra en la celda activa y en el cuadro de contenido
se visualiza la fórmula.
Columnas de la hoja de cálculo.
Son las que se localizan en sentido vertical, se identifican con letras mayúsculas y empiezan con la letra A hasta la Z,
continúan con la AA hasta llegar a la XFD, son un total de 16384 columnas en cada una de las hojas de cálculo que
constituyen a un libro de trabajo.
Filas de la hoja de cálculo.

12. Son las que se encuentran en
sentido horizontal y existen 1048576
filas en una sola hoja de cálculo, se
identifican por un número y
empiezan con el valor de 1.
Celda activa.
A la intersección de una columna con una fila se le denomina celda, su dirección o referencia se forma con la unión de
la letra de la columna seguida por el número de la fila, por ejemplo, observando la imagen anterior podemos decir que
la celda activa es la intersección de la columna A con la fila 2, lo cual nos da por resultado que la dirección de la celda
activa que tiene el título de la hoja de cálculo y esta identificada con la dirección A2.
Barra de navegación de hojas de cálculo.
Esta barra nos permite navegar por las diferentes hojas de cálculo que conforman el libro de trabajo creado en excel,
tiene tres secciones que son las siguientes:
Iconos de navegación
Nos permiten dirigirnos fácilmente por las diferentes hojas de cálculo del libro de trabajo,
es de gran ayuda cuando tenemos una gran cantidad de hojas de cálculo que no es
posible verlas todas en la barra de navegación, podemos desplazarnos de una por una o
bien ir hasta la última o la primera.
Hoja activa.- Es la hoja de cálculo en la cual nos encontramos trabajando, nos damos cuenta porque su nombre esta
resaltado con respecto a las otras hojas de cálculo, solamente podemos estar en una sola hoja al mismo tiempo.
Indicador de hoja.- Son las etiquetas que le pone excel 2013 a las hojas de cálculo para identificarlas, inicialmente
solamente aparece una, sin embargo, podemos ir agregando las hojas de cálculo que necesitemos, dando un clic en el

13. icono del símbolo mas, podemos desplazarnos de una hoja a otra, simplemente dando un clic en ella o bien utilizando
las teclas de atajo Ctrl + Avanzar página, o Ctrl + Retroceder página.
Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.
Permiten movernos a lo ancho y alto de la hoja de cálculo de forma rápida y
sencilla, simplemente hay que desplazar el control de la barra arrastrándolo con el
ratón en la dirección deseada, o hacer clic en la flecha correspondiente.
Barra de estado.
Es de gran utilidad, porque nos indica si la hoja de cálculo activa se encuentra lista
para ingresar datos, o bien se encuentra en algún paso de un proceso, como lo es
copiar o cortar, además nos indica el elemento requerido para continuar el
procedimiento pendiente.
Modos de presentación de la hoja de cálculo
Existen tres formas de visualizar a una hoja de cálculo: vista normal, diseño de
página y vista previa de salto de página, lo cual nos permite elaborar y diseñar
nuestros datos para una excelente impresión.
Acercamiento (Zoom)
Una parte valiosa de la ventana de excel 2013 es el icono de acercamiento (zoom), ubicado en la esquina inferior
derecha, al momento de dar un clic sobre él, aparece el cuadro de diálogo que nos permite seleccionar el acercamiento

14. idóneo para observar los datos de la hoja de cálculo electrónica que se está trabajando, además podemos personalizar
el valor escribiendo el número en cuadro de datos en la opción correspondiente, como se muestra en la figura.
(3 ) Romero Gómez Antonio, Computación básica II (México, grupo editorial éxodo, 2005) véase capítulo 2, páginas 147-153.