Entregable guia de producción documental

CONVENIO UNIREMIGTON-SENA
Valentina Monsalve Restrepo
Paola Yelitze quintero
Leidy juliana estrada
N° FICHA 1308991
TEGNOLOGIA GESTION ADMINISTRATIVA
SENA – CUR
NOMBRE DEL PROYECTO:
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS VERSIÓN 2
PROGRAMA DE FORMACIÓN:
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA Y LEGISLACION
VIGENTE
COMPETENCIA:
GUIA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUCTOR:
CARLOS AUGUSTO RICO ACOSTA
APRENDICES:
LEIDY JULIANA ESTRADA CUADROS
VALENTINA MONSALVE
PAOLA YELITZE QUINTERO PATIÑO
MEDELLIN
2017

N° FICHA 1308991
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo es elaborado con el fin, de que nosotros los aprendices de
tecnólogo en gestión administrativa, mostremos las competencias adquiridas dentro
de nuestro proyecto de formación diseño de un modelo administrativo, comercial y
contable, para la adecuada gestión administrativa de acuerdo a las normas técnicas
colombianas. Con el objetivo de elaborar los respetivos documentos empresariales
siguiendo las normas técnicas y la legislación vigente, así poder explicar cada tema
asignado por nuestro instructor.

N° FICHA 1308991
OBJETIVO GENERAL
 Dar a conocer la forma más práctica y sencilla para conformar cada formato
de procesar documentos.
 Según el documento que se necesite realizarlo de manera fácil y rápida.
 Gran variedad de documentos importantes para cada solicitud que necesite
la empresa
 Especificar la importancia de cada documento según su significado, el para
qué sirve y su estructura.
 Manejar las herramientas para el buen desarrollo de cada documento.
 Mejorar la comprensión de cada documento para redactarlo y recordar los
conceptos principales que en ellos se encuentren.
 Ahorra tiempo para realizar casa estructura de documento

N° FICHA 1308991
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Generar y compilar información en las cuales podamos comprender de una
forma clara y concreta las técnicas de un asistente administrativo, además
de tener definido cuáles son los procesos requeridos para realizar
procedimientos técnicos de redacción, ortografía, entre otros.
 Identificar y determinar cuáles son las herramientas necesarias que se
deben tener en cuenta a la hora de realizar distintos documentos requeridos
en una organización.
 Relacionar y explicar los documentos cada uno con su respectiva estructura
y definición.
 Orientar y definir las diferentes formas de redacción y signos de puntuación.

N° FICHA 1308991
TABLA DE CONTENIDO
 Redacción
 El teclado
 Signos de puntuación
 La ergonomía
 El certificado
- Concepto
- Partes
- Estructura
- Función
 La constancia
- Concepto
- Partes
- Estructura
- Función
 La circular
- Concepto
- Partes
- Estructura
- Función
 La nota interna
- Concepto
- Partes
- Estructura
- Función
 Carta
- Concepto
- Partes
- Estructura
- Función

N° FICHA 1308991
 Memorando
- Concepto
- Partes
- Estructura
- Función
 Contrato de compraventa

N° FICHA 1308991
REDACCIÓN
¿Qué es redacción?
Es expresar por escrito, información importante que deseamos hacer conocer para
lograr un objetivo.
 Informar
 Solicitar
 Ordenar
 Diseñar
 Dirigir
 Explicar
La redacción de un texto, requiere de un ordenamiento lógico de las ideas que se
piensan plantear.
Para redactar se necesita tener un plan de redacción que permita partir de la idea
más general a la idea más específica y luego priorizar desde la de mayor
trascendencia a la de menos importancia.
La redacción pasa por 3 momentos

N° FICHA 1308991
TIPOS O ESTILOS DE REDACCIÓN
Existen los siguientes tipos de redacción:
1. Redacción Científica
2. Redacción Periodística
3. Redacción Comercial
4. Redacción Informal
5. Redacción Literaria
PARA REDACTAR SE NECESITA TENER EN CUENTA
 Adecuación de las ideas
 Coherencia
 cohesión
 Corrección gramatical:
 Ortografía
 Morfo sintaxis
 Buen léxico

N° FICHA 1308991
EL TECLADO
El teclado es una de las principales herramientas que usamos para
interactuar e introducir datos en el computador. Sus teclas están clasificadas
en 6 áreas. Veamos cuáles son:
Teclas de función
Es la primera línea de teclas y las encuentras en la parte superior del teclado.
Se representan como F1, F2, F3... y te sirven para realizar una función
específica o para acceder a atajos de los programas.
Teclas de control
Se utilizan por sí solas o en combinación con números para acceder a
funciones o realizar determinadas acciones. Las más usadas son Ctrl, Alt,
Esc y la tecla con el logo de Windows.
Teclas para escribir o alfanuméricas
Aquí están todas las letras, números, símbolos y signos de puntuación. Estas
teclas se encuentran normalmente en una máquina de escribir.
Teclado numérico

N° FICHA 1308991
Sirve para ingresar datos numéricos de forma rápida. Las teclas y símbolos
están agrupadas de la misma forma como aparecen en la calculadora.
Teclas especiales y de desplazamiento
Estas teclas son las que te sirven para desplazarte por documentos o páginas
web y editar texto. Entre ellas están: Supr, Inicio, Fin, RePág, AvPág, ImpPt
y las teclas de dirección.

N° FICHA 1308991
LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Los signos de puntuación son los signos auxiliares que se usan para señalar
la entonación y las pausas en todo escrito. Ayudan a dar coherencia y
facilitan la comprensión de un texto. Sirven, además, para dar la entonación
apropiada cuando leemos.
La coma (,)
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado.
Se emplea para separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya
sean palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de
las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo:
—María volvió a casa, hizo los deberes, cenó y se fue a la cama.
—Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas.
También se utiliza para delimitar o aislar una aclaración o inciso (palabras u
oraciones incidentales):
—Nacho, mi primo, acaba de conseguir su primer empleo.
Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posición, van
precedidas y seguidas de coma, tales como: en efecto, es decir, en fin, por
consiguiente.
Indicar que una o varias palabras han sido suprimidas por razones
gramaticales o de estilo.
El punto y coma (;)
El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza
para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase:
—María estaba apenada por el examen. + María tendrá que estudiar
más. = María estaba apenada por el examen; tendrá que estudiar más.
—Está lloviendo mucho. + No podemos ir caminando. = Está lloviendo
mucho; no podemos ir caminando.
También sirve para separar los elementos de una enumeración cuando se
trata de expresiones que incluyen comas:
—Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar
y el viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio
rotas.
Además, se usa delante de las conjunciones o locuciones como, pero, más,
aunque, sin embargo, por tanto y por consiguiente cuando los períodos tienen
cierta longitud:

N° FICHA 1308991
—Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cánones antiguos
como medio de vida; no obstante, somos conscientes de que es necesario
mantener un mínimo de tradición en nuestros trabajos.
Dos puntos (:)
Este signo de puntuación (:) representa una pausa mayor que la de la coma
y menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre
lo que sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto
precedente. Un uso importante y frecuente de este signo es introducir citas
textuales (uso que a veces se le atribuye incorrectamente a la coma).
Se emplean:
1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica,
declara, etc., de los escritos oficiales.
Estimados Señores: Por la presente les informamos...
2.- Antes de empezar una enumeración.
En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos.
3.- Antes de una cita textual.
Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo".
4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus
sinónimos.
Entonces, el lobo preguntó: - ¿Dónde vas, Caperucita?
Comillas simples y dobles (‘’)(“”)
Son signos de puntuación que se colocan al principio y al final de las frases,
palabras escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar,
ya sea por importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o
extranjero e impropio de la lengua que se está usando. A pesar de que está
verdaderamente extendido el uso de las comillas inglesas (“”) es preferible
emplear antes las angulares o españolas (« ») y reservar aquellas, y
finalmente las simples (‘’), para cuando deban entrecomillarse partes de un
texto ya entrecomillado. Se utilizan, por ejemplo:
Para citar textualmente algo: p. ej., «Me dijo que “supuestamente llegaría
hoy”».
Para señalar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el fin de
indicar que se han seleccionado intencionalmente y no por error.
Para indicar la intención irónica o sarcástica del empleo de una palabra.
Para indicar algo sobre una palabra o expresión.
Para presentar el significado de una palabra o expresión.

N° FICHA 1308991
Para destacar que una palabra o expresión es extranjera, se trata de un
apodo o de un seudónimo.
Paréntesis, corchetes y llaves
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para
hacer una aclaración. Los distintos tipos son:
los paréntesis propiamente dichos: ( )
los corchetes: [ ]
las llaves: { }
Para distinguir ambos paréntesis se usa decir:
Paréntesis que abre o paréntesis izquierdo al símbolo (.
Paréntesis que cierra o paréntesis derecho al símbolo).
Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un mismo
fragmento se utilizan de la siguiente manera: (… [… {…} …]…)
Se emplea:
1.- Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del
sentido de la oración en la que se insertan.
En mi país (no lo digo sin cierta melancolía) encontraba amigos sin
buscarlos...
2.- Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
La O.N.U. (Organización de Naciones Unidas) es una
Signos de interrogación (¿?)
Es un signo de puntuación que denota una pregunta. Su origen se encuentra
en el latín. La palabra «cuestión» viene del latín questio, o 'pregunta',
abreviado como «Qo». Esta abreviación se transformó en el signo de
interrogación.
Signos de exclamación (¡!)
Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben
para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa.
También van entre signos de exclamación las interjecciones:
— ¡Siéntate!
— ¡Qué linda eres!
— ¡Cuidado con el perro!
— ¡Pero qué buena idea!
— ¡Genial!

N° FICHA 1308991
Puntos suspensivos (…)
Los puntos suspensivos (…) son tres puntos sin espacios entre ellos, son un
único signo de puntuación que se utiliza al final de una palabra, frase u
oración en lugar del punto u otro signo. Se utilizan para dejar en duda,
continuación o en suspenso una acción y son alineados horizontalmente al
nivel de la línea base de escritura.
Se emplean:
1.- Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la
finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía. Quizás yo... podría...
2.- Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su
continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Quien mal
anda...; No por mucho madrugar...; Perro ladrador...
3.- Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario.
En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes [...] o
paréntesis (...).
El guion (-)
El guion (-), de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales. Se
utiliza como signo para unir palabras, muestra la división de palabras al final
de una línea, y se usa en obras como diccionarios para marcar la separación
entre las sílabas que componen las palabras.
La raya (—)
La raya (—), que no debe confundirse con el guion bajo (_) —especialmente
en contextos informáticos— ni con el guion (-) —el cual es más corto— ya
que tienen usos y significados muy diferentes, se usa para introducir un inciso
dentro de un período más extenso y para señalar en los diálogos la
intervención de cada locutor y los comentarios e incisos del narrador. Se
escriben dos, una para abrir y otra para cerrar, excepto cuando el diálogo no
prosigue, que es recomendable suprimir la última y sustituirla por el
obligatorio punto; además, se escriben separadas del resto de la frase con
un espacio, y pegadas al propio inciso. En el caso de los incisos puede
sustituir a la coma para mayor aislamiento de los mismos y también a los
paréntesis, pero para expresar uno menor.

N° FICHA 1308991
Se emplea:
1.- Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un
diálogo.
-Hola, ¿cómo estás? -Yo, bien, ¿y tú?
2.- Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el diálogo.
-¡Ven aquí -muy irritado- y enséñame eso!
Actividad
Te imaginas que no existieran ni puntos ni comas nos resultaría muy difícil
enterarnos de lo que leemos los signos de puntuación nos ayudan a
comprender el valor y el sentido de las palabras y las oraciones no es lo
mismo decir María corre rápido que María corre rápido generalmente los
signos de puntuación se escriben pegados a la última letra de la palabra que
los precede y tras ellos debe dejarse un espacio salvo que vayamos a
continuar el escrito en el renglón siguiente
Solución actividad
¿Te imaginas que no existieran ni puntos ni comas? ¡Nos resultaría muy
difícil enterarnos de lo que leemos! los signos de puntuación nos ayudan a
comprender el valor y el sentido de las palabras y las oraciones. No es lo
mismo decir: María, corre, ¡rápido! que María corre rápido. Generalmente,
los signos de puntuación se escriben pegados a la última letra de la palabra
que los precede; y tras ellos debe dejarse un espacio, salvo que vayamos a
continuar el escrito en el renglón siguiente.

N° FICHA 1308991
LA ERGONOMIA
 Según la Asociación Internacional de Ergonomía, la ergonomía es el
conjunto de conocimientos científicos aplicados para que el trabajo, los
sistemas, productos y ambientes se adapten a las capacidades y
limitaciones físicas y mentales de la persona.
 Según la Asociación Española de Ergonomía, la ergonomía es el
conjunto de conocimientos de carácter multidisciplinar aplicados para la
adecuación de los productos, sistemas y entornos artificiales a las
necesidades, limitaciones y características de sus usuarios, optimizando la
eficacia, seguridad y bienestar.
Objetivos
El objetivo de la ergonomía es adaptar el trabajo a las capacidades y
posibilidades del ser humano.
Todos los elementos de trabajo ergonómicos se diseñan teniendo en
cuenta quiénes van a utilizarlos. Lo mismo debe ocurrir con la organización
de la empresa: es necesario diseñarla en función de las características y
las necesidades de las personas que las integran.
La psicosociología aplicada parte del hecho de que las necesidades de
las personas son cambiantes, como lo es la propia organización social y
política. Por ello, las organizaciones no pueden ser centros aislados y
permanecer ajenos a estos cambios.
Hoy en día, se demanda calidad de vida laboral. Este concepto es difícil
de traducir en palabras, pero se puede definir como el conjunto de
condiciones de trabajo que no dañan la salud y que, además, ofrecen
medios para el desarrollo personal, es decir, mayor contenido en las
tareas, participación en las decisiones, mayor autonomía, posibilidad de
desarrollo personal, etc.

N° FICHA 1308991
Los principales objetivos de la ergonomía y de la psicología aplicada son
los siguientes:
 Identificar, analizar y reducir los riesgos laborales (ergonómicos y
psicosociales).
 Adaptar el puesto de trabajo y las condiciones de trabajo a las
características del operador.
 Contribuir a la evolución de las situaciones de trabajo, no sólo bajo
el ángulo de las condiciones materiales, sino también en sus aspectos
socio-organizativos, con el fin de que el trabajo pueda ser realizado
salvaguardando la salud y la seguridad, con el máximo de confort,
satisfacción y eficacia.
 Controlar la introducción de las nuevas tecnologías en las
organizaciones y su adaptación a las capacidades y aptitudes de la
población laboral existente.
 Establecer prescripciones ergonómicas para la adquisición de útiles,
herramientas y materiales diversos.
 Aumentar la motivación y la satisfacción en el trabajo.
Clasificación
La ergonomía se puede clasificar en las siguientes áreas:
 Ergonomía de puestos / ergonomía de sistemas.
 Ergonomía de concepción o ergonomía de corrección.
 Ergonomía geométrica.
 Ergonomía ambiental.
 Ergonomía temporal o crono ergonomía.

N° FICHA 1308991
 Ergonomía informática: hardware y software.

N° FICHA 1308991
EL CERTIFICADO
La palabra certificado es originaria del latín, específicamente del participio
“certificar”, que significa carta a paquete que confirma una autenticidad o
certeza. Este es un documento que confirma o niego algo en particular puede ser
que una persona ha pasado un nivel y ha realizado con éxito las exigencias
prescritas por un ente en particular.
Este documento puede ser de carácter público, tales como el de matrimonio,
nacimiento, domicilio, buena conducta, estudios, pago de impuestos, propiedad
de bienes rases, etc. Como también puede ser privado tales como los certificados de
enfermedad suscritos por médicos no oficiales y los de trabajo librados por los
empleadores a petición de los empleados, también está el certificado de buena
conducta, debido a que se carece de antecedentes penales y por una vida alejada
de vicios y desordenes.
Este título o documento es empleado para afirmar un hecho determinado, muchos
certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un individuo, un
certificado usualmente esta dictado a nombre de quien lo recibe, y es dado por una
persona con autoridad suficiente dentro de una dada institución estableciendo que
dicho individuo ha cumplido con los parámetros dictados por este. Y de haber alguna
irregularidad o falsedad en él puede ser sancionado por la ley de un estado.
Existen varios tipos de certificados entre ellos están: el certificado digital, el
personal, de persona jurídica, de pertenencia a empresa, de servidor de seguro,
entre muchos otros. Los certificados pueden confirmar desde los resultados
académicos, experiencial profesional en un determinado campo, la asistencia o
participación de un acto, curso o jornada, la docencia, la adecuación a un objeto o
una normal, integración a un grupo o jerarquía, conocimiento de lenguas
extranjeras, estado mental o físico en que se encuentra una persona, etc.
PARTES DE UN CERTIFICADO
 Encabezamiento
 Texto o cuerpo
 Lugar y fecha
 Firma
 Nombre
 Función administrativa
 Sello
 Logo de la entidad que lo expide
 Código

N° FICHA 1308991
 Fecha de expedición
 Título del departamento donde se expide
 La palabra “Certifica”
 Transcriptor

N° FICHA 1308991
ESTRUCTURA DE UN CERTIFICADO
NOMBRE DE LA ENTIDAD
LEMA
NIT
71022245
MEDELLIN 23 DE ENERO DE 2017
OFICINA DE CONTROL Y REGISTRO
CERTIFICA QUE
El estudiante Daniel Steven Castro Morales, identificado con C.C 1.023.458.962,
expedida en Medellín, se encuentra matriculado en la universidad pontificia
bolivariana en el cual se encuentra estudiando el programa de gestión
administrativa en el octavo semestre con un horario de 6:00 am a 12:00 de lunes a
viernes.
Se expide a favor del interesado
Dora patricia Gaviria
Rectora
Andrea Cifuentes Beltrán
Secretaria
DIRECCION DE LA EMPRESA
TELEFONO
CORREO
PAGINA WEB

N° FICHA 1308991
LA CONSTANCIA
Es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo
auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho
constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.
TIPOS DE CONSTANCIAS
 Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por
un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta,
un ticket u otro.
 Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es
o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución
educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o
estuvo debidamente registrado(a).
 Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios:
suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una
persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más
puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.

N° FICHA 1308991
ESTRUCTURADE UNACONSTANCIA
NOMBRE DE LA ENTIDAD
LEMA
NIT
01856
Medellín, 23 de enero de 2017
OFICINADE CONTROL Y REGISTRO
HACE CONSTAR QUE
El estudiante Daniel Steven Castro Morales, identificado con C.C 1.023.458.962, expedida
en Medellín, está cursando el programa de gestión administrativa en la universidad
pontificia bolivariana, en el cual se encuentra en el octavo semestre demostrando muy
buen promedio en su formación con los siguientes resultados:
 Semestre 1 con una nota de 4.8
 Semestre 4 con una nota de 5
Se expide a favor del solicitante
Dora patricia Gaviria
Rectora
Andrea Cifuentes Beltrán
Secretaria
DIRECCION DE LA EMPRESA
TELEFONO
CORREO
PAGINA WEB

N° FICHA 1308991
LA CIRCULAR
Es una comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios
PARTES
 Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del
número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.
 Fecha. Se escribe el día, mes y año
 Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de
personas interesadas
 Asunto Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema
en resumen o síntesis
 Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere
comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se
enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o
semibloque.
 Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.
 Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar
en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y
cargo que ostenta la autoridad.
 Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
FUNCIÓN Y USOS
Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es
específico y de interés general para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a través
de una circular se puede comunicar:
 Cambios de horario.
 Rotación de jefes.
 Nombramiento de comisión reorganizadora.
 Ascensos del personal.
 Aplicación de encuesta.
 Acuerdos y decisiones del directorio, etc. Permite, dentro de una institución,
un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal
(entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el
personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un
buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a
copias fotostáticas.

N° FICHA 1308991
ESTRUCTURA CIRCULAR OFICIAL
ALCALDIA DE MEDELLIN
Calle. 44 # 52 - 165, Medellín,
Antioquia
Teléfono: 4444144
www.medellin.gov.co
CIRCULAR 1002
Medellín. 12 de diciembre de 2016
DESTINATARIO: EMPLEADOS
ASUNTO: FIN DE LABORES PUBLICO EN GENERAL
Se les informa a todos los empleados públicos de la alcaldía de Medellín que el día
20 de diciembre se dará por terminado las labores de despacho al público en
general. Para dar paso a las labores extras de fin de año.
Gracias por su atención.
CORDIALMENTE,
Secretaria General

N° FICHA 1308991
ESTRUCTURA CIRCULAR ADMINISTRATIVA
Carrera 49 # 94 – 112
Teléfono: 5 22 56 54
eventos@gmail.com
Medellín, 12 de diciembre de
2016
CIRCULAR 059
Se informa a todos los empleados de la compañía, que por temporada de navidad
no será obligatorio el uso del uniforme. Para estas festividades se autoriza una
vestimenta formal propia del ambiente de oficina.
Cordialmente,
Administradora

N° FICHA 1308991
ESTRUCTURA DE NOTA INTERNA
NOTA INTERNA
01856
Fecha: 28/01/2017
De:
Para:
Asunto:
Urgente
Requiere Copia
Contiene Anexos
Ninguno
OBSERVACIÓN
Es necesario que nos haga llegar tres (3) copias de los registros civiles de sus
hijos para dar trámite a las respectivas afiliaciones a los subsistemas de
seguridad.
Firma Paola Quintero Patiño
6:48 28/01/2017

N° FICHA 1308991
LA CARTA
La carta Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente)
y enviado a un receptor (destinatario).
ESTILOS
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito
profesional, laboral, institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial
que ambos entiendan.
Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que
ésta es específicamente para familiares.
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor.
Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse:
Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).
PARTES DE LA CARTA
 Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al
que se dirige.
 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
 Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.
 Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
 Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.
Las cartas también pueden incluir:
 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se
dirige la carta (destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
 Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la causa.
 Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

N° FICHA 1308991
ESTRUCTURA DE LA CARTA
Medellín, 28 de noviembre de 2016
Señora
Paola Yelitze Quintero Patiño
Administradora
Con la presente carta, les hago saber mi decisión de finalizar la relación laboral que
mantengo con la empresa desde hace un año y es por ello que renuncio
irrevocablemente a mi cargo de auxiliar de nómina.
Dicha decisión responde a motivos estrictamente profesionales, que espero que
sepan comprender, y que me llevan a desempeñar mi carrera profesional en otro
sector empresarial.
Les informo que el próximo 30 de noviembre del presente año será mi último día en
la empresa.
De tal modo, quisiera darles las gracias por la oportunidad laboral que me brindaron,
así como el buen ambiente profesional y humano que ha caracterizado a esta
empresa a lo largo de mi tiempo de trabajo aquí.
Se despide atentamente,
Ana Sofía Giraldo Quintero
Auxiliar de Nomina y compensación

N° FICHA 1308991
MEMORANDO
El memorando es un documento simplificado de uso muy difundido en los
organismos dependientes del Estado y en las entidades del sector privado. Es
flexible y práctico, breve y directo.
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde
dentro de una institución o empresa. Establece comunicación entre todos los
trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía.
PARTES DEL MEMORANDO
 lugar y fecha
 código
 Destinatario
 Asunto
 Texto
 Antefirma
 firma y pos firma
 “con copia”
 pie de página
 membrete
Fórmula de apertura: frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto
del memorando. Por ejemplo, la frase “sírvase… “Sírvase comunicar a esta
Dirección el récord de asistencia del Sr. Alain Tapia Aguilar… “Comunico a Ud. Que
esta jefatura ha visto por conveniente disponer su incorporación al equipo de
trabajo…
Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo
nivel, comienzan con las frases: “Por el presente…” “Por el presente, me dirijo a Ud.
A fin de solicitarle permiso por tres días, a partir del lunes 15 de los corrientes, por
tener la urgente necesidad de viajar a la ciudad de Barranca”. “Me dirijo a Ud.…”
Exposición: que desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve,
precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. “Me dirijo a Ud. Con el objeto de
comunicarle que el día de mañana, a las 17 horas, en la Sala de Profesores, se
llevará a cabo una reunión para discutir la celebración de la Semana Cultural del
plantel, razón por la que invoco su gentil asistencia”.

N° FICHA 1308991
CLASES
Diferenciamos dos clases de memorandos: simple y múltiple
 MEMORANDO SIMPLE Usos se utiliza para comunicar disposiciones;
remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de
actividades o la ejecución de tareas. Características comparte las mismas
características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código
lleva la palabra “memorando”.
 MEMORANDO MÚLTIPLE Usos se usa para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios.
Características tiene las mismas características que posee el oficio múltiple,
con la diferencia que emplea “memorando múltiple” como nombre del
documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de “memorando
circular”.

N° FICHA 1308991
ESTRUCTURA DEL MEMORANDO
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
MEMORANDO
CODIGO: 1036
Medellín 12 diciembre 2016
PARA: NATALIA SALAZAR
CARGO: ANALISTA DE CREDITO
DE: GESTION HUMANA
ASUNTO: LLAMADO DE ATENCION POR LLEGADAS TARDES
Buenos días señor(a) Natalia Salazar nos dirigimos a usted ya que nos preocupa el alto nivel de
llegadas tardes en el que se encuentra, debido a esto debe presentarse el día viernes 16 de
diciembre del presente año a las 7:00 a.m. en administración de la sede principal piso 2, gracias por
su atención.
Coordinador gestión Humana

N° FICHA 1308991
QUE ES UN DOCUMENTO MISIONAL
 es aquel escrito producido o recibido por una institución en razón de su objeto
social.
USOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o
subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la disposición
final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso
particular.
Beneficios:
 Racionalizar la producción documental.
 Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
 Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen
series y subseries en
CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES

N° FICHA 1308991
EJEMPLOS DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
EJEMPLOS DE FORMULARIO DE TRD

N° FICHA 1308991

N° FICHA 1308991
EJEMPLO DE DEPENCIAS
CONTRATO DE TRABAJO
El Contrato es la principal herramienta que utilizamos en el mercado laboral entre
quienes contratan y quienes desarrollan un trabajo. Podemos decir resumiendo
mucho que un Contrato es el documento en el que se resumen las condiciones a
las que el empresario y el trabajador se comprometen a desarrollar sus
respectivas funciones (dependiendo del tipo de contrato que se utilice los
derechos y deberes del empresario y el trabajador variarán).
DEFINICION:
Podemos decir que un contrato es el acuerdo entre el empresario y el trabajador
en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se compromete a
realizar un determinado trabajo por cuenta del empresario y bajo su dirección, a
cambio de una retribución o sueldo.
CLASES DE CONTRACTOS
A término fijo: Para que un contrato pueda pactarse a término fijo, se deberá hacer
únicamente por escrito de acuerdo a lo dispuesto en la ley. Esta característica,
propia de este tipo de contrato, se establece con el fin de poder establecer y
comprobar la fecha en la cual se inició el contrato y la fecha en la cual se va a
finalizar, de acuerdo a lo establecido por las dos partes.
A término indefinido: Se puede establecer de forma verbal o escrita. En él no se
determina la fecha en que finalizará el contrato debido a que este subsistirá
mientras existan las causas que le dieron origen, o mientras de forma consensual
así se haya establecido.
Por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada: Este tipo
de contrato se da cuando un empleador contrata a un trabajador para desarrollar
una actividad determinada. En este caso, la duración del contrato no puede
establecerse pues no se tiene conocimiento de la fecha en la cual se terminará la
ejecución de la labor; sin embargo, esta característica no lo convierte en un

N° FICHA 1308991
contrato indefinido, pues terminará una vez se cumpla con la labor o actividad que
le dio origen al contrato. De acuerdo con lo anterior, el contrato si tiene un
momento de terminación establecido, pero no se conoce la fecha exacta de dicha
terminación. En términos generales, este contrato no acepta prorrogas puesto que
lo que le dio origen es la ejecución de una labor específica y una vez finalizada la
misma no hay causa para que el contrato subsista. Es importante que este
contrato se haga de forma escrita y que en él se especifique labor por la cual se
contrató al empleado.
ARTICULO 1: Acceso a los documentos e información. Con el objetivo de
garantizar la preservación de los documentos de archivo, por ser ellos fuentes de
conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación,
garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones
de las instituciones. Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de
información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone
que solo por razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los
documentos originales, cualquiera que sea su soporte, más no a la información en
ellos contenida.
ARTICULO 2: Evaluación de soportes. La evaluación del estado de conservación
de los documentos de carácter histórico se hará teniendo en cuenta las
características tecnológicas, la tipología de alteración y la forma como ésta se
manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el soporte del
documento guarda con la imagen gráfica.
ARTICULO 3: Restricción de originales. La intensidad de los tipos de alteración se
determinará con base en el análisis de las diversas manifestaciones en relación
con la garantía de permanencia o susceptibilidad de pérdida del documento. Este
último será el criterio bajo el cual se tomará la decisión de restringir el acceso al
documento original, para lo cual se tomarán las previsiones que garanticen
suminisrasr la información por medio de las técnicas de reproducción con que
cuenta la entidad.
ARTICULO 4: Reproducción de información. Para suministrar la información
contenida en aquellos documentos que por razones de conservación se restrinja
su acceso, se deben utilizar técnicas de reproducción que propicien tanto la
preservación del original como la calidad y estabilidad del medio utilizado
previendo la ulterior reproducción a partir de la copia generada. Para ello se
recomiendan las técnicas de microfilmación, fotografía y digitalización En todo
caso se debe evitar el proceso de fotocopiado por carecer de características
señaladas en este artículo, en especial lo atinente a la preservación del original.

N° FICHA 1308991
Cuando no sea posible acceder a esta tecnología se podrá recurrir a la
reproducción manuscrita.
PARAGRAFO PRIMERO: Para la reproducción de documentos de gran formato
como mapas y planos y en general de documentos con información textual y
gráfica deberá adoptarse la técnica de reproducción fotográfica, micrográfica o
digital de acuerdo con la dimensión del documento.
PARAGRAFO SEGUNDO: Para la reproducción de los documentos de imagen
análoga como microfilme, cintas fonográficas, cintas de video, rollos
cinematográficos o fotografía, o digitales como disquetes y C.D. se deberá recurrir
a la copia o la migración de la información en un soporte idéntico o compatible con
el sistema en el cual fue producido el documento con el fin de evitar pérdidas en la
calidad de la imagen original.
ARTICULO 5: Alteraciones. Las tipologías de alteración de acuerdo con los
factores que las ocasionan se agrupan en: Alteraciones de Tipo Biológico: Agrupa
el daño ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores. El deterioro
producido consiste en la degradación del soporte, inicialmente superficial, para
provocar la pérdida parcial o total en diferentes áreas del folio, del expediente, de
la unidad de almacenamiento o de cualquier tipo de soporte en la cual se halla
registrada la información. Alteraciones de tipo Químico: Proveniente de los
materiales usados en la elaboración del documento tanto en el soporte, como en
la utilizada para el registro de la información. Se percibe como el cambio de la
coloración o la decoloración distribuida en las áreas cercanas al texto escrito o la
información registrada, hasta la pérdida del material, ocasionando menor
flexibilidad, fragilidad y fragmentación del soporte, dependiendo de los materiales
constitutivos del mismo. Alteraciones de tipo físico: Daño producido al documento
o a la unidad que lo contiene, por humedad, manipulación, almacenamiento,
intervenciones inadecuadas, vandalismo y desastres. Altera una parte o la
totalidad del soporte provocando pérdida de áreas parciales o totales del soporte o
de la información en él contenida.
ARTICULO 6: Consulta. Los tipos de alteración se deben evaluar conforme a
métodos y procedimientos que permitan identificar el agente causante, el daño
presente y el riesgo que éste tiene en relación con la estabilidad del documento,
así como con la salud del peticionario.
PARAGRAFO: En los casos en que pueda estar comprometida la salud del
peticionario por el estado de conservación física del documento, se deben adoptar
las previsiones de protección según el caso. Para ello se suministrará o solicitará
el uso de los elementos de seguridad que propicien el aislamiento requerido de la
fuente que puede ocasionar trastornos de salud.

N° FICHA 1308991
ARTICULO 7: Fuentes bibliográficas para la conservación del Patrimonio
Documental. Se tendrá como fuentes de conservación las orientaciones e
instructivos proporcionados a través de las publicaciones producidas por el
Archivo General de la Nación, la capacitación que a través de los programas
desarrollados por el Sistema Nacional de Archivos contribuyen al conocimiento de
las metodología y técnicas de diagnóstico sobre el estado de conservación de los
soportes en los cuales se registra la información y las directrices de los
especialistas en la disciplina de Restauración de Bienes Muebles no solo para
identificar los niveles de deterioro, sino esencialmente para proporcionar las
medidas correctivas para recuperar documentos alterados.
PARAGRAFO: Para efectuar un diagnóstico general sobre el estado de
conservación de los documentos, se anexa un formato con su instructivo de
aplicación. Para los casos que requieran algún tipo de revisión especial se deberá
recurrir a las instancias departamentales o nacionales representantes del Archivo
General de la Nación como los Comités Departamentales de Archivo y las áreas
técnicas del Archivo General de la Nación.
ARTICULO 8: Factores de deterioro. La falta de organización, tanto de los
archivos de gestión como de los centrales e históricos, propician el deterioro de
material documental, así como las características de depósito, la carencia de
sistemas de protección. Para el efecto los diagnósticos y medidas de conservación
preventiva, harán especial énfasis en la evaluación y central de las condiciones
ambientales. Los diagnósticos y medidas de conservación preventiva, harán
especial énfasis en la evaluación y control de las condiciones ambientales, las
características de depósito, la carencia de sistemas de protección. Así como en el
uso de materiales de almacenamiento con carácter ácido pues a partir de estos se
producen los mayores niveles de alteración. Lo anterior unido a la falta de
organización, tanto de los archivos de gestión como de los centrales e históricos,
propician el deterioro del material documental.
ARTICULO 9: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

Entregable guia de producción documental

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Entregable guia de producción documental

Similar a Entregable guia de producción documental (20)

Último

Último (20)

Entregable guia de producción documental