ENTREGABLE

1. 1
SENA – CUR
NOMBRE DEL PROYECTO:
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS VERSIÓN 2
PROGRAMA DE FORMACIÓN:
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA Y LEGISLACION
VIGENTE
COMPETENCIA:
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUCTOR:
CARLOS AUGUSTO RICO ACOSTA
APRENDICES:
DEICY BETANCUR
DIANA AVENDAÑO
MARIA ISABEL MARTINEZ
NATALIA SALAZAR
LILIANA PATRICIA TABARES
MEDELLIN
2017

2. 2
TABLA DE CONTENIDO
 Introducción
 Objetivos generales
 Objetivos específicos
 Redacción
 Clases de redacción
 El teclado
 Signos de puntuación
 El teclado
 La ergonomía
 La constancia
 Concepto
 Partes
 Estructura
 La circular
 Concepto
 Partes
 Estructura
 El certificado

3. 3
INTRODUCCION

4. 4
OBJETIVOS GENERALES
 El objetivo de este trabajo en investigar e indagar acerca de conceptos de
la administración, que debemos tener en cuenta al momento de
desempeñarnos en esta labor, y entender las funciones dentro de una
organización o empresa propia.
 Desarrollar una guía de producción documental que le facilite el buen
desempeño de los aprendices en su etapa productiva.

5. 5
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Entender cómo se debe redactar cualquier tipo de documentos teniendo
encuentra la adecuada redacción. Y una excelente ortografía.
 Saber cómo utilizar los conceptos básicos de la tecnología. Como el
computador sus respectivos programas y funciones, correctamente.
 Analizar y recopilar información seleccionada, organizándola
detalladamente determinando así el alcance y necesidades de los
aprendices de la tecnología en gestión administrativa.
 Aplicar los conocimientos adquiridos por los aprendices dejando evidencia a
través de una buena guía de producción.

6. 6
REDACCION:
La Palabra redacción proviene del termino latino “Redactĭo” el cual,
hace referencia a la acción y efecto de redactar que significa, escribir alguna
situación, suceso o explicación, previamente pensada. La redacción supone un
importante conocimiento en establecer formas y sentidos que le den coherencia y
cohesión textual a lo que se escribe, ya que el orden de las palabras puede
cambiar el ángulo del texto y puede ser mal interpretado, es esencial que el
redactor organice mentalmente las ideas que desea plasmar en el papel. Una vez
organizado el esquema de ideas en la mente el siguiente paso es definir cuáles
son las ideas principales y las ideas secundarias para que la solidez del escrito no
se vea afectada por la falta de concentración de ideas que a su vez no permitiría la
correcta interpretación del asunto del texto.
CLASES DE REDACCION:
Literaria: Esta expresa una creación artística, estas creaciones se caracterizan
con tener la posibilidad de intercalar la ficción con la realidad,
Periodística: Esta redacción es la que lleva adelante un periodista desde un
medio de comunicación con el objetivo de informar, opinar o realizar una
explicación sobre un aspecto de la realidad.
Administrativo: También conocida con el nombre de “formal”, esta redacción es
la que se utiliza en las notas, informes, reportes, memorandos, currículos, carta
etc. Que circulan dentro de un determinado ámbito laboral o administrativo.
Académico: Se trata de aquellos textos en los que se expresan investigaciones
hechas por alumnos, o investigadores, que se destinan al ámbito de estudio, esta
redacción tiene como principal objetivo crear conocimiento; en los cuales se
encuentran las tesis, tesinas, reseñas, monografías, etc.
Técnica: Esta se caracteriza por contar con un vocabulario y escritura específica,
los cuales son abordados únicamente por las personas, que tengan conocimiento
experiencia.

7. 7
EL TECLADO:
El inicio del teclado se remonta a la época de 1887, con las máquinas de escribir
de ahí se saca el modelo de este. El cual ha tenido varios modelos a través del
tiempo.
Es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirada en el teclado de las
máquinas de escribir, que utiliza una disposición botones o teclas, para que
activen como parlantes, o mecánicas o interruptores electrónicos que envían
información de la computadora.
Después de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción atreves de
los teclados a l estilo tele tipo, se convertido en el principal dispositivo para la
entrada de las computadoras. Además de las máquinas de escribir, como la IBM,
selectiva, los primeros teclados solían ser un terminar de la computadora, además
de las normas de la tele tipo, se diseñó un estándar de comunicación. Serie,
según el tiempo de uso basado en el juego, de caracteres que aun hoy siguen
presentes.
En las comunicaciones, por bien o luces de panel de control, enviando la
respuesta a un dispositivo, de impresión que se usaba para estos las secuencias
de escape que se generaban por combinaciones, de teclas, siendo unas de las
más usadas (ctrl).
a) TECLADO MULTIMEDIA: añade teclas especiales que llamen algunos
programas del computador, a modo de acceso directo, como la calculadora
o el reproductor multimedia. etc.
b) TECLADO FLEXIBLE: estos son de plástico, suaves o de silicona, que se
pueden doblar sobre sí mismo, durante su uso, estos teclados pueden
adaptarse a superficies irregulares, y son más resistentes a los líquidos que
los teclados estándar. Estos también pueden se conectados a la disposición
de algunos modelos que puede ser completamente sumergidos en agua o
desinfectados.
c) TECLADO EN PANTALLA: también llamados teclados virtuales, qué son
teclados representados, en la pantalla y que se utilizan con el patrón o un
dispositivo especial, qué les permite utilizar adecuadamente un teclado
físico.
d) TECLADO DE PROYECCION: existen teclados de proyección de igual
tamaño de un teclado. Estándar pero que utilizan laser. que se pueden
utilizar por USB, bluetooth. O wifi.

8. 8
SIGNOS DE PUNTUACION:
Una buena puntuación asegura la adecuada articulación de las unidades de
significado que integran una frase o un párrafo. Por eso los signos de puntuación
requieren un empleo muy preciso; si se ponen en el lugar equivocado, las palabras
y las frases dejan de decir lo que el autor quería decir. Cuanto más resalten los
signos la estructuración del contenido (tema central, sub-tema, idea, detalle), tanto
más coherente y preciso se hace el texto.
Signos de Puntuación más utilizados:
La Coma (,): Marca una pausa breve en un enunciado. Se utiliza en los casos
siguientes:
 Para separar los elementos de una enumeración.
Ej.: Mañana tengo que terminar de organizar las cosas para el viaje,
boletos, maletas, regalos y chequear los carros.
 Para aislar el vocativo.
Ej.: "Comer en Mc Donadls, es caro y poco saludable"
 En los incisos que interrumpen una oración, para aclarar o ampliar lo que se
dice, o para mencionar el autor u obra citados
Ej.: Toda mi familia, hasta la que vive muy lejos, va a la boda"
El Punto (.): Marca una pausa al final de un enunciado. Después de un punto
siempre se escribe mayúscula. Hay tres tipos de puntos.
Punto y seguido: Separa enunciados que integran un párrafo.
Ej.: Quiero convertirme en todos y cada uno de nuestros recuerdos vividos. Con
desesperación y ansiedad prepararme para vivirlos de nuevo.
Punto y aparte: Separa párrafos distintos con contenidos diferentes.
Ej: Quisiera ser como el viento para entrar por tu ventana, y apoyado en tu cama
por tus sueños deslizarme y que, al despertar la mañana, mi deseo te envolviera y
entonces fueras tu quien quisiera, soñar conmigo al recordarme.
Quisiera ser, el agua y el aire que refresca tu piel, tú toalla, tu cepillo, tu mantel, el
arte de tu cuerpo, y el pincel. Mojarme contigo en café por las mañanas y el motivo
que despertara tus ganas, tus noches, tus días, tus vestidos, tu pijama.

9. 9
Punto y final: Se usa para el final de un texto.
Se usa después de las abreviaturas.
Ej.: Sr. Sra. Dr.
Nunca se usa el punto en los títulos y subtítulos de libros, artículos, capítulos,
obras de arte.
El Punto y Coma (;): Indica una pausa superior a la coma e inferior al punto. Se
utiliza:
Para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de expresiones
que incluyen comas.
Ej.: el silencio por extraño que parezca; es escudo mediocre de lo que se siente,
se expresa, se piensa; ante la imposibilidad de lo extraño.
Delante de las conjunciones o locuciones como, pero, más. Aunque, sin embargo,
por tanto, por consiguiente, cuando los periodos tienen cierta longitud.
Ej.: te fuiste y se hizo el silencio, el vació; sin embargo, volviste y el vació se había
llenado de olvido.
Los Dos Puntos (:): Nunca se deja un espacio entre los dos puntos, se usan los
dos puntos en los siguientes casos.
 Delante de una enumeración anunciada con un verbo.
Ej.: La gran caracas está compuesta por los municipios: Libertador, Sucre,
Baruta, Hatillo y Chacao.
 En citas textuales.
Ej.: y de repente todos gritaron "¿¡Cómo pudieron perder los Patriotas!?
 Después de las fórmulas de saludo en las cartas y documentos
Ej.: Querido Daniel:
Espero que en España el frio este un poco aceptable.
 En textos jurídicos y administrativos detrás del verbo (decretos, bandos,
certificados, etc.)
Ej.:
Certifica:
Que D. José Martínez ha seguido su curso de inglés durante los meses de
julio y agosto.
Los Puntos Suspensivos (…): suponen una interrupción en la oración o un final
impreciso. Se usan en los casos siguientes:
 Al final de una enumeración cuando tiene el mismo valor que la palabra
etcétera.
Ej.: de repente sucedió, no hubo reclamos: entibie el aire, prendí la luna,
mate mi aroma y apague la luz…

10. 10
 Para expresar un momento de duda.
Ej.: realmente no sé qué hago aquí… A lo mejor es por eso que no tengo
novia. ¿o sí?
 Para dejar un enunciado incompleto y en suspenso.
Ej.: muy deprisa en tu cuerpo destruiré mis caricias y mis besos, ámame
más te lo pido, no hablan más testigos…
 Cuando omite una parte de una cita textual.
Ej.: Las primeras líneas del Quijote las aprendí en la escuela: "En un lugar
de la Mancha de cuyo nombre no quiero acordarme…"
Los Signos de Interrogación (¿?): Delimitan enunciados interrogativos. En
español es necesario utilizar el signo de apertura porque no tenemos marcas
gramaticales que lo sustituyan. Nunca se deja un espacio después del signo de
interrogación de apertura o antes del de cierre. Nunca se escribe punto detrás de
los signos de interrogación. El signo interrogativo entre paréntesis demuestra duda
o ironía.
Ej.: la Sra. Amanda es la mama (?) de Susana.
Los Signos de Exclamación (¡!): Delimitan enunciados exclamativos o
interjecciones. Nunca se deja un espacio después del signo de exclamación de
apertura o antes del de cierre. El signo de exclamación entre paréntesis indica
sorpresa o ironía.
Ej.: tiene Hugo Hefner 3 novias (!)
Los Paréntesis (): Se utilizan en los siguientes casos:
 Cuando se interrumpe el sentido de un discurso con una aclaración, sobre
todo si esta no tiene mucha relación con lo anterior.
 Para intercalar un dato o precisión (fecha, autores.)
 Ej.: se busca chico (a) para asiente administrativo.
 En la trascripción de textos para señalar la omisión de una parte del texto,
se ponen tres puntos entre paréntesis.
Ej.: Actualmente se usa una crema realizada a base de resinas y aceites
vegetales (…) es realmente eficaz contra dolores y que se denomina "de
tigre" aunque no lleve nada extraído de este animal (…), está prohibida la
utilización de órganos de esta especie para este fin.

11. 11
LA ERGONOMIA
Es la disciplina que se encarga del diseño de lugares de trabajo, herramientas y
tareas, de modo que coincidan con las características fisiológicas, anatómicas,
psicológicas y las capacidades del trabajador.1 Busca la optimización de los tres
elementos del sistema (humano, máquina, ambiente), para lo cual elabora
métodos de la persona, de la técnica y de la organización.
Es una disciplina sistemáticamente orientada, que ahora se aplica a todos los
aspectos de la actividad humana con las máquinas.
El Consejo de la Asociación Internacional de Ergonomía (IEA),2 que agrupa a
todas las sociedades científicas a nivel mundial, estableció desde el año 2000 la
siguiente definición, que abarca la interdisciplinariedad que fundamenta a esta
disciplina:
Ergonomía (o factores humanos) es la disciplina científica relacionada con la
comprensión de las interacciones entre los seres humanos y los elementos de un
sistema, y la profesión que aplica teoría, principios, datos y métodos de diseño
para optimizar el bienestar humano y todo el desempeño del sistema.

12. 12
LA CONSTANCIA
QUE ES: Una constancia es un documento en el que se hace constar algún
hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos,
según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.
PARA QUE SIRVE:
 Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un
servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta,
un ticket u otro.
 Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o
ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución
educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o
estuvo debidamente registrado(a).
 Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios:
suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una
persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más
puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.
La redacción de este tipo de documentos no debe salirse de la más absoluta
sobriedad y precisión. Debe incluir todos los datos personales de los
implicados, así como todos los datos de los hechos que se acreditan,
incluyendo lugar, fecha y demás información relevante. No debe, por otra
parte, incluir ningún tipo de estilo personal ni elementos narrativos u
ornamentales. Debe ser conciso y preciso.
PARTES:
Debe de contener la siguiente estructura
 Membrete
 Logo de la entidad (dado el caso)
 Título del documento (se refiere expresamente a la palabra constancia la cual
se describirá en letra mayúscula).
 Texto (escrito de datos importantes que narran la acción o hecho realizado
por la persona ejecutora.
 Lugar y fecha
 Firma

13. 13
ESTRUCTURA DE LA CONSTANCIA
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
1236
23 de enero de 2017
DIRECTORA DE CONTROL Y REGISTRO
HACE CONSTAR QUE
El estudiante Juan Pablo Acosta identificado con cc 1.036.128.000 de Itagüí
(Antioquia) se encuentra cursando el 4 semestre de la carrera Administración de
Empresas, los anteriores semestres los realizo en la sede de Prado de la
Universidad Pontificia Bolivariana, con un promedio de por cada semestre:
 1 semestre: 5
 2 semestre: 3
 3 semestre: 4
 4 semestre: 5
Se expide con el fin de traslado de sede.
Amparo Herrera
Directora de control de registro
Natalia Salazar
Asistente operativa

14. 14
LA CIRCULAR
QUE ES: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o
normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer
actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios,
políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel
tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el
Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel
con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Director General del
AGN.
PARTES:
 ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin
negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado
en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.
 TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula
sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma. (Número
consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001
cada año).
 CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen
izquierdo se escribe el código de la serie y/o sub-serie al cual corresponde
la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos
números con un punto.
 CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma
( , ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la
inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado
impreso en esta dependencia.
 DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o
jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas
sostenidas).
 ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.
Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando
solo un asunto por Circular.

15. 15
 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma
( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . )
(Agradecemos su gentil colaboración.)
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas.
No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea
siguiente con mayúscula inicial.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.

16. 16
ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR
Medellín, 30 de noviembre de 2016
CIRCULAR 001
Con motivo de la celebración de fin de año nos place invitar a todos los empleados
de la compañía a una cena, en la cual podrán llevar a un acompañante el día 15
de noviembre en el Jardín Botánico a las 7:00 de la noche, esperamos que todos
nos puedan acompañar para pasar un grato momento.
Natalia Salazar
Gerente

17. 17
LA CARTA
QUE ES: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar
un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y
presentar solicitudes fuera de la Entidad.
PARA QUE SIRVE:
PARTES:
 Código: Es el número que identifica la serie a la que corresponde.
 Ciudad y formato de fecha: Lugar de ubicación y fecha de elaboración.
 Datos del destinatario: Datos de la persona a quien se dirige la carta.
 Saludo: Ej: Cordial gerente Pérez
 Texto: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés,
omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta.
 Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma.
 Firmas: Quien redacta la carta.
 Datos del transcriptor: Quien escribe la carta.

18. 18
ESTRUCTURA DE LA CARTA
Medellín, 28 de noviembre de 2016
Señora
María Elena Gómez
Coordinador
Buenos días,
Cordialmente me dirijo a usted con el fin de solicitar un permiso para asentarme
antes de terminar la jornada laboral, el día 1 de diciembre con el fin de asistir a
una reunión de padres de familia en el colegio de mi hijo, teniendo en cuenta que
tengo entrega de notas y posteriormente la matricula estudiantil.
Muchas gracias por su colaboración.
Natalia Salazar
Asistente Administrativo

19. 19
EL MEMORANDO
QUE ES: Es una comunicación escrita de carácter interno, que sirve para hacer
llamados de atención de forma escrita.
PARTES:
 ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
 MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
MEMORANDO.
 CÓDIGO:Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la
dependencia productora, seguida de guion (-), se coloca el código de la serie y/o
subserie, separando estos dos números con un punto.
 CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y
la fecha.
 DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en
mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el
memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
 DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la
dependencia productora.
 ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos
tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar.
 TEXTO:Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas
personales y tratando sólo un asunto por memorando.
 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil
colaboración.).

20. 20
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo
de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en
Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.
 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra
del apellido.

21. 21
ESTRUCTURA DEL MEMORANDO
MEMORANDO
CODIGO: 25463
Medellín, 5 de diciembre de 2016
PARA: DIEGO SANCHEZ
AUXILIAR DE PRODUCCION
DE: GESTION HUMANA
ASUNTO: LLAMADO DE ATENCION REITERATIVO
Buenos días con relación a los llamados de atención verbales anterior, referente a las
llegadas tarde, efectuados los días 25 y 26 de noviembre, donde no constaba un
argumento sólido y claro por dicha falta, procedemos a realizar un llamado de atención
por escrito, donde se deberá presentar al área de gestión humana el día de hoy a las 4:00
pm con la psicóloga Ana María Escobar y el jefe inmediato.
Cordialmente,
Erika Pardo
Coordinador

22. 22
CERTIFICADO
QUE ES: Es un tipo de documento administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, especial cuando
se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la
formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancia
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad para establecer que se ha cumplido
con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo
declarado, puede ser sancionado por la ley.
PARTES
 Referencia – radicado
 Formato fecha
 Cargo (va en mayúscula sostenida)
 Identificación, Ejemplo: CERTIFICA o HACE CONSTAR QUE
 Texto o cuerpo

23. 23
ESTRUCTURA DEL CERTIFICADO
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
00027
23 de enero de 2017
DIRECTORA DE CONTROL Y REGISTRO
CERTIFICA QUE
El estudiante Juan Pablo Acosta identificado con cc 1.036.128.000 de Itagüí
(Antioquia) se encuentra actualmente matriculado en la institución Universidad
Pontificia Bolivariana, en el programa de Administración de Empresas.
Este certificado se expide a solicitud del estudiante para acceder al apoyo
económico de la alcaldía.
Amparo Herrera
Directora de control de registro
Natalia Salazar
Asistente operativa