PRIMERA PARTE DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

1. CONVENIO SENA – UNIREMINGTON
Proyecto: Generar Soluciones Administrativas Versión 2
TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA
Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones
administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
Instructor: Carlos Augusto Rico Acosta
APRENDICES:
Carolina Muñoz Delgado
Daniela Rodas Ortiz
Alejandra González Narváez
Elizabeth Monsalve Monsalve

2. INTRODUCCION
Realizamos este trabajo, con el fin de demostrar nuestro conocimiento sobre la
producción de documentos, dando a conocer las competencias adquiridas de
nuestro proyecto de formación.
Queremos hacer este trabajo, porque gracias a los documentos hemos podido
entender nuestra propia historia y la importancia de otras muchas civilizaciones,
dado que los documentos siempre han sido una necesidad de las personas por
recoger información.
Este trabajo estará dividido en diferentes partes; la primera abarcará el
procedimiento de los documentos administrativos en el cual se tratará de obtener
un conocimiento de los mismo a través de sus conceptos, sus características y
elementos; la segunda parte aludirá a los tipos de documentación en el que se
expondrán algunos de ellos para llevar a cabo los procedimientos administrativos.
Además, cada uno de ellos constara de su planeación, organización, dirección y
control.

3. OBJETIVO GENERAL:
El objetivo principal de esta investigación consiste en fortalecer y aumentar nuestro
conocimiento mediante herramientas que nos permitan abordar la elaboración y
ejecución de documentos administrativos profesionales, comprendiendo el valor de
una buena redacción y comunicación entre personas y organizaciones para los
cuales se elaboran; también servir como instrumento de apoyo que defina estos
documentos y significados, para que a la hora de su ejecución sea de la mejor
manera empleada y demostrada. Buscamos resaltar y clasificar los documentos
según su importancia y contenido, estableciendo para ellos un nivel de relevancia y
de acuerdo al mismo los clasificaremos y resaltaremos.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1- Elaborar y redactar documentos administrativos, cumpliendo las normas de
redacción, sus características y tipologías.
2- Entender que la planificación de la elaboración de un documento es
fundamental para una mejor interpretación.
3- Identificar las características de estilo adecuadas para la elaboración de
textos y documentos administrativos y profesionales.
4- Identificar y aplicar la manera correcta de utilizar los signos de puntuación y
una buena redacción ortográfica con fines de saber salir en todo tipo de
documentos y en la vida cotidiana.
5- Mejorar el fundamento, operación y productividad de las empresas mediante
la realización ágil y adecuada de sus documentos.

5. TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción ………………………………………………………………..
2. Redacción
3. Ergonomía (Secretaria)
4. Teclado
5. Signos de puntuación …………………………………………………….
 La coma
 Punto
 Punto y coma
 Signos de interrogación
 Signos de admiración
 Tilde
6. Documentos administrativos
7. Tipos de documentos
 Carta
 Circular
 Memorando
 Certificado
 constancia

6. 2. REDACCION
Se denomina redacción al proceso que se hace mediante la estructura de un
discurso escrito, tomado como una técnica en la cual se utilizan determinados
procederes que garantizan que el texto tenga cierto nivel de coherencia; así mismo
suele desarrollarse con el paso del tiempo y la práctica. Solo es posible hablar de
redacción desde el momento en que se desarrolla la escritura como medio de
comunicación.
IMPORTANCIA:
La importancia de tener una buena redacción hace parte de nuestra vida cotidiana
y la manera coherente de expresarnos ante el mundo, obteniendo así la lógica y la
marcación puntual de la ortografía, acentos, tildes y posiciones adecuadas de las
palabras en conjunto.

7. 3. ERGONOMIA
La ergonomía es la disciplina que trata de reducir cada riesgo para la seguridad y
salud de los trabajadores que al manejar maquinas puedan salir y hacerlas en
definitiva más aptas, cómodas y naturales para su uso por las personas.
Con respecto a la ergonomía del puesto de trabajo de un profesional
del secretariado, parece que el punto crítico es el trabajo con ordenador. La
única normativa existente en nuestro país en relación con esta materia es el
Real Decreto 488/1997 (Disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas
al trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualización) Dado que pasamos
un tercio de nuestra vida trabajando y que el uso del ordenador se hace casi
imprescindible, resulta esencial tener en cuenta que:
Una mayor comodidad redunda en una mejor calidad de vida y aumento del
rendimiento laboral.
Una buena organización del puesto de trabajo es importante no solo para disponer
de una mejor visión global y mejorar la productividad sino para prevenir algunas
lesiones.
- POSTURA PUESTO DE TRABAJO SECRETARIA

8. 4. TECLADO
El teclado es una de las principales herramientas que usamos para interactuar e
introducir datos en el computador. Sus teclas están clasificadas en 6 áreas.
1. Teclas de función.
2. Teclas de control.
3. Teclas alfanuméricas.
4. Teclado numérico
5. Teclas especiales.
6. Teclas de desplazamiento.
A continuación, mostramos las diferentes áreas.

9. Posición de las manos sobre el teclado
 La correcta posición dependerá de la colocación de los meñiques sobre las teclas
guía o de referencia.
 Las teclas a y ñ son las teclas de referencia. Sobre ellas se colocan los
dedos meñiques y, a partir de ellas, se sitúa el resto de los dedos.
 Hay que procurar no levantar los dedos meñiques de su posición, si no es
absolutamente necesario; de esta manera, será más fácil no mirar el teclado.
 Los dedos pulgares tienen como objetivo pulsar la barra espaciadora para separar
las palabras, lo correcto es pulsarla con el dedo pulgar de la mano contraria a la que
acaba de utilizarse, si se emplean ambos pulgares y se observa esta regla, se
consigue ir más deprisa.
 Los dedos índices abarcan el doble de teclas que los dedos medio y anular.

10. 5. SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Delimitan las frases y los párrafos, establecen la jerarquía sintáctica de las
proposiciones para conseguir estructura en el texto, ordenar las ideas y eliminar
ambigüedades, estos son herramientas que permiten al lector comprender el
significado de ellos, ya que permiten dentro del texto escrito marcar pausas y la
entonación del habla.
Los signos de puntuación entrarían a formar parte de los parámetros del lenguaje y
en consecuencia se sitúan en un proceso de constante evolución y son variables,
por lo tanto, pueden depender de otros factores.
 La coma: Señala una breve pausa dentro de un enunciado, se emplea para
separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean palabras o
frases, y generalmente no se usa en aquellos que vengan precedidos por
algunas de las conjunciones y, e, o, u o ni;
 El punto: Se usa para indicar el final de un enunciado, de un párrafo o de un
texto que no sea exclamativo ni interrogativo. Se usa también después de las
abreviaturas. Es un marcador de espacio.
 Punto y coma: Indica una interrupción más larga que la coma y se emplea
para separar los diferentes miembros de una oración larga en la que ya hay
una o más comas.
 Signos de interrogación: Se utilizan en las oraciones interrogativas
directas, señala la entonación interrogativa del hablante.
 Signos de admiración: se utiliza para señalar el carácter exclamativo de la
oración.
 Tilde: Se conoce como el nombre de tilde al signo o símbolo que se utiliza
en la escritura para marcar la acentuación de las palabras en el caso de que
sean esdrújulas o agudas, es decir, que estén acentuadas en la primera
silaba cuando la palabra tiene más de tres silabas o que estén acentuadas
en la última silaba respectivamente.

11. 6. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la administración
pública, la forma externa de dichos actos.
Tiene dos funciones principales que son:
 Función de constancia: Es un documento que asegura la pervivencia de
las actuaciones administrativas, al construirse en su suporte material.
 Función de comunicación: Los documentos administrativos sirven como
medio de comunicación de los actos de la administración.
CARACTERÍSTICAS:
 Producen efectos a terceros o en la propia organización administrativa, por
ejemplo, los resúmenes, extractos, etc.
 Son emitidos por un órgano administrativo el cual es el emisor del
documento, el que lo produce.
 Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos.
7. TIPOS DE DOCUMENTOS:
 CARTA:
es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario), hay dos tipos de carta
- Carta Informal: Es un documento que sirve para comunicarse con
alguien utilizando un lenguaje coloquial, también es conocida como carta
personal ya que con ella comúnmente nos comunicamos con un amigo o
familiar; este tipo de cartas nos permiten hablar de cualquier tema sin
tener alguna extensión limitante. Se deben ajustar a un conjunto de reglas
que es recomendable seguir, debe tener fecha y lugar donde fueron
redactadas, un destinatario, una introducción o saludo, cuerpo o
desarrollo y un cierre o despedida.

12. ESTRUCTURA CARTA INFORMAL:
- Carta Formal: se requiere el conocimiento de algunos puntos básicos
pautas importantes y algunas reglas que debe seguir toda buena
redacción, se debe tener en cuenta:
. Información del destinatario.
. Logos correspondientes.
. Colocar el lugar correcto.
. Utilizar preferiblemente frases cortas. Y de fácil entendimiento.
. Transmitir un mensaje claro.

13. ESTRUCTURA CARTA FORMAL
Características:
- Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
- Se organiza con claridad concisión, precisión y exactitud.
- Posee una actitud cortés y amable.
- Busca impresionar positivamente el destinatario.
- Busca una redacción favorable a los intereses del remitente.
- Busca dar información completa.
Partes de la carta:
1. Fecha
2. Encabezado
3. Nombre o dirección del destinatario
4. Saludo
5. Introducción
6. Cuerpo
7. Despedida
8. Firma
9. Posdata
10.Sello o estampilla

14. Utilidad de la carta:
- Cobrar un cheque
- Recoger documentos
- Conceder poder a los subordinados y puedan gestionar sin la presencia
del jefe
- Pagos escolares
- Recibir información
- Presentar a una persona enferma o impedida
- Dar razones
- Entregar documentos
- Contraer nupcias o poderes
En lo particular el poder puede tener cierta formalización al tener la fe pública de
algún funcionario y este último varía dependiendo de las legislaciones locales y
pueden ser:
- Presidente municipal
- Agente del ministerio publico
- Jefe de manzana
- Delegado
- Diputados o principales
 CIRCULAR: Es un documento de uso interno que dirige una autoridad
superior, a todos o a parte de su subalterno, simultáneamente para dar a
conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
CLASES DE CIRCULAR:
- La circular voluntaria es la que tiene el objetivo de promover productos,
empresas o personas dando a conocer los servicios que se ofrecen, listas
de productos y precios, remisiónde catálogos, avisos internos al personal,
o invitaciones, entre muchos otros.
-
- La circular obligatoria es la que sirve para dar avisos que ayudan a
tener una mejor relación comercial, estos pueden ser el cambio de
domicilio, la apertura de una nueva sucursal, el nombramiento de un
apoderado, designación, ratificación o remoción de apoderado,
nombramiento de distribuidores, liquidación o quiebra de la empresa, dar
a conocer a los administradores, convocatoria de asamblea, aumento o
disminución de capital, traspaso de negocio o clausura, por mencionar
algunos.

15. PARTES:
- Numeración
- Fecha
- Destinatario
- Asunto
- Cuerpo o texto
- Despedida
- Firma y cargo
ESTRUCTURA:

16. CARACTERISTICAS:
- este documento informativo tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo
sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión
- debemos tratar de redactar un texto breve sin rodeos y en forma directa.
- Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
UTILIDAD DE LA CIRCULAR:
- Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que
transmite es especifico y de interés general para todos sus destinatarios.
- Permite, dentro de una institución un enlace vertical descendente (se
superior a subordinaría) y horizontal (entre personas del mismo rango).
- Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias
subordinarías.
-
 MEMORANDO
Este título o documento es empleado para afirmar un hecho determinado, muchos
certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un individuo, un
certificado usualmente esta dictado a nombre de quien lo recibe, y es dado por una
persona con autoridad suficiente dentro de una dada institución estableciendo que
dicho individuo ha cumplido con los parámetros dictados por este. Se define como
un comunicado rápido, formal, pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún
asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida.
PARTES:
- Membrete
- Denominación del documento
- Numero
- Fecha
- Encabezamiento
- Texto
- Despedida Remitente
- Anexos
- Copias
- Identificación del Transcriptor

17. ESTRUCTURA:
- Nombre(s) de a quien se dirige
- Nombre(s) del remitente(s)
- Fecha
- Asunto
- Escrito redactado breve
- Firma(s)
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de
comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe
utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

18. UTILIDAD DEL MEMORANDO:
- Conocimiento y devolución
- Conocimiento y archivo
- Petición de mayores antecedentes
- Solicitud de informe
- Remisión de informe
CARACTERISTICAS:
- Se redacta en tercera persona.
- Se refiere por completo al tema planteado (Es especifico-exacto)
- Utiliza la construcción positiva
- No usa rodeos de palabras.
- Las oraciones son directas, claras y cortas
 CERTIFICADO
Este título o documento es empleado para afirmar un hecho determinado, muchos
certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un individuo, un
certificado usualmente esta dictado a nombre de quien lo recibe, y es dado por una
persona con autoridad suficiente dentro de una dada institución estableciendo que
dicho individuo ha cumplido con los parámetros dictados por este. es un documento
que confirma o niego algo en particular de carácter probatorio cuya veracidad no
requiere juramentación.

19. ESTRUCTURA:
Los certificados de profesionalidad se clasifican por familias profesionales, según el
sector al que pertenezcan: hostelería y turismo, sanidad, administración y gestión,
comercio y marketing, fabricación mecánica, etc.

20. UTILIDAD:
Sirve para afirmar un hecho determinado, muchos certificados demuestran
una buena formación y la experiencia de un individuo. Los certificados
pueden confirmar desde los resultados académicos, experiencial profesional
en un determinado campo, la asistencia o participación de un acto, curso o
jornada, la docencia, la adecuación a un objeto o una normal, integración a
un grupo o jerarquía, conocimiento de lenguas extranjeras, estado mental o
físico en que se encuentra una persona, etc. Y de haber alguna irregularidad
o falsedad en él puede ser sancionado por la ley de un estado.
 CONSTANCIA:
En general, una constancia es un documento en el que se hace constar
algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos
tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata,
entre otros. También podemos decir que es un Documento de carácter
probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere
solemnidad.
PARTES:
- Nombre de la identidad.
- Referencia del documento
- Formato fecha
- Cargo de la persona o la entidad que realiza la constancia.
- Identificación del documento.
- Cuerpo del documento.
- Nombre de la persona que expide el documento (firma)
- Datos del transcriptor.
UTILIDAD:
Sirve para indicar hechos, sucesos y funciones de una persona interesada
ya sea, estudiantes o trabajadores de una empresa.

21. ESTRUCTURA: