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SENA-CUR
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS VERSION 2
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ENTREGABLE GUÍA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE.
INSTRUCTOR
CARLOS AUGUSTO RICO ACOSTA
APRENDICES
JUAN CAMILO DAZA GUTIÉRREZ
VALENTINA ZAPATA ÁLVAREZ
XIMENA SOSSA GUERRE
OBJETIVO GENERAL
Orientar a la persona que lee o utiliza este manual a tener claro el concepto, la
estructura y el desarrollo de la producción de los documentos que se originan en
unidades administrativas u oficiales. Esto acompañado de la redacción,
puntuación, que se debe emplear dependiendo la situación y el contexto para la
elaboración de estos documentos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
TABLA DE CONTENIDO
REDACCIÓN……………………………………..…………………………………………
SIGNOS DE PUNTUACIÓN….…….………………….………………………………….
EL TECLADO….……………..……….…………….………………………………………
LA ERGONOMÍA…………………..................……………………………………………
LA CONSTANCIA…………………………………………………………………………..
LA CONSTANCIA OFICIAL………………………………………………………………
EL CERTIFICADO………………………………………………………………………….
EL CERTIFICADO OFICIAL……………………………………………………………….
NOTA INTERNA…………………………………………………………………………….
CONTRATO COMPRAVENTA……………………………………………………………
REDACCION
Consiste en escribir, armar y/o construir un texto con intención de comunicar a un
público en específico. Suele utilizarse para comunicarse con otra persona
específica con la cual se compartirá el tema.
La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las
palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es
necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al
papel o a la computadora.
SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Los signos de puntuación son los signos auxiliares que se usan para señalar la
entonación y las pausas en todo escrito. Ayudan a dar coherencia y facilitan la
comprensión de un texto. Sirven, además, para dar la entonación apropiada
cuando leemos.
La Coma
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado. Se
emplea para separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean
palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de
las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo:
—María volvió a casa, hizo los deberes, cenó y se fue a la cama.
—Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas.
También se utiliza para delimitar o aislar una aclaración o inciso (palabras u
oraciones incidentales):
—Nacho, mi primo, acaba de conseguir su primer empleo.
Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posición, van
precedidas y seguidas de coma, tales como: en efecto, es decir, en fin, por
consiguiente.
Indicar que una o varias palabras han sido suprimidas por razones gramaticales o
de estilo.
Punto y coma
El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza para
unir dos oraciones relacionadas en una sola frase:
—María estaba apenada por el examen. + María tendrá que estudiar más. = María
estaba apenada por el examen; tendrá que estudiar más.
—Está lloviendo mucho. + No podemos ir caminando. = Está lloviendo mucho; no
podemos ir caminando.
También sirve para separar los elementos de una enumeración cuando se trata
de expresiones que incluyen comas:
—Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el
viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas.
Además, se usa delante de las conjunciones o locuciones como pero, más,
aunque, sin embargo, por tanto y por consiguiente cuando los períodos tienen
cierta longitud:
—Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cánones antiguos como
medio de vida; no obstante, somos conscientes de que es necesario mantener un
mínimo de tradición en nuestros trabajos.
Dos puntos
Este signo de puntuación (:) representa una pausa mayor que la de la coma y
menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que
sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto precedente. Un uso
importante y frecuente de este signo es introducir citas textuales (uso que a veces
se le atribuye incorrectamente a la coma).
Se emplean:
1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica,
declara, etc., de los escritos oficiales.
Estimados Sres: Por la presente les informamos...
2.- Antes de empezar una enumeración.
En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos.
3.- Antes de una cita textual.
Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo".
4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus sinónimos.
Entonces, el lobo preguntó: - ¿Dónde vas, Caperucita?
Comillas: simples «'» y dobles «"»
Son signos de puntuación que se colocan al principio y al final de las frases,
palabras escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea
por importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero e
impropio de la lengua que se está usando. A pesar de que está verdaderamente
extendido el uso de las comillas inglesas (“ ”) es preferible emplear antes las
angulares o españolas (« ») y reservar aquellas, y finalmente las simples (‘ ’), para
cuando deban entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado. Se utilizan,
por ejemplo:
Para citar textualmente algo: p. ej., «Me dijo que “supuestamente llegaría hoy”».
Para señalar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el fin de
indicar que se han seleccionado intencionalmente y no por error.
Para indicar la intención irónica o sarcástica del empleo de una palabra.
Para indicar algo sobre una palabra o expresión.
Para presentar el significado de una palabra o expresión.
Para destacar que una palabra o expresión es extranjera, se trata de un apodo o
de un seudónimo.
Paréntesis «( )», corchetes «[ ]» y llaves «{ }»
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer
una aclaración. Los distintos tipos son:
• los paréntesis propiamente dichos: ( )
• los corchetes: [ ]
• las llaves: { }
Para distinguir ambos paréntesis se usa decir:
• Paréntesis que abre o paréntesis izquierdo al símbolo (.
• Paréntesis que cierra o paréntesis derecho al símbolo ).
Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un mismo
fragmento se utilizan de la siguiente manera: (…[…{…}…]…)
Se emplea:
1.- Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido
de la oración en la que se insertan.
En mi país (no lo digo sin cierta melancolía) encontraba amigos sin buscarlos...
2.- Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
La O.N.U. (Organización de Naciones Unidas) es una
Signos de interrogación
Es un signo de puntuación que denota una pregunta. Su origen se encuentra en
el latín. La palabra «cuestión» viene del latín questio, o 'pregunta', abreviado como
«Qo». Esta abreviación se transformó en el signo de interrogación.
Signos de exclamación «¡» y «!»
Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para
empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También
van entre signos de exclamación las interjecciones:
—¡Siéntate!
—¡Qué linda eres!
—¡Cuidado con el perro!
—¡Pero qué buena idea!
—¡Genial!
Puntos suspensivos «...»
Los puntos suspensivos (…) son tres puntos sin espacios entre ellos, son un único
signo de puntuación que se utiliza al final de una palabra, frase u oración en lugar
del punto u otro signo. Se utilizan para dejar en duda, continuación o en suspenso
una acción y son alineados horizontalmente al nivel de la línea base de escritura.
Se emplean:
1.- Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la
finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía. Quizás yo... podría...
2.- Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su
continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Quien mal anda,...;
No por mucho madrugar...; Perro ladrador...
3.- Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal
caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes [...] o paréntesis
(...).
Guion «-»
El guion (-), de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales. Se utiliza
como signo para unir palabras, muestra la división de palabras al final de una
línea, y se usa en obras como diccionarios para marcar la separación entre
las sílabas que componen las palabras
EL TECLADO
Un teclado es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado en el
teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposiciónde botones o
teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que
envían información a la computadora.
¿PARA QUÉ SIRVE EL TECLADO?
Para introducir datos, por eso decimos que es un periférico de entrada, y los
datos que podemos introducir son las letras, los números y los caracteres
(símbolos como la arroba o la coma) para escribir con el ordenador. Además, los
teclados más avanzados llevan otras teclas que pueden realizar otras funciones,
como veremos más adelante.
LA ERGONOMÍA
Ergonomía es el estudio de todas las condiciones de adaptación recíproca del
hombre y su trabajo, o del hombre y una máquina o vehículo. En particular,
ergonomía computacional es el estudio de las condiciones de comodidad en las
que el hombre trabaja con una computadora y la adaptación y facilidades que ésta
aporta para una mayor comodidad del hombre.
ERGONOMÍA A LA HORA DE USAR UN COMPUTADOR
Podemos prevenir estos problemas si considerásemos por lo menos:
 Situar el monitor en línea recta a la línea de visión del usuario, para que la
pantalla se encuentre a la misma altura de los ojos. De esta manera no
tendrá que doblar el cuello para mirarla.
 Mantener una distancia de 50 o 60 cm. entre la persona y el monitor o a
una distancia equivalente a la longitud de su brazo.
 Bajar el brillo del monitor para no tener que forzar la vista.
 Evitar que la luz del ambiente produzca reflejos sobre la pantalla; en todo
caso, cambiar la posición del monitor, o disminuir la iluminación del
ambiente.
 El asiento debe tener una altura que mantenga un ángulo de 90°, evitando
así el dolor en las cervicales, lumbagos o problemas de disco; además
debe tener un respaldo que permita apoyarse correctamente.
 Al digitar, los antebrazos y las muñecas deben formar una misma línea y los
codos tienen que estar a ambos lados del cuerpo.
 Es bueno hacer un descanso de 5 minutos por cada hora de trabajo y hacer
una serie de ejercicios sencillos como por ejemplo pararse derecho y
levantar los hombros lentamente varias veces; o para relajar el cuello
inclinar la cabeza hacia la izquierda y la derecha, intentando tocar el
hombro con la oreja.
EL CERTIFICADO
Documento administrativo público o privado empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en
especial si se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia.
PARTES
 NOMBRE DE LA EMPRESA
 REFERENCIA
 FECHA
 CARGO DEL EMISOR
 IDENTIFICACIÓN: CERTIFICA QUE
 CUERPO O TEXTO
 FIRMAS
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR
EL CERTIFICADO OFICIAL
Las diferencias existentes entre el certificado administrativo y el oficial se centran
en la estructura. El certificado oficial se elabora en un papel de mejor calidad
(Kimberly), además debe llevar obligatoriamente membrete, escudo, nombre, nit y
marca de agua de la empresa que lo elabora. El radicado se plasma mediante un
sello numerado, la firma debe ir centrada en la parte inferior y con su respectivo
sello.
ESTRUCTURA
CERTIFICADO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA (3 INTERLINEAS)
18954 (2 INTERLINEAS)
Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
EL GERENTE GENERAL (3 INTERLINEAS)
CERTIFICA QUE (3 INTERLINEAS)
La señora XIMENA SOSSA GUERRERO identificada con cedula de ciudadanía Nº
1150236685 de Barbosa (Antioquia), labora en esta empresa desde el 30 de julio
del 2015 hasta la fecha, desempeñando el cargo de auxiliar administrativa, con un
contrato a término indefinido y devengando un salario mensual de 2`500.000
Se expide a solicitud del interesado a los veinte días del mes de enero de 2017
(3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Gerente (3 INTERLINEAS)
Maria Alejandra R
ESTRUCTURA CERTIFICADO OFICIAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
“Conocimiento y emprendimiento para todos los colombianos"
NIT: 899.999.034-1
18954 (2 INTERLINEAS)
Bogotá, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
EL GERENTE GENERAL (3 INTERLINEAS)
CERTIFICA QUE (3 INTERLINEAS)
La señora XIMENA SOSSA GUERRERO identificada con cedula de ciudadanía Nº
1150236685 de Barbosa (Antioquia), labora en esta empresa desde el 30 de julio
del 2015 hasta la fecha, desempeñando el cargo de auxiliar administrativa, con un
contrato a término indefinido y devengando un salario mensual de 2`500.000
Se expide a solicitud del interesado a los veinte días del mes de enero de 2017
(3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Gerente (3 INTERLINEAS)
Maria Alejandra R
Dirección General: Calle 57 No. 8-69 Plazoleta La Previsora
5461500
www.sena.edu.co
LA CONTANCIA
Es un documento público o privado en el que se hace constar algún hecho, en
ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase
de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.
 Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es
o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución
educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o
estuvo debidamente registrado(a).
 Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de
servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar
que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o
más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.
PARTES
 NOMBRE DE LA EMPRESA
 REFERENCIA
 FECHA
 CARGO DEL EMISOR
 IDENTIFICACIÓN: CERTIFICA QUE
 CUERPO O TEXTO
 FIRMAS
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR
LA CONTANCIA OFICIAL
Las diferencias existentes entre la constancia administrativa y la oficial se centran
en la estructura. La constancia oficial se elabora en un papel de una calidad mayor
(Kimberly), además debe llevar obligatoriamente membrete, escudo, nombre, nit y
marca de agua de la empresa que lo elabora. El radicado se plasma mediante un
sello numerado, la firma debe ir centrada en la parte inferior y con su respectivo
sello.
ESTRUCTURA
SERVIENTREGA (3 INTERLINEAS)
97212 (2 INTERLINEAS)
Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
GESTIÓN HUMANA (3 INTERLINEAS)
HACE CONTAR QUE (3 INTERLINEAS)
El señor Juan Antonio Gonzales Rueda identificado con cedula de ciudadanía Nº
71450580 de Bello (Antioquia), labora en esta empresa desde el 15 de marzo del
2014 hasta la fecha, desempeñando el cargo de Conductor, transportando
mercancía de manera oportuna, Asistir el cargue y descargue con el fin de verificar
que el cargue y descargue cumple con las condiciones de seguridad y protección
de la carga
Durante su permanecía demostró puntualidad, honestidad y responsabilidad en las
labores asignadas
Se expide a solicitud del interesado con fines laborales (3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Jefe recursos humanos (3 INTERLINEAS)
Maria Camila V
ESTRUCTURA CONTANCIA OFICIAL
Servientrega S.A.
Centro de soluciones
860.512.330—3
97212 (2 INTERLINEAS)
Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS)
GESTIÓN HUMANA (3 INTERLINEAS)
HACE CONTAR QUE (3 INTERLINEAS)
El señor Juan Antonio Gonzales Rueda identificado con cedula de ciudadanía Nº
71450580 de Bello (Antioquia), labora en esta empresa desde el 15 de marzo del
2014 hasta la fecha, desempeñando el cargo de Conductor, transportando
mercancía de manera oportuna, Asistir el cargue y descargue con el fin de verificar
que el cargue y descargue cumple con las condiciones de seguridad y protección
de la carga
Durante su permanecía demostró puntualidad, honestidad y responsabilidad en las
labores asignadas
Se expide a solicitud del interesado con fines laborales (3 INTERLINEAS)
Valentina Zapata
Jefe recursos humanos
Maria Camila V
Cra 48 # 18-41, Medellín
www.servientrega.com
3548484
NOTA INTERNA
comunicaciones que se llevan a cabo dentro del ámbito de la empresa o entidad.
Se utilizan como medio de comunicación entre departamentos, secciones o
personas cuando su forma de organización lo requiere.
puede ser redactada por un superior y dirigida a un subordinado o entre iguales,
así mismo, puede ser utilizada para solicitar u ordenar la realización de algo a
personal de empresas, instituciones o dependencias anexas.
Normas de redacción:
La forma de comunicación es variable, depende de las necesidades de la
empresa.
Se realiza el original y después una copia de este la cual se llevará al destinatario,
quien la devolverá firmada como justificante de haberla recibido.
PARTES
 Membrete: nombre de la empresa o entidad que ya va impreso
 Referencia: situado debajo del membrete. Línea en blanco donde se
podrán los nombres de los que se comunican.
 Asunto: se redacta de forma breve el motivo de la comunicación.
 Cuerpo: espacio en el que se redacta la comunicación
 Localidad, fecha y firma
ESTRUCTURA
NOTA INTERNA
06010
02/02/2017
DE: Alfonso Bonilla
Jefe departamento RRHH
PARA: Roberto Perez
Jefe Departamento Administrativo
ASUNTO:
Urgente X
Requiere Copia X
Contiene Anexos X
Ninguno
OBSERVACIÓN
Solicito información sobre los informes del trabajador Luis Carlos Jiménez Arias
Ximena Sossa Recibe
Jefe Departamento RRHH Andrés Ramírez López
CONTRATO DE COMPRAVENTA:
Según el Código Civil el contrato de compraventa es un tipo de contrato en
el cual una de las partes (vendedor) se compromete a entregarle a la otra
(comprador) una cosa, a cambio de una contraprestación económica. Para
que exista este contrato de compraventa es necesario que la
contraprestación sea dineraria, ya que, si a cambio del bien se entregara
otro, estaríamos ante una figura distinta al contrato de compraventa,
denominada permuta.
PARTES:
 Cosa: objeto en oposición a los derechos creados sobre él y a las
prestaciones personales. Son bienes o derechos que estén dentro del
comercio.
 Precio: significa valor en que se estima algo, valor que se pide por una
cosa o servicio. Sus condiciones deben ser: cierto, verdadero, en numerario
y justo.
 Personas o partes: el vendedor, que es la persona física o jurídica que
transfiere la propiedad, y el comprador, que es quien la adquiere.
 Formales: los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya que
la ley no requiere tal formalidad; sin embargo, en la práctica es habitual que
el consentimiento se plasme en un documento privado que sirva de prueba.
Hay excepciones, por ejemplo, para el caso de bienes inmuebles, o ciertos
otros contratos que se obligan a realizar por escrito.
 Validez: la capacidad, en donde se dice que toda persona capaz de
disponer de sus bienes, puede vender y toda persona capaz de obligarse,
puede comprar; y el consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo
de las partes que recaiga sobre el precio y la cosa.
Contrato de Compra / Venta
En la ciudad de_____________ siendo las___________horas del
día____de_____ del________. Reunidos por una parte el vendedor:
__________________________________________________________________
con domicilio en_____________________________________________________
Que se identifica con________________________________________________
y el comprador_____________________________________________________
con domicilio en___________________________________________________
que se identifica con _______________________________________________
Celebramos una carta responsiva al tenor de las siguientes cláusulas.
1. el vendedor en este acto entrega al comprador los documentos
correspondientes del automóvil marca______año______color_____________
modelo_______________No de serie__________________________________
a) Factura del automóvil numero________________
b) Motor No.________________________________
c) Tarjeta de circulación folio___________________
d) copia de pagos de tenencia
e) El vendedor afirma ser el legítimo propietario del automóvil que esta vendiendo.
2. En este momento y después de haber probado y realizado una revisión
mecánica, el comprador recibe el automóvil en el estado que se encuentra, bajo su
total conformidad ya que el automóvil es de uso, así como también se hace
responsable del uso que se le da a la unidad y documentos.
3. el comprador se hace responsable del vehículo, así como del número de placas
deslindando de toda responsabilidad al
vendedor_________________________________________________________ y
aceptando el comprador____________________________________________
dicho acuerdo.
4. precio acordado de venta_______________________________________
importe_____________________.
Firma de conformidad.
______________________________ _____________________________
Comprador. Vendedor.
CARTA
una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y
enviado a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del
sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en
el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).
Existen cartas con remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de
quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es
siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto
plenamente expositivo
PARTES
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con
los siguientes conceptos
 Fecha y lugar: dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se
dirige
 destinatario: nombre de la persona a la cual va dirigida
 cargo.
 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
 Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
 Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
 Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en
extenso
LAS CARTAS TAMBIÉN PUEDEN INCLUIR:
 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se
dirige la carta (destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
 Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la causa.
 Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has
olvidado de explicar o quieras aclarar.
 Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de
la persona que dicta y de quien tipea la carta.
 Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las
personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se
hacen al calce y antes de las referencias finales
Medellín, noviembre 16 de 2016
Señor Luis Alfonso Bonilla
Gerente General
Cordial Saludo
La presente es para comunicar que, respecto a la época decembrina, es necesario
el aumento del personal auxiliar de planta, ya que el número de personas
laborando en el momento no cubren las necesidades básicas de la empresa.
Gracias por su atención
Carlos Antonio Jaramillo
Supervisor
MEMORANDO
Es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos
departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc.
Existen muchos tipos de memorándums como:
 memorandos de pedidos
 memorándums de felicitaciones
 memorandos de asensos
 memorando de cambio de turno laboral
 memorandos judiciales
 memorándums de peticiones
 memorándum de recordatorios de reuniones etc.
tiene como fin dar a conocer distintas disposiciones, normas o circunstancias de
importancia que los empleados deben tener en cuenta para el correcto
desempeño laboral. De esta manera, un memorando se inscribe como un
documento de tipo administrativo, es decir, un testimonio material de las
actividades internas que una entidad de estas características tiene. No obstante,
es importante señalar que este tipo de término también se utiliza en ocasiones
para referirse a intercambios de información entre organismos del estado o incluso
entre estados mismos.
PARTES
 Membrete
 Denominación del documento: MEMORANDO
 Código
 Fecha
 Para
 Cargo
 De
 Asunto
 Cuerpo o Texto
 Despedida
 Remitente
Líneas especiales
– Anexos
– Copias
– Identificación del transcriptor
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
MEMORANDO
CODIGO
Medellín, 03 diciembre de 2016
PARA: CARLOS RICO
CARGO: INGENIERO CIVIL
DE: GESTION HUMANA
ASUNTO: LLAMADO DE ATENCION
Con la presente se le hace un llamado de atención debido a incumplir en las
labores que le corresponden y estipuladas en su contrato.
Es el primer llamado de atención y de continuar incumpliendo sus labores, está
sujeto a una sanción económica.
Esperamos que soluciones este inconveniente; contamos con su disposición para
ello.
ATENTAMENTE:
XIMENA SOSSA
JEFE DE PERSONAL
CIRCULAR:
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,
información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa,
departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a
varios destinatarios, en empresas grandes, puede que, a muchos destinatarios,
por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad
de éstas.
Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo,
es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual.
Tampoco se contesta una circular, aunque si se puede hacer por motivos de
cortesía
PARTES:
 LOGO
 CIRCULAR
 FECHA
 DESTINATARIO
 ASUNTO
 TEXTO O CUERPO
 DESPEDIDA
 INFORMACION GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN (NOMBRE,
DIRRECION, TELEFONO)
Procuraduría General de la Nación
Carrera 56 A # 49 A-30, Regional Antioquia
604 02 94
CIRCULAR N° 001
Medellín, 5 diciembre del 2016
Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes
ASUNTO: Adelantar Gestiones
Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes de Entidades
Descentralizadas adelantar las gestiones pertinentes para cumplir en el menor
tiempo lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y circulares 004 de 2003 del Consejo
Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y 012 de 2004 del
Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la
Nación
Agradezco su atención
Valentina Zapata
PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN

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Guía de producción documental

  • 1. SENA-CUR GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS VERSION 2 TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA ENTREGABLE GUÍA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. INSTRUCTOR CARLOS AUGUSTO RICO ACOSTA APRENDICES JUAN CAMILO DAZA GUTIÉRREZ VALENTINA ZAPATA ÁLVAREZ XIMENA SOSSA GUERRE
  • 2. OBJETIVO GENERAL Orientar a la persona que lee o utiliza este manual a tener claro el concepto, la estructura y el desarrollo de la producción de los documentos que se originan en unidades administrativas u oficiales. Esto acompañado de la redacción, puntuación, que se debe emplear dependiendo la situación y el contexto para la elaboración de estos documentos.
  • 4. TABLA DE CONTENIDO REDACCIÓN……………………………………..………………………………………… SIGNOS DE PUNTUACIÓN….…….………………….…………………………………. EL TECLADO….……………..……….…………….……………………………………… LA ERGONOMÍA…………………..................…………………………………………… LA CONSTANCIA………………………………………………………………………….. LA CONSTANCIA OFICIAL……………………………………………………………… EL CERTIFICADO…………………………………………………………………………. EL CERTIFICADO OFICIAL………………………………………………………………. NOTA INTERNA……………………………………………………………………………. CONTRATO COMPRAVENTA……………………………………………………………
  • 5. REDACCION Consiste en escribir, armar y/o construir un texto con intención de comunicar a un público en específico. Suele utilizarse para comunicarse con otra persona específica con la cual se compartirá el tema. La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora. SIGNOS DE PUNTUACIÓN Los signos de puntuación son los signos auxiliares que se usan para señalar la entonación y las pausas en todo escrito. Ayudan a dar coherencia y facilitan la comprensión de un texto. Sirven, además, para dar la entonación apropiada cuando leemos. La Coma Es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado. Se emplea para separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo: —María volvió a casa, hizo los deberes, cenó y se fue a la cama. —Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas. También se utiliza para delimitar o aislar una aclaración o inciso (palabras u oraciones incidentales): —Nacho, mi primo, acaba de conseguir su primer empleo. Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posición, van precedidas y seguidas de coma, tales como: en efecto, es decir, en fin, por consiguiente. Indicar que una o varias palabras han sido suprimidas por razones gramaticales o de estilo.
  • 6. Punto y coma El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase: —María estaba apenada por el examen. + María tendrá que estudiar más. = María estaba apenada por el examen; tendrá que estudiar más. —Está lloviendo mucho. + No podemos ir caminando. = Está lloviendo mucho; no podemos ir caminando. También sirve para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de expresiones que incluyen comas: —Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas. Además, se usa delante de las conjunciones o locuciones como pero, más, aunque, sin embargo, por tanto y por consiguiente cuando los períodos tienen cierta longitud: —Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cánones antiguos como medio de vida; no obstante, somos conscientes de que es necesario mantener un mínimo de tradición en nuestros trabajos. Dos puntos Este signo de puntuación (:) representa una pausa mayor que la de la coma y menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto precedente. Un uso importante y frecuente de este signo es introducir citas textuales (uso que a veces se le atribuye incorrectamente a la coma). Se emplean: 1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales. Estimados Sres: Por la presente les informamos... 2.- Antes de empezar una enumeración. En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos. 3.- Antes de una cita textual. Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo". 4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus sinónimos. Entonces, el lobo preguntó: - ¿Dónde vas, Caperucita?
  • 7. Comillas: simples «'» y dobles «"» Son signos de puntuación que se colocan al principio y al final de las frases, palabras escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea por importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero e impropio de la lengua que se está usando. A pesar de que está verdaderamente extendido el uso de las comillas inglesas (“ ”) es preferible emplear antes las angulares o españolas (« ») y reservar aquellas, y finalmente las simples (‘ ’), para cuando deban entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado. Se utilizan, por ejemplo: Para citar textualmente algo: p. ej., «Me dijo que “supuestamente llegaría hoy”». Para señalar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el fin de indicar que se han seleccionado intencionalmente y no por error. Para indicar la intención irónica o sarcástica del empleo de una palabra. Para indicar algo sobre una palabra o expresión. Para presentar el significado de una palabra o expresión. Para destacar que una palabra o expresión es extranjera, se trata de un apodo o de un seudónimo. Paréntesis «( )», corchetes «[ ]» y llaves «{ }» Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer una aclaración. Los distintos tipos son: • los paréntesis propiamente dichos: ( ) • los corchetes: [ ] • las llaves: { } Para distinguir ambos paréntesis se usa decir: • Paréntesis que abre o paréntesis izquierdo al símbolo (. • Paréntesis que cierra o paréntesis derecho al símbolo ). Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un mismo fragmento se utilizan de la siguiente manera: (…[…{…}…]…) Se emplea: 1.- Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.
  • 8. En mi país (no lo digo sin cierta melancolía) encontraba amigos sin buscarlos... 2.- Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc. La O.N.U. (Organización de Naciones Unidas) es una Signos de interrogación Es un signo de puntuación que denota una pregunta. Su origen se encuentra en el latín. La palabra «cuestión» viene del latín questio, o 'pregunta', abreviado como «Qo». Esta abreviación se transformó en el signo de interrogación. Signos de exclamación «¡» y «!» Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También van entre signos de exclamación las interjecciones: —¡Siéntate! —¡Qué linda eres! —¡Cuidado con el perro! —¡Pero qué buena idea! —¡Genial! Puntos suspensivos «...» Los puntos suspensivos (…) son tres puntos sin espacios entre ellos, son un único signo de puntuación que se utiliza al final de una palabra, frase u oración en lugar del punto u otro signo. Se utilizan para dejar en duda, continuación o en suspenso una acción y son alineados horizontalmente al nivel de la línea base de escritura. Se emplean: 1.- Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía. Quizás yo... podría... 2.- Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Quien mal anda,...; No por mucho madrugar...; Perro ladrador...
  • 9. 3.- Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes [...] o paréntesis (...). Guion «-» El guion (-), de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales. Se utiliza como signo para unir palabras, muestra la división de palabras al final de una línea, y se usa en obras como diccionarios para marcar la separación entre las sílabas que componen las palabras EL TECLADO Un teclado es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposiciónde botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora. ¿PARA QUÉ SIRVE EL TECLADO? Para introducir datos, por eso decimos que es un periférico de entrada, y los datos que podemos introducir son las letras, los números y los caracteres (símbolos como la arroba o la coma) para escribir con el ordenador. Además, los teclados más avanzados llevan otras teclas que pueden realizar otras funciones, como veremos más adelante. LA ERGONOMÍA Ergonomía es el estudio de todas las condiciones de adaptación recíproca del hombre y su trabajo, o del hombre y una máquina o vehículo. En particular, ergonomía computacional es el estudio de las condiciones de comodidad en las que el hombre trabaja con una computadora y la adaptación y facilidades que ésta aporta para una mayor comodidad del hombre.
  • 10. ERGONOMÍA A LA HORA DE USAR UN COMPUTADOR Podemos prevenir estos problemas si considerásemos por lo menos:  Situar el monitor en línea recta a la línea de visión del usuario, para que la pantalla se encuentre a la misma altura de los ojos. De esta manera no tendrá que doblar el cuello para mirarla.  Mantener una distancia de 50 o 60 cm. entre la persona y el monitor o a una distancia equivalente a la longitud de su brazo.  Bajar el brillo del monitor para no tener que forzar la vista.  Evitar que la luz del ambiente produzca reflejos sobre la pantalla; en todo caso, cambiar la posición del monitor, o disminuir la iluminación del ambiente.  El asiento debe tener una altura que mantenga un ángulo de 90°, evitando así el dolor en las cervicales, lumbagos o problemas de disco; además debe tener un respaldo que permita apoyarse correctamente.  Al digitar, los antebrazos y las muñecas deben formar una misma línea y los codos tienen que estar a ambos lados del cuerpo.  Es bueno hacer un descanso de 5 minutos por cada hora de trabajo y hacer una serie de ejercicios sencillos como por ejemplo pararse derecho y levantar los hombros lentamente varias veces; o para relajar el cuello inclinar la cabeza hacia la izquierda y la derecha, intentando tocar el hombro con la oreja.
  • 11. EL CERTIFICADO Documento administrativo público o privado empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. PARTES  NOMBRE DE LA EMPRESA  REFERENCIA  FECHA  CARGO DEL EMISOR  IDENTIFICACIÓN: CERTIFICA QUE  CUERPO O TEXTO  FIRMAS  DATOS DEL TRANSCRIPTOR EL CERTIFICADO OFICIAL Las diferencias existentes entre el certificado administrativo y el oficial se centran en la estructura. El certificado oficial se elabora en un papel de mejor calidad (Kimberly), además debe llevar obligatoriamente membrete, escudo, nombre, nit y marca de agua de la empresa que lo elabora. El radicado se plasma mediante un sello numerado, la firma debe ir centrada en la parte inferior y con su respectivo sello.
  • 12. ESTRUCTURA CERTIFICADO SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA (3 INTERLINEAS) 18954 (2 INTERLINEAS) Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS) EL GERENTE GENERAL (3 INTERLINEAS) CERTIFICA QUE (3 INTERLINEAS) La señora XIMENA SOSSA GUERRERO identificada con cedula de ciudadanía Nº 1150236685 de Barbosa (Antioquia), labora en esta empresa desde el 30 de julio del 2015 hasta la fecha, desempeñando el cargo de auxiliar administrativa, con un contrato a término indefinido y devengando un salario mensual de 2`500.000 Se expide a solicitud del interesado a los veinte días del mes de enero de 2017 (3 INTERLINEAS) Valentina Zapata Gerente (3 INTERLINEAS) Maria Alejandra R
  • 13. ESTRUCTURA CERTIFICADO OFICIAL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA “Conocimiento y emprendimiento para todos los colombianos" NIT: 899.999.034-1 18954 (2 INTERLINEAS) Bogotá, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS) EL GERENTE GENERAL (3 INTERLINEAS) CERTIFICA QUE (3 INTERLINEAS) La señora XIMENA SOSSA GUERRERO identificada con cedula de ciudadanía Nº 1150236685 de Barbosa (Antioquia), labora en esta empresa desde el 30 de julio del 2015 hasta la fecha, desempeñando el cargo de auxiliar administrativa, con un contrato a término indefinido y devengando un salario mensual de 2`500.000 Se expide a solicitud del interesado a los veinte días del mes de enero de 2017 (3 INTERLINEAS) Valentina Zapata Gerente (3 INTERLINEAS) Maria Alejandra R Dirección General: Calle 57 No. 8-69 Plazoleta La Previsora 5461500 www.sena.edu.co
  • 14. LA CONTANCIA Es un documento público o privado en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.  Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).  Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados. PARTES  NOMBRE DE LA EMPRESA  REFERENCIA  FECHA  CARGO DEL EMISOR  IDENTIFICACIÓN: CERTIFICA QUE  CUERPO O TEXTO  FIRMAS  DATOS DEL TRANSCRIPTOR LA CONTANCIA OFICIAL Las diferencias existentes entre la constancia administrativa y la oficial se centran en la estructura. La constancia oficial se elabora en un papel de una calidad mayor (Kimberly), además debe llevar obligatoriamente membrete, escudo, nombre, nit y marca de agua de la empresa que lo elabora. El radicado se plasma mediante un sello numerado, la firma debe ir centrada en la parte inferior y con su respectivo sello.
  • 15. ESTRUCTURA SERVIENTREGA (3 INTERLINEAS) 97212 (2 INTERLINEAS) Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS) GESTIÓN HUMANA (3 INTERLINEAS) HACE CONTAR QUE (3 INTERLINEAS) El señor Juan Antonio Gonzales Rueda identificado con cedula de ciudadanía Nº 71450580 de Bello (Antioquia), labora en esta empresa desde el 15 de marzo del 2014 hasta la fecha, desempeñando el cargo de Conductor, transportando mercancía de manera oportuna, Asistir el cargue y descargue con el fin de verificar que el cargue y descargue cumple con las condiciones de seguridad y protección de la carga Durante su permanecía demostró puntualidad, honestidad y responsabilidad en las labores asignadas Se expide a solicitud del interesado con fines laborales (3 INTERLINEAS) Valentina Zapata Jefe recursos humanos (3 INTERLINEAS) Maria Camila V
  • 16. ESTRUCTURA CONTANCIA OFICIAL Servientrega S.A. Centro de soluciones 860.512.330—3 97212 (2 INTERLINEAS) Medellín, 20 de enero de 2017 (3 INTERLINEAS) GESTIÓN HUMANA (3 INTERLINEAS) HACE CONTAR QUE (3 INTERLINEAS) El señor Juan Antonio Gonzales Rueda identificado con cedula de ciudadanía Nº 71450580 de Bello (Antioquia), labora en esta empresa desde el 15 de marzo del 2014 hasta la fecha, desempeñando el cargo de Conductor, transportando mercancía de manera oportuna, Asistir el cargue y descargue con el fin de verificar que el cargue y descargue cumple con las condiciones de seguridad y protección de la carga Durante su permanecía demostró puntualidad, honestidad y responsabilidad en las labores asignadas Se expide a solicitud del interesado con fines laborales (3 INTERLINEAS) Valentina Zapata Jefe recursos humanos Maria Camila V Cra 48 # 18-41, Medellín www.servientrega.com 3548484
  • 17. NOTA INTERNA comunicaciones que se llevan a cabo dentro del ámbito de la empresa o entidad. Se utilizan como medio de comunicación entre departamentos, secciones o personas cuando su forma de organización lo requiere. puede ser redactada por un superior y dirigida a un subordinado o entre iguales, así mismo, puede ser utilizada para solicitar u ordenar la realización de algo a personal de empresas, instituciones o dependencias anexas. Normas de redacción: La forma de comunicación es variable, depende de las necesidades de la empresa. Se realiza el original y después una copia de este la cual se llevará al destinatario, quien la devolverá firmada como justificante de haberla recibido. PARTES  Membrete: nombre de la empresa o entidad que ya va impreso  Referencia: situado debajo del membrete. Línea en blanco donde se podrán los nombres de los que se comunican.  Asunto: se redacta de forma breve el motivo de la comunicación.  Cuerpo: espacio en el que se redacta la comunicación  Localidad, fecha y firma
  • 18. ESTRUCTURA NOTA INTERNA 06010 02/02/2017 DE: Alfonso Bonilla Jefe departamento RRHH PARA: Roberto Perez Jefe Departamento Administrativo ASUNTO: Urgente X Requiere Copia X Contiene Anexos X Ninguno OBSERVACIÓN Solicito información sobre los informes del trabajador Luis Carlos Jiménez Arias Ximena Sossa Recibe Jefe Departamento RRHH Andrés Ramírez López
  • 19. CONTRATO DE COMPRAVENTA: Según el Código Civil el contrato de compraventa es un tipo de contrato en el cual una de las partes (vendedor) se compromete a entregarle a la otra (comprador) una cosa, a cambio de una contraprestación económica. Para que exista este contrato de compraventa es necesario que la contraprestación sea dineraria, ya que, si a cambio del bien se entregara otro, estaríamos ante una figura distinta al contrato de compraventa, denominada permuta. PARTES:  Cosa: objeto en oposición a los derechos creados sobre él y a las prestaciones personales. Son bienes o derechos que estén dentro del comercio.  Precio: significa valor en que se estima algo, valor que se pide por una cosa o servicio. Sus condiciones deben ser: cierto, verdadero, en numerario y justo.  Personas o partes: el vendedor, que es la persona física o jurídica que transfiere la propiedad, y el comprador, que es quien la adquiere.  Formales: los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya que la ley no requiere tal formalidad; sin embargo, en la práctica es habitual que el consentimiento se plasme en un documento privado que sirva de prueba. Hay excepciones, por ejemplo, para el caso de bienes inmuebles, o ciertos otros contratos que se obligan a realizar por escrito.  Validez: la capacidad, en donde se dice que toda persona capaz de disponer de sus bienes, puede vender y toda persona capaz de obligarse, puede comprar; y el consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las partes que recaiga sobre el precio y la cosa.
  • 20. Contrato de Compra / Venta En la ciudad de_____________ siendo las___________horas del día____de_____ del________. Reunidos por una parte el vendedor: __________________________________________________________________ con domicilio en_____________________________________________________ Que se identifica con________________________________________________ y el comprador_____________________________________________________ con domicilio en___________________________________________________ que se identifica con _______________________________________________ Celebramos una carta responsiva al tenor de las siguientes cláusulas. 1. el vendedor en este acto entrega al comprador los documentos correspondientes del automóvil marca______año______color_____________ modelo_______________No de serie__________________________________ a) Factura del automóvil numero________________ b) Motor No.________________________________ c) Tarjeta de circulación folio___________________ d) copia de pagos de tenencia e) El vendedor afirma ser el legítimo propietario del automóvil que esta vendiendo. 2. En este momento y después de haber probado y realizado una revisión mecánica, el comprador recibe el automóvil en el estado que se encuentra, bajo su total conformidad ya que el automóvil es de uso, así como también se hace responsable del uso que se le da a la unidad y documentos. 3. el comprador se hace responsable del vehículo, así como del número de placas deslindando de toda responsabilidad al vendedor_________________________________________________________ y aceptando el comprador____________________________________________ dicho acuerdo. 4. precio acordado de venta_______________________________________ importe_____________________. Firma de conformidad. ______________________________ _____________________________ Comprador. Vendedor.
  • 21. CARTA una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas con remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente. La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo PARTES Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes conceptos  Fecha y lugar: dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige  destinatario: nombre de la persona a la cual va dirigida  cargo.  Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.  Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.  Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.  Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso LAS CARTAS TAMBIÉN PUEDEN INCLUIR:  Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).  Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta  Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).  Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.  Texto: exposición del asunto que motiva la carta.  Antefirma: razón social o denominación de la causa.  Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has olvidado de explicar o quieras aclarar.  Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.  Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales
  • 22. Medellín, noviembre 16 de 2016 Señor Luis Alfonso Bonilla Gerente General Cordial Saludo La presente es para comunicar que, respecto a la época decembrina, es necesario el aumento del personal auxiliar de planta, ya que el número de personas laborando en el momento no cubren las necesidades básicas de la empresa. Gracias por su atención Carlos Antonio Jaramillo Supervisor
  • 23. MEMORANDO Es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc. Existen muchos tipos de memorándums como:  memorandos de pedidos  memorándums de felicitaciones  memorandos de asensos  memorando de cambio de turno laboral  memorandos judiciales  memorándums de peticiones  memorándum de recordatorios de reuniones etc. tiene como fin dar a conocer distintas disposiciones, normas o circunstancias de importancia que los empleados deben tener en cuenta para el correcto desempeño laboral. De esta manera, un memorando se inscribe como un documento de tipo administrativo, es decir, un testimonio material de las actividades internas que una entidad de estas características tiene. No obstante, es importante señalar que este tipo de término también se utiliza en ocasiones para referirse a intercambios de información entre organismos del estado o incluso entre estados mismos. PARTES  Membrete  Denominación del documento: MEMORANDO  Código  Fecha  Para  Cargo  De  Asunto  Cuerpo o Texto  Despedida  Remitente Líneas especiales – Anexos – Copias – Identificación del transcriptor
  • 24. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION MEMORANDO CODIGO Medellín, 03 diciembre de 2016 PARA: CARLOS RICO CARGO: INGENIERO CIVIL DE: GESTION HUMANA ASUNTO: LLAMADO DE ATENCION Con la presente se le hace un llamado de atención debido a incumplir en las labores que le corresponden y estipuladas en su contrato. Es el primer llamado de atención y de continuar incumpliendo sus labores, está sujeto a una sanción económica. Esperamos que soluciones este inconveniente; contamos con su disposición para ello. ATENTAMENTE: XIMENA SOSSA JEFE DE PERSONAL
  • 25. CIRCULAR: La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc. Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que, a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas. Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular, aunque si se puede hacer por motivos de cortesía PARTES:  LOGO  CIRCULAR  FECHA  DESTINATARIO  ASUNTO  TEXTO O CUERPO  DESPEDIDA  INFORMACION GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN (NOMBRE, DIRRECION, TELEFONO)
  • 26. Procuraduría General de la Nación Carrera 56 A # 49 A-30, Regional Antioquia 604 02 94 CIRCULAR N° 001 Medellín, 5 diciembre del 2016 Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes ASUNTO: Adelantar Gestiones Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y Gerentes de Entidades Descentralizadas adelantar las gestiones pertinentes para cumplir en el menor tiempo lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación Agradezco su atención Valentina Zapata PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN