2. INDICE GENERAL
Introducción............................................................................pág.1
Ambiente de trabajo...............................................................pág.2
Listas personalizadas..............................................................pág.13
Formato condicional ..............................................................pág.18
Validación de datos................................................................pág.22
Tipos de datos.........................................................................pág.30
Tipos de operadores y precedencia.......................................pág.34
Conclusiones...........................................................................pág.37
Bibliografía.............................................................................pág.38
3. ÍNDICE DE IMÁGENES
Fig.1 Componentes de la pantalla principal de Excel.......................................pág.3
Fig. 2 Botón de control.....................................................................................pág.4
Fig. 3 Barra de herramientas de acceso rápido.................................................pág.5
Fig. 4 Barra de títulos........................................................................................pág.5
Fig. 5 Botón de ayuda.......................................................................................pág.5
Fig. 6 Botón de minimizar, restaurar y cerrar ..................................................pág.6
Fig. 7 Opción archivo........................................................................................pág.7
Fig. 8 Barra de menús principal........................................................................pág.7
Fig. 9 Cita de opciones .....................................................................................pág.8
Fig. 10 Cinta de opción insertar........................................................................pág.9
Fig. 11 Cinta de opción datos...........................................................................pág.9
Fig. 12 Barra de fórmulas..................................................................................pág.9
Fig. 13 Columnas de hoja de cálculo................................................................pág.10
Fig. 14 Barra de navegación de hojas de cálculo..............................................pág.11
Fig. 15 Barras de desplazamiento .....................................................................pág.11
Fig. 16 Barra de estado.....................................................................................pág.12
Fig. 17 Modos de presentación de la hoja de cálculo .......................................pág.12
Fig. 18 Acercamiento (Zoom) ..........................................................................pág.12
Fig. 19 Lista personalizadas..............................................................................pág.13
Fig. 20 Configuración para lista de auto relleno...............................................pág.14
Fig. 21 Contenido para listas de auto relleno....................................................pág.14
Fig. 22 Listas personalizadas ............................................................................pág.15
4. Fig. 23 Creación de una lista.............................................................................pág.15
Fig. 24 Ingreso de datos para una lista ............................................................pág.16
Fig. 25 Relleno de celdas ................................................................................pág.17
Fig. 26 Listas personalizadas grandes ..............................................................pág.18
Fig. 27 Formato condicional en Excel 2013 ....................................................pág.19
Fig. 28 Reglas de formato condicional en Excel 2013 ....................................pág.19
Fig. 29 Aplicar formato condicional a una celda en Excel 2013 .....................pág.20
Fig. 30 Definición de formato condicional en Excel........................................pág.20
Fig. 31 Ejemplo de formato condicional en Excel ..........................................pág.22
Fig. 32 Comando de validación de datos en Excel...........................................pág.22
Fig. 33 Aplicar validación de datos a celda en Excel .....................................pág.23
Fig. 34 Lista de validación de datos en Excel...................................................pág.24
Fig. 35 Truco de validación de datos en Excel.................................................pág.25
Fig. 36 Ejemplo de validación de datos ..........................................................pág.25
Fig. 37 Como usar la validación de datos en Excel ........................................pág.26
Fig. 38 Validar datos en Excel ........................................................................pág.27
Fig. 39 Como hacer validar datos en Excel ....................................................pág.27
Fig. 40 Validar datos en Excel desde otra hoja ...............................................pág.28
Fig. 41 Protección de celdas con validación de datos en Excel ......................pág.29
Fig. 42 Lista de validación de datos en Excel...................................................pág.30
Fig. 43 Valores numéricos en Excel ...............................................................pág.31
Fig. 44 Tipos de datos en Excel ......................................................................pág.31
Fig. 45 Diferentes formatos de fecha en Excel ...............................................pág.32
Fig. 46 Fechas en Excel como valores numéricos ............................................pág.33
Fig. 47 Ejemplo de texto en Excel .................................................................pág.34
Fig. 48 Operadores aritméticos de Excel ........................................................pág.35
5. Fig. 49 Operadores de comparación en Excel 2010.........................................pág.35
Fig. 50 Operadores de texto en Excel 2010 .....................................................pág.35
Fig. 51 Operadores de referencia en Excel 2010 .............................................pág.36
Fig. 52 Precedencia de operadores en Excel 2010...........................................pág.36
Fig. 53 Ejemplo de orden de precedencia en Excel 2010 ................................pág.36
6. 1
INTRODUCCION
Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes
suelen tener dificultades para encontrar las características que necesitan para llevar a
cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo que algunas funciones adicionales que
les gustaría poder utilizar no existen actualmente. Uno de los principales objetivos de
diseño de es ofrecer a ambos tipos de usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo
y otro) las herramientas necesarias para lograr una mayor productividad.
Excel les ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para
trabajar con hojas de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes
a la vez que proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los usuarios que no
están cometiendo errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel se centra en hacer
que la ejecución de las tareas habituales resulte más sencilla e intuitiva.
Trabaje de manera más inteligente con Excel, el programa de cálculo y análisis de
Office. Proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan para administrar
información de negocios y para los usuarios en general les ayuda a aprovechar al
máximo la información
7. 2
AMBIENTE DE TRABAJO
La familia de Microsoft office 2013 brinda una plataforma de trabajo muy similar para
sus aplicaciones como son el procesador de texto, la hoja de cálculo electrónica,
presentación de diapositivas y el manejador de base de datos, con ello, logramos
aprender una sola vez el ambiente de trabajo y se emplea para los demás paquetes, sin
embargo, esta versión de office tiene un concepto diferente a sus predecesores,
enfocándose principalmente al uso del botón de control, la barra de herramientas de
acceso rápido y la cinta de opciones que nos muestra las funciones más comunes en
forma de iconos, seleccionando en el menú principal una opción, aparece la cinta de
opciones correspondiente a ella, éstas cuentan con secciones que agrupan iconos cuya
función es similar y en ocasiones tenemos la oportunidad de dar clic al icono ubicado a
la derecha de la sección para entrar a un cuadro de diálogo y elegir la gama de
características del tema en cuestión. El propósito del ambiente de trabajo de la familia
de Microsoft office es hacer al usuario una persona dependiente del uso del ratón, sin
embargo, combinando el manejo por teclado y empleando el ratón para algunas
funciones, se obtiene una gran destreza en el empleo de las aplicaciones de la
plataforma.
Al momento de iniciar por primera vez la hoja de cálculo electrónica llamada Excel
2013, el ambiente de Windows nos brinda la facilidad de que todas sus aplicaciones
tienen una apariencia muy similar, sin embargo, una hoja de cálculo no es para teclear
un documento o bien hacer un pequeño oficio, la finalidad de Excel 2013 va más que
simplemente teclear información, nos permite realizar cálculos con diferentes tipos de
datos y poder ordenarlos, filtrarlos y más aún, producir gráficas que nos representen de
una manera simple y sencilla la interpretación de los resultados, por ello, es necesario
conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de cálculo, cada uno de sus
elementos tiene una función muy particular y saber su funcionamiento nos permite
manejar de una forma más eficiente la aplicación.
La pantalla principal de Excel 2013 es un ambiente de trabajo diferente a la versión
anterior, donde desaparecen las barras de herramientas, los menús desplegables, el panel
de tareas y se transforma la forma de trabajo, concentrándose al uso del ratón y el
manejo de iconos, en lo particular nos concentraremos en la hoja de cálculo excel
versión 2013 de la familia de Microsoft office edición profesional, enseguida se muestra
una imagen con los elementos principales de la ventana de Excel 2013. («Descripción
de la pantalla de Excel 2013», s. f.)
8. 3
Fig.1 Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo electrónica
1. Botón de control.
2. Barra de herramientas de acceso rápido.
3. Barra de título.
4. Botón de ayuda.
5. Botón de opciones de presentación de la cinta de opciones
6. Botón de minimizar.
7. Botón de restaurar.
8. Botón de cerrar.
9. Botón opción archivo.
10. Barra de menús principal.
11. Iniciar sesión
12. Cinta de opciones.
13. Cuadro de nombres.
14. Barra de fórmulas.
15. Botón de insertar función.
16. Cuadro de contenido.
17. Columnas.
18. Filas.
9. 4
19. Celda activa.
20. Barra de navegación de hojas.
21. Hoja activa.
22. Indicador de hojas.
23. Barra de desplazamiento horizontal.
24. Barra de desplazamiento vertical.
25. Barra de estado.
26. Modos de presentación de la hoja de cálculo
27. Zoom.
Descripción de cada uno de los elementos de la pantalla de la hoja de cálculo
electrónica excel 2013.
Botón de control.
Esta opción ubicada en la esquina superior izquierda de la aplicación nos permite
realizar una serie de acciones entre las cuales encontramos, cerrar la ventana,
maximizar, minimizar, restaurar, mover y cambiar el tamaño de la ventana, esto es
muy útil cuando por alguna circunstancia el ratón de la computadora no funciona muy
bien y tenemos la necesidad de maximizar o bien restaurar la ventana, por ello
entramos al botón de control, por medio de las teclas de atajo Alt + barra espaciadora,
las cuales activan el menú emergente mostrado en la siguiente figura pudiendo realizar
las funciones que se encuentren activas, dependiendo del proceso en el cual estemos
trabajando.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
Fig. 2 Botón de control
Barra de herramientas de acceso rápido.
Un nuevo elemento en la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 es la barra de
herramientas de acceso rápido, la cual podemos personalizar colocando los iconos con
las funciones más comunes en la actividad laboral de los usuarios que emplean excel,
por ejemplo: guardar, vista preliminar, documento nuevo, hacer, deshacer, imprimir,
abrir, corregir ortografía, orden ascendente y algo muy importante es posicionar la barra
de herramientas de acceso rápido abajo de la cinta de opciones.
10. 5
Fig. 3 Barra de herramientas de acceso rápido
Si la cinta de opciones no se encuentra visible podemos aparecerla de nuevo, dando un
clic en opciones de presentación de la cinta de opciones.(«Descripción de la pantalla de
excel 2013», s. f.)
La barra de título.
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que deseamos, por ejemplo G2IVEHumbertoDB.xlsx,
que indica que es un alumno llamado Humberto y pertenece al grupo 2IVE.
Fig. 4 Barra de títulos
La barra de título tiene otras funciones importantes entre las cuales podemos mencionar
el movimiento de la ventana a través de la pantalla para ocupar una parte de ella,
además de indicarnos si realmente estamos trabajando en esta aplicación o bien sin
darnos cuenta nos encontramos utilizando otra herramienta de la computadora. Para
terminar con las funciones de la barra de título tenemos que indicar que si damos dos
clic sobre de ella puede maximizarse la ventana, previamente restaurada.
En la versión de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013 podemos observar que la
barra de titulo contiene también a la barra de herramientas de acceso rápido, así como,
la ayuda, opciones de presentación de la cinta de opciones, minimizar, restaurar y
maximizar.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
Botón de ayuda y opciones de presentación de la cinta de opciones
Hoy en día podemos contar con ayuda precisa sobre un tema en específico, tenemos
varios métodos para obtener ayuda en algún proceso de la hoja de cálculo electrónica
denominada excel 2013. Un método consiste en utilizar la barra de título, haciendo clic
en el signo de interrogación, otra forma consiste en emplear la tecla F1 del teclado. Si
tienes una conexión a internet, puedes obtener ayuda en línea.
En la versión de la hoja de cálculo de excel 2013 aparece el icono de opciones de
presentación de la cinta de opciones y nos brinda la posibilidad de configurar la
apariencia de las pestañas y comandos de la cinta de opciones.(«descripción de la
pantalla de excel 2013», s. f.)
Fig. 5 Botón de ayuda
11. 6
Botón de minimizar, restaurar y cerrar.
Fig. 6 Botón de minimizar, restaurar y cerrar
Estos componentes juegan un papel importante en el funcionamiento práctico de la
aplicación, si no estamos acostumbrados al botón de control y a las teclas de atajo,
podemos ejecutar las siguientes funciones simplemente dando un clic en el icono
correspondiente:
Botón de minimizar.- nos permite reducir la aplicación a un estado activo sin que tome
muchos recursos de la computadora, teniéndolo listo para cuando se desee ocuparlo de
nuevo, se manda a la barra de tareas indicando que la aplicación está trabajando
minimizada.
Botón de restaurar.- al dar clic en él, la ventana regresa a su estado previo, antes de ser
maximizada, con lo cual podemos moverla o bien modificar su tamaño, arrastrando los
límites de la ventana por medio del ratón.
Botón cerrar.- Cuando terminamos de utilizar la aplicación o herramienta de cómputo es
necesario dar por terminado el trabajo con ella, razón por la cual, podemos dar un clic
en este icono.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
Opción archivo
La opción archivo es un botón que nos permite varias funciones muy especiales e
importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo electrónica, por ejemplo,
tenemos la opción de imprimir, que no se visualiza en las cintas de opciones de la
aplicación, por ello, es importante observar que esta herramienta solamente se localiza
en el botón de archivo, sin embargo, también podemos mandar a imprimir mediante las
teclas de atajo control - p. Otra opción muy valiosa dentro del botón de office es la de
guardar como, la cual nos permite almacenar la información en los diferentes formatos
que tiene excel 2013, cabe observar que tiene la compatibilidad para guardar el archivo
de la hoja de cálculo electrónica en las versiones de excel 97 - 2003, para ocuparlo en
las aplicaciones predecesoras. Además mediante está opción se puede convertir el libro
de trabajo de excel 2013 a una página web que pueda ser observada en la intenet,
solamente se tiene que elegir que excel produzca un archivo htm, el cual contendrá
todas las hojas de cálculo que contenga el libro de excel 2013. Es muy importante
mencionar que si elegimos opciones del menú archivo podemos configurar la hoja de
cálculo.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
12. 7
Fig. 7 Opción archivo
La barra de menús principal.
Cualquier actividad que deseemos utilizar en la hoja de cálculo electrónica llamada
excel 2013, la podemos encontrar dentro del menú principal, entre sus diferentes
opciones, las tres primeras que son inicio, insertar y diseño de página, son muy
similares en las diferentes herramientas de la suite microsoft office edición profesional
2013, por ello es recomendable utilizar una sola familia de aplicaciones, porque el
usuario se va acostumbrando al manejo del menú principal.
Fig. 8 Barra de menús principal
El menú principal contiene las operaciones de excel 2013, agrupadas en cintas de
opciones. Al hacer clic en la cinta de opciones de Insertar, por ejemplo, veremos las
operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en excel
2013, como son las gráficas e imágenes.(«descripción de la pantalla de excel 2013»,
s. f.)
Cinta de opciones
El nuevo concepto de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013, consiste en el uso de
cinta de opciones que son agrupaciones de funciones más comúnmente utilizadas y son
representadas por medio de iconos o representaciones gráficas. La cinta de opciones
llamada inicio consiste a su vez de varias secciones como son: portapapeles, fuente,
alineación, número, estilos, celdas, y modificar. Cada sección tiene varios iconos
referentes al tema correspondiente, sin embargo, algunas de las secciones cuentan con
un icono en forma de flecha colocado en la esquina inferior derecha, y al dar un clic
sobre él, aparece un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar características que
13. 8
no vienen en la cinta de opción representadas por un icono, con ello, abarcamos la
totalidad de acciones que podemos realizar en excel 2013
Fig. 9 Cita de opciones
La cinta de opción llamada inicio posee una gran cantidad de iconos y entre las
funciones más importantes tenemos las siguientes:
Pega el contenido del portapapeles en la celda activa.
Copiar el texto u objeto marcado.
Cortar el texto u objeto marcado.
Tipo de letra.
Tamaño de la letra.
Negrita.
Cursiva.
Subrayado.
Tamaño de letra
Color de letra
Relleno de fondo
Bordes
Alineación en la parte superior
Alineación en medio
Alineación en la parte inferior
Alineación a la izquierda de la celda.
Alineación al centro de la celda.
Alineación a la derecha de la celda.
Sangría.
Orientación del texto.
Ajustar texto.
combinar y centrar (centra el contenido de una celda entre varias columnas).
Estilo de moneda.
Estilo porcentual.
Estilo de millares.
Aumenta el número de decimales.
Disminuye el número de decimales.
Estilos para las celdas u hojas de cálculo
Formato para las celdas
Formato para las hojas de cálculo electrónicas
Autosuma de celdas adyacentes.
Rellenar series
14. 9
Ordena de forma ascendente.
Búsqueda de información
La cinta de opción insertar
Los elementos que se pueden insertar dentro de una hoja de cálculo electrónica de excel
2013, es algo muy importante para el usuario, por ello, debemos mencionar que los
gráficos, imágenes, tabla dinámica, cuadro de texto y símbolos son algunas de las
funciones de esta cinta de opciones.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
Fig. 10 Cinta de opción insertar
La cinta de opción datos
Entre las funciones más relevantes en esta cinta de opciones tenemos la ordenación
ascendente y descendente, además de aplicar filtros o consultas personalizadas a la
información de la hoja de cálculo electrónica de excel 2013.(«descripción de la pantalla
de excel 2013», s. f.)
Fig. 11 Cinta de opción datos
La barra de fórmulas.
Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el usuario, porque en ella se
refleja lo que se teclea en la celda activa, con el propósito de verificar su contenido o
bien editarlo en cualquier momento, esta compuesta por los siguientes elementos:
Fig. 12 Barra de formulas
15. 10
Cuadro de nombres.- Nos indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de
celdas.
Botón de cancelar.- Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa,
podemos emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el icono de
cancelar.
Botón de aceptar.- Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en ella,
podemos utilizar la tecla enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este icono de
aceptar.
Botón de insertar función.- Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una
función preestablecida de la hoja de cálculo y aplicársela a la celda activa o al rango de
celdas.
Cuadro de contenido.- Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va tecleando,
pueden ser texto, números o bien fórmulas, cabe mencionar que el resultado de la
fórmula se muestra en la celda activa y en el cuadro de contenido se visualiza la
fórmula.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
Columnas de la hoja de cálculo.
Son las que se localizan en sentido vertical, se identifican con letras mayúsculas y
empiezan con la letra A hasta la Z, continúan con la AA hasta llegar a la XFD, son un
total de 16384 columnas en cada una de las hojas de cálculo que constituyen a un libro
de trabajo.
Filas de la hoja de cálculo. Son las que se encuentran en sentido horizontal y existen
1048576 filas en una sola hoja de cálculo, se identifican por un número y empiezan con
el valor de 1.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
Fig. 13 Columnas de hoja de cálculo
Celda activa.
A la intersección de una columna con una fila se le denomina celda, su dirección o
referencia se forma con la unión de la letra de la columna seguida por el número de la
fila, por ejemplo, observando la imagen anterior podemos decir que la celda activa es la
intersección de la columna A con la fila 2, lo cual nos da por resultado que la dirección
de la celda activa que tiene el título de la hoja de cálculo y está identificada con la
dirección A2.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
16. 11
Barra de navegación de hojas de cálculo.
Esta barra nos permite navegar por las diferentes hojas de cálculo que conforman el
libro de trabajo creado en excel, tiene tres secciones que son las siguientes:
Iconos de navegación. Nos permiten dirigirnos fácilmente por las diferentes hojas de
cálculo del libro de trabajo, es de gran ayuda cuando tenemos una gran cantidad de
hojas de cálculo que no es posible verlas todas en la barra de navegación, podemos
desplazarnos de una por una o bien ir hasta la última o la primera.
Fig. 14 Barra de navegación de hojas de cálculo
Hoja activa.- Es la hoja de cálculo en la cual nos encontramos trabajando, nos damos
cuenta porque su nombre esta resaltado con respecto a las otras hojas de cálculo,
solamente podemos estar en una sola hoja al mismo tiempo.
Indicador de hoja.- Son las etiquetas que le pone excel 2013 a las hojas de cálculo para
identificarlas, inicialmente solamente aparece una, sin embargo, podemos ir agregando
las hojas de cálculo que necesitemos, dando un clic en el icono del símbolo más,
podemos desplazarnos de una hoja a otra, simplemente dando un clic en ella o bien
utilizando las teclas de atajo Ctrl + Avanzar página, o Ctrl + Retroceder
página.(«descripción de la pantalla de excel 2013», s. f.)
Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.
Permiten movernos a lo ancho y alto de la hoja de cálculo de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar el control de la barra arrastrándolo con el ratón en la
dirección deseada, o hacer clic en la flecha correspondiente.
Fig. 15 Barras de desplazamiento
Barra de estado.
Es de gran utilidad, porque nos indica si la hoja de cálculo activa se encuentra lista para
ingresar datos, o bien se encuentra en algún paso de un proceso, como lo es copiar o
17. 12
cortar, además nos indica el elemento requerido para continuar el procedimiento
pendiente.
Fig. 16 Barra de estado
Modos de presentación de la hoja de cálculo
Existen tres formas de visualizar a una hoja de cálculo: vista normal, diseño de página y
vista previa de salto de página, lo cual nos permite elaborar y diseñar nuestros datos
para una excelente impresión.
Fig. 17 Modos de presentación de la hoja de cálculo
Acercamiento (Zoom)
Una parte valiosa de la ventana de excel 2013 es el icono de acercamiento (zoom),
ubicado en la esquina inferior derecha, al momento de dar un clic sobre él, aparece el
cuadro de diálogo que nos permite seleccionar el acercamiento idóneo para observar los
datos de la hoja de cálculo electrónica que se está trabajando, además podemos
personalizar el valor escribiendo el número en cuadro de datos en la opción
correspondiente, como se muestra en la figura.(«descripción de la pantalla de excel
2013», s. f.)
Fig. 18 Acercamiento (Zoom)
18. 13
LISTAS PERSONALIZADAS PARA AUTO RELLENAR
El auto relleno de Excel es muy útil para crear listas de datos de una manera rápida. Por
ejemplo, si necesitamos una lista con los días de la semana, solo tenemos que ingresar el
nombre del primer día de la semana y arrastrar el controlador de relleno hacia abajo.
Recuerda que el controlador de relleno es el pequeño recuadro negro que se encuentra
en la esquina inferior derecha de la celda activa. Al momento de posicionar el puntero
del ratón sobre dicho controlador y arrastrarlo hacia abajo, activaremos el auto relleno
de Excel y tendremos una lista de días como la que se observa en la siguiente imagen:
(«Listas personalizadas para auto rellenar en Excel», 2011)
Fig. 19 Lista personalizadas
Listas personalizadas para el auto relleno
La razón por la que Excel sabe la secuencia de datos con la que debe auto rellenar una
lista, es porque tiene guardada dicha serie de valores como una lista personalizada.
Si quieres conocer las listas que Excel tiene configuradas por defecto, debes ir a la ficha
Archivo > Opciones > Avanzadas y en el panel derecho deberás encontrar la sección
General. («Listas personalizadas para auto rellenar en Excel», 2011)
19. 14
Fig. 20 Configuración para lista de auto relleno
Debes hacer clic en el botón Modificar listas personalizadas y se mostrará una nueva
ventana que contendrá las listas que Excel utiliza para el auto relleno.
Fig. 21 Contenido para listas de auto relleno
Puedes ver que se encuentran las listas de días y meses tanto en español como en inglés.
Eso quiere decir que puedo colocar cualquiera de esos valores y al arrastrar el
controlador de auto relleno, Excel completará automáticamente el resto de elementos de
la lista. Si quieres conocer cada uno de los elementos de las listas personalizadas,
deberás seleccionarla en el panel izquierdo y sus elementos se mostrarán en el panel
derecho. («Listas personalizadas para auto rellenar en Excel», 2011)
20. 15
Fig. 22 Listas personalizadas
CREAR UNA LISTA PERSONALIZADA
Para crear una lista personalizada debes seleccionar la opción NUEVA LISTA dentro
del panel izquierdo del cuadro de diálogo Listas personalizadas. De inmediato se
habilitará el panel derecho y podrás ingresar cada elemento de la lista en una nueva fila.
La siguiente imagen muestra el momento en que estoy creando una lista que contiene
una lista de países que utilizo frecuentemente. Al terminar de ingresar todos los
elementos debemos pulsar el botón Agregar. («Listas personalizadas para auto rellenar
en Excel», 2011)
Fig. 23 Creación de una lista
Ahora que hemos creado la lista personalizada, podré utilizar la función de auto relleno
de Excel para crear rápidamente la lista de países tal como la necesito. En la siguiente
imagen puedes ver que he ingresado el nombre del primer país de la lista y a su lado
21. 16
derecho de muestra el resultado después de arrastrar hacia abajo el controlador de
relleno de la celda A1.
Fig. 24 Ingreso de datos para una lista
Si en este ejemplo, siguiera arrastrando el controlador de relleno más abajo de la celda
A11, entonces Excel comenzaría de nuevo con el primer elemento de la lista.
También es importante mencionar que no es necesario comenzar siempre con el primer
elemento de la lista, es suficiente con ingresar cualquier elemento y Excel continuará el
relleno de las celdas con los elementos subsecuentes. («Listas personalizadas para auto
rellenar en Excel», 2011)
Fig. 25 Relleno de celdas
Listas personalizadas grandes
22. 17
En nuestro ejemplo anterior fue muy fácil ingresar manualmente los elementos de la
lista personalizada porque solo eran 12 países, pero ¿qué pasa si queremos crear una
lista personalizada con 80 países?
Una tarea como esa sería muy laboriosa por la cantidad de elementos que tendríamos
que ingresar manualmente, así que sería más cómodo el ingresarlos en una hoja de
Excel y posteriormente importarlos a nuestra lista personalizada.
En la siguiente imagen puedes ver que la columna A tiene toda la lista de países con los
cuales quiero crear mi listar personalizada y es precisamente dicho rango el que he
especificado en el cuadro Importar lista desde las celdas. («Listas personalizadas para
auto rellenar en Excel», 2011)
Fig. 26 Listas personalizadas grandes
23. 18
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel nos permite aplicar de manera selectiva un formato a
las celdas de acuerdo a su contenido. Este formato se aplicará de manera automática
sobre la celda después de evaluar el cumplimiento de la regla de formato
condicional.(Ortíz, 2013b)
Para qué sirve el formato condicional
Es muy común entre los usuarios de Excel querer cambiar la apariencia de una celda en
base a su valor o al resultado de otra fórmula. Sin embargo, no existe una función de
Excel que nos permita cambiar el color de fondo de una celda o el color de la fuente y
por esa razón se creó el formato condicional en Excel que nos permite evaluar el valor
de una celda para decidir si se aplicará o no el formato definido. (Ortíz, 2013b)
Fig. 27 Formato condicional en Excel 2013
Es así como el formato condicional nos sirve para detectar de una manera visual a
aquellas celdas que cumplen con una condición establecida. Cada vez que cambiemos el
valor de una celda, Excel volverá a hacer la evaluación de la regla para saber si debe
seguir aplicando el formato (Ortíz, 2013b)
Reglas de formato condicional
Podemos definir una regla de formato condicional como la condición que debe
cumplirse para que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple
entonces no se hará ningún cambio a la apariencia de la celda. Una regla de formato
condicional nos ayuda a especificar dos cosas:
El criterio de decisión para saber si se debe aplicar el formato a una celda.
El formato que se debe aplicar en caso de que se cumpla la regla.
Cada regla de formato condicional se puede aplicar a una sola celda o a un rango de
celdas y una misma celda puede tener varias reglas de formato condicional aplicadas
24. 19
sobre ella pero será visible aquella regla que tenga la mayor prioridad. Dicha prioridad
se define dentro del Administrador de reglas de formato condicionales. (Ortíz, 2013b)
Fig. 28 Reglas de formato condicional en Excel 2013
Formato de celdas
Al crear una regla de formato condicional podremos indicar el detalle del formato de la
celda que será aplicado cuando se cumpla la condición establecida. Para la mayoría de
las reglas tendremos la posibilidad de ingresar al cuadro de diálogo Formato de celdas
para especificar todo el detalle del formato. (Ortíz, 2013b)
Fig. 29 Aplicar formato condicional a una celda en Excel 2013
25. 20
Formato: En la sección Formato podemos establecer el formato para los
números.
Fuente: Nos permite elegir la fuente a utilizar así como su tamaño y estilo.
Borde: Podemos especificar el estilo y color de los bordes de la celda.
Relleno: Elegimos el color de fondo de la celda o una trama.
Todas estas características integran el formato de la celda que será aplicado cuando se
cumpla la regla de formato condicional. (Ortíz, 2013b)
Ejemplo de formato condicional
Tenemos un rango de celdas con números entre 1 y 100 y deseamos resaltar las celdas
que tengan un valor mayor que 60. Para crear la regla de formato condicional
seleccionamos primero el rango de celdas a las que aplicaremos el formato condicional
y luego vamos a Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es
mayor que (Ortíz, 2013b)
Fig. 30 Definición de formato condicional en Excel
Se mostrará el cuadro de diálogo Es mayor que donde podremos indicar el valor
mínimo que deben cumplir las celdas y también podremos elegir el formato que será
aplicado:
Fig. 31 Ejemplo de formato condicional en Excel
26. 21
Mientras especificamos los valores en el cuadro de diálogo, Excel mostrará una vista
previa y podremos ver de antemano cómo se verán las celdas al aplicar el formato
seleccionado. Al pulsar el botón Aceptar se creará la nueva regla de formato condicional
y será aplicada sobre todas las celdas del rango previamente seleccionado. (Ortíz,
2013b)
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VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida
por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos
incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la
información en nuestra base de datos. (Ortíz, 2015)
El comando Validación de datos en Excel
El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra
en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Fig. 32 Comando de validación de datos en Excel
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de
manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa
que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir
alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el
ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una
determinada longitud del texto. (Ortíz, 2015)
Fig. 33 Aplicar validación de datos a celda en Excel
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Cómo aplicar la validación de datos
Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de
seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos
> Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas,
deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso
hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes
seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos. (Ortíz,
2015)
Fig. 34 Lista de validación de datos en Excel
Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el
encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la
validación de datos la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.
La opción Omitir blancos
Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el
texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer
una breve explicación. (Ortíz, 2015)
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Fig. 35 Truco de validación de datos en Excel
De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier
criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda
podremos dejarla como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar
para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando
al usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda.
Podrá pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla
Entrar para dejar la celda en blanco.
La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi
imperceptible para la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que te
recomiendo dejarla siempre seleccionada. (Ortíz, 2015)
Crear validación de datos en Excel
Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos
grupos basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los
siguientes criterios:
Número entero
Decimal
Fecha
Hora
Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones
para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a,
Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.
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Fig. 36 Ejemplo de validación de datos
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor
mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo,
podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual
debemos configurar del criterio de la siguiente manera:
Fig. 37 Como usar la validación de datos en Excel
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Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores
al 01 de enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:
Fig. 38 Validar datos en Excel
Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será
suficiente con pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas,
que hayas seleccionado previamente. (Ortíz, 2015)
Lista de validación de datos
A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es
diferente porque no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar
la lista de valores que deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente
imagen he creado un criterio de validación basado en una lista que solamente aceptará
los valores sábado y domingo. (Ortíz, 2015)
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Fig. 39 Como hacer validar datos en Excel
Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de
separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma
(,) pero es probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer
clic en el botón Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha
donde podrás hacer clic para visualizar la lista de opciones disponibles:
Fig. 40 Validar datos en Excel desde otra hoja
Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte
que, al momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista
desplegable esté seleccionada.
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En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno
por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por
ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la
semana en el rango G1:G7 y dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.
Fig. 41 Protección de celdas con validación de datos en Excel
Lista de validación con datos de otra hoja
Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra
hoja. En realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes
crear la referencia adecuada a dicho rango.
Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja
llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer
referencia a dicho rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al
momento de crear el criterio de validación. (Ortíz, 2015)
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TIPOS DE DATOS
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más
de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros
datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en
cada una de las celdas de Excel. (Ortíz, 2013a)
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres
tipos de datos:
1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de
las fórmulas para una lección posterior.
Valores numéricos en Excel
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales
representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor
numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:
Fig. 43 Valores numéricos en Excel
Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el
valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes
observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna
A pero son desplegados de una manera diferente:
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Fig. 44 Tipos de datos en Excel
Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda.
En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son
desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica
la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue
aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del
grupo Número. (Ortíz, 2013a)
Las fechas en Excel son números
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden
desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes
formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:
Fig. 45 Diferentes formatos de fecha en Excel
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas
tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es
cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado
los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
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Fig. 46 Fechas en Excel como valores numéricos
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor
numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la
cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de
comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una
celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor
01/01/1900 dentro de la celda.(«Listas personalizadas para auto rellenar en Excel»,
2011)
La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre
fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel
obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple
resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo
de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.
(Ortíz, 2013)
Precisión de los valores numéricos
En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15
dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si
ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la
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precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si
agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico
1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor
1234567890123450.
Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de
Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores
numéricos que requieran más de 15 dígitos. (Ortíz, 2013a)
Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras
hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los
nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar
significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos
y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de
texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive,
un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y
por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes
observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:
Fig. 47 Ejemplo de texto en Excel
Formulas en Excel
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una
fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores
numéricos o texto y nos devolverán un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones
posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores
numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado
que a su vez será un valor numérico o un texto. (Ortíz, 2013a)
39. 34
TIPOS DE OPERADORES Y PRECEDENCIA
Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un
símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una
revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es
decir, el orden en que se realizan las operaciones (Ortíz, 2013)
Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
Fórmulas aritméticas
Fórmulas de comparación
Fórmulas de texto
Fórmulas de referencia
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar
los cálculos y operaciones específicas de cada grupo.
1. Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de
celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La
siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:
Fig. 48 Operadores aritméticos de Excel
Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como
operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará
que Excel realice una división entre 100 de manera automática. (Ortíz, 2013)
2. Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas
de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en
valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor
FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:
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Fig. 49 Operadores de comparación en Excel 2010
Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel
que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida. (Ortíz,
2013)
3. Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador
de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto. (Ortíz, 2013)
Fig. 50 Operadores de texto en Excel 2010
4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda
para crear una sola referencia.
Fig. 51 Operadores de referencia en Excel 2010
Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces el
operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.
(Ortíz, 2013)
PRECEDENCIA DE OPERADORES EN EXCEL
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Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el
orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un
orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los cálculos:
Fig. 52 Precedencia de operadores en Excel 2010
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces
Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha. (Ortíz, 2013)
Cómo controlar el orden de precedencia
La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en
Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo estaremos
diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto
se realizará primero. En la siguiente imagen puedes observar cómo se modifica el
resultado de una fórmula al incluir paréntesis.
Fig. 53 Ejemplo de orden de precedencia en Excel 2010
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el
paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis
existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas.
De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los
cálculos es una fórmula de Excel. (Ortíz, 2013)
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CONCLUSIONES
Excel es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de
datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de
Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería,
análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al
usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor
de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para
la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor
movilización dentro del área del editor de Excel.
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BIBLIOGRAFIA
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a partir de http://www.academico.cecyt7.ipn.mx/compuII2015/capitulo1/1.3.htm
2. Listas personalizadas para auto rellenar en Excel. (2011, marzo 15). Recuperado
a partir de https://exceltotal.com/usar-listas-personalizadas-para-auto-rellenar/
3. Ortíz, M. (2013, enero 17). Tutorial Excel 2010: Tipos de operadores en Excel.
Recuperado a partir de https://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-tipos-de-
operadores-en-excel/
4. Ortíz, M. (2013, febrero 23). Tipos de datos en Excel 2013. Recuperado a partir
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6. Ortíz, M. (2015, abril 27). Validación de datos en Excel. Recuperado a partir de
https://exceltotal.com/validacion-de-datos-en-excel/
