Alojamiento-Corporativo

Alojamiento corporativo:
Estrategias para elegir el mejor
alojamiento en viajes de empresa
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Alojamiento
Corporativo:
Estrategias para
elegir el mejor alojamiento en
viajes de empresa
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Tabla de contenidos
1. Definición de las necesidades: factores a tener en cuenta a nivel de empresa y
personal antes de buscar alojamiento
2. Tipos de alojamiento y duración de la estancia (I)
3. Tipos de alojamiento y duración de la estancia (II)
4. La elección de la zona: importancia del cross cultural
5. Servicios ofrecidos por los alojamientos
6. Términos y condiciones de la reserva: los puntos en que hay que prestar especial
atención
7. Reservar con antelación: la mejor forma de ahorrar
8. Reserva directa o por agencia: ventajas e inconvenientes de cada tipo
9. Las distintas formas de pago del alojamiento corporativo
10. Las claves de la negociación
11. Gastos derivados del alojamiento. Cómo gestionarlos adecuadamente
12. Recapitulando: las 10 claves para ahorrar en alojamiento corporativo

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1. Definición de las necesidades: factores a tener en
cuenta a nivel de empresa y personal antes de buscar
alojamiento
Cuando un empleado, o un equipo de trabajadores, se ve en la obligación de
trasladarse de su lugar de residencia habitual por motivos laborales, la primera
necesidad que debe resolver es buscar un lugar donde vivir durante el tiempo que
dure el proyecto: es lo que se conoce como alojamiento corporativo. La elección
del mismo no es un proceso sencillo, puesto que hay que tener en cuenta
factores tan diversos como el presupuesto, el tipo de trabajo a desarrollar o las
necesidades personales.
Factores a tener en cuenta: necesidades de la empresa y personales
El alojamiento es una necesidad básica y absolutamente fundamental cuando un empleado,
o varios de ellos formando un equipo de trabajo, tienen que pasar un tiempo, que puede
ser de unos pocos días hasta años, lejos de su lugar de residencia habitual.
Tanto si el motivo es un viaje es la asistencia a un congreso de unos pocos días, la
ejecución de un proyecto durante unos meses o una expatriación de larga duración, la
necesidad de alojamiento debe ser cubierta de la mejor manera posible .
La elección del alojamiento corporativo más idóneo es bastante compleja, puesto que
entran en juego muchos factores. Entre los que hay que distinguir los personales y los que
podríamos denominar propios de la empresa.
Factores de la empresa
● Presupuesto. El primer factor que hay que valorar a la hora de buscar alojamiento
es, obviamente, el presupuesto con el que cuenta la empresa en concepto de
alojamiento de sus empleados. Es obvio que se trata de una cuestión básica, que va
a determinar la selección final, Un presupuesto ajustado obligará, ya desde el
principio, a descartar, por ejemplo, hoteles de una cierta categoría o algunas zonas
de la ciudad por excederse del mismo.

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● Tipo de proyecto. Las necesidades que le empresa tiene de cada uno de sus
empleados son muy variables y esto va a determinar ciertas características del
alojamiento, como la distancia al lugar de trabajo. Por ejemplo, si la labor del
empleado es de supervisión o puede realizar una parte de sus funciones desde el
propio lugar donde vive no es tan necesario que esté cerca del lugar de trabajo que
si tiene que pasar allí un jornada laboral completa.
Factores personales
● El origen del trabajador. Otro factor muy importante es el cultural, entendido como
las costumbres o formas de vida del lugar de origen del trabajador desplazado. Si
entre el lugar de origen y el del destino no hay una gran distancia, y nos estamos
refiriendo a las cuestiones culturales más que a los kilómetros, es muy
recomendable facilitar al máximo la adaptación, buscando alojamientos lo más
próximos posibles al lugar de trabajo.
Cuanto mayor sea la diferencia cultural entre el
país de origen del trabajador y el
de destino, menor debe ser la distancia entre
alojamiento y el lugar de trabajo. De esta forma, se
evitan problemas de adaptación y otros
inconvenientes
● Necesidades y gustos personales. Necesidades como tener que viajar con la
familiar o usar vehículo propio y temas de índole más personal (necesidades de
ocio, estar dispuestos a compartir habitación o apartamento con más personas,
etc.) también tienen un peso muy importante en la selección de alojamiento
corporativo. Es muy recomendable que cada empleado haga una lista con sus
gustos y preferencias personales, ordenados y calificados por orden de
importancia.

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Análisis de la situación
En definitiva, la persona encargada de elegir un alojamiento corporativo (ya sea alguien de
la propia empresa o una agencia externa) debe analizar cada caso concreto, teniendo en
cuenta tanto los factores, necesidades e intereses de la empresa como de los
distintos empleados que van a participar en el proyecto.
El objetivo debe ser encontrar el mejor equilibrio posible entre las necesidades
empresariales, siendo el presupuesto el factor primordial, y los gustos personales de
cada trabajador.
Para lograr compatibilizar de la mejor forma posible los intereses de la empresa y los de
los empleados, es imprescindible estudiar todos los factores del proyecto y la lista de
necesidades personales. El objetivo final debe ser encontrar un alojamiento que se ajuste al
presupuesto y necesidades de trabajo, contentando además, en la medida de posible, a los
empleados, ya que obviamente de su nivel de satisfacción dependerá también un
rendimiento adecuado y productivo.

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2. Tipos de alojamiento y duración de la estancia (I)
El factor más importante para elegir el tipo de alojamiento (hotel, apartahotel,
corporate housing o alquiler tradicional) es el período de tiempo que el empleado
va a tener que pasar fuera de casa. Es decir, el número de noches de duración del
proyecto.
Cada tipo de alojamiento tiene una serie de características propias, con sus ventajas e
inconvenientes. Por ejemplo, los hoteles ofrecen más servicios, pero tienen la desventaja
de contar con un espacio más reducido que los apartamentos o apartahoteles.
Los expertos en alojamiento corporativo, a través del análisis de los pros y contras de los
distintos tipos de alojamiento y de los comentarios y experiencias de muchos viajeros, han
logrado establecer la siguiente relación entre el periodo de estancia y la clase de
alojamiento que mejor se adapta a esa duración temporal:
● Hotel --------------------- De uno a siete días
● Apartahotel -------------- De siete días a un mes
● Corporate housing ----- De un mes a un año
● Alquiler tradicional ------ Más de un año
A continuación, pasamos a señalar las características principales de cada tipo de
alojamiento.
Hotel
● Es el alojamiento ideal para pasar entre una y siete noches.
● Durante un corto periodo de tiempo, los empleados se suelen sentir a gusto en un
hotel, principalmente por las siguientes razones: es cómodo, cuenta con muchos
servicios como comidas, lavandería, limpieza, cambio diario de sábanas o la
posibilidad de que te tomen recados en recepción.
● También es ideal para la asistencia a congresos.
● Sin embargo, cuando la estancia supera la frontera de la semana, los empleados
empiezan a notar las desventajas de los hoteles: las habitaciones suelen ser

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pequeñas, no es un lugar flexible, tienen la sensación de sentirse controlados y la
limpieza es invasiva, lo que te obliga a recoger un poco el material con el que estás
trabajando.
Apartahotel
● Es lo más recomendable para estancias de entre 7 y 30 días.
● Estos alojamientos cuentan con los mismos servicios de los hoteles pero con la
importante ventaja de disfrutar de bastante más espacio, puesto que normalmente
cuentan con cocina, una pequeña zona a modo de sala de estar y un amplio
escritorio.
● Otra ventaja es que los servicios de limpieza son menos invasivos.
● En definitiva, se trata de un tipo de alojamiento muy bien valorado para estancias de
hasta un mes, que permite incluso que los empleados vayan acompañados de sus
familias. Además, algunos apartamentos cuentan con espacios y salas comunes
donde es posible socializar con otros huéspedes.
El hotel y el apartahotel son, por lo tanto, los alojamientos más prácticos e idóneos para
proyectos que no requieran una estancia de los empleados superior a un mes. En el
próximo post, hablaremos de las soluciones de alojamiento pensadas para periodos
superiores: apartamentos con servicios y alquiler tradicional.

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3. Tipos de alojamiento y duración de la estancia (II)
Cuando la estancia es de entre un mes y un año el alojamiento ideal es el
corporate housing o apartamento con servicios. A partir del año, por temas de
presupuesto y otras cuestiones, lo recomendable es recurrir al alquiler
tradicional.
Estas son las principales características de estas dos modalidades de alojamiento
corporativo:
Corporate housing (apartamento con servicios)
● Estancia ideal para periodos de tiempo comprendidos entre un mes y un año.
● Ese el alojamiento idóneo para estancias de duración media de los trabajadores, y si
lo desean de sus familias, ya que tiene todas las comodidades de los hoteles y
apartahoteles (servicios de limpieza, lavandería, wi-fi,) pero con mayor privacidad y
espacio suficiente.
● La limpieza en ningún caso es invasiva ni intrusiva y se gana en flexibilidad.
● Este tipo de servicios es muy común en EEUU, Canadá, las principales ciudades de
Asia y Reino Unido y la tendencia es extenderse por toda Europa, puesto que la
demanda supera ampliamente a la oferta actual.
Alquiler tradicional
● Es la mejor opción para estancias largas, de más de un año, muchas veces con
la familia del empleado.
● Es el tipo de alojamiento más lógico cuando un empleado es enviado a una zona o
país distinto para realizar un proyecto de larga duración, uno o varios años, lo que
se conoce como empleado expatriado. En estos casos el empleado se suele
desplazar con su familia, si la tiene, lo que implica tener que integrarse en su nuevo
lugar de residencia: relacionarse con los vecinos, buscar colegio para los niños,
realizar actividades de ocio, etc.
● Como principales desventajas encontramos el no contar con servicios como en los

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apartahoteles o corporate housing y las cuestiones burocráticas, como el tener que
pagar un depósito elevado, empadronarse, etc.
Trucos para ahorrar en alojamiento corporativo
La clave principal es elegir el tipo de alojamiento más adecuado a cada periodo de
estancia, siguiendo las recomendaciones que hemos indicado, lo cual permitirá:
● Beneficiarse de la flexibilidad de tarifas de los hoteles para proyectos cortos.
● Ahorrar en dietas en los apartamentos con servicios para estancias medias.
● A pesar de los gastos adicionales, como pueden ser los depósitos, para proyectos
de más de un año el alojamiento que resulta más económico es el alquiler
tradicional.

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4. La elección de la zona: importancia del cross cultural
Elegir la zona donde se va a alojar un empleado de una empresa, ya sea solo o
junto a otros compañeros o su familia, es un tema más complicado que lo que en
un primer momento puede parecer, ya que entran en juego factores no solo
económicos, sino también culturales: hábitos, costumbres, normas de educación,
etc.
Factores de influencia
En el capítulo anterior, vimos que el tipo de alojamiento era una cuestión muy importante.
Ahora nos vamos a centrar en otro factor clave: la zona donde se encuentra ubicado dicho
alojamiento.
Cuando un empleado, o un equipo de trabajo, tiene que pasar un tiempo lejos en un país
distinto al suyo para llevar a cabo un determinado proyecto debemos elegir la zona donde
va a residir.
Se trata de una cuestión compleja, en especial cuando cuando existen grandes diferencias
culturales y socioeconómicas entre el país de origen y el de destino de los empleados. Los
factores que debemos tener en cuenta al elegir la ubicación del alojamiento se pueden
dividir en los siguientes grupos:
● La distancia al lugar del trabajo.
● Que sea una zona céntrica o de moda.
● El precio medio de la zona.
● El nivel de vida del país (comparado con el de origen de los empleados).
● La diferencia a nivel de cultura, costumbres, hábitos, normas de educación, etc.
entre el país de origen del trabajador y la zona donde se va a trasladar para trabajar.
A esto se le conoce como cross cultural.
La clave: elaborar un cross cultural
Antes de elegir la zona del alojamiento es indispensable elaborar un informe
comparativo, conocido como cross cultural, con las diferencias socioeconómicas y
culturales del lugar de origen de la empresa y sus empleados y el país donde se va a

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ejecutar el proyecto.
Este estudio (cross cultural) lo puede realizar la propia empresa o bien encargarlo a alguna
consultora con experiencia y especializada en este tipo de trabajos, siendo recomendable
la segunda opción puesto que un estudio de este tipo serio y riguroso requiere de muchas
horas de investigación.
Las diferencias de nivel de vida, incluso en países y culturas próximas, como podría ser el
Reino Unido y España, son muy importantes. Esto significa que a la hora de buscar
alojamiento en determinadas zonas, y más aún para proyectos largos o que impliquen
trasladar a equipos de trabajo numerosos y/o sus familias, hay que tener en cuenta que,
inevitablemente, supone una gasto muy elevado, ya sea en forma de dietas o en aumento
de remuneraciones durante este periodo.
Pongamos un ejemplo: diversos estudios han confirmado que, para poder costear una
estancia en los países europeos con mayor nivel de vida (Reino Unido, Alemania, Suiza,
Dinamarca) un empleado español, griego o portugués necesita un aumento de salario de en
torno a un 40%.
Cuanto mayor es la distancia y el cambio cultural
entre el país de origen y destino de un trabajador
desplazado, la realización de un cross cultural se
convierte en algo totalmente indispensable para
seleccionar la zona del alojamiento
Además de los aspectos económicos y de presupuesto, también están los aspectos que,
genéricamente, llamamos culturales y que hacen referencia a aspectos tales como las
costumbres, hábitos, normas de educación, etc.
Todas estas cuestiones no son un tema menor, por lo que no se debe caer en el error de
subestimarlas, sin otorgarles la importancia que realmente tienen. Para un hindú, por
ejemplo, puede resultar ofensivo que se le busque un alojamiento en un barrio como el de
Chueca, en Madrid, donde existe una importante comunidad gay. Y en otro orden de
cosas, a un español desplazado a México puede resultarle chocante e incompresible lo
aceptado que está el dar “propinas” para agilizar o, directamente, conseguir ciertos

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documentos legales o cuestiones burocráticas.
A muchos empleados desplazados se les tiene que aleccionar en cuestiones como
protecciones mínimas contra robos, pues son extremadamente confiados. Es posible que
cuestiones, como por ejemplo estar siempre muy atento a las pertenencias u objetos
personales, nos puedan parecer muy obvias a los que vivimos en ciudades europeas. Pero
para una persona proveniente de zonas tranquilas, o con muy poca delincuencia, esto les
puede resultar totalmente extraño y no tener ninguna costumbre de hacerlo.
La conclusión es que, para evitar problemas, ajustar presupuestos y, en definitiva, elegir la
zona del alojamiento más idónea es fundamental realizar un estudio previo, o cross cultural,
donde valorar de forma íntegra factores económicos y de diferencias culturales.

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5. Servicios ofrecidos por los alojamientos
Cada tipo de alojamiento ofrece unos servicios, frecuencia y calidad de los
mismos diferentes. Por lo tanto, hay que tener muy en cuenta las necesidades y
deseos del usuario a la hora de elegir un tipo u otro.
A excepción del alquiler tradicional, el resto de alojamientos (hoteles, apartahoteles y
corporate housing) suelen ofrecer la mayoría de servicios necesarios. Estos servicios se
dividen en las siguientes categorías:
● Manutención.
● Limpieza: cambio de sábanas y toallas, limpieza de la habitación, servicios de
lavandería, etc.
● Servicios de oficina: Internet, Business Center.
Cada tipo de hotel ofrece unos servicios distintos, así como diferentes niveles de calidad
que hay que tener muy en cuenta en la elección del alojamiento. A continuación, vamos a
señalar los estándares más comunes de cada uno de ellos.
Hoteles
Manutención
Los hoteles son los alojamientos que ofrecen unos servicios de comidas más completos y,
además, en el mismo establecimiento. Prácticamente todos lo hoteles tienen servicio de
desayuno y media pensión (desayuno y cena) y, en función de la categoría, incluso pensión
completa (desayuno, comida y cena).
Por este motivo, un hotel es el medio ideal para estancias cortas y eventos como
seminarios o congresos, puesto que el trabajador no tiene que preocuparse por buscar
sitios para comer, lo que en caso de encontrarse en un país extranjero donde se habla un
idioma desconocido puede ser engorroso y complicado, además de una pérdida de
tiempo.

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Limpieza
El servicio de limpieza también está muy bien cubierto en un hotel: limpieza profunda una
vez a la semana, con cambio de sábanas y toallas, y diariamente cobertura de camas y
recoger las cosas.
Además, prácticamente todos los establecimientos hoteleros cuentan también con servicios
de lavandería, secadora, etc. muy cómodos y prácticos, ya que el cliente únicamente debe
dejar la ropa que quiere que le preparen dentro de unas bolsas y se la devuelven al día
siguiente perfectamente limpia y planchada.
Servicios de oficina
Hoy en día, casi todos los hoteles ofrecen servicios de Internet por Wi-Fi al menos en las
zonas comunes y una gran parte de ellos también dentro de las habitaciones. Además,
como consecuencia de la demanda cada vez más generalizada de hight speed (Internet a
alta velocidad) cada vez son más los hoteles que incorporan este servicio.
Los hoteles suelen contar también con un business center, es decir un espacio común para
trabajar con mesas de trabajo, conexión a Internet, ordenadores de sobremesa e
impresora. Esto es muy útil, pues muchos empleados se ven en la necesidad de tener que
imprimir en papel algún tipo de documentación, informe, trabajo o presentación.
Tanto los servicios de Internet como de
business center son gratuitos o tienen una
cuota muy baja. Ya como servicio de pago
adicional, los hoteles de grandes
dimensiones ofrecen la posibilidad de
alquilar salas de diferentes tamaños para
reuniones, congresos, seminarios, etc.
Apartahoteles y Corporate housing (apartamentos con servicios)
Tanto los apartahoteles como los corporate housing suelen ofrecer unos servicios
bastantes similares:

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Manutención
Normalmente solo preparan directamente el desayuno, aunque muchos de ellos llegan a
acuerdos con bares y restaurantes cercanos para ofrecer servicios de comida y cena a
precios reducidos.
Limpieza
En el tema de la limpieza, los apartahoteles y apartamentos con servicios tienen bastante
flexibilidad. Normalmente, se contrata una limpieza a fondo semanal o bisemanal, con
cambio de sábanas y toallas. Pero también se puede optar por limpiezas mensuales o,
simplemente, no contratar este servicio. Es habitual también los servicios de lavandería,
normalmente con máquinas automáticas que funcionan con monedas.
Servicios de oficina
Los huéspedes no van a tener problemas en este sentido, puesto que prácticamente todos
los apartamentos con servicios disponen, al igual que los hoteles, de conexión a Internet y
business center.
Trucos para ahorrar en los servicios de los hoteles
● Valorar el tipo de servicio ofrecido por cada alojamiento y el precio (en caso de que
no sean gratuitos).
● No contratar servicios que no sean necesarios para los empleados.
● Negociar precios y condiciones de los servicios. Por su experiencia, capacidad y
posibilidades de negociación, las empresas especializadas en alojamiento
corporativo suelen ser muy efectivas, por lo que muchas veces resulta rentable
realizar las reservas a través de ellas.
● La calidad de los servicios, así como los amenities (obsequios tipo jabones, cepillos
de dientes y otros detalles) varían mucho según la modalidad y categoría de cada
establecimiento. Como regla general, el precio sube en función de la calidad, por lo
que en todo momento tenemos que tener presente qué cantidad estamos dispuestos
a pagar, para no excedernos del presupuesto.

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6. Términos y condiciones de las reservas: los puntos en
los que hay que prestar especial atención
Los términos y condiciones de la reservas, tanto de hoteles y apartamentos como
de alquiler tradicional, son muy variables. Existen un sinfín de opciones, que
abarcan desde la posibilidad de cancelar una reserva el mismo día de entrada sin
ningún tipo de recargo hasta las habitaciones de hotel que no tienen derecho a
reembolso por cancelación ni modificación en ningún caso.
Condiciones de cancelación de reservas
No se puede hablar de unas condiciones tipo en lo que se refiere a los términos y
condiciones en la reserva de habitaciones de hotel y apartamentos corporativos
(apartahoteles y corporate housing), puesto que las posibilidades son variadísimas. Y,
además, cada vez aparecen nuevos sistemas, muchas veces copiados de las condiciones
de las aerolíneas.
Algunas de las modalidades más habituales son:
Reservas no reembolsables
Algunos alojamientos, en especial hoteles de lujo, no permiten ningún tipo de reembolso
por cancelación o modificación de las reservas realizadas, aun avisando con mucha
antelación.

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Reembolsos parciales
Lo más habitual es que, tanto hoteles como apartamentos, ofrezcan reembolsos en un
porcentaje variable según la antelación con la que se realicen. Un sistema muy habitual es
el siguiente: si la cancelación se realiza un mes antes el reembolso es completo y se va
reduciendo a medida que se acerca el día de la entrada. Por ejemplo, una devolución del
75% si la cancelación se realiza con más de 30 días de anticipación, el 50% si se hace
entre 30 y 15 días antes, un 25% para anulaciones avisadas entre 15 días y 24 horas antes
y a partir de ahí ya no hay derecho a devolución.
Pero queremos insistir que estos son solo un ejemplo de las múltiples posibilidades
existentes.
Depósitos
Lo más habitual es pedir un adelanto o depósito del total en el momento de realizar la
reserva de una habitación de hotel o un apartamento y abonar el resto al finalizar la
estancia. No obstante, algunos alojamientos no piden ningún tipo de adelanto y otros
exigen el 100%. También en este tema, hay mucha variedad.
En el caso de los alquileres tradicionales de apartamentos, pisos o casas el depósito es
más elevado: un mes mínimo por adelantado, otro para la agencia, etc.
Las cláusulas abusivas
Dentro del amplio espectro de los términos y condiciones de las reservas, las políticas de
algunos alojamientos concretos o cadenas hoteleras pueden considerarse abusivas (como
no tener ninguna posibilidad de reembolso por cancelación), por lo que no deberían ser
aceptadas por los clientes.
Claves para ahorrar en las reservas
● Pedir toda la información, verbalmente y por escrito, de TODOS los términos y
condiciones de las reservas y valorar lo más conveniente.
● No ser vergonzosos y preguntar y aclarar (por e-mail o teléfono) todas las dudas y
cuestiones que se nos ocurran, aunque parezcan tontas. Esto nos evitará
desagradables sorpresas posteriormente.
● No aceptar las condiciones o cláusulas abusivas.

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● No valorar únicamente el precio, sino tener en cuenta también las condiciones. Una
habitación de hotel muy barata puede salir cara si no permite ningún tipo de
cancelación o modificación, sobre todo cuando prevemos que es posible que esto
ocurra.

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7. Reservar con antelación: la mejor forma de ahorrar
Reservar con antelación es, sin duda, una de las mejores maneras de ahorrar
costes en alojamiento. En este capítulo explicamos los trucos y la mejor
estrategia para conseguir los mejores precios y ofertas.
Las nuevas estrategias de fijación de precios
La aparición de las compañías aéreas low cost (bajo coste) supuso un antes y después en
las estrategias de fijación precios. Las tarifas fijas pasaron a la historia y ahora en cuestión
de semanas, días o hasta minutos los precios pueden variar considerablemente.
Esta política de precios, que empezó, como hemos dicho, con las aerolíneas y después
con los trenes de largo recorrido, se ha extendido también a los alojamientos, tanto hoteles
como apartamentos.
Hoy en día, muchos hoteles calculan su mejor tarifa disponible y la van variando según la
ocupación en cada momento. Esto significa que pueden salir ofertas muy importantes (de
hasta un 50% o menos del precio habitual) tanto con mucha antelación como a última hora,
cuando los gestores de los alojamientos comprueban que aún quedan plazas libres.
Claves para ahorrar
La mejor manera de ahorrar en la reserva de un alojamiento corporativo es fijar una
estrategia que tenga en cuenta el funcionamiento de estas nuevas estrategias de precios
importadas de la gestión de las aerolíneas. Dicha estrategia comprende de los siguientes
pasos.

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1. Reservar con antelación
Siempre es recomendable reservar el alojamiento, tanto si es un hotel como un
apartamento, con la máxima antelación posible. De esta forma, prácticamente
siempre nos aseguramos un precio inferior a la tarifa habitual y, además, tendremos
más margen para negociar servicios gratuitos o rebajas en los mismos.
El problemas es que, en muchas ocasiones, la urgencia o planificación tardía de un
proyecto de trabajo no permite organizar el viaje con el margen de tiempo
adecuado.
2. Procurar siempre hacer reservas que permitan el reembolso por cancelación
Esta cuestión, como ya comentamos en el post anterior, es muy importante, puesto
que en caso de que nos interese cancelar o modificar las fechas del desplazamiento
(algo muy habitual en los viajes por motivos de trabajo) nos veremos imposibilitados
de hacerlo, pudiendo llegar a perder todo el dinero.
3. Una vez tengamos confirmada la reserva con antelación, ir mirando la web
para ver si sale alguna oferta mejor
Un fallo habitual es, una vez realizada la reserva con antelación, olvidarse del tema.
Esto es un error puesto que, como hemos visto, los hoteles van modificando sus

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precios según la operación y, en cualquier momento y sobre todo a última hora,
pueden ofertarse precios más bajos que los que habíamos contratado con
antelación.
4. En caso de que haya una oferta más ventajosa, exigir que se nos aplique el
descuento.
Que hayamos reservado una oferta con antelación, no exime al hotel o apartamento
de aplicarnos la oferta más ventajosa que haya sacado al mercado. En ocasiones,
esta rebaja se realiza automáticamente, pero no siempre es así, por lo que tenemos
todo el derecho de exigir el mejor precio posible. De ahí la importancia de tener en
cuenta la política de cancelaciones, puesto que en el caso de que no nos apliquen la
rebaja, siempre podríamos cancelar la reserva y volverla a activar en las nuevas, y
más ventajosas, condiciones.
Si desde la empresa no se dispone de personal, tiempo y/o experiencia suficientes
para hacer estas reservas y comprobaciones, es conveniente recurrir a los servicios
de una agencia de búsqueda y contratación de alojamientos, que siempre velan
porque a sus clientes se les aplique la mejor oferta.
Temporadas de ferias o eventos
Cuando el destino es una ciudad donde se realizan ferias u otros eventos corporativos
importantes, como Munich, Frankfurt o Barcelona, siempre hay que estudiar con suma
antelación el calendario de estos actos, evitando que nuestra estancia coincida con los
mismos. De lo contrario, nos podemos encontrar con serios problemas para encontrar una
habitación libre y, en caso de lograrlo, tendrá que ser a un precio muy superior al habitual,
pudiendo llegar a superar el 60% de las tarifas estándares de la zona.
Obviamente, si nuestra intención es acudir a alguna de esas ferias o actos, lo único que se
puede hacer es ser precavido y reservar con muchísima antelación: hasta un año antes en
el caso, por ejemplo, de la ciudad alemana de Munich.

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8. Reserva directa o por agencia: ventajas e
inconvenientes de cada tipo
Ante la necesidad de buscar alojamiento corporativo para alguno o algunos de
sus empleados, las empresas tienen dos opciones, cada una de ellas con sus
pros y contras: la reserva directa por parte del propio empleado o alguien de la
empresa o a través de una empresa especializada.
La planificación, organización y reserva de un viaje corporativo se puede realizar con
los medios y personal de la propia empresa o bien recurrir a una agencia
especializada.
Como veremos a continuación, cada una de estas opciones tiene sus ventajas e
inconvenientes.
Reserva directa
Ventajas
● La principal ventaja es el trato directo con el personal del hotel o apartamento con el
que se va a realizar la reserva. En caso de que surja algún problema o queja, se
puede contactar con dicho contacto, sin intermediarios.
● En un cierto porcentaje de casos es posible conseguir mejores precios en la reserva
que cuando se hace de forma directa. Aunque para ello es imprescindible que la
persona de la empresa que realice la reserva tenga dotes negociadoras.
Inconvenientes
● El tiempo que supone la realización de estas gestiones. Aunque no lo parezca, la
reserva de los billetes y alojamiento de un viaje, con su búsqueda por Internet u
otras vías de la disponibilidad, la comparación de ofertas, etc. consume muchas
horas de trabajo.

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Lógicamente, en el caso de proyectos complejos, que impliquen desplazamientos
largos en distancia y período de tiempo, y con destinos múltiples, estas gestiones
se complican muchísimo más, llegando a ocasionar verdaderos quebraderos de
cabeza para el personal encargado.
Reserva a través de agencia
Ventajas
● Ahorro de tiempo y esfuerzo, que se puede dedicar a tareas más productivas. Al
encargar todo lo relativo a la organización de un viaje a una agencia externa
especializada, la empresa ya no tiene que preocuparse por nada, puesto que dicha
agencia se encargará de: comprar los billetes de avión o tren, buscar y seleccionar
alojamiento y reservarlo, contratar los servicios adicionales (desplazamientos
internos, alquiler de coches, contratación de salones para reuniones o exposiciones,
etc.), aspectos burocráticos (visados, vacunas) etc.
● La garantía de que la agencia va a comparar todas las posibilidades, eligiendo el
mejor precio del proveedor final ofertado en Internet. Además, en ocasiones la
agencia puede conseguir descuentos adicionales en el precio del paquete o en
algunos servicios.
● Se puede llegar al acuerdo de que la agencia especializada ofrezca un crédito. Es
decir, adelante el dinero para reservas y luego la empresa lo vaya pagando mes a
mes o según el sistema acordado.
● La experiencia de la agencia. Este tema es muy importante sobre todo en los viajes
largos y a destinos lejanos o exóticos. Una agencia en preparación de viajes,
profesional y con experiencia podrá alertar sobre determinadas diferencia culturales
o de seguridad que puedan suponer un problema para el empleado desplazado y la
mejor manera de solventarlas.
Inconvenientes
● La comisión o cuantía fija que la empresa debe pagar a la agencia por el servicio de
intermediación.

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Actualmente, debido a la facilidad de acceso a la información y reserva de billetes y
alojamientos que proporciona Internet, muchos viajeros están prescindiendo de los
servicios de las agencias especializadas, sobre todo para viajes a países del mismo
entorno y de corta duración. No obstante, cuando se trata de destinos múltiples, estancias
prolongadas y viajes a países extraños o exóticos, el servicio de las agencias siguen
utilizándose profusamente, puesto que se valora su experiencia y capacidad de gestión.

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9. Las distintas formas de pago del alojamiento
corporativo
Una vez elegido el alojamiento y hecha la reserva, el siguiente paso es el pago del
servicio. En este tema hay que tener en cuenta varios aspectos: opciones de
pago, plazos, gastos de administración, posibilidades de crédito, etc.
Actualmente, la mayoría de alojamientos aceptan varios métodos de pago, siendo los más
habituales:
● En efectivo (cash).
● Transferencia bancaria.
● Tarjeta de débito.
● Tarjeta de crédito.
● Otros métodos: Paypal, por cajero automático (por ejemplo, Servicaixa), a través de
una oficina de correos, etc.
Aspectos a tener en cuenta al elegir la forma de pago
Es conveniente valorar las distintas opciones de pago disponibles, teniendo en cuenta las
características de cada una en los siguientes aspectos:

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Seguridad
Actualmente, prácticamente todas la páginas webs y los sistemas de pago cumplen con
los estándares de seguridad adecuados: datos cifrados, protocolos de seguridad SSL, etc.
Por lo tanto, las posibilidades de sufrir alguna incidencia como consecuencia de dar el
número de tarjeta de crédito o débito o de la cuenta bancaria son muy pequeñas.
En lo que respecta al pago en metálico, obviamente durante el traslado de dinero en
efectivo, siempre existe la posibilidad de pérdida o robo.
Comodidad, rapidez
Las modalidades basadas en transacciones electrónicas (tarjetas de crédito o débito,
paypal, transferencias, etc.) son las más cómodas y rápidas (prácticamente instantáneas)
para el cliente que contrata el servicio de alojamiento, ya que puede realizarlo desde su
casa u oficina a través de un ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
Los sistemas que requieran tener que acudir en persona a un banco, cajero y oficina de
correos obviamente son más lentos e incómodos porque conllevan desplazamientos y
pérdidas de tiempo.
Gastos de administración
Aunque en España no se suele hacer, en las operaciones internacionales (Inglaterra, EEUU y
otros muchos países) es muy habitual cobrar una comisión sobre el total de importe,
que puede suponer desde un 1,5% a un 4 e incluso un 5% en las operaciones realizadas
con tarjetas de crédito.
Plazos
Los plazos en los pagos son variables, existiendo muchas modalidades. En las
habitaciones de hotel lo más habitual es pagar un 50%, o incluso más, en concepto de
depósito y el resto al finalizar la estancia. Los apartamentos con servicios suelen pedir
también un tanto como adelanto y el resto al final o cada mes en caso de estancias
prolongadas. En los alquileres tradicionales los depósitos son más elevados.

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Consecución de crédito
Cuando no es posible o a la empresa no le interesa que le descuenten la totalidad del gasto
por alojamiento corporativo, siempre se tienen la posibilidad de aplazar o fraccionar el
pago mediante tarjeta de crédito. Pero hay que tener muy presente que este sistema
conlleva unos gastos importantes en concepto de intereses.
Otra forma de conseguir crédito es a través de una agencia especializada en gestión,
planificación, organización y reserva de alojamientos corporativos. En este caso, en función
del contrato particular que firmen la empresa y agencia es posible acordar que sea esta
última la que adelante el dinero (el depósito o la cantidad total) y, posteriormente, la
empresa pague una cantidad fija mensual.
Trucos para ahorrar en el pago
● El truco principal es evitar, siempre que sea posible, el pago mediante tarjeta de
crédito, utilizando cualquier otro medio alternativo: tarjeta de débito, transferencia
bancaria o pago en metálico o cash.
De esta forma, nos ahorraremos los gastos de administración o comisiones de entre
un 1,5 a 5% del importe total.
Para terminar, subrayaremos de nuevo la importancia de no pagar con tarjeta de crédito,
ya que, aunque en operaciones dentro de España no sea habitual un recargo, siempre lo
hacen en Reino Unido, Alemania, EEUU y otros muchos países.

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10. Las claves de la negociación
No se debe pensar que el precio de un alojamiento o de sus servicios adicionales:
manutención, alquiler de una sala de eventos, preparación de un catering, etc., es
inamovible. Casi siempre es posible mejorar la oferta, pero para lograrlo hay que
negociar adecuadamente.
Conseguir un precio o unas condiciones más favorables que la oferta de la web o el
presupuesto que nos han dado en concepto de alojamiento corporativo no es una utopía.
En realidad, es factible lograr una rebaja o, cuando menos, mejorar las condiciones de los
servicios adicionales. La clave está en la capacidad de negociación.
Con pasa con todo objetivo que se pretenda conseguir, a la hora de negociar las
posibilidades de éxito aumentan si se diseña una estrategia.
La estrategia de la negociación
Una óptima estrategia para negociar unas mejores condiciones en alojamiento corporativo
podría ser la siguiente:
1. Investigación previa
Para poder negociar la información es vital. Para ello, lo primero que se debe hacer es
investigar, por Internet principalmente aunque también por otros medios como las agencias
físicas, qué precios se están ofertando en relación al tipo de alojamiento y destino que
precisamos.
2. Seleccionar las mejores ofertas y establecer contacto
El trabajo de investigación nos conducirá a los alojamientos que más se ajustan a lo que
buscamos, según nuestro destino y presupuesto. Una vez detectadas las mejores ofertas,
el siguiente paso es ponerse en contacto con sus gestores por e-mail o teléfono. Hay que
tener en cuenta que para negociaciones de cierta intensidad será imprescindible la segunda
vía o incluso, siempre que sea posible y razonable, el contacto personal.

29
3. Encontrar nuestros puntos fuertes
Para poder negociar con ciertas garantías de éxito es imprescindible buscar y encontrar
nuestros puntos fuertes. Lo importante es jugar con las mejores mejores cartas posibles la
partida en que siempre se convierte una negociación.
Nuestras bazas pueden ser de varios tipos: que un empleado vaya a pasar muchas noches,
o que se trate de pocas noches pero muchas solicitudes (por ejemplo, un número
importante de trabajadores que participan en un congreso).
4. Utilizar la imaginación
Aunque no lo parezca, la imaginación es clave en una negociación, tanto para dar con
las réplicas adecuada en una conversación como para encontrar los aspectos que
podemos utilizar como armas. Por ejemplo, a una determinada cadena de hoteles les
podemos presionar para que nos aplique una rebaja a cambio de que utilicemos sus
alojamientos en todos los viajes que nuestros empleados realizan a lo largo del año en
diversas ciudades o países.

30
La imaginación también debe utilizarse a la hora de pedir contraprestaciones. Por ejemplo,
es posible que a un determinado hotel ya no le sea posible, por motivos de organización o
normativa interna, dejarnos más barata una habitación, pero sí nos pueda ofrecer gratis o
rebajado un servicio adicional, como el desayuno o el alquiler de una sala para una
congreso.
5. Actitud positiva y peticiones de cierta importancia
Para negociar hay que adoptar una actitud positiva y confiando en nuestras posibilidades.
No podemos ir “derrotados de antemano” y, sobre todo, no hacer peticiones de rebajas
insignificantes, que no supongan un verdadero ahorro, puesto que a nuestro interlocutor le
dará la impresión de que “estamos desesperados” y será él el que tome fuerza y ventaja en
la negociación.
Dejar que sea una agencia la que negocie por nosotros
Como alternativa o punto paralelo a nuestra estrategia de negociación, existe la posibilidad
de encargar todo el proceso de reserva a una agencia especializada, pidiéndoles que
negocie en nuestro nombre el mejor precio posible.
La experiencia y fuerza de estas agencias, debido a que tienen la posibilidad de tratar con
volúmenes importantes de reservas al trabajar para muchos clientes, supone un plus
añadido a la hora de lograr ofertas y ventajas.

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11. Gastos derivados del tipo de alojamiento. Cómo
gestionarlos adecuadamente
Se debe tener muy presente según el tipo de alojamiento que se elija, así como su
ubicación, este llevará aparejado una serie de gastos diferentes. Obviamente, no es lo
mismo alojarse en pleno centro de la ciudad, justo al lado del lugar de trabajo, que a
las afueras, lo que supondrá unos gastos diarios en desplazamientos.
Tener en cuenta todos los gastos, tanto directos como indirectos
Todo lo relacionado con el alojamiento corporativo que finalmente se elija va a suponer
unos gastos adicionales, que sobre todo en función del número de empleados desplazados
y la duración de la estancia, pueden llegar a ser muy importantes y desequilibrantes para el
presupuesto calculado.
Por ejemplo, si se escoge una hotel situado en el centro, justo al lado del lugar del trabajo,
aunque la tarifa del alojamiento pueda ser cara, es posible que al final salga rentable por el
ahorro de transporte público o alquiler de coche.
Por el contrario, un habitación de hotel o de apartahotel conseguida a muy buen precio,
pero ubicada muy lejos del centro de trabajo, supondrá unos gastos diarios en transporte,
alquiler de coche, gastos extras en comida, etc, que seguramente acabe convirtiendo esa
opción en un mal negocio para la empresa.
Con las dietas pasa lo mismo, si al reservar un hotel se escoge la opción de solo
habitación, sin manutención, esto va a suponer unos gastos en dietas para comidas muy
importantes, que podrían reducirse escogiendo un apartahotel o apartamento, donde el
trabajador puede prepararse él mismo la comida. Diversos estudios cifran el ahorro en
dietas de esta última opción entre un 20 y 30%.
Trucos para ahorrar en los gastos derivados del tipo de alojamiento
● Tener en cuenta todos los gastos adicionales, tanto directos como indirectos.
● Anotar en un tabla tipo excel los pros y contras de cada tipo y ubicación de
alojamiento, teniendo muy en cuenta los gastos derivados de cada uno de ellos.
● En función de los resultados de esa table, escoger el alojamiento corporativo más

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rentable.
● Utilizar herramientas adecuadas de gestión de gastos.
El uso de un software específico para gestionar
gastos de viaje, como el de Captio, es uno de los
métodos más rápidos y fiable de calcular, con gran
exactitud, los gastos extraordinarios derivados del
tipo de alojamiento
Un error habitual a la hora de determinar este tipo de gastos es pasar por alto cuestiones
indirectas y, en apariencia, superfluas como la necesidad de contar con material gráfico o
un hardware o software concretos para hacer presentaciones, imprimir informes o trabajos,
etc. Es importante tener en cuenta que, en caso de que el alojamiento elegido no disponga
de algún espacio tipo business center, puede ser complicado y costoso llevar a cabo estas
tareas, que muchas veces son fundamentales para el proyecto por el cual se ha trasladado
a un grupo de trabajo a un país extranjero.

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12. Recapitulando: las 10 claves para ahorrar en
alojamiento corporativo
En este último artículo o post vamos a recopilar las 10 claves para en alojamiento
corporativo, teniendo cuenta las distintas variables y aspectos influyentes, como el
tipo de alojamiento, la duración de la estancia, la zona o la capacidad de negociación.
Clave 1. Buscar el equilibrio entre las necesidades de la empresa y la de los
trabajadores
Se debe redactar una lista de las necesidades, tanto de la empresa como de los
trabajadores implicados en el proyecto. A partir de ahí, empezar a tomar decisiones que
contenten a ambas partes: empresa y empleados, buscando el equilibrio y máximo ajuste
al presupuesto
Clave 2. En función de la duración de la estancia, elegir el tipo de alojamiento
Cada uno de los cuatro grandes tipos de alojamiento se amolda mejor a una duración
determinada. La recomendación general es la siguiente:
Hotel ---- estancias hasta hasta una semana
Apartahotel ---- de unas semana a un mes
Corporate housing ---- de un mes a un año
Alquiler tradicional ---- para estancias superiores a un año
Clave 3. Investigar sobre el nivel de vida y cultura de cada zona o país
Es fundamental realizar un estudio, que puede encargarse a una empresa externa, para
conocer los aspectos socioeconómicos, nivel de vida y culturales de cada país. Las
diferencia tanto de nivel de vida como de otros aspectos entre un país a otro son enormes,
con independencia de que se trate de zonas de un mismo entorno geopolítico, y por lo
tanto hay que tenerlas muy en cuenta en: la elaboración de lo presupuestos, fijación de
dietas para los trabajadores, posibles subidas de sueldo durante el periodo de estancia,
etc.

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Clave 4. Valoración de los servicios adicionales
En función del tipo de alojamiento elegido, este contará con unos servicio u otros:
manutención, limpieza, suministros, Internet, business center. Se debe valorar lo que
necesita cada empleado y analizar si vale la pena contratarlo como paquete, pagarlo a
parte, etc.
No hay que olvidar que cada tipo de alojamiento tienen unos servicios distintos, tanto en
concepto como en calidad y que, obviamente, si un servicio es necesario y el alojamiento
reservado no lo oferta, no quedará más remedio que contratarlo de forma adicional.
Clave 5. Informarse muy bien de los términos y condiciones de la reserva
Cada alojamiento, agencia de viajes, cadena hotelera e incluso cada oferta particular tiene
unas condiciones diferentes en lo que respecta a política de cancelación, modificación y
reembolso de las reservas en hoteles y apartamentos. Por lo tanto, hay que pedir y
estudiar toda la información para evitar sorpresas que pueden salir muy caras, como la
imposibilidad de que se reembolse la reserva en el caso de una cancelación o cambio de
fechas.
Clave 6. Reservar con antelación
Como norma general, cuanto antes se reserve un alojamiento mejor precio se puede llegar
a conseguir. Lo recomendable es hacer una seguimiento posterior por si sale alguna oferta
de última hora.
Clave 7. No pagar con tarjeta de crédito
Tratar de pagar siempre con tarjeta de débito, en efectivo o transferencia bancaria para
evitar las comisiones de entre un 1,5 y hasta un 5% que cobran muchos países como
gastos de administración.
Clave 8. Tratar de negociar
Siempre se ha de intentar negociar los precios, con el fin de conseguir alguna rebaja ya sea
en el alojamiento en sí o en servicios adicionales (manutención, alquiler de salas, servicios
de lavandería, etc.). La mejor estrategia de negociación es aprovechar nuestros puntos
fuertes, pero si no tenemos tiempo ni aptitudes suficientes, lo mejor es que una agencia

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especializada nos gestione la reserva de alojamiento y negocie en nuestro nombre las
mejores condiciones.
Clave 9. Utilizar las herramientas adecuadas para gestionar gastos
Actualmente, existen varios tipo de softwares específicos especialmente diseñados para su
uso en dispositivos móviles: smartphones y tablets, que son muy útiles para planificar,
gestionar y calcular (incluso con antelación) todos los gastos derivados del alojamiento
corporativo.
Clave 10. Los factores de mayor influencia en la gestión del alojamiento corporativo
son: duración del proyecto, trabajadores implicados y presupuesto
Los tres factores más importantes son: duración del proyecto, número de trabajadores
implicados y presupuesto. En función de estos tres parámetros se deben tomar todas las
decisiones derivadas de la gestión del alojamiento corporativo: tipo, categoría, zona,
servicios necesarios, etc. El volumen, tanto de trabajadores como de tiempo de estancia,
también permitirá una menor o mayor capacidad de maniobra en las negociación de las
condiciones.

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Agradecimientos
Para la realización de los ebooks de Captio, contamos con la opinión y la ayuda de
expertos de primer orden en campos relacionados con la gestión de viajes.
Este eBook ha sido posible gracias a la colaboración de Patricia
Dominguez.
Patricia experta en alojamiento en The Apartment Service,
agentes y proveedores de servicios de alojamiento corporativo
en Reino Unido, España y Portugal.

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